RÈGLES DE GESTION INTERNE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES ET DU COMITÉ EXÉCUTIF

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1 MANUEL DE POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS RÈGLES DE GESTION INTERNE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES ET DU COMITÉ EXÉCUTIF Code : Politique 1.1 Date d entrée en vigueur : Le 25 novembre 2013 Nombre de pages : 12 Origine : Services juridiques Endroit d application et d entreposage: Historique : Services juridiques Adoptée le 24 août 1998 ( ) Révisée en sept ( ) Révisée en février 2001 ( ) Révisée en juin 2012 (12-06-#01) Révisée en nov ( #03)

2 Table des matières Table des matières Objectifs Dispositions générales Fonctions et pouvoirs du président et du vice-président Caucus Convocation Ordre du jour Généralités Quorum Approbation Période de questions du public Communications internes Rapports Correspondance Ajournement Levée de l assemblée Règles générales de procédure Reconsidération d une décision Procès-verbal Assemblée extraordinaire Entrée en vigueur Les termes «président», «vice-président», «commissaire» et «directeur du Secrétariat général» doivent être considérés comme épicènes. Le Conseil des commissaires sera ci-après appelé «le Conseil». Page 1/12 Politique 1.1

3 1. Objectifs 1.1 Cette politique vise à expliquer et à décrire les règles de gestion internes stipulées dans la Loi sur l instruction publique (articles ). Ces règles couvrent aussi la préparation et la convocation des assemblées du Conseil et du Comité exécutif. Ces règles peuvent être appliquées aux comités permanents et aux comités consultatifs du Conseil. 2. Dispositions générales 2.1 Les assemblées du Conseil et du Comité exécutif sont tenues conformément à la Loi sur l instruction publique et aux dispositions de la présente politique. Les dispositions de la Loi ont préséance. 2.2 Le moment et l endroit des assemblées ordinaires du Conseil et du Comité exécutif sont déterminés par règlement administratif, conformément à la Loi sur l instruction publique (articles 162, 182). 2.3 Le moment et l endroit des réunions des comités permanents et consultatifs sont déterminés annuellement et les dates en sont communiquées par les présidents à leurs membres. Les présidents sont également responsables d indiquer les dates au calendrier du Conseil, affiché électroniquement. 3. Fonction et pouvoirs du président et du vice-président 3.1 Le président préside la réunion du Conseil et suit les règles de gestion afin d assurer l ordre, la paix et la bienséance. 3.2 Le président reçoit des propositions soumises par les commissaires et les gestionnaires pour être étudiées et débattues. 3.3 Le président continue de présider la réunion lorsqu il soumet une proposition, à moins que les commissaires présents ne s y opposent. 3.4 Le président doit voter sur tous les points. En cas d égalité, le président a voix prépondérante. 3.5 Si le président est absent ou incapable de présider, le vice-président exercera ses fonctions et ses pouvoirs. Si le vice-président est absent ou incapable de présider, un autre commissaire sera désigné par le Conseil pour exercer ses fonctions et ses pouvoirs. Le directeur général surveillera l élection du président de cette réunion. Page 2/12 Politique 1.1

