Service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales» Instructions

Transcription

1 Service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales» Instructions Edition Novembre

2 Sommaire 1 Introduction Finalité du document Finalité du service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales» 3 2 Documents d accompagnement lettres internationales Déclaration douanière CN Etiquettes-adresse avec déclaration douanière CN Saisir une adresse individuelle Saisir plusieurs adresses Accompagnement des envois de courrier CN Etiquettes-adresse avec accompagnement des envois de courrier CN Saisir une adresse individuelle Saisir plusieurs adresses Etiquettes-adresse Saisir une adresse individuelle Saisir plusieurs adresses Création de labels Interconnect Création de labels Interconnect individuels Création de plusieurs labels Interconnect 36 2

3 1 Introduction 1.1 Finalité du document Le présent document constitue le manuel de l utilisateur du service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales». 1.2 Finalité du service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales» Ce service en ligne vous donne la possibilité d établir vos documents d accompagnement pour les envois internationauxl. 3

4 2 Documents d accompagnement lettres internationales Avec le service en ligne «Documents d accompagnement lettres internationales», vous pouvez établir et imprimer les documents d accompagnement pour votre envoi international. Illustration 1 Créer un document d accompagnement pour les lettres Pour créer un document d accompagnement pour les lettres, cliquez sur le bouton «créer» dans l aperçu ou copiez un ordre existant. 4

5 2.1 Déclaration douanière CN 22 Illustration 2 Formulaire Déclaration douanière CN 22 Pour créer une déclaration douanière CN 22, choisissez le produit correspondant dans le menu déroulant. Illustration 3 Date de dépôt Entrez la date correspondante dans le champ «Date de dépôt». 5

6 Illustration 4 Informations douanières Choisissez d abord la nature du contenu de votre envoi, puis renseignez tous les champs obligatoires marqués d un «*». Les champs obligatoires peuvent varier selon la nature du contenu sélectionné. En activant l option «Enregistrer/actualiser l article dans le gestionnaire d articles», vous pouvez enregistrer l article saisi dans votre gestionnaire d articles. En cliquant sur l icône des jumelles en face des champs de saisie «Code article» ou «Description de l article», vous pourrez à nouveau consulter les données relatives à l article lors de votre prochain enregistrement (cf. illustration 5). Illustration 5 Gestionnaire d articles 6

7 Le gestionnaire d articles permet d éditer ou de supprimer les articles enregistrés. Si vous cliquez sur le champ «Reprendre», l article sélectionné est repris. De plus, vous pouvez charger une liste d articles prédéfinie à créer vous-même à l aide du bouton «Importation» (cf. illustration 6). Un fichier exemple peut être ouvert ou enregistré au format.csv à l aide du bouton correspondant. Il est possible d exporter au format.csv les données des articles disponibles à l aide du bouton «Exportation». Vous pouvez enregistrer et, si vous le souhaitez, immédiatement reprendre l article correspondant à l aide du bouton «créer». Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés (cf. illustration 7). Illustration 6 Importer des fichiers Illustration 7 Créer des articles 7

8 Illustration 8 Ajouter d autres articles Le bouton «Ajouter» vous permet d enregistrer d autres articles se trouvant dans le même envoi. Une fois tous les articles enregistrés, cliquez sur «suivant». 8

9 Illustration 9 Données résiduelles Dans le champ «Référence client», vous pouvez donner à votre ordre/envoi une identification personnalisée qui sera imprimée sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale. Si vous avez enregistré une ou plusieurs signatures électroniques, vous pouvez la/les sélectionner dans le menu déroulant correspondant. Vous avez la possibilité de définir le nombre de documents d accompagnement à imprimer sous «Nombre CN 22». Sous «Imprimer à partir de la position», vous pouvez définir le premier document d accompagnement à imprimer. L ordre peut ensuite être clôturé et immédiatement imprimé, si vous le souhaitez. Illustration 10 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer. 9

