Organisation d'évènements, Tourisme d'affaires et Communication B to B. Présente:

Transcription

1 Présente: Les Rencontres Professionnelles sont des évènements qui permettent aux prestataires et aux destinations de valoriser leurs prestations en rencontrant des acheteurs (organisateurs de séminaires, de conférences et de congrès, fédérations, associations), qualifiés selon leurs projets et budgets. Un espace particulier sera réservé aux hôtels sélectionnés par Business Profilers sur chaque évènement, avec une identité visuelle particulière afin de les différentier du reste des exposants. Les acheteurs se déplacent dans votre région afin de découvrir vos offres et votre destination, dans des conditions propices aux échanges.

2 Les acheteurs et prescripteurs recommanderont d autant plus facilement votre destination, qu ils l auront eux-mêmes découverte. Tous les exposants souhaitent faire découvrir leur produit, savoir-faire ou destination. Les Rencontres Professionnelles répondent à ces attentes. Pourquoi? Gagner du temps: Vous ne rencontrerez que des acheteurs préalablement qualifiés pour l intérêt qu ils portent à votre région. Pas de temps à consacrer pour un déplacement sur Paris, ce sont les Top Acheteurs qui viennent à vous. Vous bénéficiez de la base de données et de la base comportementale des participants. Dépenser mieux : Pas de prospection, de rendez-vous à décrocher, de base à qualifier: le travail est fait pour vous. Pas de frais de déplacement : l évènement vient à vous! Vous bénéficiez des tarifs les plus justes : pas de location de stand ou de surface, de boitier électrique etc. à des prix souvent prohibitifs. Pour rencontrer qui? Nous attendons au minimum 2 acheteurs pour 1 prestataire sur chaque évènement : Les exposants sont des lieux d évènements, des hôtels et chaînes hôtelières, des agences réceptives et incentives, les Palais des Congrès et Convention Bureaux, des traiteurs, etc. Les acheteurs et prescripteurs sont des décideurs issus des capitales régionales et européennes. Leur typologie est la suivante:

3 Spécificités des Rencontres Professionnelles du Tourisme d affaires: Un programme complet sur 2 jours + un post-congrès pour ceux qui désirent découvrir la destination «en live». Une formule clef en main avec programme à la carte: Vous choisissez vous-même les Top Acheteurs que vous voulez rencontrer. Vous participez aux activités annexes qui vous intéressent et créez ainsi de nouveaux contacts. Convivialité et professionnalisme: chaque évènement alterne les conférences, les rendez-vous, des pauses détente, une soirée de gala, qui permettent d échanger et de multiplier les contacts. Nos engagements: Un retour sur investissement garanti: En deux jours de rendez-vous d affaires en tête à tête, vous rencontrez un maximum d acheteurs et de prescripteurs. Gain de temps et mise en relation: Les prises de rendez-vous ont lieu en amont de l évènement via un système centralisé dynamique et interactif. Votre planning vous est remis avant la Rencontre. Remise d un outil de travail précieux: Une base de données complète des Top Acheteurs présents à chaque évènement est imprimée sous forme de guide. Vous informer grâce à des sessions de conférences thématiques.

4 Notre agenda et 18 mars et 18 mai 2011 La Rencontre Méditerranée La Rencontre Continentale Palais des Festivals. Cannes Chambre de Commerce et d Industrie. Lyon et 29 avril et 12octobre 2011 La Rencontre Atlantique La Rencontre Nord Centre des Congrès. Biarritz Inscriptions non-ouvertes 66, rue Jouffroy d Abbans, Paris Tel : / Fax :

5 Formule "Rendez-vous" - Votre fiche de présentation dans le catalogue Annonceurs / Exposants de l'événement. - Un exemplaire du catalogue. - Votre participation à la Rencontre, à la session thématique et au dîner de gala. - Votre planning de rendez-vous. - Déjeuners, dîner et pauses café. Formule "Rendez-vous partagé" (minimum 2 sociétés) Idem Formule "Rendez-vous" mais le planning de rendez-vous de 30 minutes est commun entre les sociétés qui partagent la formule. Nom de la seconde société :... Pack Communication "Avant" (en complément de la Formule choisie) Vous incorporez votre image et de l'information via notre e-bus mailing newsletter ( contacts) avec un lien direct vers votre propre site web. Pack Communication "Pendant" (en complément de la Formule choisie) - Votre insert dans le catalogue de l'évènement - Vos documents commerciaux remis à l'accueil des participants Pack Communication "Après" (en complément de la Formule choisie) - Vous êtes associés à l' ing de remerciement envoyé à l'ensemble des participants après l'évènement. - Vous récupérez la base de données sur fichier Excel, de l'ensemble des préinscrits, accompagnée de leurs demandes. Pack Communication "Full Pack" (en complément de la Formule choisie) Vous bénéficiez de la Communication "Avant" + "Pendant" + "Après". Personne supplémentaire exclusivement issue de la société exposante Fiche de présentation supplémentaire Insertion publicitaire Documents remis dans les pochettes d'accueil Planning supplémentaire Cadeaux dans les chambres SOUS TOTAL en euros HT Remise - 7% pour 2 Rencontres - 12% pour 3 Rencontres TOTAL en euros HT TOTAL en euros TTC (Total HT + 19,6%) L hébergement n est pas inclus dans les formules, liste des hôtels disponible sur demande. Choisissez votre/vos Rencontres Prix HT TOTAL HT / Société / Société / Société 450 / Rencontre 450 / Rencontre 450 / Rencontre Offre spéciale 850 / Rencontre (au lieu de ) 390 / Rencontre 250 / Rencontre 250 / Rencontre 500 / Rencontre 500 / Rencontre 500 / Rencontre... HT... HT... HT.. TTC

