ÉTAIENT PRÉSENTS : Université de Montréal. FOURNIER, Danielle LANOUETTE, Francine

Transcription

1 COMPTE RENDU de la PREMIÈRE RENCONTRE des répondants institutionnels à l implantation du logiciel VDX, tenue le mercredi 18 juin 2003, à compter de 14 h 00, à Montréal, à la salle 1250 de l École de technologie supérieure. ÉTAIENT PRÉSENTS : AVOINE, Dominique BOURGAULT, Jean-Daniel DAGENAIS, Michel DUNKLEY, Elizabeth DUNLAVEY, Donald DUPONT, Nicole DUPUIS, Marie-Hélène EDWARDS, Jean-Marc ESCOBAR, Miguel FOURNIER, Danielle LANOUETTE, Francine PERRAULT, Vincent PÉRUSSE, Lyse PICHÉ, Michel SIROIS, Jacinthe SKEATS, Terry TARDIF, Brigitte TELUQ-Québec INRS-Eau, Terre et Environnement Université LAVAL Université McGill Université du Québec à Montréal HEC Montréal École Polytechnique Université Concordia Université de Sherbrooke ETS ENAP Université de Montréal Université du Québec, responsable du Projet VDX- CREPUQ Université du Québec à Trois-Rivières Université du Québec en Outaouais Université Bishop s Université du Québec à Chicoutimi AUXQUELS S ÉTAIENT JOINTS BELLEFLEUR, Lise BIZIMANA, Bernard GUÉRIN, Line SÉGUIN, Benoit VIGER, André TELUQ-Montréal ETS Université de Montréal Université du Québec à Trois-Rivières INRS- Institut Armand-Frappier ET BUONO, RITA CREPUQ

2 1. Mot de bienvenue et objectifs de la rencontre Madame Lyse Pérusse, responsable du projet VDX-CREPUUQ souhaite la bienvenue à tous les participants et présente les objectifs de la rencontre. 2. Résumé des caractéristiques du logiciel VDX Madame Pérusse fait un rappel des principales caractéristiques du logiciel VDX. Elle termine la présentation en insistant sur le fait que le logiciel permet un système de PEB hautement configurable, mais que cette flexibilité implique du temps et des efforts pour définir les configurations voulues. Elle rappelle, en corollaire, que la qualité et la performance du système de PEB dont les universités québécoises voudront se doter dépendent notamment de l effort et de la participation des répondants institutionnels à l implantation. 3. Problématiques particulières 3.1 La langue L achat d une double licence, une pour la version française l autre pour la version anglaise, signifie ni plus ni moins la gestion de deux interfaces unilingues indépendantes l une de l autre. Cela implique des travaux de traduction dont la responsabilité incombera aux répondants à l implantation et pour lesquels un crédit a été obtenu dans la négociation du contrat avec le fabricant Fretwell Downing. Les travaux dont il est question sont de deux ordres : la révision et la validation de la traduction de l interface et des fichiers d aide, traduction qui, suivant les derniers pourparlers avec Fretwell Downing, sera assurée par une firme de traduction de Montréal. la traduction du manuel de l usager pour l interface web. Il reste par ailleurs quelques éléments à vérifier auprès du fabricant, notamment les coordonnées de la firme de traduction montréalaise et les résultats de certains tests présentement en cours sur la version 2.3 de VDX et le logiciel Robot Help lequel permettrait de générer les fichiers d aide à partir du manuel de l usager ou inversement. Il y aura lieu également de mettre la main sur les débuts de traduction dans lesquels serait engagé OCUL. Les commentaires sur ce point sont à l effet qu il s agira sans doute d une lourdeur du système puisqu'il faudra faire des efforts de traduction chaque fois qu il y aura des modifications, des mises à jour ou des nouvelles versions du logiciel, ce qui en pratique peut s avérer plutôt lourd. 3.2 Répertoire des bibliothèques Le fabricant Fretwell Downing s est engagé à fournir un Répertoire des bibliothèques de départ. Une tâche importante qui incombera aux répondants à l implantation sera de constituer un Répertoire des bibliothèques unique commun

