Gestion des dons et des reçus fiscaux

Transcription

1 1. Fonctionnement général Saisie des dons Edition de contrôle des dons Traitement par lots des reçus fiscaux (regroupements) Fonctionnement général Au fur et à mesure de leur réception, les dons sont saisis individuellement. Les "reçus urgents" peuvent être créés et imprimés suite à la saisie au cas par cas, les autres peuvent être traités par lot en fin d année fiscale. C est une nouveauté de Séraphin V5, le traitement des reçus a gagné en souplesse. 2. Saisie des dons Au fur et à mesure de leur réception, les dons sont saisis individuellement. Traitement des dons Saisie, correction des dons, reçus fiscaux à l unité Séraphin V5 Page 1 sur 7

2 Individu donateur On sélectionne dans la base de données Séraphin un individu saisi au préalable. Il est donc judicieux de commencer la saisie des dons uniquement quand la majorité des individus est saisie On sélectionne un individu, pas une famille. Pour un célibataire habitant seul, on saisira donc au préalable une famille avec un individu. Date versement Selon l option Code : DEFAUT_DATE_VERSEMENT Valeur : Oui pour la saisie d un nouveau don, c est la date du jour Sinon le champ reste vide Par la combinaison de touches «Ctrl» et «;» on obtiendra également la date du jour. Case à cocher Reçu Par défaut, elle est cochée. A cocher si le don doit figurer sur un reçu fiscal. Champ Reçu Numéro du reçu sur lequel figure ou va figurer ce don. Le traitement par lots des reçus fiscaux va regrouper tous les dons d un même individu sous un même numéro de reçu. Ce numéro est attribué automatiquement sur base d un compteur annuel, et ne peut en aucun cas être modifié. Séraphin V5 Page 2 sur 7

3 Date d impression du reçu fiscal C est un champ apparu avec Séraphin V5. C est un critère interne, ne figurant pas sur le reçu, qui permet de savoir quels reçus sont déjà imprimés (donc diffusés) pour ne pas les réimprimer au cours de l année une deuxième fois et les rediffuser inutilement. Tout comme le numéro de reçu, ce champ n est pas modifiable. Destination C est un critère de sélection interne (ne figure pas sur le reçu) utilisé dans la liste de contrôle des dons et la relance des dons. Pour toute action spéciale, n hésitez pas à créer une destination de dons spéciale (même menu que ce formulaire). Mode de paiement Information figurant sur le reçu fiscal. Forme du don C est un champ apparu avec Séraphin V5, figure sur le reçu fiscal. Déclaration de don manuel Acte authentique Acte sous seing privé Autre majorité des cas, valeur par défaut. C est un don de la main à la main, en l absence de tout document écrit, pas d acte notarié. Acte remis par un officier public (notaire...) Acte passé entre deux contractants sans l'intervention d''un notaire (convention) Nature du don C est un champ apparu avec Séraphin V5, figure sur le reçu fiscal. Numéraire Titres de sociétés cotés Autre A ne pas confondre avec le mode de paiement. Espèces, chèque, virement prélèvement bancaire, carte bancaire. Valeur par défaut. Dons en nature, services ou compétence. Notamment : abandon de revenus ou de produits ; frais engagés par les bénévoles, dont ils renoncent expressément au remboursement Maintenance famille Pour modifier les informations du donateur Action sur reçu Pour traiter au cas par cas le reçu fiscal lié à ce don Séraphin V5 Page 3 sur 7

4 Ordre conseillé des opérations : 1. Se positionner sur le don à traiter 2. Créer reçu 3. Vérifier date de signature 4. Aperçu avant impression reçu, puis impression réussie 5. Enregistrer date d'impression reçu Créer reçu Crée le reçu fiscal pour le don courant affiché, sur base du dernier de numéro de reçu affiché. Le numéro de reçu apparaît ensuite dans l affichage don. Attention cette opération traite uniquement le don courant, pas de regroupement possibles. Annuler reçu Annule la création du reçu. Le numéro de reçu disparaît dans l affichage du don. Attention si le reçu regroupe plusieurs dons, ces derniers seront tous annulés. Aperçu avant impression reçu Pour imprimer le reçu courant Enregistrer date d impression reçu Renseigne la date d impression reçu à la date du jour (critère interne, ne figurant pas sur le reçu fiscal). Action à lancer après une impression réussie (reçu imprimé avec succès pour diffusion). Permet de ne pas réimprimer ce reçu dans le traitement par lots (pour ne pas le rediffuser inutilement) La date apparaît dans l affichage du don courant. Annuler date d impression reçu Si le reçu n a pu être diffusé par exemple. La date disparaît dans l affichage du don courant. Séraphin V5 Page 4 sur 7