10 2.2 Etiquettes-adresse avec déclaration douanière CN 22 Illustration 11 Etiquettes-adresse avec déclaration douane CN 22 Pour créer des étiquettes-adresse avec déclaration douanière CN 22, choisissez le produit correspondant dans le menu déroulant. Ce faisant, vous pouvez choisir si vous souhaitez saisir une adresse individuelle ou saisir conjointement plusieurs adresses Saisir une adresse individuelle Illustration 12 Informations complémentaires sur le produit Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Définissez à présent la date de dépôt de votre envoi et choisissez «Saisir une adresse individuelle» dans le menu déroulant. De plus, vous pouvez également choisir si votre envoi doit éventuellement être expédié en recommandé, avec le service PRIORITY ou avec un affranchissement P.P. 10

11 Illustration 13 Enregistrer une adresse Enregistrez maintenant une adresse par destinataire et par expéditeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer ces adresses dans le gestionnaire d adresses afin de toujours en disposer à l avenir. Vous pouvez activer votre gestionnaire d adresses en cliquant sur l icône des jumelles. 11

12 Illustration 14 Informations douanières Nature du contenu Choisissez d abord la nature du contenu de votre envoi, puis renseignez tous les champs obligatoires marqués d un «*». Les champs obligatoires peuvent varier selon la nature du contenu sélectionné. En activant l option «Enregistrer/actualiser l article dans le gestionnaire d articles», vous pouvez enregistrer l article saisi dans votre gestionnaire d articles. En cliquant sur l icône des jumelles en face des champs de saisie «Code article» ou «Description de l article», vous pourrez à nouveau consulter les données de l article lors de votre prochain enregistrement (cf. illustration 5). 12

13 Illustration 15 Gestionnaire d articles Le gestionnaire d articles permet d éditer ou de supprimer les articles enregistrés. Si vous cliquez sur le champ «Reprendre», l article sélectionné est repris. De plus, vous pouvez charger une liste d articles prédéfinie à créer vous-même à l aide du bouton «Importation» (cf. illustration 16). Un fichier exemple peut être ouvert ou enregistré au format.csv à l aide du bouton correspondant. Il est possible d exporter au format.csv les données des articles disponibles à l aide du bouton «Exportation». Vous pouvez enregistrer et, si vous le souhaitez, immédiatement reprendre l article correspondant à l aide du bouton «créer». Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés (cf. illustration 17). Illustration 16 Importer des fichiers 13

14 Illustration 17 Créer des articles Illustration 18 Ajouter d autres articles 14

15 Le bouton «Ajouter» vous permet d enregistrer d autres articles se trouvant dans le même envoi. Une fois tous les articles enregistrés, cliquez sur «suivant». Illustration 19 Données résiduelles Dans le champ «Référence client», vous pouvez donner à votre ordre/expédition une identification personnalisée qui sera imprimée sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale. Si vous avez enregistré une ou plusieurs signatures électroniques, vous pouvez la/les sélectionner dans le menu déroulant correspondant. Sous «Imprimer à partir de la position», vous pouvez définir le premier document d accompagnement à imprimer. L ordre peut ensuite être clôturé et immédiatement imprimé, si vous le souhaitez. 15

16 Illustration 20 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer Saisir plusieurs adresses Illustration 21 Informations complémentaires sur le produit Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Définissez à présent la date de dépôt de votre envoi et choisissez «Saisir plusieurs adresses» dans le menu déroulant. Choisissez également la licence d affranchissement et saisissez le numéro postal d acheminement. 16

17 Illustration 22 Charger des adresses Si vous décidez d enregistrer plusieurs adresses en une fois, vous êtes prié de charger votre fichier d adresses. Vous pouvez consulter un fichier exemple vous indiquant la mise en page que votre fichier doit avoir en cliquant sur le champ correspondant. Illustration 23 Données résiduelles Si vous avez enregistré une signature électronique, vous pouvez la sélectionner dans le champ correspondant. Dans le champ «Liste des codes barres», vous pouvez choisir si vous souhaitez créer une Liste de codes à barres 21 (liste de codes à barres pour les lettres avec suivi électronique des envois ou 23 (liste de codes à barres pour les lettres avec justificatif de distribution). Le champ «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l impression doit débuter. Vous pouvez ensuite clôturer et imprimer l ordre. 17

18 Illustration 24 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer. 2.3 Accompagnement des envois de courrier CN 23 Illustration 25 Accompagnement des envois de courrier CN 23 Pour créer un accompagnement des envois de courrier CN 23, choisissez le produit correspondant dans le menu déroulant. 18

