Politique Achats. Fournisseurs Clients Internes Conditions Achats Prix Acteurs du processus Achats. p. 1/8
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- Didier Marcil
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1 Politique Achats Fournisseurs Clients Internes Conditions Achats Prix Acteurs du processus Achats p. 1/8
2 Fournisseurs Objectifs Principes / Moyens Indicateurs / Preuves Améliorer le niveau de qualité fourni. Transférer de la responsabilité aux fournisseurs pour ce qui n est pas dans le cœur de métier de l organisme Réduire les risques liés aux fournisseurs Accroitre le niveau de maîtrise des Achats Suivre et réduire les litiges Transmettre aux fournisseurs une synthèse des évaluations pour mise en place des améliorations éventuelles. Chaque année. Y intégrer les résultats des audits chantier (Audit de certification MASE) Améliorer la connaissance que nous avons de nos fournisseurs : Sélectionner les fournisseurs. Adapter les critères d homologation (SSE, Taux d accident : TF, TG) Evaluer les fournisseurs lors du paiement ou de la réception des prestations. Développer les Audits de contrats et de fournisseurs. Intéresser les fournisseurs. Fiabiliser la relation client/fournisseur. Regrouper les prestations, les métiers (rationaliser les segments d Achat). Passage à la distribution. Réduire le nombre de fournisseurs actifs (une commande dans la dernière année) Disposer de plusieurs fournisseurs homologués par segment d achats (2 à 4) Ou mettre en place des partenariats adaptés pour certains segments. Suivi des litiges opérationnel. Nombre de retours aux fournisseurs des évaluations annuelles Nombre d évaluations + par segment. Auditer (évaluer) 100 % des fournisseurs dont le CA HA est supérieur à 5 K sur la dernière année. Créer un indicateur de la qualité du Fichier Fournisseur. Pour chaque commande, la fiche fournisseur doit être à jour (création ou mise à jour datant de moins de un an) Mettre à jour les segments d achats en fonction des commandes réalisées. Deux colonnes : Famille, Catégorie. %, ou Nombre de fournisseurs homologués (par segment d achat) Niveau de mise à jour du Fichier Fournisseur : % du nombre de fournisseur actifs (une commande au moins dans la dernière année) Inscrire les niveaux de surveillance des fournisseurs dans le fichier fournisseur : % des fournisseurs sur la dernière année. Niveaux de dépendances. Nombre de commande par an par fournisseur. (niveau de relation client/fournisseur) Nombre d audits sécurité impliquant un fournisseur. Réaliser des audits de terrain : 1 en Cartographie p. 2/8
3 Faire progresser l efficacité du processus de Management des Fournisseurs. Etablir une vraie cartographie des fournisseurs par segment. Priorités : prioriser les fournisseurs «actifs et à risques», c'est-à-dire les fournisseurs de Classe 1 ayant eu au moins une commande dans la dernière année. Temps passé Nombre de commandes Chiffre d affaire Achat. p. 3/8
4 Clients Internes Objectifs Principes / Moyens Indicateurs / Preuves Améliorer les résultats sécurité globaux (intégrant les fournisseurs) Améliorer le niveau de satisfaction du client final Améliorer les procédures concernant la sécurité. Avoir le souci du client final. Passer de l achat de moyens à l achat de fonctions (Rémunérer les résultats). Promouvoir et accompagner les démarches de durabilité. Améliorer les définitions des besoins et exprimer les besoins et solutions en termes de création de valeur et/ou de coût d usage. (Rémunérer les résultats). Sous-traitance de prestations hors du cœur de métier de l organisme (make or buy) Développer la prise en charge des services associés (définir clairement les besoins). Validation des listes de fournisseurs avant appel d offre avec des critères établis Chaque dysfonctionnement doit faire l objet d une fiche d Evaluation. Mettre en place le suivi de ces fiches et des actions. Faire apparaître l impact «Fournisseur ou Achats» dans les indicateurs SSE. Efficacité des actions entreprises pour prévenir ou corriger des dysfonctionnements liés à des activités «Fournisseurs». Création de valeur. Intégrer les objectifs de progrès en matière de développement durable. Améliorer la mesure du niveau de qualité. Intégrer des fiches de gestion des déchets dans les plans de prévention Développer les procédures de réception. Améliorer l organisation des activités de réception/essais des fournitures et prestations : mettre les noms des demandeurs sur les commandes, donner accord au fournisseur sur le processus de contrôle proposé par lui. Développer l Assurance Qualité Fournisseur (déléguer les contrôles de conformité). Création Procès verbal de réception Nombre de plan de prévention intégrant une fiche de gestion des déchets. Nombre de points d arrêts. Nombre d inspection périodiques. Nombre d inspections finales. Nombre de réceptions sur site ou en usine. Nombre de validation du dossier constructeur Nombre d évaluation / nombre de commandes payées. Nombre de compte rendus d incidents ou d accidents liés à ces activités «Fournisseurs». p. 4/8
