Document 9 : Ligne 4860 Travail avec un collecteur de fonds externe ou contractuel

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1 Document 9 : Ligne 4860 Travail avec un collecteur de fonds externe ou contractuel Un organisme de bienfaisance enregistré peut retenir les services d un collecteur de fonds professionnel pour gérer ses activités de financement. Il peut s agir d un collecteur de fonds professionnel faisant de l organisme de bienfaisance ou externe à celui-ci (p. ex., le collecteur de fonds peut être un employé de l organisme de bienfaisance ou une personne ou une entreprise embauchée par l organisme de bienfaisance). Une fois que l organisme de bienfaisance a fixé les objectifs financiers appropriés pour répondre à son programme de projets caritatifs pour son exercice financier, il examinera ses ressources en personnel (et/ou en bénévoles) afin de déterminer s il a besoin de recourir à des services contractuels additionnels pour mener à bien certaines activités de financement spécifiques. Si l organisme de bienfaisance décide de conclure un contrat avec un collecteur de fonds professionnel, il devra considérer les pratiques suivantes comme faisant partie de ses responsabilités en matière de gouvernance : 1. Mener des recherches sur la rémunération appropriée des collecteurs de fonds externes. 2. Concevoir des pratiques de gestion visant à superviser et à évaluer le personnel assigné aux collectes de fonds. 3. Faire paraître une demande de propositions pour les services requis. 4. Signer un contrat officiel avec le collecteur de fonds externe. 5. Assurer la gestion et la supervision continues des pratiques de collectes de fonds. 6. Consigner les discussions et les décisions liées aux activités de financement. 7. Remplir les sections relatives aux collecteurs de fonds externes de la déclaration de renseignements T3010B. L organisme de bienfaisance doit être conscient que les collecteurs de fonds externes sont mandataires de l organisme et, de ce fait, ses administrateurs ou ses fiduciaires sont ultimement responsables de toutes démarches faites par les collecteurs de fonds au nom de l organisme de bienfaisance. Ce point constitue une raison cruciale de choisir prudemment des collecteurs de fonds externes et de superviser la campagne de financement en tout temps. Par-dessus tout, il incombe aux administrateurs et aux fiduciaires de s assurer que les dépenses liées aux activités de financement sont raisonnables et que les déclarations faites au public sont vraies et précises. 1

2 1. Mener des recherches sur la rémunération appropriée des collecteurs de fonds externes Mener des recherches pour s assurer que la rémunération n excède pas la juste valeur marchande et n est pas excessive compte tenu de l étendue des responsabilités. On peut consulter des enquêtes sur les salaires, communiquer avec un organisme de bienfaisance ayant sensiblement le même profil et examiner des exemples de rémunérations payés à d autres membres du personnel ayant des responsabilités comparables. Être conscient de la rémunération totale versée à des parties contractuelles n ayant aucun rapport avec la bienfaisance. Si la majeure partie des recettes brutes des activités de financement d un organisme de bienfaisance est remise à des parties contractuelles n ayant aucun rapport avec la bienfaisance, il pourrait y avoir un bénéfice privé excessif ou disproportionné qui rendrait l activité de financement inacceptable. Lorsqu un pourcentage élevé des recettes d une activité de financement va à une ou à des parties n ayant aucun rapport avec la bienfaisance, l organisme de bienfaisance doit démontrer qu il a pris des mesures pour déterminer la juste valeur marchande du bien ou du service fourni ainsi que des mesures appropriées afin de contrôler les coûts. 2. Concevoir des pratiques de gestion visant à superviser et à évaluer le personnel assigné aux collectes de fonds Les organismes de bienfaisance doivent établir des pratiques d évaluation de rendement qui ne sont pas basées exclusivement ou en majeure partie sur le nombre ou le montant des dons recueillis. Pour ce qui est des collecteurs de fonds, ne pas utiliser la rémunération à commission ou la rémunération fondée sur le nombre ou le montant des dons recueillis. Si l organisme de bienfaisance rémunère les collecteurs de fonds en fonction des résultats plutôt que de l effort, alors il pourrait y avoir un bénéfice privé disproportionné ou excessif compris dans la rémunération, ce qui la rendrait inacceptable. Lorsque le contrat de l activité de financement stipule qu il sera versé une rémunération à commission ou une autre rémunération fondée sur le nombre ou le montant des dons recueillis, l organisme de bienfaisance devrait s assurer que ces dispositions n entraîneront pas de bénéfice privé disproportionné ou excessif. 3. Faire paraître une demande de propositions pour les services requis Les organismes de bienfaisance doivent publier une demande de propositions et obtenir de divers fournisseurs au moins trois propositions de prix. Ces propositions seront évaluées selon des critères approuvés par le conseil d administration ou l équipe de gestion de l organisme de bienfaisance afin de garantir un processus de prise de décision impartial. 2

