Guide d utilisation du module de gestion en ligne

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1 Guide d utilisation dumodule degestionenligne deslicencesffss Editionn 1 FFSS Modulelicences version Page1

2 1 >>> Validation de l affiliation de l association à la FFSS A la première connexion de la saison (année de validité de la licence) votre association doit être affiliée, pour cela, elle doit s acquitter d une cotisation annuelle auprès de celle ci. Cette opération s effectue en ligne. 1 > Connexion à l espace réservé à l aide de votre identifiant et mot de passe dédiés à votre association. 2 > Acceptez votre nouvelle affiliation Cochez la case et cliquez sur OK FFSS Module licences version Page 2

3 2 >>> Les opérations de licences 2 1 > Connexion à l espace réservé à l aide de votre identifiant et mot de passe dédiés à votre association. 2 2 > Accès à la page d accueil de gestion des licences Trois possibilités sont envisagées : Création d une nouvelle licence Renouvellement d une licence Transfert de licence de club à club La partie «Paiement des licences» est consécutive et sera traitée dans le chapitre 3 (page 12) Les trois derniers «boutons» du module sont plus réservés à l association et permettent d obtenir des informations fines sur l état des licenciés de l association. FFSS Module licences version Page 3

4 2 3 > Créer une nouvelle licence Ceci ne concerne que les nouveaux licenciés, donc des personnes qui n ont jamais été licenciées à la FFSS. Si vous créez une licence pour une personne qui a déjà été licenciée dans les années antérieures, vous aurez un message d erreur vous précisant qu il existe déjà cette personne. Dans ce cas, il conviendra de se reporter au chapitre des transferts de licences > Cliquez sur le bouton > Saisissez les informations relatives à la personne et cliquez sur Valider. Utilisez le bouton calendrier pour saisir la date de naissance! Attention : Tous les champs accompagnées d une * sont obligatoires Vous devez choisir le type de licence créé et valider l assurance complémentaire si la personne la souhaite N oubliez pas de demander à la personne si elle souhaite recevoir les newsletters de la FFSS et cochez la case correspondante. FFSS Module licences version Page 4

5 2 3 3 > Une fois validée, un récapitulatif s affiche et vous laisse la possibilité de modifier ou de confirmer votre saisie > Si vous avez validé votre saisie, vous accédez à un nouvel écran qui vous confirme la création de la licence et vous permet de créer une autre licence ou bien encore d accéder au paiement de votre commande. Si vous souhaitez garder une trace de votre travail La partie «Accéder au paiement» est développée et illustrée dans le chapitre 3 à partir de la page 12 FFSS Module licences version Page 5

6 2 4 > Renouveler une licence A l occasion d une nouvelle saison, nombreux sont les adhérents qui renouvellent leur licence. Le module va vous permettre de les retrouver facilement et va vous simplifier votre travail > Cliquez sur le bouton > Vous allez pouvoir effectuer une recherche dans les anciens adhérents de votre association. En déterminant le nombre d années dans lequel vous lancez votre recherche, vous accédez à une liste déroulante de toutes les personnes qui sont passées dans votre club. Il ne vous reste plus qu à choisir la personne dans la liste et à cliquer sur Renouveler > Vous obtenez les informations archivées pour cette personne. Il ne vous reste plus qu à les vérifier et compléter. Cliquez ensuite sur Valider FFSS Module licences version Page 6

7 2 4 4 > Une fois validée, un récapitulatif s affiche et vous laisse la possibilité de modifier ou de confirmer votre saisie > Si vous avez validé votre saisie, vous accédez à un nouvel écran qui vous confirme la création de la licence et vous permet de créer une autre licence ou bien encore d accéder au paiement de votre commande. Si vous souhaitez garder une trace de votre travail FFSS Module licences version Page 7

8 2 5 > Le transfert de licence De quoi s agit il? Chaque licencié est lié à son club pour la saison en cours (cf règlement fédéral). Ce lien avec le club reste établi également d une année sur l autre. Une personne qui souhaite à la fin de la saison, changer de club, doit obtenir de son président «précédent l autorisation de changer de club. Cette démarche est gérée par cette interface d administration mais elle n exclue pas les bonnes vieilles relations humaines entre les personnes concernées, à savoir, l adhérent, le président du club sortant et le président du club rentrant. L outil informatique permet juste de valider les décisions prises entre les protagonistes et ainsi de gérer les modalités concernant le transfert > Cliquez sur le bouton > Deux types de transfert à l écran Si vous souhaitez autoriser un transfert transfert. Si vous attendez une autorisation de transfert rentrant > Autoriser un licencié à quitter le club (transfert sortant) Choisissez le licencié dans votre liste et cliquez sur Transférer. FFSS Module licences version Page 8