4 4. Caucus 4.1 Un caucus des commissaires est convoqué pour étudier les dossiers présentés par les gestionnaires, le Conseil, le Comité exécutif, les comités permanents et consultatifs ou par les commissaires à titre personnel. 4.2 Le président préside les réunions qui sont tenues à huis clos. Les commissaires qui y participent sont tenus de respecter la confidentialité des sujets discutés sous peine de sanction. 5. Convocation 5.1 Les réunions du Conseil sont convoquées par avis électronique à cette fin. 5.2 L ordre du jour ainsi que tous les documents et les dossiers doivent être disponibles sous forme électronique quarante-huit (48) heures avant la réunion (exception : voir 6.3.2). 5.3 En ouvrant la séance, le président notera que le processus de convocation a été respecté. 6. Ordre du jour 6.1 Généralités Une ébauche de l ordre du jour pour chaque réunion du Conseil est préparée conjointement par le directeur général, le président et le directeur du Secrétariat général. Les points, les documents et les rapports écrits émanant de l administration sont présentés par un gestionnaire au directeur général pour solliciter une recommandation, avec copie au directeur du Secrétariat général, au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la réunion. Les points, les documents et les rapports écrits émanant d un commissaire sont présentés au président pour solliciter une recommandation, avec copie au directeur du Secrétariat général, dans le même délai. Les points, les documents et les rapports écrits émanant de représentants du Conseil à des comités ou des événements sont présentés au directeur du Secrétariat général dans le même délai. Dans le cas de comités qui tiennent leur réunion dans la semaine précédant l assemblée ordinaire du Conseil, la documentation doit être transmise au plus tard le mercredi de la semaine précédant l assemblée. Page 3/12 Politique 1.1

5 6.1.2 Le directeur du Secrétariat général est responsable de compléter l ordre du jour et de s assurer que la documentation soit disponible au moins quarantehuit (48) heures avant la réunion Après avoir consulté le directeur général et le président du Conseil, le directeur du secrétariat général rédige l ordre du jour des assemblées extraordinaires sans autre formalité Le directeur du secrétariat général détermine le titre de chaque point qui figurera à l ordre du jour. 6.2 Quorum Lors des réunions du Conseil, le quorum est déterminé par la présence d une majorité des membres ayant droit de vote Si le quorum n est pas atteint une heure après l heure officielle de la convocation, le directeur du Secrétariat général pourra déclarer la séance close Une fois le quorum établi, le président ouvre la séance, mais pas avant l heure indiquée dans le règlement établissant l heure et la date de la séance Une courte absence d un commissaire durant la réunion ne modifie pas le quorum; cependant, aucune résolution ne peut être adoptée si les exigences en matière de quorum ne sont pas respectées Un commissaire qui quitte la réunion temporairement ou définitivement doit en informer le directeur du Secrétariat général. Son absence sera notée au moment de la consignation des votes par le directeur du Secrétariat général Une réunion prend fin automatiquement si le départ d un commissaire crée une absence de quorum Il n est pas nécessaire de vérifier le quorum pendant les débats normaux, sauf à la demande spéciale d un membre Au cours de la réunion, on put prendre une courte pause à n importe quel moment, à la discrétion du président. Page 4/12 Politique 1.1

6 6.3 Approbation L ordre du jour est approuvé une fois que le quorum a été établi. Il peut être modifié à la demande de n importe quel commissaire. L ordre du jour modifié doit ensuite être adopté par les deux tiers des commissaires présents ayant droit de vote. Une modification peut consister en une addition, une suppression, un retrait ou un changement dans l ordre des points. Le président détermine où l addition sera placée L approbation des deux tiers des commissaires présents ayant droit de vote est requise pour recevoir toute résolution présentée au Conseil après la livraison de la documentation citée à l article 5.2 et avant le début de la séance. Toute résolution qui ne reçoit pas cette approbation des deux tiers sera reportée à la prochaine séance ordinaire ou à une reprise de séance du Conseil. 6.4 Période de questions du public Deux périodes de questions sont réservées afin que les membres du public puissent s adresser au Conseil par l intermédiaire du président, pour poser des questions ou présenter des pétitions sur des sujets pertinents, jugés tels par le président La première période de questions suit l ouverture de la séance, la déclaration des présences, l adoption de l ordre du jour, l adoption du procès-verbal, le rapport du président et le rapport du directeur général La deuxième période de questions a lieu à la fin de l ordre du jour et elle est réservée aux questions qui découlent des points à l ordre du jour Chaque période de questions est d une durée d au plus 15 minutes Un membre du public qui désire poser une question doit s identifier et adresser toutes ses questions au président. Le président décide de répondre lui-même à la question ou de la référer à la personne la plus en mesure d y répondre Les membres du public qui représentent les syndicats de la CSLBP et les associations d employés ont la priorité au moment de la première période de questions Chaque membre du public est limité à trois minutes pour poser une question ou formuler un commentaire. Page 5/12 Politique 1.1

