Charte de déontologie

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1 Charte de déontologie

2 Notre ambition Le groupe Solendi a pour ambition d être, au sein d Action Logement, le leader de l Immobilier social, au service des entreprises et des salariés. Cette charte de déontologie définit un socle commun de règles de conduite devant inspirer nos comportements dans nos relations à l intérieur et à l extérieur du groupe. Les engagements pris contribuent à la richesse de nos métiers et à la rigueur avec laquelle nous avons à cœur de les exercer. Cette charte est un repère pour guider et adapter nos comportements. Elle va dans le sens de la responsabilité de chaque collaborateur pour renforcer les relations de confiance accordées par nos partenaires. Le respect de cette charte doit être l affaire de tous. Marie-Christine Oghly Présidente Une charte qui nous engage tous, administrateurs, dirigeants, salariés La hiérarchie joue un rôle essentiel de sensibilisation, de vigilance et d exemplarité : l Elle veille à la connaissance, à la bonne compréhension et à l application de cette charte, l Elle donne l exemple en la respectant et en la faisant respecter. A noter : Le terme «collaborateurs» utilisé dans cette charte désigne à la fois les administrateurs, les dirigeants et les salariés. La déontologie dans notre environnement Notre environnement professionnel, et en particulier l UESL et la Fédération des ESH ont respectivement fédéré les CIL et les ESH autour d un socle de valeurs, en adoptant : l La Charte de déontologie d Action Logement (2013), l La Charte nationale des ESH (2006).

3 Nos valeurs Notre groupe s est construit autour de valeurs communes. Engagement social : C est une valeur clé, qui se traduit par des comportements de respect, d ouverture, de tolérance et d écoute. La vocation sociale originelle de notre groupe favorise la bienveillance à l égard de toutes nos parties prenantes. Orientation client : La satisfaction du client est le sens et la finalité de notre action. Cette valeur repose sur l écoute, la compréhension et la prise en compte de ses attentes. Elle symbolise notre agilité, notre capacité d adaptation aux changements de notre environnement et notre recherche permanente d innovation. Professionnalisme C est une valeur d engagement, qui implique rigueur et efficacité professionnelle dans la mise en œuvre de nos projets. Elle imprègne tous nos métiers et se concrétise chaque jour par la volonté de travailler ensemble. Nos engagements Au sein du groupe, les principes déontologiques s articulent autour de cinq grands engagements à mettre en œuvre au quotidien pour respecter nos valeurs. Intégrité Chacun rejette toute forme de corruption, de fraude et d avantage indûment tiré de sa position professionnelle, et s interdit tout conflit d intérêt découlant de ses relations personnelles avec ses parties prenantes (fournisseurs, élus, locataires, candidats à l embauche ). Neutralité Chacun exerce sa fonction avec transparence, dans un esprit de neutralité sociale, politique, culturelle et confessionnelle, en écartant toute forme de discrimination. Confidentialité Chacun respecte la confidentialité des informations auxquelles il a accès et s abstient de divulguer toute information à caractère confidentiel. Respect des règles Chacun veille au respect des obligations légales et réglementaires, et applique les conventions et accords professionnels du secteur. Au sein du groupe, chacun s engage à faciliter les relations internes pour garantir la qualité et le bon déroulement de la collaboration entre les salariés des différentes entités. Protection des biens et de la réputation Chacun s interdit de porter atteinte à la réputation du groupe, notamment dans le cadre de l utilisation des nouveaux outils de communication accessibles via internet. Chacun s engage à préserver les biens et outils du groupe, et s interdit toute appropriation personnelle. L utilisation personnelle des moyens de communication (courrier électronique, téléphone, internet, imprimantes, fax) est tolérée si les collaborateurs en font un usage limité, et qui n empiète pas sur leurs activités professionnelles.

