Pratiques de gestion du Bénévolat

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1 Pratiques de gestion du Bénévolat Livret à l attention des comités, des clubs, Edition : 1 er trimestre 2015 Bernard FLAUJAC Trésorier Adjoint Mireille BIGARÉ Comptable Trésorerie du comité : Par le standard du comité : Option 4 Courriel ( ) : tg@cotedazur-rugby.com

2 1. Approche du bénévolat : Décision : Le comité directeur et son (sa) président(e) avec accord de l assemblée générale entérinent la mise en place de l évaluation des activités bénévoles pour le compte de l association. La valorisation peut être l objet d un débat au sein de l association. Cette décision donne le gage pour les prochaines saisons sportives d une continuité de principes de management et de gestion. Ce dossier évolutif est un outil de travail, de communication et de motivation pour tous les membres œuvrant ensemble dans l objectif de la pérennité de l association. Objectif : La valorisation du bénévolat de l association de Rugby permet de donner une image, la plus fidèle possible, des ressources humaines gérant toutes les activités au sein de différentes commissions et structures de décision, hors personnel salarié. La valorisation montre le dynamisme, le rôle social dont elle est capable sur le territoire couvert par l association. La valorisation met en évidence l engagement de ses membres pour un autofinancement d une grande partie des différentes activités. Documentation : Guide Pratique Bénévolat : Valorisation comptable Ministère des Sports de la Jeunesse de l Education populaire et de la Vie associative Principe : Le bénévolat est considéré comme un don de temps librement consenti et gratuit. Le bénévolat a une dimension économique incontestée au titre des ressources de l association. 2. Pourquoi recenser le bénévolat au sein de l association : Connaitre et rendre compte de l intégralité des ressources «propres» de l association. Faire apparaitre auprès des bailleurs de fonds l autofinancement du fait des bénévoles qui n apparait pas dans les comptes financiers. Démontrer le caractère désintéressé d une ou toute partie de la gestion de l association par des dirigeant(e)s non rémunéré(e)s. Constituer un outil de contrôle interne pour le recensement et l analyse du bénévolat. Prendre le «risque» de la sous estimation de cette ressource notamment pour ne pas être suspecté de gonfler artificiellement les chiffres. 3. Comment valoriser le bénévolat : Rappel de la Règle comptable La fiabilité des méthodes d enregistrement des informations doit être garantie par l association. La démarche de valorisation dans les documents comptables nécessite une organisation et des procédures. 2-7

3 Celles-ci doivent permettre : De recenser en volume le bénévolat réalisé ; Et/ou de valoriser, par nature de tâches réalisées ; De conserver les pièces justificatives en tant que documents comptables. Première étape (voir documents annexes 1) : une valorisation sous un angle quantitatif (nombre d heures). Deuxième étape (voir documents annexes 2) : une valorisation sous un angle financier. Troisième étape (compte de résultat) : enregistrement/inscription en comptabilité. Les informations doivent être convaincantes. Inscription en comptabilité : en compte classe 8. Au crédit du compte 870 Bénévolat (la contribution) ; Au débit du compte 864 Personnel bénévole (en contrepartie, l emploi correspondant). Ce mode d enregistrement en compte de «charges» et de «produits» de classe 8 n a pas d influence sur les résultats mais peut avoir un impact sur les ratios qui utilisent ces données financières (taux de financements publics,.). Les valeurs comptabilisées seront inscrites dans les annexes du bilan. 4. Méthode de recensement : Collecter auprès des responsables de commissions ou d équipes, les activités des différents bénévoles sur la période du bilan comptable, en estimant le nombre d heures hebdomadaires dévolu à l association. Cette estimation doit être la plus fiable possible plutôt à minima qu à maxima. Interpeller chaque bénévole si nécessaire. Exclure tout horaire donnant lieu à indemnité ou rémunération forfaitaire lié à une mission. Eviter de comptabiliser tout temps dévolu à la convivialité. Ne pas comptabiliser les temps de déplacement surtout s ils font l objet d indemnités kilométriques ou d abandon d indemnisation déclarable aux services fiscaux. Utiliser un coefficient de présence pour tenir compte des éventuelles absences en le répartissant sur l ensemble d un même groupe pour éviter de déséquilibrer la convivialité de celui-ci en ayant toujours à l esprit qu un bénévole fait un don de temps librement consenti et gratuit à l association. Des horaires forfaitaires peuvent être employés lorsque certaines activités sont répétitives (exemple : les réunions fixées à 2 heures). Fixer un taux horaire qui peut être identique pour tous les membres de l association ou gradué en fonction des responsabilités. La majorité des associations adopte un taux unique soit le SMIC pour éviter tout risque discriminant entre les différents membres de l association (le comité territorial de côte d azur a adopté le taux unique de 13 chargé). Archiver : Les documents liés à la valorisation du bénévolat doivent être disponibles pour une consultation éventuelle par les tiers. 3-7

