GUIDELINES ORGANISATEURS

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1 GUIDELINES ORGANISATEURS Du 1er au 10 oct

2 Reconduite en 2015 pour une 3ème édition, InnovationWeek est la semaine pour connecter et rencontrer l ensemble de l écosystème économique français autour de l innovation digitale. Un évènement d envergure na0onale qui a pour ambi0on de créer une temporalité média0que annuelle autour de l innova0on en France. En fédérant les acteurs de l innova0on, Innova0onWeek valorise les ini0a0ves innovantes sur le territoire na0onal * * Nombre de requêtes par semaine sur internet pour le mot innovation en France 2

3 RENCONTRER CONNECTER INNOVER D e s é v é n e m e n t s p o u r t o u s organisés dans toute la France, autour de l innovation digitale! Les acteurs de l innovation digitale! L Innovation au coeur de la croissance! L objectif d InnovationWeek est de fédérer les acteurs de l innovation, les startups, les incubateurs, les accélérateurs, les écoles, les pôles technologiques et de compétitivité, les PME, les PMI et les grands groupes, afin de rassembler leur écosystème, ainsi que le grand public grâce aux sponsors nationaux d InnovationWeek, autour d une même ambition : celle de la révolution digitale. Cette semaine de l innovation a également pour volonté de valoriser les initiatives innovantes sur le territoire national; de créer un temps médiatique autour de l innovation par des acteurs é co n o m i q u e s f rança i s e t d e permettre à chacun d échanger et partager autour de l innovation. S inscrire dans une dynamique nationale créée par des initiatives privées et soutenues par les institutions publiques. Participer à la p r o m o t i o n d e l a c u l t u r e entrepreneuriale comme vecteur d innovation et de croissance en France. Bénéficier d une visibilité sur Innoweek.eu et dans la presse locale. 3

4 100 événements 524 K reach - Réseaux Sociaux 40 villes 3 mentions TV 1 événement majeur à Paris 80 articles de press Online & Offline participants 1.5 million audience globales 4

5 Afin de bénéficier du label «InnovationWeek», il est important que votre évènement respecte certaines recommandations. Ces dernières ont pour objectif de garantir le bon déroulement de cette semaine en définissant un cadre commun pour les diverses manifestations proposées au public. ESPRIT DES ÉVÉNEMENTS d InnovationWeek Un évènement a pour objectif de permettre l échange et le partage. Bien qu il soit mis en place dans un cadre professionnel, son ambiance se veut conviviale et décontractée. PROFILS DES ORGANISATEURS Tous les types de structures peuvent demander et obtenir le label «InnovationWeek» à condition de s engager à respecter les présentes recommandations! Que vous soyez une startup, une agence, une PME, une grande entreprise, une association, une école, un organisme public, ou autre, vous pouvez devenir organisateur d un évènement. 5

6 Afin d optimiser la médiatisation et l effet viral de votre événement dans le cadre d InnovationWeek, nous vous conseillons d opter pour l un des formats suivants : BREAKFAST WORKSHOP NETWORKING SESSION C est un petit déjeuner au cours duquel vous présentez vos innovations et faites éventuellement une démonstration de vos produits ou services. Durée conseillée : 2 h Nous vous recommandons de terminer votre évènement au plus tard à 10h pour permettre à vos participants d y assister avant d aller travailler C est un atelier au cours duquel vous présentez à votre audience des cas pratiques en rapport avec l innovation. N hésitez pas à vous montrer créatifs et à proposer des thèmes originaux ou prospectifs. Par exemple : «le mobile en 2020» Durée conseillée : 1 h min/ 1j max Pour joindre l utile à l agréable, ce format vous permet de rassembler vos collaborateurs, vos contacts ou vos clients autour d un verre pour leur présenter vos produits ou services et échanger sur le thème de l innovation. L occasion idéale pour networker. Heure de début : Obligatoirement après les horaires de bureaux. Nous vous conseillons de démarrer entre 18h30 et 19h30 6

7 TAILLE DE L ÉVÉNEMENT Votre évènement a pour vocation d attirer un public le plus large possible. Aussi, pour pouvoir obtenir le label InnovationWeek, il doit cibler au minimum une trentaine de participants. TARIFS DE L ÉVÉNEMENT L événement doit impérativement être gratuit. Les éventuels frais liés à son organisation ne pourront être couverts que grâce à des partenaires locaux. LIEU DE L ÉVÉNEMENT Vous êtes libre de choisir le lieu qui vous semble le plus adapté à l organisation de votre évènement. Ce peut être aussi bien une entreprise, qu une école, une salle de réception, un bar ou un restaurant. Si vous ne pouvez pas recevoir vos invités dans vos propres locaux, vous devez vous charger des démarches relatives à ce choix. Assurez-vous ainsi de la validité de votre réservation et n oubliez pas que votre salle doit être facilement accessible au public. Astuce : Le réseau des CCI est partenaire d InnovationWeek et met à disposition des salles pour les organisateurs d événements. N hésitez pas à nous contacter pour plus d informations! organisation@innovationweek.org 7