3 Ce répertoire combinera les données disponibles à la BNC, dans AVISO, dans PEB-UQ et dans les fichiers locaux des établissements universitaires. Pour ce qui est de la méthodologie à suivre, le plus simple serait sans doute d identifier deux ou trois établissements qui ont les répertoires les plus exhaustifs. On pourra par ailleurs voir et utiliser ce qui a été fait à OCUL. 3.3 Fichiers des usagers Pour la constitution des fichiers des usagers, deux options sont possibles, la deuxième permettant à son tour deux façons de faire : Première option : authentification à distance L authentification à distance (remote authentification) est une option qui implique que la reconnaissance de l usager est assurée par une connexion entre VDX et une base de données de l'institution, e.g. celle du système de circulation. Cette option suppose que le serveur de l'institution supporte l'un des protocoles de communication supportés par VDX pour l'authentification. Deuxième option : authentification à partir d une base de données La reconnaissance de l usager à partir d une base de données VDX implique, comme son nom l indique, la constitution d une telle base de données. La base de données peut être constituée de deux façons : on peut charger les données à partir des cohortes des clientèles ce qui implique une coordination avec les Services de registraire. Si cette façon de faire était retenue, il est utile de rappeler que le contrat d acquisition du logiciel prévoit trois chargements annuels des données, tout chargement additionnel étant par ailleurs assujetti à des frais additionnels. L autre façon de constituer la base de données des usagers VDX serait de la constituer à partir de la clientèle active ou qui l a déjà été. Cette alternative soulève évidemment le problème de l usager qui n a jamais utilisé le PEB et qui désirerait s en prévaloir. Suivant la compréhension actuelle des choses, les nouveaux usagers pourraient être pris en compte par une demande d authentification envoyée automatiquement par courriel par le système et, sur confirmation des données, le fichier de l usager serait créé. Une autre possibilité serait aussi l envoi d un formulaire. La façon de prendre en compte l ajout des nouveaux usagers dans cette deuxième alternative reste à vérifier et à valider. Il appartiendra aux répondants à l implantation d évaluer ces options et de faire le choix qui répondra le mieux aux besoins et aux pratiques des universités participantes. Par ailleurs, il faudra également évaluer la possibilité d intégrer ou d arrimer le système PEB avec celui de la circulation des documents

4 3.4 Production de rapports Encore une fois, le logiciel permet une grande flexibilité dans la production des rapports d utilisation ou des rapports statistiques. Tout le travail de définition des contenus des rapports souhaités reste à faire. 4. Calendrier d implantation soumis par le fabricant Le fabricant a soumis un premier calendrier d implantation - CREPUQ Project Plan Wed 5/28/03 - sur lequel deux commentaires s imposent. La rubrique «Install VDX» sera l étape à laquelle le logiciel sera installé et à compter de laquelle les coûts annuels (licence et support du serveur) commenceront à s'appliquer. Certaines tâches doivent donc être réalisées avant cette installation du logiciel. En ce qui touche la rubrique «Training», on vise ici à former un groupe de 5 à 6 personnes qui à leur tour formeront les autres personnes. 5. La structure de gestion La structure de gestion qui a été mise sur pied a été de désigner dans chaque établissement universitaire un répondant administratif et un répondant à l implantation: Personnes-ressources. Les répondants administratifs auront la tâche plus particulière du suivi de l aspect financier du Projet, dont la responsabilité est assumée par monsieur Onil Dupuis de la CREPUQ. Pour ce qui est des répondants à l implantation, le document de travail Liste des tâches donne un premier recensement des tâches à faire. Par ailleurs pour faciliter le travail des répondants à l implantation, un Groupe d implantation plus restreint a été mis sur pied, les personnes en faisant partie ayant manifesté leur disponibilité et leur intérêt à s engager dans la réalisation du Projet. Les personnes qui feront partie du groupe d implantation sont : Monsieur Jean-Marc Edwards de l Université Concordia Monsieur Vincent Perrault de l Université de Montréal Madame Nicole Dupont des HEC Montréal Madame Marcelle Martin de l Université du Québec à Rimouski Monsieur Jean-Daniel Bourgault de l INRS Madame Lyse Pérusse, responsable du Projet Madame Rita Buono de la CREPUQ. Pour ce qui est du mode de fonctionnement, la responsable du Projet compte sur les moyens électroniques mis à leur disposition, les listes de communication et de distribution qui ont été créées par la CREPUQ, le courriel et le site web que madame Pérusse a créé: Ce site qui vient tout juste d être créé en est bien sûr à un stade embryonnaire, mais elle compte d ailleurs sur la participation des répondants à l implantation pour en alimenter le contenu et la - 4 -

5 conception. Un imprimé écran du site web est déposé sur lequel on peut voir qu une zone à accès restreint a été prévue. Cette zone sera réservée à l échange de documents et d information dont il faut assurer la confidentialité, zone qui demandera par conséquent un numéro de compte et un mot de passe. 6. Commentaires et suggestions des participants On soumet à l attention des participants la préoccupation à l effet que la mise en opération du logiciel VDX dans les différents établissements universitaires touchera directement l interface web pour les usagers. Il serait sans doute souhaitable qu un groupe de travail soit mis sur pied à la CREPUQ qui aurait comme mandat de voir à l arrimage entre le service PEB et les autres services offerts à l usager à partir des pages d accueil des sites web. Il serait peut-être opportun d établir aussi une stratégie d intégration des différents projets menés par le Sous-comité des bibliothèques dont ceux de l implantation du logiciel VDX et de la bibliothèque de recherche virtuelle. Ce groupe de travail pourrait déjà amorcer une réflexion sur certains aspects de l interface usager, tels le logo, l aspect marketing, l image publique et institutionnelle que l on voudrait donner. La responsable du Projet accueille avec beaucoup d intérêt cette suggestion et elle verra de quelle façon il sera plus approprié d y donner suite. La séance est levée à 16 h