LES QUESTIONS À SE POSER POUR DÉMARRER LA DSN

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1 LES QUESTIONS À SE POSER POUR DÉMARRER LA DSN Vous pouvez être précurseur. À vous de choisir Vous souhaitez innover dans les modalités de gestion de vos déclarations et de votre paie et considérez que la DSN constitue une opportunité de sécurisation et de simplification des transmissions déclaratives. Vous souhaitez profiter dès que possible de ces apports. Devenez précurseur : Vous bénéficiez d un accompagnement personnalisé ; votre expérience et vos avis permettront d'ajuster la présentation de l'offre aux entreprises qui suivront ensuite en plus grand nombre, jusqu à l obligation, en Vous bénéficiez par ailleurs du retour d expérience de la trentaine d entreprises pilotes qui ont permis la prise en compte votre contexte spécifique et la mise au point finale du dispositif en faisant partie des tous premiers utilisateurs de la DSN. Les questions à se poser pour décider des modalités d adoption et de mise en œuvre de la DSN dans le cadre du volontariat se rattachent à 3 thèmes : le champ couvert par la DSN à son démarrage, l organisation du traitement de la paie, les pratiques ou procédures actuelles dans le domaine des déclarations. La DSN sera obligatoire en 2016 : son démarrage dès aujourd'hui vous permet d anticiper et d avoir un fonctionnement déjà rodé lorsque les étapes suivantes se mettront en place (DUCS Urssaf en 2014 et DADS-U en 2016). L examen des thèmes que nous vous proposons doit vous permettre d arrêter la date de votre entrée dans la DSN, dans la phase de volontariat, et de mesurer les tâches de préparation et l ampleur des apports à attendre de la DSN en matière de simplifications et de gain d efficience. 1

2 QUESTIONS-RÉPONSES, EN DÉTAIL Le champ couvert par la DSN Compte tenu des échéances rapprochées d'ici 2016, tous les cas de figure n'ont pu être traités dès cette première phase et vous ne pouvez donc vous engager dans cette phase que si l'entreprise s'inscrit dans le périmètre retenu. Tous vos salariés relèvent-ils du régime général? S il existe quelques rares exceptions parmi les salariés de l'entreprise (ou si postérieurement au démarrage vous embauchez des salariés hors champ de la DSN phase 1), le démarrage est possible à condition de conserver pour eux les anciennes procédures jusqu à l élargissement de la DSN. Les employeurs du secteur public ainsi que les salariés relevant de régime spéciaux sont hors du champ de la phase de démarrage. Les employeurs relevant du régime agricole pourront adhérer ultérieurement (2014). L entreprise satisfait-elle aux conditions en termes d implantation géographique de ses établissements? La DSN concerne exclusivement, dans un premier temps, la métropole, les DOM, et n inclut pas les TOM. Si un de vos établissements est situé dans une des zones non incluse dans le champ, vous pouvez vous engager dans la DSN, mais sans l englober dans votre transmission DSN. Votre entreprise satisfait-elle aux conditions d affiliation des salariés en matière d assurance chômage? Tous les salariés des établissements à déclarer doivent relever du cas général en matière d assurance chômage. Sont donc exclus les personnels navigants de la marine marchande, marins-pêcheurs, ouvriers dockers, les salariés relevant d un employeur dont l entreprise ne comporte pas d établissement en France, les salariés handicapés des entreprises adaptées et centres de distribution de travail à 2

3 domicile, les ouvriers et techniciens de l édition d enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle, les salariés occupés hors de France ou par des organismes internationaux, ambassades et consulats, et les artistes du spectacle. À noter : les mandataires sociaux gérants sont à déclarer dans la DSN même s ils sont exclus du champ de Pôle emploi ; il ne sera pas nécessaire de produire un signalement fin de contrat de travail les concernant puisqu ils ne pourront bénéficier du chômage sachant qu ils ne cotisent pas à Pôle emploi. Le traitement de la paie Votre entreprise effectue-t-elle elle la paie sans décalage, pour tous ses établissements ou si c'est avec décalage celui-ci ci se situe-t-il avant le 10 du mois? Le décalage de paie désigne la pratique consistant à calculer et verser la paie du mois M non pas en fin de mois M ou dans les 10 premiers jours de M+1 mais plus tard lors du mois M+1. À noter : le décalage du traitement des événements (arrêts maladies traités le mois suivant leur survenance avec maintien de la paie du salarié en attendant cette prise en compte) et donc sans impact sur la paie des salariés n empêche pas le démarrage de la DSN. Votre entreprise est-elle elle équipée d un progiciel de paie, régulièrement maintenu à jour? Un logiciel/progiciel de paie est indispensable : la DSN ne pourra pas être saisie à l'écran. Le logiciel doit être régulièrement tenu à jour. Si votre logiciel a plus de 5 ans, il est sans doute préférable d engager une analyse préalable de l évolution du SI de la paie avant le démarrage de la DSN et d intégrer la prise en compte de la DSN dans le cadre de cette évolution. Ce progiciel de paie peut être un développement effectué en interne,, dès lors que vous le maintenez régulièrement à l état de la réglementation. Il vous faudra alors appliquer les préconisations du cahier technique mis à disposition pour la phase 1, avoir pratiqué un test de bout en bout sur la plate forme DSN (ce qui implique la transmission d un code vérification dans les déclarations transmises) et enfin, en cas de non-conformité avec le cahier technique à réception d une DSN, il vous faudra bien sûr savoir assurer l envoi d une DSN correcte. La gestion à prévoir au niveau de ce produit dans le cadre de la DSN est précisée dans une «charte de partenariat éditeur» que vous devez appliquer dès lors que vous êtes votre propre éditeur. Projetez-vous de vous équiper d un progiciel de paie ou d en changer dans les deux ans à venir? 3

