L évaluation du personnel

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1 Convention sectorielle Pacte pour une fonction publique locale et provinciale solide et solidaire Formation du personnel des pouvoirs locaux et provinciaux L évaluation du personnel Ann LENAERTS Février mars 2011 Question n 1 QUELLES SONT LES FONCTIONS DE L EVALUATION? 1. Motiver le personnel 2. Mieux communiquer 3. Clarifier les rôles et les objectifs de chacun 4. Développer les compétences des collaborateurs 5. Responsabiliser les agents et la hiérarchie 6. Restaurer une équité de travail 7. Restaurer le sens du travail 8. Reconnaître (et récompenser) la performance 9. Reconnaître (et récompenser) le mérite 10. Sanctionner les manquements répétés Convention sectorielle

2 Question n 2 QUELS FONDEMENTS? L évaluation : un acte de gestion Basé sur un contrat social interne à l administration Dans une perspective de développement des agents et de l administration L évaluation versus notation / signalement Convention sectorielle Conditions Conforter l évaluation comme outil de développement du collaborateur Définir des modalités porteuses d équité et de confiance Préparer les évaluateurs à assimiler un langage commun pour évaluer les compétences et les performances Prévoir une formalisation d entretien débouchant sur des objectifs de développement des compétences ainsi que sur des objectifs de performance Assurer un suivi, déboucher sur des conséquences Convention sectorielle

3 Question n 3 COMMENT S ARTICULE L EVALUATION AVEC LA DESCRIPTION DE FONCTION? C est le préalable Quelle description de fonction? Pour quels objectifs? La mission Tâches Qu est-ce que je fais? Technicités Comment je le fais? Informations Avec quoi? Communication Les Avec qui? activités DEFINITION DE FONCTION Les compétences IMPORTANCE DES FINALITES ET DES COMPETENCES par rapport aux activités Convention sectorielle Question n 4 QUI EVALUE? Dispositions de la convention sectorielle Le projet d évaluation est établi par deux supérieurs hiérarchiques ayant suivi une formation aux méthodes d évaluation selon un programme adapté et agréé La désignation des supérieurs hiérarchiques soit s effectuer conformément à un règlement ad hoc mis au point par les autorités communales Convention sectorielle

4 Question n 5 AVEC QUELLE PERIODICITE FAUT-IL REALISER L EVALUATION? La circulaire ministérielle a opté pour une évaluation tous les deux ans Un an après : Le commencement de l exercice d une nouvelle fonction L attribution d une mention «à améliorer» ou «insuffisant» Le caractère processuel de l évaluation Convention sectorielle Le caractère processuel de l évaluation : de l attribution de la fonction à l évaluation DEFINITION DE FONCTION ENTRETIEN DE FONCTION ENTRETIEN DE PLANIFICATION ENTRETIEN(S) DE FONCTIONNEMENT Préciser mission, activités et compétences Préciser les attentes Fixer les objectifs Déterminer actions Clarifier les critères d évaluation Soutien dans la réalisation des actions menées Modifications éventuelles Feed-back Rapport d entretien de fonction Note d accord Rapport de suivi ENTRETIEN D EVALUATION Bilan de la période écoulée Appréciation des performances et des compétences Annonce de la mention envisagée Prise en compte des facteurs contextuels Rapport d évaluation Convention sectorielle

5 Question n 6 QU EVALUE-T-ON? COMPETENCES ET PERFORMANCES Le «Comment» Le «Quoi» Les comportements Les savoir-faire Les résultats quantitatifs et qualitatifs (Objectifs/résultats et/ou critères de réalisation de l activité) Convention sectorielle Question n 7 QUEL INSTRUMENT? Grille d évaluation proposée par la circulaire ministérielle Critères généraux Développement Appréciation chiffrée 1. La qualité du travail accompli Qualité et degré d achèvement du travail degré de précision et de rigueur 2. Compétences Capacité à maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l exercice de ses fonctions 3. L efficacité Capacité à exécuter l ensemble des tâches dans les délais imposés 4. La civilité Capacité à traiter les bénéficiaires et les membres de l administration avec considération et empathie 5. La déontologie Capacité à faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l exercice de sa fonction 6. L initiative Capacité à agir dans les limites de ses prérogatives, à l amélioration de l accomplissement de sa fonction, à faire face à une situation imprévue 7. L investissement professionnel Capacité à s investir dans sa fonction, à maintenir son niveau de performance, à mettre à niveau ses compétences Plan d action Justification Commentaire de l agent Convention sectorielle