4 Annexe 1 : Logo de l association Fiche de temps des bénévoles de (l association) Objet : (instance de décision, commission, équipe, groupe, ) Période de fonctionnement : Permet d apprécier le nombre de semaine pour l activité Mois Activité (Mettre le nombre de semaine(s) dans les cases correspondantes) Total semaines Bénévoles concerné(e)s par l instance de décision, le niveau de responsabilité, la commission ou l activité recensés : Nota : Dans les fiches de commissions ou d activités, ne sont pas comptabilisées : les heures consacrées aux bureaux, comités directeurs assemblées générales et événements spécifiques ponctuels faisant l objet de fiches particulières. Ne sont pas comptabilisés les temps entraînant rémunérations ou indemnités. Nom Prénom Qualité h/s s/an k Total Un(e) Bénévole peut suivant son activité, se retrouver sur plusieurs fiches. Nombre d heures / semaine - Nombre de semaines / année - K = Coefficient lié à l absence Nom et Visa du (de la) responsable : 4-7

5 Logo de l association Total Fiche de suivi du recensement du bénévolat de : (l association) Objets de la Valorisation Désignation des objets de la valorisation : de feuille(s) Date de l étude Présidence / / 15 Comité directeur et Assemblées générales / / 15 Suivant le type d association : Comité, clubs, énoncer tous les objets de la valorisation. Détailler au maximum qualitativement et quantitativement pour être le plus fiable possible Bureau directeur / / 15 Secrétariat / / 15 Trésorerie / / 15 Pôle haut niveau : Organisation / / 15 Equipe... (Stages et compétitions) / / 15 Equipe... (Stages et compétitions) / / 15 Equipe... (Stages et compétitions) / / 15 Equipe... (Stages et compétitions) / / 15 Equipe... (Stages et compétitions) / / 15 Ecole de rugby / / 15 / / 15 Sécurités des rencontres sportives / / 15 Evénement spécifique 1 / / 15 Evénement spécifique 2 / /

6 Forfaits temps : (à compléter suivant les objets de la valorisation) Réunions comité directeur, A.G., bureau, commission.. Compétitions à domicile : Responsable Compétitions à domicile : Autres Compétitions en déplacement : Responsable Compétitions en déplacement : Autres Entraînements ½ journée Entraînements journée 2 h 5 h 3 h 10 h 5 h 3 h 6 h Annexe 2 : Valorisation comptable : Exemples de tableaux «Excel» des différentes instances de décision, commissions et activités de l association. Bureaux directeur : (fiche d instance de décision - activité essentiellement forfaitaire) Nom Prénom Fonction h / S Semaines Coeff. <=1 Total h Coût h Valorisation Président , ,00 Président Délégué , ,00 Trésorier , ,00 Secrétaire Général , ,00 Vice président , ,00 Vice président , ,00 Secrétaire Gén Adj , ,00 Trésorier Gén Adj , ,00 Total ,00 Secrétariat Général : (fiche de commission activités horaires développées par bénévole) Nom Prénom Fonction h / S Semaines Coeff. <=1 Total h Coût h Valorisation Secrétaire Général , ,00 Secrétaire Adjoint ,9 364, ,50 0, ,00 Total 1444, ,50 6-7

7 Récapitulatif de la valorisation : (Avec toutes les instances de décision, commissions et activités de l association) Objet Total h Valorisation Présidence ,00 Comité Directeur 550, ,20 Bureau Directeur ,00 Secrétariat général ,00 Trésorerie ,00 Pôle Haut Niveau Organisation ,00 Equipe ,00 Equipe ,00 Equipe ,00 Equipe ,00 Equipe ,00 Ecole de Rugby ,00 Médical 331, ,50 Total 7068, ,70 Attention : Ce recensement n est pas un travail ponctuel réalisé pour une seule saison. Il fait l objet d une décision collégiale et s inscrit dans la continuité des saisons sportives. Il doit être mis à jour chaque année, en fonction de l évolution de l association. Ne pas suivre cette règle pourrait nuire à l association au regard de la lecture de bilan par les tiers. Adresse : M2R (Maison Régionale du Rugby) Comité Territorial Côte d Azur de Rugby Maison Régionale du Rugby 579, Avenue Jean Moulin LE PRADET 7-7