4 Si vous pensez vous équiper d un progiciel de paie alors qu à ce jour vous n en disposez pas, ou si vous envisagez d en changer dans les deux ans qui viennent, il vous faut prendre en compte l échéance de l obligation de la DSN en Démarrer la DSN dès que vous démarrerez le nouveau progiciel,, vous permettra d éviter d avoir à gérer successivement deux changements, dès lors que de toute façon la DSN sera obligatoire en 2016, et de bénéficier d un temps d adaptation pour effectuer les réglages organisationnels et techniques nécessaires. À noter que pour les petites entreprises non équipées à ce jour, la DSN peut permettre d entrer plus simplement dans la dématérialisation : le message DSN est beaucoup plus simple que celui de la DADS-U et à terme il la remplacera. L identification de vos salariés est-elle de bonne qualité? La DSN étant une procédure unique à destinataire multiples, il est bien sûr essentiel que l identification de vos salariés (NIR ou numéro de sécurité sociale) soit correcte. Pour s en assurer, il suffit de se référer au bilan d'identification des salariés (BIS) établi pour votre entreprise dans le cadre de la procédure DADS-U.. Vous pouvez accéder à ce bilan via net- entreprises.fr si vous déposez votre déclaration sur ce site ou via le site e-vantail de la CNAV si vous ne passez pas par net-entreprises. entreprises. Pour éviter les procédures lourdes de ré identification en cas de mauvaise qualité des NIR dans cette phase de démarrage, il est demandé aux entreprises volontaires un taux de non qualité signalé dans le BIS inférieur à 1 %. Si ce n est pas le cas, il est de toutes façons important d étudier les modalités permettant de rejoindre cet objectif d ici à la date de généralisation de la DSN, sachant que si l écart ne porte que sur quelques cas, vous bénéficierez dans le cadre de la phase 1 auprès du système DSN d une immatriculation accélérée de ces salariés, ce qui aura un effet positif sur leurs droits comme sur la régularité de traitement de la paie. Nous mettrons à votre disposition un numéro d appel qui facilitera vos démarches d identification de tout nouveau salarié dès lors que vous vous engagez dans la DSN. Votre entreprise va-t-elle avoir un retour d investissement rapide de la DSN dans sa phase de démarrage? Votre entreprise pratique la subrogation en cas d arrêt maladie? Avec la DSN, vous n aurez plus à transmettre les informations en cours de mois, vous pourrez le faire lors de la transmission mensuelle. 4

5 Au retour de cette transmission, vous bénéficierez d une information sur le montant des indemnités journalières calculé par la CPAM, montant que vous pourrez prendre en compte dans votre logiciel de paie en comptabilité. Votre entreprise emploie beaucoup de CDD ou connait un turn-over important? Avec la DSN, vous bénéficierez rapidement de l allègement des déclarations nécessaires puisque les «attestations employeurs» demandées par Pôle emploi seront substituées lors de la fin de contrat de travail, et que les salaires nécessaires au calcul auront été transmis au fil de l eau. Les pratiques et procédures de la paie La DSN peut apporter un changement des pratiques actuelles des relations entre la paie et la fonction déclarative.. La DSN mensuelle est en effet la dernière étape du traitement de paie et les transmissions d événements sont liés à des éléments ayant un impact en paie et donc dans le progiciel de paie. L appropriation de la DSN sera donc d autant plus aisée que les procédures de traitement de la paie et des déclarations de votre entreprise font déjà l objet, dans le système en place, de rapprochements réguliers. Quelques questions à vous poser pour vous permettre de vous situer : Le contrôle de la paie est-il opéré, au fil de l eau, par les acteurs en charge de la paie? ou des acteurs spécialement en charge des déclarations? ou les comptables? Si c est le cas, vous connaissez déjà l ampleur des écarts détectés et savez en gérer l analyse. La DSN s inscrira donc naturellement dans vos procédures, sachant qu il conviendra que les modalités de travail soient bien partagées entre tous les acteurs : paie / déclarations, puisque la DSN deviendra la «source unique» de toutes les formalités. Si ce n est pas le cas, la DSN est l occasion d une étude d optimisation de vos procédures. En se souvenant qu en matière comptable, par exemple, la pratique des arrêtés réguliers n alourdit pas la charge de travail globale bien au contraire, elle apparait rapidement comme source de sécurisation et de performance. Ce sera la même chose avec la DSN. Les écarts détectés sont-ils corrigés? Si leur détection est tardive, les rectifications sont-elles opérées dans la paie suivante sous forme de rappel et de reprise? 5