9 2 5 3 > Vérifiez les informations de ce licencié, modifiez si nécessaire ou cliquez sur Valider > Sélectionnez la région d accueil du licencié et son prochain club FFSS Module licences version Page 9

10 2 5 5 > Confirmez votre sélection à l écran ou cliquez sur modifier pour la rectifier FFSS Module licences version Page 10

11 2 5 5 > Une fois confirmé, le récapitulatif de transfert s affiche, avec la possibilité d imprimer ces informations et d effectuer si nécessaire, un autre transfert. Si vous souhaitez garder une trace de votre travail Attention : cette interface ne vous économise pas de relations humaines! Un coup de fil, ou bien encore une discussion sont des pré requis indispensables à la réussite d un transfert en toute cordialité FFSS Module licences version Page 11

12 3 >>> Le paiement des licences et la validation par la FFSS Si vous avez saisi de nouvelles licences ou des renouvellements, celles ci ne deviennent effectives qu après réception de votre paiement par le siège et validation informatique. Vous pouvez à tout moment savoir ou en sont les licences que vous avez commandées en consultant l état de vos commandes en cours. Les commandes non traitées et donc, non validées restent affichées sur le module. 3 1 > Cliquez sur le bouton 3 2 > Dans l exemple ci dessous, le paiement à effectuer concerne l affiliation annuelle et la commande de 2 licences. Ici, s affichent les différentes actions effectuées (affiliation, licences) faisant l objet d un paiement. Vous pouvez sélectionner les licences que vous souhaitez commander immédiatement. Il vous suffit pour ça de décocher les lignes que vous ne souhaitez pas régler et ne conserver que celles que vous voulez obtenir. Ici les deux licences saisies vont être commandées. Une fois vos choix effectués, cliquez sur Calculer. FFSS Module licences version Page 12

13 3 3 > Vous obtenez le récapitulatif de votre commande adapté à vos choix précédents. Si c est conforme à vos intentions, cliquez sur Valider, sinon, cliquez sur Modifier. 3 4 > En ayant validé à l écran précédent, vous obtenez la confirmation de commande que vous venez d effectuer. A partir de là : Il vous suffit d imprimer le bon de commande en utilisant le lien proposé sur l écran, de mettre sous pli le bon de commande accompagné de votre chèque de règlement et d envoyer le tout au siège de la FFSS. A réception de votre commande accompagnée du paiement, la personne en charge de la gestion des licences validera informatiquement les licences concernées. Ce n est qu à partir de ce moment là que les numéros des licences apparaîtront dans votre espace réservé. Le statut de ces enregistrements passera également de «En cours de validation» à «Validée». Les licences validées seront imprimées et retournées à l association commanditaire, par courrier. FFSS Module licences version Page 13

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15 4 >>> Vos outils de suivi Trois outils de gestion et de suivi sont à votre disposition dans ce module. Ils ont pour objectif de vous permettre à votre tour de suivre, d analyser et d exploiter vos informations, celles qui sont propres à votre association. 4 1 > Consultez l annuaire de votre association > Cliquez sur le bouton > Vous pouvez à partir de là consulter la liste complète des personnes qui ont été saisies une fois au moment de la prise d une licence. Pour chaque personne, vous avez ses coordonnées, son club (le vôtre) son numéro de licence et son statut d adhésion. Vous pouvez bien sûr effectuer des recherches selon les critères et informations dont vous disposez, comme par exemple, le nom, le prénom, le numéro de licence. Dans le bas de l écran à droite, un lien «Télécharger tout le résultat au format csv» vous permet de récupérer les informations sous forme de fichier compatible avec Excel, Access ou bien encore Calc (Open Office) pour que vous puissiez à votre tour utiliser votre travail dans le cadre de votre vie associative. FFSS Module licences version Page 15

16 4 2> Outil de statistiques > Cliquez sur le bouton > Vous obtenez l ensemble des informations sur la gestion de vos licences : des informations statistiques sur l état de vos licenciés avec pour chaque la possibilité d en voir le détail, un récapitulatif de toutes les commandes que vous avez éditées avec pour chacune d elles la possibilité de consulter le détail. FFSS Module licences version Page 16

17 4 3 > Consultez les statistiques de votre association > Cliquez sur le bouton > Vous obtenez ici toutes les information sur l état de vos licenciés. Dans la deuxième partie de l écran, vous pouvez afficher vos licenciés en les triant en fonction de leur statut, à savoir : tous en cours de validation validées non renouvelées expirées Une fois votre critère de statut appliqué et affiché à l écran, vous pouvez exporter les informations affichées sous forme de fichier csv compatible et exploitable avec Excel, Access et Calc (Open Office). FFSS Module licences version Page 17