3 Éviter les contrats de collecte de fonds à fournisseur unique sans preuve de la juste valeur marchande. Un contrat attribué à un fournisseur exclusif est un contrat conclu alors qu'un seul fournisseur de service a eu la possibilité de présenter une proposition de contrat à l'organisme de bienfaisance. Un contrat à fournisseur exclusif pour une activité de financement peut se traduire par un bénéfice privé excessif ou disproportionné, ce qui rend l activité de financement inacceptable. Si l'organisme de bienfaisance conclut un contrat avec un fournisseur exclusif pour des services de financement, il devrait être en mesure de prouver que les montants payés ne dépassent pas la juste valeur marchande Éviter les contrats de collecte de fonds avec lien de dépendance sans preuve de la juste valeur marchande. Si l'organisme de bienfaisance conclut un contrat où il existe un lien de dépendance pour des services ou des marchandises de financement sans déterminer la juste valeur marchande du travail à effectuer, il peut y avoir un bénéfice privé excessif ou disproportionné associé au contrat, ce qui rend l activité de financement inacceptable. Si l'organisme de bienfaisance conclut un contrat où il existe un lien de dépendance pour des services ou des marchandises de financement, il devrait être en mesure de prouver que les montants payés correspondent ou sont inférieurs à la juste valeur marchande. 4. Signer un contrat officiel avec le collecteur de fonds externe Les organismes de bienfaisance devraient ajouter à tout contrat de services de collecte de fonds une clause assurant que le collecteur de fonds comprend et promettre d observer les lignes directrices fournies par Les activités de financement par les organismes de bienfaisance enregistrés et exiger que ce dernier paraphe cette section du contrat. Les contrats signés avec des tiers agissant comme collecteurs de fonds devraient être fondés sur le temps et l effort plutôt que sur le nombre ou le montant de dons recueillis. Les organismes de bienfaisance devraient inclure des dispositions relatives à la résiliation du contrat avec des tiers agissant comme collecteurs de fonds dans l éventualité où ces derniers. ne respectent pas les dispositions des lignes directrices de la campagne de financement Les organismes de bienfaisance devraient documenter les processus d acquisition et de négociations y compris l approbation finale des contrats et conserver un dossier contenant tous les documents liés au processus. Ils devraient examiner tous les contrats, s assurer que les conditions sont raisonnables et fixer une durée au contrat, en particulier lorsqu il s agit de la signature d un premier contrat. Revoir : Facteurs à considérer avant de signer un contrat de collecte de fonds 3

4 5. Assurer la gestion et la supervision continues des pratiques de collectes de fonds Les organismes de bienfaisance doivent prendre des mesures raisonnables pour gérer ses activités de financements de façon continue. Par exemple, l organisme de bienfaisance devrait s assurer : Que tout comportement est conforme à ses obligations réglementaires (que la campagne de financement soit menée par le personnel de l organisme ou par un tiers externe); Qu il exerce un contrôle adéquat sur tout le rayon d action de la campagne de financement ainsi que sur l utilisation des ressources de financement; Que toutes les pratiques de financement sont conformes à ses politiques. L organisme de bienfaisance doit avoir toute l autorité nécessaire pour gérer et superviser adéquatement les pratiques de financement de tous les contrats et les descriptions d emploi qui comprennent des responsabilités en matière de collecte de fonds. Que l activité de financement fasse parties des tâches d un employé ou qu il soit attribué par contrat à un tiers, les mesures de surveillance de la collecte de fonds de l organisme de bienfaisance devraient comprendre les suivantes : Établir des politiques de financement qui précisent les pratiques de financement acceptables et celles qui sont interdites. Approuver au préalable les messages de sollicitation ou autre forme de déclarations; Surveiller régulièrement le mécanisme de délivrance des reçus. Effectuer périodiquement une analyse financière du volume de ressources consacrées aux activités de financement en comparaison de celles consacrées aux autres aspects du travail de bienfaisance. Utiliser la vérification interne pour examiner les dépenses et les revenus; Exercer ses droits contractuels pour examiner ou vérifier les documents financiers ou autres du travail effectué par toute tierce partie. Faire un suivi auprès des donateurs afin de vérifier la sollicitation dont ils ont fait l objet, l exécution des engagements (comme des demandes de donateurs pour l affection de fonds à des fins particulières) ainsi que la satisfaction générale. 6. Consigner les discussions et les décisions liées aux activités de financement Les organismes de bienfaisance doivent documenter correctement leurs activités de collectes de fonds afin de s assurer que toutes ses ressources sont utilisées aux fins de bienfaisance et que ses autres obligations réglementaires sont respectées. Pour démontrer qu il garde le contrôle de ses activités de bienfaisance, l organisme doit avoir en main : Les procès-verbaux des réunions du conseil d administration ou autres réunions où l on prend des décisions à propos des contrats des campagnes de financement; Les dossiers de recherches effectuées pour déterminer des coûts appropriés; Les documents portant sur tout processus d acquisition, approprié à l ampleur du service de collecte de fonds recherché, entrepris avant la signature du ou des contrats; Les copies écrites de tous les contrats de collecte de fonds signés. 4