7 6.4.8 Un membre du public peut présenter sa question ou ses commentaires par écrit, sur le blogue en direct Le décorum lors des séances du Conseil est strictement observé. Toutes les personnes doivent faire preuve de respect envers les autres, que ces autres personnes se trouvent dans la salle ou non, dans leur langage et dans leur conduite Le président peut, à sa discrétion, mettre fin au droit de parole de tout intervenant ou exclure l intervenant de la séance si, après un avertissement, l intervenant persiste dans sa conduite ou ses commentaires inappropriés Cette exclusion peut concerner le reste de la séance en cours ou un temps indéterminé, à la discrétion du président À la séance du comité exécutif, il y a une seule période de questions, qui a lieu après l adoption de l ordre du jour et l adoption du procès-verbal. Toutes les dispositions précédentes concernant les périodes de questions au Conseil s appliquent de la même manière au comité exécutif. 6.5 Communications internes Les commissaires peuvent poser des questions ou faire état d une information au Conseil sur des questions qui ne figurent pas à l ordre du jour. Le président peut répondre immédiatement ou demander au directeur général ou à un membre approprié de l administration de le faire, ou reporter la réponse à une séance ultérieure Un commissaire peut se servir de la période réservée aux communications internes pour déposer une proposition à étudier au cours de la prochaine réunion. Cette proposition sera inscrite au procès-verbal. 6.6 Rapports Tous les rapports sont présentés au Conseil par le président du comité qui fait rapport ou par une personne désignée et sont reçus par une résolution Les questions concernant les rapports sont adressées au président du Conseil qui peut y répondre, demander au directeur général d y répondre ou demander à la personne présentant le rapport de le faire. Page 6/12 Politique 1.1

8 6.7 Correspondance La correspondance est adressée au Conseil au nom du président. On reçoit la correspondance par résolution et le Conseil détermine comment elle sera traitée On ne peut se servir de cette question pour ajouter de nouvelles questions à l ordre du jour. 6.8 Ajournement Toute assemblée ordinaire ou extraordinaire pourra être ajournée jusqu à un autre moment de la même journée ou jusqu à une date et une heure à déterminer. Cet ajournement ne nécessitera pas un nouvel avis de convocation à fournir aux commissaires absents. Un commissaire peut demander l ajournement de l assemblée à une date en particulier. Dans ce cas, le Conseil doit voter sur la demande d ajournement avant de poursuivre toute discussion à l ordre du jour. 6.9 Levée de la séance Lorsque tous les points à l ordre du jour ont été traités, on peut lever la séance. Le président lève la séance par une motion. Dès ce moment, aucune autre décision ne peut être prise et l assemblée ne peut être ouverte de nouveau. Le Conseil doit attendre jusqu à la prochaine assemblée ordinaire pour discuter de tout autre sujet. Il peut convoquer une assemblée extraordinaire dans les délais prescrits. 7. Règles générales de procédure 7.1 Les décisions du Conseil sont adoptées par résolution à la majorité des votes des commissaires présents ayant droit de vote. 7.2 Le vote peut être exprimé verbalement, à main levée, par moyens électroniques, par téléphone ou par scrutin secret. Le président décide de la procédure du vote et autres questions procédurales, comme convenu par la majorité du Conseil. Page 7/12 Politique 1.1

