Guide de Déclassement. version 5.1.2

Transcription

1 Guide de Déclassement versin ctbre 2015

2 Table des matières Gestin des archives (déclassement) Fermeture des dssiers actifs Génératin et validatin des listes de déclassement Créer un cntenant Créer un emplacement ACTIF SEMI-ACTIF/ACTIF À VERSER/ SEMI-ACTIF À VERSER ACTIF À DETRUIRE / SEMI-ACTIF À DETRUIRE

3 1. Page d accueil de l administrateur Cnstelli s uvre, par défaut, sur la page Gestin dcumentaire. Celle-ci se divise en quatre sectins : 1.1 La sectin Recherche 1.2 Le bandeau de gauche (menu cntextuel gris) 1.3 La sectin centrale permettant d accéder aux cntenus 1.4 Le menu de drite identifiant les actins pssibles Sectin centrale des cntenus : Gestin des archives Cette sectin permet la gestin des listes de déclassement. 2

4 1.3.1 Gestin des archives (déclassement) La page Déclassement dans le menu «Gestin des archives» dnne accès aux dssiers à déclasser. Un utilisateur peut uniquement créer et traiter une liste de déclassement dans les unités administratives auxquelles il a accès. Par cntre, le RGD peut traiter tute liste existante. Les cntenants snt cnsultables à partir de l icône «Cntenants par unité administrative» dans le menu Gestin des archives. La page Déclassement se devise en deux parties : 1. Liste des dssiers sans date de fermeture. 2. Déclassement. Définitins des termes liés aux pératins : Figure 1 - Déclassement. Déclassement : pératin générale de passage des dssiers d un statut à un autre (actif vers le semi-actif/destructin/versement; semi-actif vers destructin/versement). Destructin : pératin d éliminatin u de suppressin des dcuments et des dssiers seln les délais du calendrier de cnservatin. 3

5 Transfert : pératin de transférer des dssiers de l actif vers le semi-actif. Versement : pératin de verser des dssiers à cnservatin permanente dans un service d'archives (à l interne u acquisitin de l externe). Cnservatin : cnservatin de façn permanente, pur cnstituer des archives histriques Fermeture des dssiers actifs Délai à durée fixe : durée de cnservatin exprimée par un nmbre d années. Exemple : 2 ans. Délai à durée variable (888 u 999) : durée de cnservatin dnt le calcul est réalisé à partir d une cnditin qualitative. Exemple 1 : Jusqu à sn remplacement par une nuvelle versin. Exemple 2 : Jusqu à la fin des pératins de vérificatin. Exemple 3 : Jusqu à la fin d un prjet. Exemple 4 : 2 ans après la fermeture du dssier. Tus les dssiers ayant un délai à durée fixe u indéterminée (Visés par le cde 888 et 999) snt fermés dans Cnstelli qui calcule autmatiquement les dates seln la règle de cnservatin assciée et seln les ptins piltables de calcul des dates dans le sus-menu Cnfiguratin. Ces dssiers snt alrs dispnibles pur la créatin de listes de déclassement Les listes se créent par Unité administrative avec la pssibilité de trier les dssiers par métadnnées. Pur générer d une liste de dssiers uverts à fermer, il faut : 1. Cliquer sur l un des tris liens dans «Liste des dssiers sans date de fermeture» 2. Chisir une unité administrative dans lequel vus vulez fermer des dssiers. 3. Une fis la liste affichée, il faut chisir dans la liste les dssiers à fermer. 4. Cliquer sur le lien «Générer une liste de déclassement avec des dssiers». 4

6 5. Une fenêtre apparaitra qui va vus permettre de nmmer la liste générée. Celle-ci sera accessible dans l nglet «Liste générée» dans la page Déclassement. 6. Dans la fiche de la liste générée, il y a des ptins : Mdifier (le nm de la liste), Supprimer la liste, Demande de validatin, demande d apprbatin. 7. Habituellement n valide avant d appruver. On peut passer par-dessus la validatin pur aller directement à l Apprbatin. 8. Lrsqu appruvé par le gestinnaire, n aura la pssibilité de lancer le traitement. 9. Appuyer sur le butn Lancer le traitement pur traiter la liste. Au niveau de la fiche des dssiers fermés : La date du jur s inscrit dans la métadnnée Date de fermeture du dssier. La valeur Date de fermeture est attribuée autmatiquement aux dcuments rattachés au dssier. Génératin des champs Date de transfert prévue et Date versement u destructin prévue. 5

7 Génératin et validatin des listes de déclassement Permet d appliquer les différents délais, à durées fixes u variables, exprimés dans les règles de cnservatin aux dssiers, quel que sit leur supprt. Cnstelli fait la distinctin entre 3 types de supprts de dssiers : 1. Analgique (papiers); 2. Infrmatique (électrnique); 3. Hybride (papiers et électrnique). Pur le déclassement des dssiers analgique et hybride, vus aurez à créer des cntenants et des emplacements si nécessaire. Il y a 5 types de listes de déclassement : Liste des dssiers actifs à transférer au semi-actif. Liste des dssiers actifs à verser. Liste des dssiers actifs à détruire. Liste des dssiers semi-actifs à verser. Liste des dssiers semi-actifs à détruire. Ces listes citées ci-dessus renvient vers des liste de dssiers déjà fermés autmatiquement par le système u manuellement par l utilisateur chargé de l pératin de déclassement Créer un cntenant Lrs des pératins de déclassement, vus serez amenés à créer des cntenants pur regruper les dcuments papiers cntenus dans les dssiers hybrides u analgiques. Les cntenants dans Cnstelli crrespndent aux cntenants physiques dans lesquels vus allez faire vs transferts u versements. 6