5 3. Edition de contrôle des dons Elle permet de : Vérifier si tous les dons sont saisis, avant de lancer le traitement par lots des reçus fiscaux. D obtenir les étiquettes ou la source de données pour envoyer les courriers de remerciements. D obtenir les cumuls périodiques pour vérifier les soldes en comptabilité, ou saisir une écriture récapitulative pour la même période. D obtenir les cumuls par destination de dons, pour une analyse fine. 4. Traitement par lots des reçus fiscaux (regroupements) Ce programme permet de numéroter tous les reçus de l année civile qui ne le sont pas encore. Les dons pour un même donateur seront regroupés sous un seul numéro de reçu. Ordre conseillé des opérations : 1. Sélectionner la bonne année civile 2. S'assurer que tous les dons sont saisis pour cette année civile (on pourra encore en saisir après, mais sans regroupement avec les dons déjà numérotés). 3. Cocher "Remise à zéro compteur" si nouvelle année civile 4. Vérifier "Date de la signature" 5. Extraire et numéroter les nouveaux reçus. 6. Sélectionner "Imprimer les reçus aux dates d'impression non renseignées" Séraphin V5 Page 5 sur 7

6 7. Aperçu avant impression des reçus, puis impression réussie. 8. Enregistrer les dates d'impression Année civile Dans ce formulaire, on traite uniquement les dons et reçus de l année civile précisée. Dernier numéro de reçu attribué Valeur de base pour les nouveaux reçus à numéroter. Date de signature Date figurant au pied du reçu et en entête du texte d accompagnement. La signature elle-même en bas à droite est paramétrable de la manière suivante : Nom du fichier image : signrecu.bmp Localisation : dossier courant Séraphin (C:\seraphin le plus souvent) Taille, résolution et couleur : 2 cm x 1cm, 200 dpi fond blanc Remise à zéro du compteur Cette remise a zéro permet de numéroter une nouvelle année civile, clôturant ainsi également l ancienne année (plus de nouveau reçus sur l ancienne année) Imprimer les reçus aux dates d impression Pour ne pas rediffuser les reçus déjà imprimés au cas par cas, on choisira l option : Non renseignées Pour vérifier quels reçus sont déjà diffusés, on choisira l option : Renseignées Pour imprimer tous les reçus, on choisira l option : Indifférent (tous les reçus) Ordre de tri pour l impression Selon votre méthode de diffusion. Extraire et numéroter les nouveaux reçus Pour l année civile sélectionnée, ce traitement recherche tous les dons devant figurer sur un reçu fiscal (voir saisie des dons, case à cocher reçu) et qui ne le sont pas encore. Le numérotage se fait par regroupement des dons par donateur (un seul reçu pour un donateur, sur base du "Dernier numéro de reçu attribué". Pour une nouvelle année civile, il faudra au préalable cocher la case "Remise à zéro compteur". Aperçu avant impression des reçus Le format a changé depuis Séraphin V5. C'est un format A4, portrait, le haut étant un courrier d'accompagnement avec adresse cadrée pour enveloppe à fenêtre standard, avec marque pour faciliter le pliage. Les 5 lignes de texte d'introduction sont modifiables dans les options : RECU_INTRO1 RECU_INTRO2 RECU_INTRO3 RECU_INTRO4 Séraphin V5 Page 6 sur 7

7 RECU_INTRO5 Les mots clés %no_recu% et %montant% sont remplacés par leurs valeurs respectives. Enregistrer dates d'impression Renseigne la date d impression reçu à la date du jour (critère interne, ne figurant pas sur le reçu fiscal). Action à lancer après une impression réussie (reçu imprimé avec succès pour diffusion). Permet de ne pas réimprimer ces reçus dans ce même programme (pour ne pas les rediffuser inutilement) La date apparaît dans l affichage du don courant. Edition de contrôle des reçus. Permet de vérifier, connaître le total des reçus, d'envoyer les remerciements, de garder une trace pour d'éventuels contrôles fiscaux Séraphin V5 Page 7 sur 7