9 7.2.1 Sur demande à l avance d un commissaire au président, le Conseil peut accepter qu il participe au scrutin par tout moyen permettant à tous les participants de communiquer. S il s agit d un scrutin secret, le directeur du Secrétariat général reçoit le vote du commissaire par vidéoconférence, téléconférence ou électroniquement Le procès-verbal doit indiquer : a) qu il y a eu présence virtuelle à la réunion; b) le nom de chaque membre physiquement présent à la réunion qui a voté pour l utilisation de l appareil; c) le nom du ou des commissaires qui se sont joints à la réunion par présence virtuelle. 7.3 Tout membre du Conseil peut demander un scrutin secret. Dans ce cas, une résolution sera adoptée pour valider cette décision. 7.4 Les résolutions doivent se faire par écrit. À cette fin, la partie qui soumet la résolution, après avoir énoncé l objet de sa résolution, doit la rédiger et en soumettre le texte au directeur du Secrétariat général avant de procéder au vote, à moins que ledit document fasse déjà partie des dossiers remis aux commissaires. 7.5 Les commissaires-parents ont le droit de proposer des résolutions, mais pas le droit de voter aux réunions du Conseil et du Comité exécutif. 7.6 Tout commissaire qui se trouve dans une situation de conflit d intérêts dans un dossier en particulier doit l indiquer avant la discussion du dossier. Il devra s abstenir de voter sur ce sujet ou d en discuter. Il doit en outre se retirer de la séance pour la durée des délibérations relatives à ce dossier. 7.7 Le droit de parole est accordé aux commissaires dans l ordre où les demandes sont faites. Le président suit la même procédure que les autres commissaires en ajoutant son nom à la liste des intervenants. 7.8 Les délibérations concernant les points à l ordre du jour sont dirigées. Toutes les interventions sont adressées au président, dont la permission est requise pour prendre la parole. 7.9 Pendant la discussion, un commissaire peut demander que ledit point soit reporté à un autre moment spécifique. Dans ce cas, les commissaires doivent voter cette demande de report avant de poursuivre les discussions à propos de ce sujet. Page 8/12 Politique 1.1

10 7.10 Après les débats entre les membres à propos du sujet, on accordera au commissaire qui propose une résolution une courte période pendant laquelle il pourra faire un dernier commentaire avant de passer au vote Une motion d ajournement prime sur toutes les autres questions Un commissaire peut demander un rappel à l ordre s il considère qu il y a eu infraction aux règles de conduite ou inconvenance. La réunion ne peut se poursuivre avant que ce rappel au règlement ne soit réglé Un commissaire peut invoquer une question de privilège s il croit que sa réputation est attaquée par un autre membre du Conseil ou par un membre du personnel. Avant de poursuivre les débats, il faut traiter cette question de privilège. Une question de privilège peut également être invoquée par un commissaire qui désire obtenir la priorité de prendre la parole. Le président doit décider si le privilège est accordé ou pas Un amendement apporté à une motion vise à la modifier en éliminant, modifiant ou remplaçant son libellé. Si l amendement n est pas conforme à la motion, ou s il modifie le type de motion soumise à l étude, on ne peut le recevoir L amendement est une motion subsidiaire de la proposition. Le vote portant sur l amendement prime sur le vote portant sur la motion originale Un sous-amendement est une motion incidente à un amendement et prime sur l amendement lui-même. On ne peut modifier un sousamendement Le président a le pouvoir de clore les débats au moment qu il juge opportun. 8. Reconsidération d une décision 8.1 Un commissaire qui a voté comme la majorité concernant une résolution ou une décision peut toutefois demander au Conseil de reconsidérer ladite résolution Le commissaire peut demander que la résolution soit reconsidérée le même soir où elle est adoptée. Il faut s occuper de cette reconsidération au cours de la même réunion. Page 9/12 Politique 1.1

11 8.1.2 À la place, le commissaire peut soumettre une demande écrite au président au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la prochaine assemblée ordinaire du Conseil. La demande doit énoncer brièvement les raisons qui la justifient. À la réception de la demande, le président donnera au directeur du Secrétariat général l instruction d inscrire la question à l ordre du jour de la prochaine assemblée ordinaire. Le commissaire doit présenter verbalement sa proposition lors de la réunion. 8.2 Le président invitera les membres du Conseil à voter la demande de reconsidération. Si la majorité des votes exprimés sont en faveur de la reconsidération, il faut poursuivre les débats portant sur le sujet mentionné dans la proposition du commissaire et les conclure par un nouveau vote portant sur ce sujet. Le président pourrait limiter la durée des débats. 8.3 On ne pourra faire appel à ce processus qu une seule fois. Le vote final portant sur le sujet ne sera pas réexaminé. 9. Procès-verbal 9.1 Le directeur du Secrétariat général est responsable de tenir le procès-verbal. 9.2 Il faut donner un titre et un numéro à chaque article noté au procès-verbal. 9.3 Le procès-verbal doit indiquer les absences et les présences. La question à l ordre du jour pendant laquelle un commissaire est arrivé ou est parti est notée. 9.4 Le procès-verbal doit mentionner toutes les décisions approuvées. Cependant, un bref préambule explicatif peut précéder une résolution. 9.5 Le procès-verbal doit dûment noter tous les votes pour ou contre, ainsi que les abstentions, en mentionnant les noms des membres qui ont voté selon la minorité, de ceux qui se sont abstenus et des absents. Le procès-verbal indiquera également les cas où un commissaire n a pas voté en raison d un conflit d intérêts. 9.6 En cas d amendement ou de révocation d une résolution, une mention à cette fin sera dûment notée en marge de la résolution en question au moment de son adoption. En cas d amendement ou de révocation d un règlement, une mention à cette fin sera dûment notée au registre des règlements. La note indiquera également la date à laquelle ladite modification a été votée. Page 10/12 Politique 1.1

12 9.7 Le procès-verbal est approuvé au début de la réunion suivante. Le directeur du Secrétariat général n est pas obligé de lire le procès-verbal si chaque membre présent a reçu un exemplaire électronique dudit procès-verbal au moins six (6) heures avant la réunion durant laquelle le procès-verbal doit être approuvé. Lors de l approbation du procès-verbal, le directeur du Secrétariat général peut y apporter une correction pourvu que cette correction ne modifie en rien le sens d une décision ni n ajoute des éléments qui ne faisaient pas partie de ladite décision. 9.8 Le procès-verbal approuvé est ensuite signé par le président et le directeur du Secrétariat général et conservé au registre des procès-verbaux. Il est également publié sur le site Web de la commission scolaire. 9.9 Il faut tenir un registre des règlements administratifs séparé du registre des procès-verbaux. Les règlements administratifs approuvés doivent être publiés sur le site Web de la commission scolaire Toute partie intéressée peut consulter le registre des procès-verbaux ou des règlements administratifs durant les heures normales d ouverture des bureaux Conformément à la Loi sur l instruction publique (article 172), les exemplaires signés et certifiés des résolutions, les règlements administratifs et les autres documents du Conseil et du Comité exécutif sont publics L approbation du procès-verbal d une réunion ne pourra pas faire l objet d une motion incidente. 10. Assemblée extraordinaire 10.1 Le président ou deux commissaires peuvent convoquer une assemblée extraordinaire du Conseil en vertu de l article 163 de la Loi sur l instruction publique. Le directeur du Secrétariat général enverra une convocation à chaque commissaire et donnera un avis public quant à la date, à l endroit et à l heure de l assemblée et aux questions à discuter, au moins deux jours avant la tenue de l assemblée extraordinaire. Cependant, la publication de cet avis dans un journal n est pas requise Seules les questions mentionnées dans l avis de convocation de l assemblée extraordinaire pourront être discutées et faire l objet d une décision, à moins que tous les commissaires soient présents et en décident autrement (Loi sur l instruction publique, article 164). Page 11/12 Politique 1.1

13 10.3 Le président s assurera à l ouverture de l assemblée extraordinaire que la procédure de convocation a été respectée. 11. Entrée en vigueur Les présentes Règles de gestion interne du Conseil des commissaires et du Comité exécutif entrent en vigueur le jour de leur adoption par le Conseil. Page 12/12 Politique 1.1