5 Faire progresser l efficacité du processus Achats. Optimiser les tâches administratives. Création Procès verbal de mise en service Informer la fonction Achats de tout projet impactant la fonction Achats. S informer auprès des utilisateurs des projets d achats. Indicateurs, Politique Achat et plan d action Achat inscrits à l ordre du jour des revues de Direction HSE/MASE (et mis à jour ensuite) Améliorer la communication entre les utilisateurs et la fonction Achats. Mettre à jour les fiches de postes des Clients Internes. Auditer le processus Achats défini dans la procédure de Management des Fournisseurs pour l améliorer. Nombre d audits de terrain. CR des Revues de Direction 1 audit de la procédure par an. Fiches de postes avec paragraphe Achat.. p. 5/8
6 Conditions Achats Prix Objectifs Principes / Moyens Indicateurs / Preuve Réduire les coûts. Développer les outils de réduction des coûts? Maîtriser la mise en concurrence. Indicateurs d optimisation des coûts à définir et mettre en place. Indicateur en place Améliorer la qualité fournie Suivre les litiges : nombres et efficacité des actions engagées. Faciliter le chiffrage des projets Disposer d outils de chiffrage utilisant les commandes déjà réalisées. Mieux utiliser les moyens informatiques pour rendre l information disponible. Construire les bases de données et outils permettant d obtenir des costings projets à +/- 10 % Augmenter le niveau de maîtrise des achats Développer des contrats et/ou accord «cadres» Commande de régularisation -> Bordereaux -> Contrats de progrès. Développer le nombre de commande prenant en référence des Spécifications techniques fonctionnelles et/ou décrivant un résultat et le mode de rémunération de la performance. Mettre en place un suivi de la création de valeur en lien avec les activités d Achats Mode d achats : type de contrats. Nombre de commandes, montant moyen des commandes, par segment. Nombre de partenariats / cartographie. Répartition des commandes : tarif, forfait, résultat en % et en. Création de valeur Clarifier les conditions d achats et transférer de la responsabilité aux fournisseurs pour ce qui n est pas dans le cœur de métier de l organisme. Passer de l achat de produits à de l achat de prestation (contrat de prestation remplaçant des achats de produits et de prestations séparés) Définir les conditions d Achats. Responsabiliser les fournisseurs. Diffusion de la Politique HSE. Création des contrats de travaux et fournitures particuliers. CGAE, CGAT Documents de suivi des «Faits générateurs» Taux d Utilisation des CGA. Indicateurs concernant le paiement à 45 jours fin de mois. Nombre de litiges sur délai et conformité. Nombre de commandes avec référence aux CGA : en nombre et pourcentage, + par segment d achat. Evolution des cartographies de fournisseurs et de segments. p. 6/8
7 Intégrer de la vigilance concernant les coûts environnementaux Identifier les coûts éventuels de traitement des déchets occasionnés par une commande. Base de donnée Cost p. 7/8
8 Acteurs du processus Achats Objectifs Principes / Moyens Indicateurs / Preuves Définir les responsabilités des acteurs Délégation de pouvoir à jour et effective. Délégation de pouvoir signée. Améliorer l efficacité du processus de Management des Fournisseurs Impliquer les acteurs Optimiser et simplifier les tâches administratives. Auditer le processus Achats défini dans la procédure de Management des Fournisseurs pour l améliorer. Induire des évolutions dans les fiches de poste. Améliorer les procédures sécurité. Communiquer la Politique Achats. Diffuser et communiquer concernant les indicateurs et résultats Achats. Réduire le nombre de commandes ponctuelles. Liens avec la comptabilité à définir et suivre. Suivi des retards. Suivi des commandes : accords, paiements, livraison, évaluation. Avec le fichier des commandes. Inquiry Status à intégrer dans le fichier des Commandes. Toutes les commandes sont rangées avec leur devis dans le Dossier des commandes.+ documents d accords, + AR, + factures. 1 audit à Aix et 1 audit à Jouy Revue de Direction Statistiques des commandes par segment. Procédure administrative coordonnée avec Direction Administrative et Financière Faciliter les relations avec les fournisseurs. Fichier Fournisseur à jour. p. 8/8
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