4 L objectif prioritaire du groupe Solendi est la satisfaction de ses clients, que ce soient des entreprises ou des particuliers. Ils doivent tous être traités avec équité et efficacité. Chacun s attache à être impartial et à refuser toute forme de discrimination. Entreprises adhérentes Dans le cadre de la Participation des Employeurs à l Effort de Construction (PEEC, communément appelée 1 % Logement), versée chaque année par les entreprises privées d au moins 20 salariés, les collaborateurs du groupe sont en contact avec les dirigeants, les services de ressources humaines, les salariés, les services comptables ou financiers, les comités d entreprises ou les comités logement des entreprises adhérentes. Leur confiance s acquiert et se maintient grâce à notre souci constant de prendre des engagements pouvant être tenus et respectés. Notre impartialité et la qualité de nos services sont des éléments essentiels d efficacité, de légitimité et de crédibilité. Quel comportement adopter avec les clients? Candidats à l attribution d un logement ou d un service Le groupe s engage à respecter scrupuleusement les critères réglementaires d attribution d un service ou d un logement prévus par la législation et les procédures internes. Les collaborateurs en ont une bonne connaissance et s attachent à renseigner de manière précise et transparente les demandeurs. Le traitement des dossiers s effectue dans la plus grande transparence et impose discrétion et confidentialité. La neutralité dans l instruction des dossiers et la présentation des dossiers aux membres des commissions d attributions de logements représente un élément essentiel. La sollicitation ou le bénéfice de cadeaux, invitations, ou tout autre avantage de quelque nature que ce soit dans le cadre d une attribution sont strictement prohibés. Bénéficiaires d un logement ou d un service : locataires, propriétaires, personnes en mobilité professionnelle ou en difficulté Les opérations de mises en location ou de départ d un logement, d attribution d une aide ou d un service doivent être menées dans le strict respect des procédures, et des valeurs fondamentales d équité et d honnêteté. Les collaborateurs sont amenés à avoir connaissance de renseignements concernant la situation personnelle, les ressources et l emploi des bénéficiaires d un logement ou d un service. Ils s interdisent de les divulguer et d en faire usage en dehors du contexte professionnel. Les collaborateurs sont particulièrement attentifs à respecter le droit des bénéficiaires d un logement ou d un service à la discrétion sur tout ce qui concerne leur vie privée, à l égard de leurs employeurs. Aucun collaborateur ne peut effectuer pour un locataire des travaux ou prestations rémunérés. L usage des étrennes destinées aux gardiens est toléré, mais encadré : l Elles doivent rester facultatives, et ne doivent en aucun cas être sollicitées ou suscitées par quelque moyen que ce soit. l Elles ne doivent être reçues qu à la fin de l année ou en tout début d année, l Elles doivent être d un montant symbolique, l Elles n impliquent aucune contrepartie.

5 Le groupe s engage à respecter et à faire respecter le jeu de la concurrence. Dans ses relations avec les fournisseurs, il met au premier plan la transparence, l impartialité et l équité de traitement. Relations professionnelles Les collaborateurs doivent agir conformément aux intérêts du groupe et aux dispositions légales. Il est interdit de bénéficier, à titre privé, de toute prestation ou travaux gratuits ou payés à une valeur inférieure à la valeur réelle de la part d un fournisseur ou d un candidat fournisseur. Pour éviter toute ambiguïté, il est recommandé de ne pas recourir à des fournisseurs ou prestataires du groupe pour des travaux, prestations ou achats privés. Quel comportement adopter avec les fournisseurs? Prévention des conflits d intérêts Les membres des commissions d appel d offres et toute personne impliquée dans la passation et l exécution des contrats s interdisent toute situation où l intérêt personnel est susceptible d influencer le comportement professionnel. En particulier : l Détenir des intérêts directs ou indirects significatifs chez un fournisseur, l Réaliser une mission proposée par un fournisseur, l Etre intéressé de quelque manière que ce soit à l activité d un fournisseur. Cadeaux, invitations et prévention de la corruption Il est interdit d offrir, de solliciter ou de recevoir des cadeaux quelle que soit leur forme : monétaire, biens matériels, services, divertissements, voyages, avantages Cette interdiction ne fait l objet d aucune exception, sauf dans les limites suivantes : l les objets promotionnels, les cadeaux de fin d année de faible valeur, les repas à caractère professionnel programmés à fréquence raisonnable et ne présentant pas un caractère somptuaire, et obligatoirement en dehors des périodes d appel d offres, de négociation ou de renégociation de contrats ou de prestations, l l acceptation du cadeau ou de l invitation ne doit en aucun cas altérer la capacité de décision de la personne impliquée dans la passation ou l exécution d un contrat. En cas de doute sur le caractère approprié du cadeau ou de l invitation, le bénéficiaire doit informer son responsable hiérarchique, qui décidera du traitement adapté. Le salarié acceptant le cadeau doit le faire envoyer à son adresse professionnelle. Sélection des fournisseurs La sélection d un fournisseur doit s effectuer sur des critères exclusivement objectifs et avec transparence. Toute considération partiale et inéquitable (relation familiale, amitié, ethnie, religion ) doit être bannie. Dans un souci d équité de traitement entre les candidats, aucune information potentiellement confidentielle ou sensible concernant le groupe ne doit être révélée à un candidat. La confidentialité s applique également aux offres et informations en provenance des candidats, ainsi qu à l ensemble des documents d analyse des offres techniques et commerciales.

