PROCÉDURE À SUIVRE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

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1 PROCÉDURE À SUIVRE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX SÛRETÉ DU QUÉBEC POSTE DE LA MRC DE DRUMMOND BUREAU DE LA SURVEILLANCE DU TERRITOIRE LIEUTENANT STÉPHANE MAILHOT SEPTEMBRE 2012

2 TABLE DES MATIÈRES ORIENTATIONS GÉNÉRALES DU MINISTÈRE DES TRANSPORTS DU QUÉBEC... 3 ORIENTATIONS GÉNÉRALES DE LA SÛRETÉ DU QUÉBEC... 3 OBLIGATIONS DES ORGANISATEURS D'UNE ACTIVITÉ... 4 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE... 5 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE - FERMETURE TEMPORAIRE... 6 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE - FERMETURE COMPLÈTE... 8 ANNEXES ANNEXE A : ANNEXE B : TABLEAU DU PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE CONDITIONS À RESPECTER Page 2 sur 10

3 ORIENTATIONS GÉNÉRALES DU MINISTÈRE DES TRANSPORTS DU QUÉBEC UTILISATION DU RÉSEAU ROUTER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Toutes les personnes ou les organisations qui utilisent le réseau routier doivent respecter le code de la sécurité routière (CSR). Dans certaines circonstances, où il est impossible de respecter le CSR pour la tenue d un événement, le responsable de l organisation doit obtenir préalablement une autorisation écrite de fermeture de route des autorités municipales ou du Ministère des Transports du Québec (MTQ). En règle générale, le Ministère des Transports du Québec tend à limiter l utilisation du réseau routier dont il a la gestion pour la tenue d événements spéciaux, puisque celui-ci affiche généralement un débit de circulation plus élevé que le réseau routier local. Toutefois, le ministère peut autoriser l utilisation d une route relevant de sa gestion dans les cas suivants : lorsqu il est impossible de tenir l événement ailleurs que sur une route du réseau supérieur; lorsque l événement se situe sur des routes locales, mais qu il y a croisement avec une route du réseau du Ministère des Transports du Québec. De plus, les événements spéciaux se déroulant sur les routes du ministère ne doivent entraîner aucun coût additionnel pour celui-ci. Ainsi, l organisateur d un tel événement, doit assumer l ensemble des opérations de signalisation et de contrôle de la circulation. Si le MTQ se doit d intervenir, toute dépense encourue doit être tarifée à l organisateur de l événement à l exception des organismes à but non lucratif qui peuvent être dispensés de cette tarification. ORIENTATIONS GÉNÉRALES DE LA SÛRETÉ DU QUÉBEC UTILISATION DU RÉSEAU ROUTER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX La Sûreté du Québec n effectue aucune escorte ou service d ordre pour des événements sportifs ou populaires. Toutefois, lors de situations exceptionnelles ou d événements d envergure, des ressources policières pourraient être autorisées pour appuyer ou renforcer les mesures de sécurité entourant l événement. Page 3 sur 10

4 OBLIGATIONS DES ORGANISATEURS D'UNE ACTIVITÉ UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Lors d'un événement se tenant sur le territoire de la MRC de Drummond, et que, des activités touchent le réseau routier, l'organisateur doit se conformer aux exigences décrites: Communique avec le Ministère des Transports du Québec (MTQ), expose brièvement l événement projeté, si nécessaire à l aide d un plan de localisation, et remplit le formulaire de Permis d événements spéciaux (fourni par le Ministère des Transport Québec); demande l autorisation à chacune des corporations municipales concernées ainsi que l avis de la Sûreté du Québec et/ou des corps policiers concernés en regard des règles de sécurité entourant l événement au moins 60 jours avant la tenue de l événement; Sur réception des autorisations nécessaires, transmet sa demande avec une copie des autorisations au MTQ au moins 45 jours avant la tenue de l événement. Cette demande doit être rédigée sur le formulaire Permis d événement spéciaux en y incluant tous les renseignements demandés; Sur réception d une réponse favorable de la part du ministère, avise le corps policier concerné au moins 30 jours avant la tenue de l événement; À la demande du ministère, planifie une rencontre de coordination avec l ensemble des intervenants concernés (MTQ, municipalités, corps policiers); Publie, tel que convenu, les informations concernant la tenue de l événement afin d aviser les usagers de la route (date, heure, durée, routes affectées, route de détournement, etc); Se procure et installe la signalisation qui a été approuvée par le centre de services du MTQ; Au plus tard 15 jours après la tenue de l événement, rédige un rapport succinct de l activité et le transmet à l unité désignée du MTQ. Page 4 sur 10