8 Vus devez créer vs emplacements et vs types de cntenant (Dnnées de valeurs), avant d effectuer le déclassement (Vir Piltage). Cnstelli permet l impressin du brdereau du transfert u versement accessible à partir de la fiche du cntenant. Pur créer un cntenant : Dans la fiche d une liste générée, il faut cliquer sur le lien Créer un cntenant pur accéder au frmulaire de saisie. La case à ccher «Plein» vus permet de déterminer si le cntenant est plein u nn. Si elle est cchée vus ne purrez plus ajuter de dssiers à ce cntenant. Vus aurez aussi le chix d attribuer un emplacement à vs cntenants à partir du champ «Emplacement». 7

9 Le frmulaire d ajut de cntenant cntient des champs bligatires et d autres facultatifs : Type; Identifiant tempraire; Identifiant; La case à ccher Plein : pur définir l état du cntenant; Psitin; Capacité (m); Taux de remplissage saisi (%) : la valeur de ce champ est «Cntenant sans capacité» dans le cas ù le cntenant n a aucune capacité saisie. Figure 2 - Fiche d'un cntenant Créer un emplacement Les emplacements snt les endrits ù les cntenants vnt être déplacés. Ils permettent la lcalisatin physique de vs cntenants et les dssiers papiers et hybrides qui s y truvent. 8

10 Les cntenants peuvent être versés u transférés au sein même de vtre rganisme par exemple au service des archives cmme ils peuvent être versés à un autre rganisme par exemple la BANQ (biblithèque et archives natinales du Québec). Pur créer un emplacement, il faut aller dans Espaces virtuels puis cliquer sur l icône lupe qui crrespnde à Emplacements. La liste des emplacements s affichera, il faudra cliquer sur le butn Ajuter pur accéder au frmulaire de saisie ACTIF SEMI-ACTIF/ACTIF À VERSER/ SEMI- ACTIF À VERSER L pératin du déclassement se dérule cmme suit : 1. Cliquez sur l une des listes de déclassement par exemple «Liste des dssiers actifs à transférer au semi-actif». 2. Une page s affiche ù vus devez chisir l unité administrative dans le lequel vus allez faire l pératin du déclassement et s il y lieu les métadnnées pur affiner la liste des dssiers à déclasser puis appuyez sur le butn Rechercher. 9

11 3. Une fis la liste est affichée, il faudra ccher u déccher les dssiers à déclasser puis appuyez sur le lien «générer une liste de déclassement avec des dssiers» pur accéder la page de la liste générée. 4. Pur les dssiers analgiques u hybrides, vus aurez 2 pssibilités : a. Créer un cntenant : Dans la page de la liste générée, vus appuyez sur «Créer un cntenant».le lien vus mènera au frmulaire de créatin d un cntenant. b. Rechercher un cntenant déjà existant : la recherche se fait au niveau du même espace de classement. Dans la page de la liste générée, vus appuyez sur «chercher un cntenant» pur accéder à la page de recherche de cntenant. Vus saisissez les critères de recherche (cntenants par l unité administrative u espace de classement).dans la liste des résultats, vus cchez le cntenant dans lequel vus vulez placer les dssiers puis appuyez sur «ajuter les cntenants sélectinnés».le(s) cntenant sélectinnés vnt se placer dans les deux champs cntenant. 10

12 5. Une fis le cntenant créé u ajuté, appuyez sur le butn Lancer le traitement. 6. La liste traitée sera cnsultable dans l nglet «listes traitées» dans la page déclassement. La fiche d une liste de déclassement se divise en 3 parties (vir encadré ruge, bleu et vert) 1. Infrmatins générales cmment le titre de la liste, unité administrative et espace de classement, la date et le créateur. 2. La liste des dssiers qui nt été transférés u versés. 3. Le(s) cntenant(s) dans le(s)quel(s) les dssiers snt placés. 11

13 En cliquant sur le lien du cntenant, vus puvez accéder à sa fiche afin de cnsulter sn cntenu (dssiers), imprimer sn brdereau, sn étiquette u mdifier sa fiche. Dans la fiche du dssier transféré u versé, vus puvez nter la génératin des champs suivants : Statut archivistique Cntenant Date réelle de transfert u versement. 12

14 Figure 3 - Fiche d'un cntenant ACTIF À DETRUIRE / SEMI-ACTIF À DETRUIRE L pératin du déclassement se dérule cmme suit : 1. Cliquez sur l une des listes de déclassement «Liste des dssiers actifs à détruire» u «Liste des dssiers semi-actifs à détruire». 2. Une page s affiche ù vus devez chisir l espace de classement dans le lequel vus allez faire l pératin de déclassement et s il y lieu les métadnnées pur affiner la liste des dssiers à déclasser puis appuyez sur le butn Rechercher. 3. Vérifier la liste des dssiers, puis appuyer sur le butn Lancer le traitement. 4. La liste traitée sera cnsultable dans l nglet «listes traitées» dans la page déclassement (vir Erreur! Surce du renvi intruvable.). Les dssiers détruits deviennent gris. Après la destructin des dssiers électrniques, il y aura une mdificatin autmatique du stade archivistique pur «détruit» ainsi que la génératin de la date de destructin. Les dcuments cntenus dans les dssiers détruits snt remplacés par une fiche descriptive (il est pssible d éliminer cette fiche dans le menu Cnfiguratin => Déclassement =>Cchez «Supprimer les fiches des dcuments lrs de la destructin». Les dcuments cntenus dans les dssiers électrniques snt éliminés autmatiquement de l espace infrmatique. Les dssiers «détruits» restent tujurs cnsultable dans Cnstelli. 13