6 Agences et services de l Etat Chacun s engage à faire preuve d intégrité dans ses relations avec les agents de l Etat, et à conserver en toutes circonstances un comportement et une conduite irréprochables en refusant toute forme de corruption. Chacun doit, par ailleurs, contribuer aux contrôles diligentés par les services de l Etat avec un souci d honnêteté et de transparence. Quel comportement adopter avec les institutionnels? Elus et collectivités Tout en coopérant activement avec les élus dans le cadre de leur compétence en matière de logement social, le groupe Solendi et ses collaborateurs observent une rigoureuse neutralité politique à l égard des partis, des associations politiques et de leurs activités. Le groupe respecte les engagements de ses collaborateurs qui, en tant que citoyens, participent à une activité politique, mais cette activité doit se tenir strictement en dehors de leurs contrats de travail, à leurs frais et à titre exclusivement personnel. Ces engagements ne doivent pas influencer les collaborateurs dans les relations partenariales que le groupe entretient avec les collectivités locales. Aucun actif du groupe ne peut servir à des activités politiques. En particulier : l l octroi de fonds du groupe pour soutenir des activités ou des partis politiques ou des candidats à des mandats politiques est interdit. Les relations avec les élus ou collectivités ne doivent pas donner lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active ou passive, ou de favoritisme. Représentants de l ordre public Pour préserver la qualité de vie et la sécurité, la police ou la gendarmerie peuvent être amenées à intervenir sur des sites gérés par le groupe. La coopération entre les collaborateurs du groupe et les forces de l ordre s inscrit dans le strict respect de la réglementation et des principes de neutralité et de confidentialité. Lorsque les forces de l ordre requièrent des renseignements sur les locataires, les collaborateurs en avisent leur hiérarchie. Par prudence, aucune information ne peut être communiquée par téléphone.

7 Dispositif d alerte Reconnaissance d une situation posant problème Il est de la responsabilité de chacun de participer au respect de cette charte et de faire connaître tout manquement dont il aurait connaissance, qu il soit individuel ou collectif. Canal de remontée des situations Toute personne qui constate une entorse aux règles de conduite énoncées dans cette charte doit recourir en priorité à la voie hiérarchique directe ou de niveau supérieur si nécessaire. La hiérarchie s engage à apporter une réponse à la situation exposée dans les meilleurs délais. S il le souhaite ou s il est confronté à une contradiction entre des directives et les principes de cette charte, le collaborateur peut s adresser à son correspondant déontologie : l Nadège de Becquevort - CIL Solendi et RRP nadege.debecquevort@solendi.com l Jérôme Levy - 3F jerome.levy@groupe3f.fr l Stéphane Bundervoet - SHLMR Stephane_bundervoet@shlmr.fr Confidentialité et anonymat Toute demande sera traitée rapidement et avec discrétion. Toute personne signalant un manquement potentiel à la présente charte a droit à l anonymat. Cependant, le groupe encourage les personnes rapportant des faits à s identifier, afin de faciliter l analyse de la situation et la conduite éventuelle d investigations. Cette charte de déontologie porte les principes généraux d une bonne conduite mais ne peut envisager l ensemble des situations pouvant survenir. Face à une interrogation concernant le respect des valeurs et principes de cette charte, il convient de se poser les questions suivantes : l Cette action / décision est-elle conforme à la loi? l Est-elle conforme aux valeurs véhiculées par le groupe? l Est-elle dénuée de tout intérêt personnel? l Quel effet aurait-elle si elle était mentionnée dans un article de presse? Actions correctives Toute alerte qui fera apparaître une insuffisance notable du contrôle interne donnera lieu à des actions correctives rapides. Mesures disciplinaires Tout manquement est une faute, qui entraînera les mesures disciplinaires s imposant quel que soit le niveau hiérarchique. Information des instances Dans chaque entité du groupe, un bilan sera fait chaque année au Conseil d Administration.

8 Notre Groupe Organigramme 2 pôles d activité en synergie, au service du territoire, pour accompagner la politique sociale des entreprises en faveur du logement des salariés et la politique d habitat des collectivités territoriales. * Entité du GIE Groupe Solendi (1) 75,02% Solendi, 4,20% Solendi Expension, 1,86% RRP Au 25 août 2015 Implantations Les 2 pôles d activité du groupe sont implantés dans les principaux bassins d emploi et travaillent en synergie sur le plan local et sur le plan national Solendi - Siège social : 122, bd Victor Hugo - CS Saint-Ouen Cedex - Tél : Association régie par la loi du 1 er juillet SIREN Octobre Action Logement - Les entreprises s engagent avec les salariés