5 7. Remplir les sections relatives aux collecteurs de fonds externes de la déclaration de renseignements T3010B Les organismes de bienfaisance doivent s assurer qu ils ont les renseignements financiers appropriés requis pour remplir les lignes liées à l utilisation de collecteurs de fonds externes de la déclaration de renseignements T3010B. Ces lignes sont : i) Ligne 4860 Rémunération totale versée aux collecteurs de fonds externes. ii) Section C7 Questions sur le revenu brut et sur les montants retenus par le collecteur de fonds iii) Annexe 4 Renseignements confidentiels sur les collecteurs de fonds i) La rémunération versée aux collecteurs de fonds doit être inscrite à la ligne Il s agit de la section où l organisme de bienfaisance indiquera le total des dépenses liées à la rémunération des collecteurs de fonds professionnels. La rémunération comprend toute forme de salaires, de traitements, de commissions, de primes, de droits, d honoraires, etc., ainsi que la valeur des avantages imposables et non imposables. La rémunération n inclut pas les remboursements des frais engagés dans le cadre de travaux entrepris au nom de l organisme de bienfaisance, comme les frais de déplacement (qui devront être inscrits à la ligne 4810 Déplacements et véhicules). ii) Un organisme de bienfaisance qui utilise les services d un collecteur de fonds externe est tenu de remplir la section C7. Ces renseignements donnent à l ARC une idée de la part du revenu brut recueilli par les collecteurs de fonds pour le compte de l organisme de bienfaisance qui a été versée aux collecteurs de fonds ou retenue par ceux-ci. L ARC a des préoccupations lorsque ce montant est important. De plus, certaines méthodes de paiement aux collecteurs de fonds (p. ex. rémunération par commission) sont une source de préoccupations pour l ARC puisque, selon les circonstances, de telles méthodes pourraient entraîner des bénéfices privés inappropriés. iii) L organisme de bienfaisance doit aussi remplir l annexe 4, Information sur les collecteurs de fonds. Les renseignements fournis dans cette annexe sont confidentiels. Les contrats conclus avec un collecteur de fonds externe où il existe un lien de dépendance doivent être déclarés. De nombreux organismes de bienfaisance ont des politiques visant à décourager ou à interdire l utilisation de tels collecteurs de fonds puisque cela pourrait donner lieu à des conflits d intérêts ou être perçu par le public comme des possibilités de bénéfices personnels. 5

6 Remarque : Les collecteurs de fonds externes sont mandataires de l organisme de bienfaisance De nombreux collecteurs de fonds professionnels sont bien formés, agréés et réglementés par leurs organismes professionnels. Ils peuvent fournir un excellent appui et des compétences professionnelles pour soutenir les activités d un organisme de bienfaisance. L objectif premier des organismes de bienfaisance est de développer et de gérer des programmes de bienfaisance, mais un bon nombre d entre eux ont un personnel n ayant pas ce genre de formation ni cette expertise professionnelle; ils sont donc mal préparés à s embarquer dans des projets complexes de collectes de fonds. Il est important pour un organisme de bienfaisance de signer des ententes avec des collecteurs de fonds externes qui reconnaissent qu ils sont mandataires de l organisme de bienfaisance et que, par conséquent, les administrateurs ou les fiduciaires de l organisme sont ultimement responsables de tout ce qu ils disent ou font au nom de l organisme de bienfaisance. De plus, il est important que la crédibilité à la fois de l organisme de bienfaisance et du secteur des bienfaisances ne soit pas compromise par des préoccupations découlant du fait qu un ratio trop élevé des contributions des donateurs finit par être attribué à des tiers n ayant aucun rapport avec la bienfaisance plutôt qu au soutien de la cause et des programmes spécifiques de l organisme de bienfaisance. Il existe plusieurs organismes professionnels de collecteurs de fonds qui offrent d excellents renseignements à propos des pratiques de collectes de fonds efficaces et conformes à l éthique. Leurs sites Web offrent une foule de ressources et de renseignements sur lesquels les organismes de bienfaisance peuvent s appuyer pour effectuer les recherches requises pour faire preuve de diligence raisonnable avant de signer un contrat avec un collecteur de fonds externe. 6