Cahier des charges. Performance opérationnelle. par une démarche Lean

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Marie-Laure Bibeau
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1 Cahier des charges Performance opérationnelle par une démarche Lean Avec le soutien financier de :

2 I. OBJET Ce document constitue le cahier des charges en vue de la sélection du consultant qui accompagnera les Petites et Moyennes Entreprises de la filière transport / logistique et de l industrie de la région Normande dans une démarche d amélioration opérationnelle en utilisant la méthodologie du Lean. II. CONTEXTE ET OBJECTIFS Au sein du Club Logistique, Achats et Packaging, présent dans l Eure, des entreprises ont rapporté leur intérêt pour le Lean Management. En effet, elles souhaitent trouver des solutions à leurs problématiques de coûts, de délais et de qualité afin de conserver leurs marges sans cesser de répondre au mieux à la demande client. C est pourquoi Logistique Seine-Normandie a souhaité intégrer cette action collective dans son programme d actions. L organisation est un facteur déterminant dans la compétitivité des entreprises et la démarche Lean doit faire évoluer l organisation des PME pour la rendre plus agile. Cette action collective a pour but d améliorer concrètement la performance des PME-PMI en intervenant, par exemple, sur les leviers suivants : o la surproduction, o les délais d attente, o l espace de production et de stockage, o les standards de travail trop fournis, o les déplacements non-optimisés, o La non-prise en compte du potentiel des équipes. Si la démarche Lean est souvent associée au monde industrielle, cet accompagnement devra aussi potentiellement s intégrer dans les services supports de l activité principale de l entreprise, qu elle soit logistique ou industrielle. L action collective consistera à permettre d une part la diffusion et l assimilation par les entreprises accompagnées des méthodes et techniques déjà utilisées dans les grandes entreprises manufacturières, d autre part, elle devra aussi aboutir à l intégration de la culture du Lean poussant chacun des collaborateurs de l entreprise à rechercher régulièrement l amélioration dans son poste de travail. En parallèle, LSN est en train de créer en ce début d année un label «Performance Logistique Durable 6PL». Les entreprises s autoévalueront dans un premier temps sur cinq grandes thématiques et se soumettront ensuite à un audit pour statuer sur leur réel état d avancement et sur les potentielles actions à conduire, dont la démarche Lean. Le nombre d entreprises à accompagner est de 10 pour l année 2016 dont des entreprises candidates au label «Performance Logistique Durable 6PL». L action pourra être reconduite sur deux années supplémentaires si les objectifs sont atteints.

CONTEXTE ET OBJECTIFS Au sein du Club Logistique, Achats et Packaging, présent dans l Eure, des entreprises ont rapporté leur intérêt pour le Lean Management.

3 III. DESCRIPTION DE L ACTION COLLECTIVE Phase 1 : Sensibilisation des dirigeants d entreprise en Mars 2016 La sensibilisation des entreprises sera effectuée via divers canaux afin de sensibiliser le plus grand nombre de dirigeants de PME-PMI de la région. Une campagne de communication sera construite afin de diffuser le lancement de l action collective. Des réunions d information seront organisées avec les quatre clubs logistiques, partenaires de Logistique Seine Normandie. La sensibilisation consistera à : - Exposer la culture et les grands principes du Lean Management, - Présenter le programme comme une solution mais aussi comme un engagement fort pour les entreprises. Phase 2 : Transmission de la culture et des outils du Lean d Avril à Mai 2016 La phase 2 marquera l intégration des dirigeants d entreprises et de leurs collaborateurs dans le programme d accompagnement. Les membres du programme seront invités à exprimer leurs préférences individuelles dans le panel des outils de performance présentés lors des réunions d information. Les personnes désignées par le chef d entreprise et/ou le chef d entreprise luimême participeront alors à une série d ateliers collectifs et ludiques afin de comprendre les méthodes et techniques du Lean. Cette étape permettra d équilibrer ainsi les acquis de chacun des participants. Ceci concourra aussi à ce que les participants soient en capacité de mieux appréhender les outils délivrés et de comprendre au mieux leur mise en application future durant l accompagnement en entreprise. Phase 3 : Accompagnement des entreprises pour la mise en œuvre de chantiers Lean de Juin à Décembre 2016 Le potentiel d amélioration de la performance et les conditions de mise en œuvre de la phase d accompagnement seront établis par un diagnostic en entreprise. Ce diagnostic permettra de s accorder avec la stratégie de l entreprise, de définir le périmètre d intervention, de choisir les indicateurs de performance et valider les objectifs à atteindre. Un plan de préconisations résultant du diagnostic sera proposé à l entreprise. Un ou plusieurs groupes de travail seront structurés pour être accompagnés méthodologiquement sur les chantiers Lean afin de favoriser le travail en équipe. Après la mise en place des premiers chantiers, un suivi espacé dans le temps sera organisé pour en valider la bonne conduite et pouvoir ainsi procéder à de l amélioration continue. Selon la maturité des chantiers et l évolution des équipes projets, de nouveaux chantiers pourront être établis. Durant le programme d accompagnement, il sera intéressant avec l accord des entreprises de partager l expérience des participants en réalisant des visites croisées des chantiers de chacun.