6 Bon de réservation Je souhaite participer à : «La Rencontre Atlantique» «La Rencontre Continentale» «La Rencontre Méditerranée» Je souhaite recevoir la liste des hôtels partenaires. Mon établissement est recommandé par Business Profilers RESPONSABLE DU DOSSIER (personne destinataire de toutes les communications et documents envoyés par l organisateur) Société : Activité : Nom : Prénom Fonction :. Adresse :... Code postal : Ville :..Pays :.. Tél : Fax : COORDONNEES DE FACTURATION (si différentes) Société :... Adresse : Code postal : Ville :..Pays : Je joins un chèque d acompte de 60% du montant total TTC de ma participation, soit de... TTC à l ordre de CAPP / Rencontres Pro. Je réglerai le solde TTC à réception de la facture. Je soussigné (e) agissant en qualité de pour la société... reconnais avoir pris connaissance du règlement général de l évènement figurant à la fin de ce dossier et accepte les conditions générales de participation. Fait à Le Signature : Dossier à retourner dûment complété (choix de la formule et bon de réservation signé) - Par mail : contact@meetandcom.com Cachet de l entreprise - Par fax : Par courrier : Meet and Com, 66 rue Jouffroy d Abbans Paris

7 REGLEMENT GENERAL ET CONDITIONS DE VENTE 1. ORGANISATION : Les évènements «Les Rencontres Pro» sont organisés par la société Capp/MeetAndCom, société anonyme à responsabilité limitée, situé au 66 rue Jouffroy d Abbans, Paris, ci-après dénommé l organisateur. 2. OBJET : Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles l organisateur met en place et fait fonctionner ces évènements. Il précise les obligations et les droits respectifs du participant et de l organisateur. Le participant s engage formellement à respecter le présent règlement. 3. LIEU ET DATE : «Les Rencontres Pro» se dérouleront respectivement : Les 17 & 18 mars 2011 à Cannes, les 28 & 29 avril 2011 à Biarritz et les 17 & 18 mai à Lyon. En cas d impossibilité de disposer des locaux prévus pour cas de force majeure, l organisateur pourra changer de lieu ou en différer la date. L organisateur pourra annuler l opération après en avoir avisé le participant, et dans ce cas, sa présente demande d admission se trouvera résiliée de plein droit, et ce sans indemnité pour le participant en dehors du remboursement des frais d inscription versés. 4. ADMISSION, INSCRIPTION, ANNULATION, REGLEMENT : Sont admises à participer toutes entreprises, organismes ou administrations ayant une compétence dans le secteur de l'événement, du tourisme d affaires et de l incentive. L organisateur se réserve le droit de refuser une demande d inscription pour quelque motif que ce soit, et sans avoir à justifier sa décision. En cas de désistement à quelque date que ce soit et pour quelque cause que ce soit, le signataire de la demande demeure redevable de l intégralité du montant de sa participation. Le règlement de la participation doit être payé à réception de la facture. A défaut de règlement à l échéance convenue, la présente demande d inscription sera résiliée de plein droit et son signataire n en demeurera pas moins débiteur envers la société Capp du dit règlement. 5. REGLES COMMERCIALES : Il est interdit aux participants de faire bénéficier à une autre société de tout ou partie des services offerts par «Les Rencontres Pro» sans l accord préalable de l organisateur. Le participant s interdit formellement de se livrer, à l extérieur des lieux des «Rencontres Pro», à des activités similaires à celles exercées dans l enceinte des «Rencontres Pro», pendant toute la durée de celle-ci. 6. OBLIGATION DE RESULTAT : L organisateur s engage à mettre en œuvre avec diligence les moyens dont il dispose sans être tenu à une obligation de résultat. 7. ASSURANCES : L organisateur est responsable civilement en sa qualité d organisateur des «Rencontres Pro», Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s étendre aux dommages causés par des tiers aux participants. L Hôtel répond de sa responsabilité civile en qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à «Rencontres Pro», ainsi que pour l exploitation des activités et entreprises qu il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures. Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Le participant doit être couvert par une police d assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors des «Rencontres Pro», 8. APPLICATION DU REGLEMENT : L organisateur a le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement, et d apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Les circulaires envoyées aux participants ultérieurement font partie intégrante du présent règlement. Toute infraction du présent règlement peut entraîner l exclusion du participant contrevenant, et ce à la seule volonté de l organisateur, sans mise en demeure et sans remboursement du montant de sa participation. 9. COMPETENCES : En signant le présent dossier, le participant déclare accepter sans réserve les clauses du présent règlement. En cas de contestation, et avant toute procédure, le participant s engage à soumettre sa réclamation à l organisateur. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents.