OCA Pôle Outsourcing Comptable. Externalisation et délégation de la fonction comptable

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1 OCA Pôle Outsourcing Comptable Externalisation et délégation de la fonction comptable

2 Comptable Les avantages de l Outsourcing Changement de nature de la fonction comptable interne L externalisation des tâches matérielles permet : Un recentrage de la fonction comptable sur ses activités à valeur ajoutée Qualité du reportingpériodique Obligations fiscales et sociales, optimisation Relations externes : fournisseurs, clients, banques La réflexion sur l évolution du système d information Une réduction de 20 à 40% des coûts de la fonction Capacité de faire jouer les économies d échelle Différentiel de coût salarial Flexibilité des effectifs et des coûts Une fonction comptable optimisée Les coûts progressent en fonction des volumes et non par paliers. Les effectifs internes sont optimisés, sans sous-emploi lié à la croissance anticipée et aux fluctuations saisonnières. Possibilité de répondre aux demandes exceptionnelles de la DG. L option pour une solution hébergée permet d éviter les coûts liés à l achat, à la maintenance et à la mise à jour des systèmes comptables(logiciel et serveurs). Accès permanent à l expert comptable Un interlocuteur de haut niveau à votre écoute Assistance comptable & fiscale Conseil et expertise élargi Disposer d une information réglementaire et fiscale à jour 2

3 Les avantages de l Outsourcing Concentration de l entreprise sur son cœur de métier Accélération des délais de clôture Délais de clôture sécurisés Obligation contractuelle de résultatdu délégataire dans ses délais de traitement (exemple : j+2 image pièce). Capacité de substitution en cas de défaillances internes (maladie, congés, départs). Sécurité des données Continuité du service comptable assurée Back-up prestataire (connaissance totale du système et des traitements comptables de la société cliente). Back-up des données dans le système «en miroir» (si option pour hébergement logiciel & base chez le prestataire). Protection contre les pannes et intrusions. Témoignage de Madame Fabienne Barouillet, Directrice Financière, Transavia(Groupe Air France) «Depuis la création de Transavia, la collaboration avec OCA a été précieuse. Elle a permis de rationaliser les processus comptables en externalisant toutes les fonctions d exécution et ainsi limiter la structure comptable interne. Le professionnalisme des équipes d OCA a toujours été très apprécié. Les échanges avec les différents interlocuteurs sont simples et efficaces. Au fil des années s est développée une relation de confiance qui a fait d OCA un véritable partenaire de la direction financière». 3

4 Solutions d Outsourcing Externalisation totale de la fonction comptable Externalisation de la comptabilité fournisseur Externalisation de la facturation et du recouvrement client Solutions d Outsourcing Optimisation du traitement des notes de frais Externalisation de la consolidation et du reporting Externalisation de la fonction paie Externalisation de la comptabilité Fournisseur : Intégration ou saisie des factures Rapprochement commandes / livraison / Factures Préparation des états de règlements Analyse et lettrage des comptes Relations fournisseurs. Externalisation de la comptabilité Client: Intégration ou saisie des factures Rapprochement commandes / livraison / Factures Préparation des états de relance Analyse et lettrage des comptes Relations avec les services payeurs 4

5 Mise en œuvre de l externalisation La mise en place de notre solution s'inscrit dans une démarche qualité permettant de garantir au mieux la réussite du projet. Celle-ci suit le schéma ci- après : Analyse de l organisation et des procédures existantes Proposition d un schéma de mise en œuvre Mise en place de l'architecture de traitement Pré-production Démarrage opérationnel Analyse de l organisation et des procédures comptables existantes Compréhension des modes de traitements comptables en vigueur: système comptable et de gestion, comptabilité analytique et budgétaire ; Prise en comptes des contraintes de l entreprise (saisonnalité, clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc). Proposition d un schéma de mise en œuvre Sur la base de l analyse ci-dessus, élaboration d une proposition écrite détaillant le schéma et le calendrier de mise en œuvre. Mise en place de l'architecture de traitement Paramétrages des systèmes et interfaces; Rédaction des manuels de procédures ; Réalisation des tests. Pré-production : Mise en phase de pré-production pour test des processus et des applications logicielles; Validation définitive du client. Démarrage opérationnel Lancement de la prestation en mode production avec montée en charge progressive; Optimisation des processus; Suivi et pilotage opérationnel de la prestation 5

6 Présentation de notre cabinet Qui sommes-nous? OCA est un groupe d audit, de conseil et d expertise-comptable, basé à Paris, fondé en O.C.A s'est développé aux côtés des entreprises avec la vocation de leur apporter une vision large et pertinente pour la résolution de leurs problématiques complexes. Nous avons ainsi orienté nos interventions vers l audit des organisations, le conseil en restructuration, le diagnostic et le traitement des difficultés. La variété de nos savoir-faire et nos ancrages géographiques (Europe de l Est, Maghreb, Chine, Russie, Italie), nous conduisent à intervenir régulièrement pour le compte de groupes et organismes français et internationaux de premier plan. Notre activité d outsourcing C est pour répondre aux nécessités rencontrées par nos clients en situation de fragilité financière, que nous avons créé en 2007, une plate-forme de traitement comptable dédiée, visant à proposer des solutions performantes et économiques pour la production de leur information financière. Notre département dédié prend en charge des missions d externalisation totale ou partielle de la fonction comptable. Nos services s adressent aux organisations de toutes tailles et de tous secteurs ainsi qu'à nos confrères experts-comptables qui nous confient la gestion comptable de leurs dossiers clients. Pour chacun de nos clients, nous mettons en œuvre une démarche «sur-mesure» dans le cadre d une méthodologie structurée. Nos garanties En tant qu Expert-comptable, OCA répond à un haut niveau d exigence en terme de qualité et de déontologie: Le respect du secret professionnel comme principe absolu(art du Code Pénal). L application d un code de déontologie professionnelle strict (Décret n du 27 septembre 2007) précisant notamment les devoirs du professionnel libéral envers ses clients (art. 15 à 20 du Code de Déontologie). L engagement de la responsabilité de l Expert-Comptable dans l exécution de tous ses travaux impliquant la souscription d une assurance-civile professionnelle adaptée au contexte d exercice d une activité règlementée(art. 17 de l ordonnance du n du 19/09/45). 6

7 Vos interlocuteurs ALAIN OUANICHE Associé Expert-comptable, Commissaire aux comptes Fondateur et associé principal du cabinet OCA, Alain Ouaniche dispose d une solide expérience en matière de contrôle interne et d organisation; Régulièrement désigné par les juridictions civiles et répressives, Alain Ouaniche exécute à titre personnel des missions d expertises judiciaires (environ 75 par an) à la demande de Tribunaux de Commerce, Tribunaux de Grande Instance, Parquets, Magistrats instructeurs. Alain Ouaniche assume également des fonctions d arbitre dans le cadre de contentieux économiques et commerciaux. THIERRY LEROLLE Directeur de Mission Expert-comptable Thierry Lerolle est diplômé de l ICS et d Expertise comptable. Il commence sa carrière en 1985 chez Frinault Fiduciaire rattaché en 1988 au groupe Arthur Andersen. Entre 1996, il rejoint le groupe d orfèvrerie Christofle au poste de responsable de la comptabilité et de la trésorerie (hors distribution). Directeur de mission depuis 2001 au cabinet OCA, ses domaines de spécialité couvrent notamment les problématiques d organisation et de contrôle interne. 7

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