5 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Délai Organisateur Ministère 60 jours Premiers contacts de l organisateur d un événement avec le Ministère Première analyse de la demande Premier contact avec le service policier Demande d information supplémentaire (formulaire) et des avis (municipaux et corps policiers) 45 jours Transmission : Formulaire rempli Avis municipaux Avis des services de police (le cas échéant) Analyse de la demande Rencontre de concertation et/ou visite des lieux Adaptation du projet Refus Inspection de la route 30 jours Abandon du projet Autorisation 15 jours Dépôt de l avis public pour validation 48 heures Jour «0»» Avis dans les médias Tenue de l événement Avis dans les médias +15 jours Rapport d événement ou rencontre d évaluation en vue d une édition future de l événement Page 5 sur 10

6 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE - FERMETURE TEMPORAIRE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Lors de l analyse des demandes, plusieurs conditions doivent être respectées pour avoir l autorisation de la fermeture temporaire d une route : A. Les organisateurs ont obtenu l autorisation de la ou des municipalités concernées ainsi qu un avis écrit des corps policiers concernés en ce qui a trait aux mesures de sécurité; B. Lorsque le corps policier a signifié par écrit ne pas prendre charge du service d'escorte, l'organisateur doit prévoir un service d'ordre sécuritaire et adéquat en fonction des recommandations émises par le service policier; C. Les organisateurs s engagent à retarder ou annuler l événement si les conditions de la route ont changé suite à l autorisation (éboulis, érosion de la route, etc.); D. Dans tous les cas, les organisateurs ont une police d assurance responsabilité qui couvre l événement; E. L événement permet le passage, en tout temps, des véhicules d urgence (ambulance, pompier, police, etc.); F. Le trajet de l activité est fait de façon à privilégier les routes ayant le plus faible débit de circulation tout en tenant compte de la capacité du réseau environnant à absorber le trafic dévié lors de fermeture complète; G. L événement se déroule en dehors des heures de pointe du trafic routier et sur des périodes les plus courtes possibles. Dans la même optique, l organisateur s engage à respecter les heures de départ spécifiées dans sa demande; H. Les organisateurs s engagent à implanter la signalisation exigée par le Ministère des Transports du Québec pour la tenue de l événement; I. Dans le cas d une fermeture partielle, on doit prévoir la circulation et le dépassement périodique des coureurs ou des participants par les autres usagers de la route, notamment le contrôle de la circulation aux accès et aux intersections avec la route faisant l objet de la fermeture; J. Le nombre de fermetures temporaires sur un même tronçon de route, doit être limité le plus possible au cours d une même saison pour ne pas compromettre l efficacité du réseau; K. Les organisateurs s engagent à planifier une rencontre de coordination avec l ensemble des intervenants concernés (ministère, municipalités, corps policiers) et à se coordonner avec le Ministère des Transport du Québec pour l implantation d une signalisation adéquate; L. Les organisateurs s engagent à aviser la population 48 heures à l avance de la tenue de l événement par le biais des journaux locaux, radio, télévision, etc. en précisant la date, l heure, la durée et les routes empruntées par l événement. De plus, s engagent à fournir un numéro de téléphone ou un moyen de communication par lequel ils peuvent être rejoints pendant l événement; Page 6 sur 10

7 M. Les organisateurs s engagent à remettre les lieux dans leur état initial et à ne pas permettre le déversement de polluants le long des routes (papiers, gobelets, etc.). Page 7

8 PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE - FERMETURE COMPLÈTE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Lors de l analyse des demandes, plusieurs conditions doivent être respectées pour avoir l autorisation de la fermeture complète d une route en plus des conditions énumérées précédemment pour la fermeture partielle : A. L événement possède une notoriété et une envergure régionale ou provinciale; B. L organisateur doit s engager à trouver une voie alternative apte à accommoder la circulation des usagers de la route et à se coordonner avec le centre de services pour l implantation d une signalisation adéquate; C. Lorsque des dommages ou des corvées de nettoyage sont anticipés (remise en forme de l accotement, réparation de pavage, balayage de la chaussée), le MTQ exige un dépôt de garantie, estimé en fonction des coûts d éventuelles réparations ou remises en état des lieux. 1 Vous pouvez également vous référer au site suivant pour obtenir le Permis d événement spéciaux ou pour tout autre renseignement : routes/tenue_evenements_speciaux 1 Ce document a été créé à l aide des références suivantes : Politique de gestion Séc. Rout.-26; Position ministérielle PO-11-Ministère des Transports; Procédure PR-11-Ministère des Transports; Créé le Page 8 sur 10