8 COMMUNICATION AVANT InnovationWeek Sur les réseaux sociaux Nous vous encourageons à communiquer le plus possible sur les réseaux sociaux afin de faire connaître votre initiative autour de vous, et ainsi maximiser la visibilité et l effet viral de votre évènement à travers InnovationWeek. Afin d augmenter la viralisation du contenu, veuillez utiliser le hashtag #InnoWeek15. Un hashtag spécifique pourra également être mis en place pour chaque évènement et l utilisation des 2 hashtags devra se faire conjointement. Sur Facebook, vous pouvez créer une page pour communiquer sur votre évènement mais l inscription à votre évènement doit se faire uniquement via la plateforme InnovationWeek mise à votre disposition. 8

9 SITE INTERNET Les inscrip/ons pour votre événement doivent toujours se faire sur la plateforme Innova/onWeek. Le site innova/onweek.org vous permet de bénéficier d une page dédiée à votre évènement, ce qui est un gage de visibilité pour vous. Ce site est directement relié à eventbrite.com, ce qui vous permeera de gérer facilement & gratuitement les inscrip0ons à votre évènement. PLATEFORME Innovationweek En obtenant le label Innova0onWeek, vous obtenez également un accès à la plateforme pour décrire et promouvoir votre événement, gérer les inscrip0ons, etc 9

10 COMMUNICATION PENDANT InnovationWeek Nous mettons dès à présent en place le hashtag #InnoWeek15 nous permettant d assurer la promotion de vos événements au près de notre communauté, merci de l utiliser également. Nous pouvons également mettre en place un hashtag complémentaire. Celui-ci vous permettra d assurer un livetweeting de vos événements avec une audience maximale. Lors des événements, nous alimentons un storify que nous relayons sur nos réseaux afin de permettre aux utilisateurs de suivre en live ou de revenir sur les temps forts de InnovationWeek. 10

11 RP, PRESSE & MEDIA En proposant un événement organisé dans le cadre d InnovationWeek, vous serez en charge de sa promotion à l échelle locale, ce qui vous permet d assurer une visibilité complémentaire à celle offerte par InnovationWeek (plateforme, média, campagne, etc.). BRANDING Vous recevrez de la part d InnovationWeek des supports de communication à utiliser lors de votre évènement. Ces supports de communication permettent à InnovationWeek de nouer des relations avec des partenaires influents (CCI, FEVAD, etc.) afin d assurer la pérennité de cette semaine consacrée à l innovation. Les parrains nationaux contribuent donc à la visibilité de votre événement. LOGOS & VISUELS Les logos et visuels InnovationWeek sont à votre disposition sur le site internet officiel de l événement. 11

12 COMMUNICATION après InnovationWeek Afin de renforcer les initiatives qui auront eu lieu pendant InnovationWeek et d amplifier la visibilité de votre événement, nous vous recommandons fortement de nous envoyer vos photos, vidéos et autres contenus crées à l occasion. Nous en ferons la promotion à travers nos réseaux sociaux, newsletters et sur la plateforme innovationweek.org. RESPONSABILITÉ CIVILE ET ASSURANCE En tant qu organisateur, vous engagez votre entière responsabilité en cas d accident ou de dommage pouvant avoir lieu au cours de votre évènement. Si cela est nécessaire, vous devez souscrire à une assurance responsabilité civile. DURÉE & COUVERTURE DU LABEL Le label «InnovationWeek» est valable pour un évènement spécifique (date, lieu, thème, organisateur,...). Le comité stratégique et l organisation d InnovationWeek se réserve le droit de révoquer l obtention du label en cas de modification de l évènement. 12

13 COMMENT PROPOSER UN SPONSOR? Pour couvrir les frais indispensables à la mise en place de votre évènement, vous pouvez avoir recours à des sponsors locaux sous réserve de validation par le comité d InnovationWeek. Un formulaire de demande de validation de sponsor est mis à votre disposition sur le site. Le budget qui vous est attribué par un sponsor doit être intégralement dédié à la couverture des frais liés à l évènement. Il ne peut en aucun cas vous permettre de faire un bénéfice quelconque. Veuillez noter que les sponsors ne peuvent pas influencer le contenu éditorial de l évènement. 13

14 14

15 Bonne InnovationWeek à tous! Du 1er au 10 oct #InnoWeek2015 Nous sommes à votre disposition pour toutes questions, n hésitez pas à nous contacter HUB INSTITUTE 44, rue Notre-Dame des Victoires, Tél : +33 (0) organisation@innovationweek.org 15

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