Comment bien débuter sa consolidation?

Transcription

1 Comment bien débuter sa consolidation? Sommaire I. Introduction... 2 Connexion à So Conso... 2 Ordre d importation... 3 II. Fichiers d import Excel... 3 Taux de conversion... 3 Taux d impôts... 6 Les entités... 9 Le portefeuille de titres III. Importation Taux de conversion Taux d impôts Les entités Le portefeuille de titres IV. Variation du périmètre lors des exercices suivants V. Contrôles divers

2 Dans ce tutoriel, nous allons voir comment bien commencer une nouvelle consolidation grâce à la solution So Conso. Le logiciel de consolidation permet l importation de données. Cela va faciliter l intégration du périmètre de consolidation avec les entités et les pourcentages de détention. I. Introduction Connexion à So Conso La connexion au module de consolidation s effectue via le raccourcie Yourcegid Quick Launch sur votre bureau. Une fenêtre pour vous connecter à la base de consolidation va s ouvrir. L utilisateur doit entrer son identifiant, mot de passe et nom de domaine (ex : SOGESCOT). Une fois connecté, Yourcegid Quick Launch s ouvre. Pour accéder au logiciel de consolidation il faut double-cliquer sur l icône dans le coin supérieur droit, intitulé EtafiConso. 2

3 Ordre d importation Il convient de suivre un ordre bien précis pour l importation des bases Excel dans le module de consolidation. Dans un premier temps, il faut importer la base Excel concernant les taux de conversion, puis les taux d imposition, les entités en enfin le portefeuille de titres. Taux de conversion Taux d imposition Entités Portefeuille de titres II. Fichiers d import Excel Afin de faciliter l importation des données des trames de base au format Excel doivent être utilisées. Ces fichiers sont disponibles sur le site Ces fichiers ne sont à utiliser que pour la première connexion et qu aucune société n est créée dans le logiciel de consolidation. En cas de deuxième année, alors effectuez les modifications directement via le logiciel de consolidation (voir section spécifique). Taux de conversion (Cette section n est pas nécessaire si toutes les entités ont comme monnaie de fonctionnement l euro) Le premier fichier d importation à utiliser est le fichier «Import conversion». L onglet «Conversion» se présente ainsi : 3

4 Saisir v le code devise en suivant la nomenclature ISO (ex : USD = dollar) A saisir que si c est le 1 er exercice. Taux moyen N-1. A saisir que si c est le 1 er exercice. Ne peut excéder huit décimales. C est sur cet onglet que la saisie s effectue. En revanche, il ne faut pas importer cet onglet dans le logiciel de consolidation. Le deuxième onglet intitulé «Importation», va servir à importer les données saisies dans le logiciel de consolidation. Une fois la saisie terminée dans le premier onglet. Il faut faire un «copier-coller spécial» valeur dans l onglet suivant (Importation) en dessous des différents libellés (voir la partie sur l importation des taux d imposition). Sur l onglet Importation: 4

5 Une fois le copier-coller terminé, enregistrez l onglet «Importation» au format CSV (séparateur: point-virgule). 5

6 Une fois l enregistrement terminé, vous pouvez remplir les autres fichiers Excel. L importation se fera à la fin Taux d impôts (Cette section est à suivre impérativement) Le deuxième fichier d importation à utiliser est le fichier «Import imposition». L onglet «Imposition» se présente ainsi : Saisir le code d imposition (ex : FR1, FR2 etc.) Taux de début et de fin d exercice. Remplir le taux de début que si c est le 1 er exercice. Ne pas excéder 3 décimales. Libellé que vous souhaitez donnez au taux. Pour plus de lisibilité, on préconise d utiliser le code FR1 pour l imposition à 33,33%. Attention à ne pas saisir plus de 3 décimales dans les taux d imposition. On prendra 33,330% pour l imposition au taux normal en France. Exemple : 6

7 C est sur cet onglet que la saisie s effectue. En revanche, il ne faut pas importer cet onglet dans le logiciel de consolidation. Le deuxième onglet intitulé «Importation», va servir à importer les données saisies dans le logiciel de consolidation. Une fois la saisie terminée dans le premier onglet. Il faut faire un «copier-coller spécial» valeur dans l onglet suivant (Importation) en dessous des différents libellés. Sur l onglet Importation: Cliquer droit en dessous du premier libellé et coller spécial les valeurs. 7

8 Une fois le copier-coller terminé, enregistrez l onglet «Importation» au format CSV (séparateur: point-virgule). Une fois l enregistrement terminé, vous pouvez remplir les autres fichiers Excel. L importation se fera à la fin. 8

9 Les entités (Cette section est à suivre impérativement) Le troisième fichier d importation à utiliser est le fichier «Import Entité». L onglet «Entité» se présente ainsi : Explication des onglets ci-dessous Code Entité Code constitué d une lettre, underscore (tiret du 8) et du nom de l entité en majuscule (exemple : A_SOCIETE). Maximum de 12 caractères. Dénomination Forme juridique suivie du nom de l entité (exemple : SAS SOCIETE) Type JURIDIQUE* ou GESTION* (suivant le type de consolidation) Entité de rattachement Si le type est GESTION alors saisir l entité de rattachement. Titres Nombre de titres composant le capital social Proportionnelle Case à cocher si l entité est déclarée en «Communauté d intérêt» Code Impôt Code impôt saisi dans la précédente feuille (Import Imposition) Taux de conversion Code devise (Si la devise est Euro saisir EUR). Ne pas saisir le taux de conversion. Adresse Adresse société Code postal Code postal société SIRET SIRET société Saisie libre Libre 9