9 ANNEXE B PROCESSUS D'ANALYSE DE DEMANDE UTILISATION DU RÉSEAU ROUTIER DANS LE CADRE D'ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX 60 JOURS Premiers contacts avec l'organisateur d'un événement et le Ministère des Transports du Québec. Première analyse de la demande. Premiers contacts avec le service de police. Demande d'information supplémentaire (formulaire) et des avis (municipaux et corps policiers). 45 JOURS Transmission: Formulaire rempli Avis municipaux Avis des services de police (le cas échéant). Analyse de la demande. RENCONTRE DE CONCERTATION ET/OU DE VISITE DES LIEUX INSPECTION DE LA ROUTE 30 JOURS Adaptation du projet Ou Abandon du projet Le MTQ informe l'organisateur des résultats de l'analyse. REFUS OU AUTORISATION Si l événement est inacceptable tel qu il est présenté, le responsable du Ministère en avise le demandeur par écrit. AUTORISATION POUR LA TENUE DE L'ÉVÉNEMENT 15 JOURS Dépôt de l'avis public pour validation. 48 heures Avis dans les médias Avis dans les médias JOUR 0 L'événement a lieu JOURS après Rapport d événement ou rencontre d évaluation en vue d une édition future de l événement. Page 9 sur 10

10 ANNEXE B CONDITIONS À RESPECTER POUR L'AUTORISATION DE FERMETURE DE ROUTE FERMETURE TEMPORAIRE FERMETURE COMPLÈTE A B C D E F G H I J K L Les organisateurs ont obtenu l autorisation de la ou des municipalités concernées en ce qui a trait aux mesures de sécurité. Les organisateurs s engagent à retarder ou annuler l événement si les conditions de la route ont changé suite à l autorisation (éboulis, érosion etc.) Dans tous les cas, les organisateurs ont une police d assurance responsabilité qui couvre l événement. L événement permet le passage, en tout temps, des véhicules d urgence (ambulance, pompier, police, etc.). Le trajet de l activité est fait de façon à privilégier les routes à plus faible débit de circulation, tout en tenant compte de la capacité du réseau environnant à absorber le trafic dévié lors de fermeture complète. L événement se déroule en dehors des heures de pointe du trafic routier et sur des périodes les plus courtes possibles; dans la même optique, l organisateur s engage à respecter les heures de départ spécifiées dans sa demande notamment le contrôle de la circulation aux accès et aux intersections avec la route faisant l objet de la fermeture. Les organisateurs s engagent à implanter la signalisation exigée par le Ministère pour la tenue de l événement. Dans le cas d une fermeture partielle, on doit prévoir la circulation et le dépassement périodique des coureurs ou des participants par les autres usagers de la route. Le nombre de fermetures temporaires sur un même tronçon de route doit être limité le plus possible au cours d une même saison pour ne pas compromettre l efficacité du réseau. Les organisateurs s engagent à planifier une rencontre de coordination avec l ensemble des intervenants concernés (Ministère, municipalités, corps policiers) et à se coordonner avec le Ministère pour l implantation d une signalisation adéquate. Les organisateurs s engagent à aviser la population 48 heures à l avance de la tenue de l événement par le biais des journaux locaux, radio, télévision, etc. en précisant la date, l heure, la durée et les routes empruntées par l événement et, de plus, s engagent à fournir un numéro de téléphone ou un moyen de communication par lequel ils peuvent être rejoints pendant l événement. Les organisateurs s engagent à remettre les lieux dans leur état initial et à ne pas permettre le déversement de polluants le long des routes (papiers, gobelets, etc.). L événement possède une notoriété et une envergure régionale ou provinciale. L organisateur doit s engager à trouver une voie alternative apte à accommoder la circulation des usagers et à se coordonner avec le centre de services pour l implantation d une signalisation adéquate. Lorsque les dommages ou des corvées de nettoyage sont anticipés (remise en forme de l accotement, réparation de pavage, balayage de la chaussée), le MTQ exige un dépôt de garantie, estimé en fonction des coûts d éventuelles réparations ou remise en état des lieux2. 2 Ce document a été créé à l aide des références suivantes : Politique de gestion Séc. Rout.-26; Position ministérielle PO-11-MTQ; Créé le Page 10 sur 10