19 Illustration 26 Données complémentaires Saisissez les données complémentaires requises. Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Illustration 27 Saisie des articles Enregistrez maintenant une adresse par destinataire et par expéditeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer ces adresses dans le gestionnaire d adresses afin de toujours en disposer à l avenir. Vous pouvez activer votre gestionnaire d adresses en cliquant sur l icône des jumelles. 19

20 Illustration 28 Informations douanières Sélectionnez d abord le contenu de votre envoi. Vous pouvez ensuite faire référence à une facture commerciale distincte externe au système en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la déclaration commerciale détaillée est supprimée sur la lettre de voiture. Vous pouvez maintenant saisir un ou plusieurs articles et, si vous le souhaitez, les enregistrer dans le gestionnaire d articles. Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Vous pouvez sélectionner les articles enregistrés à partir de votre gestionnaire d articles en cliquant sur l icône des jumelles. 20

21 Illustration 29 Données résiduelles Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Dans le champ «Special Customs Clearance Instructions», vous pouvez enregistrer des instructions spéciales pour le dédouanement. Dans le champ «Référence client», vous pouvez donner à votre expédition/ordre une identification personnalisée qui sera imprimée sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale. Dans le champ «Special Delivery Instructions», vous pouvez enregistrer des instructions spéciales pour la distribution. Vous pouvez ensuite clôturer l ordre et imprimer directement le document d accompagnement CN 23, la déclaration d exportation et la déclaration commerciale, si vous le souhaitez. 21

22 Illustration 30 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer. 2.4 Etiquettes-adresse avec accompagnement des envois de courrier CN 23 Illustration 31 Etiquettes-adresse avec accompagnement des envois de courrier CN 23 Pour créer des étiquettes-adresse avec accompagnement des envois de courrier CN 23, choisissez le produit correspondant dans le menu déroulant. 22

23 2.4.1 Saisir une adresse individuelle Illustration 32 Informations complémentaires sur le produit Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Définissez à présent la date de dépôt de votre envoi et choisissez «Saisir une adresse individuelle» dans le menu déroulant. De plus, vous pouvez également choisir si votre envoi doit éventuellement être envoyé en recommandé, avec le service PRIORITY ou avec un affranchissement P.P. 23

24 Illustration 33 Enregistrer une adresse Enregistrez maintenant une adresse par destinataire et par expéditeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer ces adresses dans le gestionnaire d adresses afin de toujours en disposer à l avenir. Vous pouvez activer votre gestionnaire d adresses en cliquant sur l icône des jumelles. 24

25 Illustration 34 Informations douanières Sélectionnez d abord le contenu de votre envoi. Vous pouvez ensuite faire référence à une facture commerciale distincte inconnue du système en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la déclaration commerciale détaillée est supprimée sur la lettre de voiture. Vous pouvez maintenant enregistrer un ou plusieurs articles et, si vous le souhaitez, les enregistrer dans le gestionnaire d articles. Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Vous pouvez sélectionner les articles enregistrés à partir de votre gestionnaire d articles en cliquant sur l icône des jumelles. 25

26 Illustration 35 Données résiduelles Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Dans le champ «Special Customs Clearance Instructions», vous pouvez enregistrer des instructions spéciales pour le dédouanement. Dans le champ «Référence client», vous pouvez donner à votre expédition/ordre une identification personnalisée qui sera imprimée sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale. Dans le champ «Special Delivery Instructions», vous pouvez enregistrer des instructions spéciales pour la distribution. Vous pouvez ensuite clôturer l ordre et imprimer directement le document d accompagnement CN 23, la déclaration d exportation et la déclaration commerciale, si vous le souhaitez. 26

28 Illustration 38 Charger des adresses Si vous décidez d enregistrer plusieurs adresses en une fois, vous êtes prié de charger votre fichier d adresses. Vous pouvez consulter un fichier exemple vous indiquant la mise en page que votre fichier doit avoir en cliquant sur le champ correspondant. Illustration 39 Données résiduelles Si vous avez enregistré une signature électronique, vous pouvez la sélectionner dans le champ correspondant. Dans le champ «Liste des codes barres», vous pouvez choisir si vous souhaitez créer une Liste de codes à barres 21 (liste de codes à barres pour les lettres avec suivi électronique des envois ou 23 (liste de codes à barres pour les lettres avec justificatif de distribution). Le champ «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l impression doit débuter. Vous pouvez ensuite clôturer et imprimer l ordre. 28