10 *Si c est une consolidation légale ou suivant un périmètre légal alors saisir JURIDIQUE, si c est une consolidation avec un périmètre différent du périmètre légal alors saisir GESTION. Exemple : C est sur cet onglet (Entités) que la saisie s effectue. En revanche, il ne faut pas importer cet onglet dans le logiciel de consolidation. Le deuxième onglet intitulé «Importation», va servir à importer les données saisies dans le logiciel de consolidation. Une fois la saisie terminée dans le premier onglet. Il faut faire un «copier-coller spécial» valeur dans l onglet suivant (Importation) en dessous des différents libellés. Sur l onglet Importation: Il faut cliquer droit en dessous du premier libellé et coller spécial les valeurs. 10

11 Une fois la saisie terminée, l utilisateur doit enregistrer l onglet «Importation» au format CSV (séparateur: point-virgule). 11

12 Une fois l enregistrement terminé, vous pouvez remplir le dernier fichier Excel. L importation se fera à la fin. Le portefeuille de titres (Cette section est à suivre impérativement) Le troisième fichier d importation à utiliser est le fichier «Import Portefeuille». L onglet «Portefeuille» se présente ainsi : Explication des onglets ci-dessous 12

13 Détentrice Correspond au code entité rempli préalablement Détenue Correspond au code entité rempli Nombre début Valeur début Nombre augmentation Valeur augmentation Nombre diminution Valeur diminution préalablement Nombre de titres en début de période (à ne remplir que si c est le premier exercice dans le logiciel de consolidation) Valeur des titres en début de période (à ne remplir que si c est le premier exercice dans le logiciel de consolidation) Nombre de titres augmentés Valeur des titres augmentés Idem en diminution Idem en diminution Exemple : C est sur cet onglet (Portefeuille) que la saisie s effectue. En revanche, il ne faut pas importer cet onglet dans le logiciel de consolidation. Le deuxième onglet intitulé «Importation», va servir à importer les données saisies dans le logiciel de consolidation. Une fois la saisie terminée dans le premier onglet. Il faut faire un «copier-coller spécial» valeur dans l onglet suivant (Importation) en dessous des différents libellés. 13

14 Sur l onglet Importation: Cliquer droit en dessous du premier libellé et coller spécial les valeurs. 14

15 Une fois le copier-coller terminé, enregistrez l onglet «Importation» au format CSV (séparateur: point-virgule). La totalité des fichiers Excel sont maintenant remplis. Il doit rester les quatre fichiers au format CSV prêts à l importation. III. Importation L importation va se faire dans l ordre indiqué précédemment (Taux de conversion, Taux d imposition, Entités et Portefeuille de titres). Taux de conversion On commence par l importation du fichier «Conversion» au format CSV. Cela se fait dans l onglet «Constitution groupe» puis dans Taux de conversion. Cette partie n est pas à effectuer si toutes les sociétés ont comme monnaie de référence l euro. 15

16 Cliquer sur l icône «Importer» sur le bandeau inférieur. Une fois entré dans le module «Taux de conversion», L utilisateur doit cliquer sur «importer les fichiers» (même icône que «importer» vu précédemment). Sélectionnez le ficher Import Conversion au format CSV. La validation se fait grâce à la mouette verte. Une fois l importation effectuée, nous pouvons passer à la partie taux d imposition. 16

17 Taux d impôts Cliquer sur l onglet taux d imposition. Cliquer sur l icône «Importer» sur le bandeau inférieur. Une fois entré dans le module «Taux d imposition», l utilisateur doit cliquer sur «importer les fichiers» (même icône que «importer» vu précédemment). Il faut sélectionner le ficher Import Imposition au format CSV. La validation se fait grâce à la mouette verte. Une fois l importation effectuée, ont peut passer à la partie Entité. Les entités Cliquer sur l onglet Entités. Cliquer sur l icône «Importer» sur le bandeau inférieur. 17

18 Une fois entré dans le module «Entités», l utilisateur doit cliquer sur «importer les fichiers» (même icône que «importer» vu précédemment). Il faut sélectionner le ficher Import Entités au format CSV. La validation se fait grâce à la mouette verte. Une fois l importation effectuée, on peut passer à la partie Portefeuille de titres. Le portefeuille de titres Aller dans l onglet Périmètres puis dans le module Portefeuille titres. Cliquer sur l icône «Importer» sur le bandeau inférieur. Une fois entré dans le module «Portefeuille titres», l utilisateur doit cliquer sur «importer les fichiers» (même icône que «importer» vu précédemment). Il faut sélectionner le ficher Import Portefeuille au format CSV. La validation se fait grâce à la mouette verte. Toutes les importations sont maintenant terminées 18

19 IV. Variation du périmètre lors des exercices suivants Ces importations sont possibles pour le premier exercice dans le logiciel de consolidation. Il est possible de modifier à chaque exercice le périmètre. Si il y a une modification de périmètre lors de l exercice, il est préconisé de modifier les variations de périmètre manuellement. En effet, une nouvelle importation écrase la base préalablement importée. Pour le faire, il suffit d aller dans les onglets vu précédemment (Taux de conversion, Taux d imposition, Entités, Portefeuille titres). Puis de double-cliquer sur le champ de saisie. Une fenêtre va s ouvrir. Vous pouvez ainsi procéder aux modifications. V. Contrôles divers Pour contrôler vos importations à la fin, on peut extraire toutes les importations au format Excel et les comparer à la base de départ. Ce contrôle peut s avérer judicieux pour la section «Portefeuille titres» et «Entités». Pour exporter en Excel, il faut cliquer sur le coin supérieur gauche du champ de saisie (voir image). 19