6 Si c est le cas, vous êtes déjà dans le fonctionnel optimal pour une prise en compte de la DSN. Il restera à vérifier, lorsque la DUCS puis la DADS-U rejoindront le périmètre de la DSN, que les «arrêtés» réguliers donnent bien des situations équilibrées aux échéances majeures, mais cela viendra dans un second temps et vous bénéficierez alors d un effet d expérience sur la DSN qui vous permettra de traiter cela au mieux. Si ce n est pas le cas, l étude de préparation de la prise en compte de la DSN, sera l occasion de vous interroger sur les raisons de ces détections tardives, toujours plus coûteuses qu une gestion au fil de l eau, et d optimiser en conséquence votre fonctionnement. Le taux de rappel et reprise pour vos salariés d un mois sur l autre est-il inférieur à 10 % (moins de 10 % de salariés font l objet d un rappel pel ou d une reprise d un mois sur l autre)? Si c est le cas, l usage de la DSN ne conduira pas à des risques d échec de reconstitutions des déclarations substituées en cas d arrêt ou de fin de contrat de travail. Si tel n est pas le cas, l étude sera une bonne occasion de vous interroger sur les raisons de ce taux important de reprise pour mettre en évidence les moyens d optimiser votre fonctionnement. Est-il exceptionnel qu au moment de la DADS-U vous deviez faire des rappels en paie dont l antériorité ité dépasse une année? Si c est le cas, cela signifie que tous les faits liés à un contrat de travail sur une année sont majoritairement bien traités dans l année de référence, ce qui est un point d assise important pour le bon fonctionnement de la DSN. Sinon, engager la DSN phase 1 sera pour vous l occasion de minimiser ces écarts en vous permettant de les expliquer, dans un contexte où la DSN phase 1 ne constitue pas un «risque» pour les procédures majeures. Vous pourrez ainsi prendre le temps de mettre au point les fonctionnements adaptés avant que cela n ait de conséquence sur les montants des cotisations et la procédure annuelle de report des droits de vos salariés. La production annuelle de la DADS-U implique-t-elle elle des recoupements nombreux et difficiles avec les services en charge de la DUCS? Si c est le cas, engager la DSN phase 1 sera pour vous l occasion de minimiser ces écarts en vous permettant de les expliquer dans un contexte où la DSN phase 1 ne constitue pas un «risque» pour les procédures majeures. Vous pourrez ainsi prendre le temps de mettre au point les 6

7 fonctionnements adaptés avant que cela n ait de conséquence sur les montants des cotisations et la procédure annuelle de report des droits de vos salariés. Avez-vous mis en place des «workflows», c'est à dire des procédures informatisées, permettant de traiter de manière fluide, dès leur survenance, les événements de type absence maladie ayant un impact en paie? Si tel est le cas, votre fournisseur de progiciel de paie pourra utilement s appuyer sur ces pratiques pour générer les signalements d événements qui ne nécessiteront pas d autres actions particulières de votre part pour être émis. LA DSN ET VOUS Le parcours que vous venez de suivre vous a convaincu de démarrer la DSN dès maintenant? 1. Merci de compléter le questionnaire suivant qui nous permettra de vous accompagner au mieux dans la planification de votre démarrage de la DSN. Téléchargez puis remplissez le questionnaire avant de le renvoyer à PilotageDSN@gipmds.fr. 2. Nous vous recontacterons alors pour vous indiquer la marche à suivre. 3. Puis vous devrez vous inscrire à la DSN sur le site net-entreprises.fr (ou si les salariés relèvent du régime agricole sur le site msa.fr à compter de 2014). 4. Envoyez ensuite une DSN de test pour vous assurer que votre logiciel est bien opérationnel. 7