29 Illustration 40 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer. 2.5 Etiquettes-adresse Illustration 41 Etiquettes-adresse Pour créer des étiquettes-adresse, choisissez le produit correspondant dans le menu déroulant. 29

30 2.5.1 Saisir une adresse individuelle Illustration 42 Informations complémentaires sur le produit Les champs marqués d un «*» doivent impérativement être renseignés. Définissez à présent la date de dépôt de votre envoi et choisissez «Saisir une adresse individuelle» dans le menu déroulant. De plus, vous pouvez également choisir si votre envoi doit éventuellement être envoyé en recommandé, avec le service PRIORITY ou doté d un affranchissement P.P. 30

31 Illustration 43 Adresse individuelle Enregistrez maintenant une adresse par destinataire et par expéditeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer ces adresses dans le gestionnaire d adresses afin de toujours en disposer à l avenir. Vous pouvez activer votre gestionnaire d adresses en cliquant sur l icône des jumelles. Illustration 44 Données résiduelles Dans le champ «Référence client», vous pouvez donner à votre expédition/ordre une identification personnalisée qui sera imprimée sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale. Le champ «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l impression doit débuter. 31

33 Illustration 47 Adresses multiples Si vous décidez d enregistrer plusieurs adresses en une fois, vous êtes prié de charger votre fichier d adresses. Vous pouvez consulter un fichier modèle vous indiquant la mise en page que votre fichier doit avoir en cliquant sur le champ correspondant. Illustration 48 Données résiduelles Dans le champ «Liste des codes barres», vous pouvez choisir si vous souhaitez créer une Liste de codes à barres 21 (liste de codes à barres pour les lettres avec suivi électronique des envois ou 23 (liste de codes à barres pour les lettres avec justificatif de distribution). Le champ «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l impression doit débuter. 33

34 Illustration 49 Aperçu Documents d accompagnement Lorsque vous avez clôturé l ordre, celui-ci apparaît dans l aperçu des documents d accompagnement. Vous pouvez y copier le document d accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l aperçu ou le réimprimer. 34

35 2.6 Création de labels Interconnect Création de labels Interconnect individuels Désormais, les labels nécessaires pour l expédition d envois Interconnect peuvent être créés avec ou sans CN22 dans les documents d accompagnement International. Les masques servant à la création suivent la même logique que les options actuelles de création d étiquettes d adresses et de documents douaniers. Si cela est souhaité, une mention PRIORITY ou P.P. peut être imprimée sur le label; toutefois le code à barres requis doit être apposé séparément et ne peut pas être généré à partir du système. Illustration 50 Sélection de Label Interconnect et Saisir une adresse individuelle La saisie des destinataires, de l adresse d expéditeur et du contenu de l envoi en vue d éventuelles informations douanières s effectue de la même manière qu aujourd hui. En raison de l absence de code à barres, aucune liste de codes à barres ne peut toutefois être imprimée sous «Données résiduelles». Illustration 51 Terminer l ordre et l imprimer 35

36 Les labels générés se présentent ainsi: Illustration 52 Label Interconnect Création de plusieurs labels Interconnect Désormais, les labels nécessaires pour l expédition d envois Interconnect peuvent être créés avec ou sans CN22 dans les documents d accompagnement International. En plus de la saisie individuelle, il est également possible de créer dans le même temps plusieurs labels. Les masques servant à la création suivent la même logique que les options actuelles de création de plusieurs étiquettes d adresses. Illustration 53 Sélection de Label Interconnect et Saisir plusieurs adresses 36

37 La colonne «Enroll» est supprimée dans le fichier Excel devant être téléchargé étant donné que cette fonction n est pas disponible pour les labels Interconnect. Illustration 54 Fichier Excel prédéfini L impression d une liste de codes à barres n a pas lieu étant donné qu aucun code à barres ne peut être généré. Illustration 55 Terminer l ordre et l imprimer Il est possible d imprimer jusqu à quatre labels sur une feuille A4. Les labels se présentent ainsi: Illustration 56 Label Interconnect 37

38 Poste CH SA Service à la clientèle Nordring 8 Case postale 3030 Berne Téléphone (PM)