Des réunions d information seront organisées avec les quatre clubs logistiques, partenaires de Logistique Seine Normandie.

4 IV CANDIDATURE DU OU DES CONSULTANTS Cette action collective étant divisée en plusieurs phases, un consultant pourra proposer une offre de prestations seulement pour la phase 2 mais il est préférable que les phases 1 et 3 soient gérées par le même consultant. Rôle attendu du consultant : Avoir une sensibilisation adaptée aux dirigeants d entreprises pour les inciter à intégrer le programme (supports pédagogiques, simulation, témoignages ), Savoir transmettre les connaissances nécessaires aux membres du programme pour implanter la démarche Lean en entreprise dans la troisième phase, Identifier avec le dirigeant le personnel de l entreprise impliqué dans la démarche, Identifier l organisation de l entreprise et les contraintes spécifiques liées à l activité, Proposer aux dirigeants d entreprise et prioriser des leviers d amélioration de la productivité au sein d un atelier de production ou de services administratifs sur lesquels des chantiers seraient envisageables, Déterminer des objectifs de résultat sur lesquels il pourra s engager avec le concours des équipes projet créées au sein de chaque entreprise, Assurer la mise en place des chantiers Lean proposés et leur suivi dans le temps. Accompagner les dirigeants d entreprises dans la définition d un plan de déploiement de la démarche initiée par les premiers chantiers mis en œuvre et allant au-delà de l action collective. Rédiger avec le concours du chef de projet LSN les diagnostics, rapports intermédiaires et finaux pour chaque entreprise. Le consultant sélectionné devra travailler en partenariat avec le chef de projet LSN durant toutes les phases de l action collective. Cadre de réponse pour l offre de prestations : 1. Identification précise sous la forme d un CV 2. Compétences et références détaillées dans le domaine du conseil en Lean Management dans les secteurs du transport, de la logistique et de l industrie, ainsi que dans l animation d ateliers collectifs 3. Approche méthodologique proposée pour les trois phases de l action collective Phase 1 : 4 demi-journées seront à prévoir Phase 2 : Une estimation de la durée en jours devra être indiquée par le consultant Phase 3 : Les entreprises devront être a minima accompagnées individuellement 4,5 j 4. Coût d intervention journalier en HT et TTC, incluant les frais de déplacement en Haute Normandie

Rôle attendu du consultant : Avoir une sensibilisation adaptée aux dirigeants d entreprises pour les inciter à intégrer le programme (supports pédagogiques, simulation, témoignages ), Savoir

5 Modalités de sélection : La sélection du ou des consultants sera effectuée sur les points suivants : - Capacité professionnelle, - Expérience du consultant, - Pertinence des méthodes utilisées, - Montant du coût d intervention. Clauses de propriété et de confidentialité : Le ou les consultants retenus s engagent à la confidentialité et donc à ne communiquer, ni utiliser à quelque fin que ce soit, aucune des informations, sur les entreprises accompagnées. Les résultats des rapports finaux issus des diagnostics et des accompagnements réalisés dans les entreprises appartiennent exclusivement à l entreprise bénéficiaire. Elles en ont détiendront donc tout droit de propriété. Modalités de paiement des prestations : Dans le cas d un unique consultant ou d un consultant n intervenant que sur les phases 1 et 3 : Un acompte de 30% pourra être versé au lancement de l action collective (sur demande du prestataire), Un acompte intermédiaire de 40% sera versé au lancement de la phase 3, Le paiement du solde sera versé à la fin de la phase 3. Dans le cas d un consultant n intervenant que sur la phase 2, le montant total des prestations sera versé à la fin de celle-ci. Dépôt des candidatures : La date limite de remise des offres par mail est fixée au Lundi 15 février 2016 à 18h00. Les consultants souhaitant déposer leur candidature pour l action collective, Performance Opérationnelle par une démarche Lean doivent adresser leur offre de prestations, par à : Mathieu FENEYROLLES Tél : mathieu.feneyrolles@logistique-seine-normandie.com Le ou les consultants retenus seront avisés par mail au plus tard dans les 10 jours ouvrables après la date d échéance de dépôt du dossier. Lu et approuvé, À, le Le consultant (Cachet de la structure et signature)

Clauses de propriété et de confidentialité : Le ou les consultants retenus s engagent à la confidentialité et donc à ne communiquer, ni utiliser à quelque fin que ce soit, aucune des informations,

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