6 Grille d évaluation proposée par la circulaire ministérielle Critères généraux Développement Appréciation chiffrée 8. La communication Capacité à communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie Plan d action Justification Commentaire de l agent 9. La collaboration Capacité à collaborer avec ses collègues et de contribuer au maintien d un environnement agréable 10. La gestion d équipe Capacité à mener à bien la coordination des services CRITERES DEVELOPPEMENT : a) Planification : Capacité à élaborer un planning b) Organisation : Capacité à coordonner des moyens humains et matériels en vue d un but précis c) Direction : Capacité à conduire ses collaborateurs en chef responsable d) Pédagogie : Capacité à partager le savoir e) Evaluation : Capacité à évaluer justement ses collaborateurs f) Encadrement : Capacité à soutenir ses collaborateurs g) Stimulation : Capacité à faire adhérer ses collaborateurs à un projet commun h) Capacité à appliquer les mesures de sécurité au travail Convention sectorielle mentions Excellente = un nombre de points supérieur à 90 (121 pour les cadres) Très positive = un nombre de points compris entre 80 et 89 (108/120) Positive = un nombre de points compris entre 70 et 79 (95/107) Satisfaisante = un nombre de points entre 60 et 69 (81/94) A améliorer = un nombre de points entre 50 et 59 (67-80) Insuffisante = un nombre de points inférieurs à 50 (<67) Comment obtenir une évaluation chiffrée? Il est proposé : d attribuer 12 points par critère pour les critères n 1 à 5; 10 points pour les critères 6 à 9; 35 points pour le critère de gestion de l équipe. Convention sectorielle

7 Recommandations Contextualiser l outil et les critères Ne pas négliger l appréciation qualitative Veiller, dans l utilisation de l outil, à ne pas compromettre la qualité du dialogue Prévoir un volet réservé aux objectifs Prévoir un espace pour l identification des besoins de formation Conclure par une note, mais surtout par un jugement synthétique Convention sectorielle Autres instruments 1. Note d accord A l issue de l entretien planification 2. Rapport de suivi Entretien de fonctionnement 3. Outil d auto-évaluation La reconnaissance personnelle comme processus d apprentissage et de développement Convention sectorielle

8 Question n 8 QUEL ENTRETIEN? Le plus important MAIS : exercice délicat Faire le bilan de la période écoulée Etablir une relation d écoute et de dialogue Réfléchir ensemble sur les performances et les compétences du collaborateur dans leur contexte Favoriser la communication réciproque Obliger le responsable à écouter son collaborateur et à lui donner du feed-back Dire ce qui va et ce qui ne va pas Responsabiliser les deux parties Conduire le responsable à s interroger sur son propre style de leadership LE COLLABORATEUR DOIT QUITTER L ENTRETIEN MOTIVE! Convention sectorielle Question n 9 QUELLES CONSEQUENCES? Le responsable hiérarchique doit adapter son comportement quotidien aux résultats de l évaluation La hiérarchie doit réagir aux appréciations tant favorables que défavorables L évaluation doit déboucher sur la concrétisation d objectifs de développement, notamment sur des actions de formation Les décisions de promotion, d évolution de carrière doivent tenir compte de l évaluation Une appréciation «A améliorer» ou «Insuffisante» doit conduire à un «contrat de progrès» Des appréciations «Insuffisantes» répétées doivent déboucher sur des sanctions L évaluation peut conduire à des décisions de mobilité (pas punitive!) Convention sectorielle

9 Question n 10 QUELS SONT LES OBSTACLES, LES RESISTANCES ET LES SOURCES DE DIFFICULTES? Le formalisme et la lourdeur L incompréhension La confusion de la performance et de la personne Convention sectorielle Le manque de motivation et d implication des responsables Méconnaissance des objectifs réels du système d évaluation Malaises Soutien insuffisant de la hiérarchie Réticence à jouer «un rôle de juge» Crainte de se faire des ennemis parmi les collaborateurs Crainte de pénaliser un employé par des évaluations négatives Conviction que l évaluation n aura pas d effet ni de conséquences Convention sectorielle

10 Le sentiment d injustice La dérive mathématique L inflation Le manque de conséquences Convention sectorielle Recommandations Adapter la stratégie en fonction : Des contextes organisationnels Des catégories de personnel Porter le projet Piloter la mise en place du système Assurer la cohérence et l intégrité du système tout au long de son évolution Informer/Former les agents évalués Convention sectorielle

11 Motiver les évaluateurs Il faut au moins deux conditions pour que cette motivation existe : La perception que les avantages de l évaluation sont réels et compensent largement les inconvénients prévus La perception que l on est capable d évaluer correctement Formation des évaluateurs Convention sectorielle Renforcer la communication Tout au long de la ligne hiérarchique Avec le message que la hiérarchie soutient l évaluation et les évaluateurs Informer mais surtout expliquer, donner du sens Communiquer sur les procédures mais aussi sur les valeurs Impliquer : susciter des engagements collectifs Autoriser l expression des anxiétés et rassurer les collaborateurs Veiller aux conséquences de l évaluation Convention sectorielle