Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Title - Sujet SYSTEMS INTEGRATION - SBIPS. Solicitation No. - N de l'invitation /A

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1 Public Works and Government Services Canada Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1 1 RETURN BIDS TO: RETOURNER LES SOUMISSIONS À: Bid Receiving - PWGSC / Réception des soumissions - TPSGC 11 Laurier St., / 11, rue Laurier Place du Portage, Phase III Core 0B2 / Noyau 0B2 Gatineau Québec K1A 0S5 Bid Fax: (819) SOLICITATION AMENDMENT MODIFICATION DE L'INVITATION The referenced document is hereby revised; unless otherwise indicated, all other terms and conditions of the Solicitation remain the same. Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire, les modalités de l'invitation demeurent les mêmes. Title - Sujet SYSTEMS INTEGRATION - SBIPS Solicitation No. - N de l'invitation /A Client Reference No. - N de référence du client GETS Reference No. - N de référence de SEAG PW-$$EL File No. - N de dossier 606el CCC No./N CCC - FMS No./N VME Solicitation Closes - L'invitation prend fin at - à 02:00 PM on - le F.O.B. - F.A.B. Plant-Usine: Destination: Other-Autre: Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à: Mansour, Silvana Telephone No. - N de téléphone (819) ( ) Destination - of Goods, Services, and Construction: Destination - des biens, services et construction: Amendment No. - N modif. 024 Date Time Zone Fuseau horaire Eastern Daylight Saving Time EDT Buyer Id - Id de l'acheteur 606el FAX No. - N de FAX (819) Comments - Commentaires Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Instructions: See Herein Instructions: Voir aux présentes Delivery Required - Livraison exigée Delivery Offered - Livraison proposée Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Issuing Office - Bureau de distribution Informatics Professional Services - EL Division/Services professionnels en informatique - division EL 4C2, Place du Portage Gatineau Québec K1A 0S5 Telephone No. - N de téléphone Facsimile No. - N de télécopieur Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm (type or print) Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/ de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie) Signature Date Canada Page 1 of - de 2

2 Solicitation No. - N de l'invitation Amd. No. - N de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur /A el Client Ref. No. - N de réf. du client File No. - N du dossier CCC No./N CCC - FMS No/ N VME el Cette modification a pour but de : 1. Fournir aux soummissionaires une copie de la présentation livrée aux participants à la Conférence des soummissionaires tenue le 25 juin 2015 ; 2. Fournir aux soummissionaires un sommaire des discussions qui ont eu lieu lors de la Conférence des soummissionaires; et 3. Modifier l Annexe A, Énoncé des travaux, ainsi que l Appendice B, Stratégie de mise en oeuvre du projet de la PPES, afin d incorporer les révisions faites au jalon du projet ainsi qu aux dates prévues pour la mise en oeuvre en reconnaissance des récents délais imposés par le processus d achat. TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DE LA DDP DEMEURENT INCHANGÉES. Page 2 of - de 2

3 Changements à l Annexe A Énoncé des travaux (Modification #24) 1) À l Annexe A, Énoncé des travaux, Section 3.6 Étapes du projet de la PPES et calendrier visé ÉLIMINER : INSÉRER : Stage Fiscal Year Fiscal Year Fiscal Year Fiscal Year Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Stage 4 Go Live Stage 4 Deployment 18 months Go Live 9months Stage 5 Close Out 3 months 2) À l Annexe A, Énoncé des travaux, Section 3.6 Étapes du projet de la PPES et calendrier visé ÉLIMINER : Jalons du projet de la PPES Date de début Date de fin Point de contrôle de l étape 2 Lancement du concept Décembre 2011 Septembre 2013 Point de contrôle de l étape 3 Planification du projet Octobre 2013 Mars 2015 Point de contrôle de l étape 4 Exécution du projet Avril 2015 Juin 2017 Point de contrôle de l étape 5 Clôture du projet Juillet 2017 Septembre 2017 Page 1

4 INSÉRER: Jalons du projet de la PPES Date de début Date de fin Point de contrôle de l étape 2 Lancement du concept Décembre 2011 Septembre2013 Point de contrôle de l étape 3 Planification du projet Octobre 2013 Septembre 2015 Point de contrôle de l étape 4 Exécution du projet Octobre 2015 Décembre 2017 Point de contrôle de l étape 5 Clôture du projet Janvier 2018 Mars ) À l Annexe A, Énoncé des travaux, Section 3.6 Étapes du projet de la PPES et calendrier visé ÉLIMINER : Remarque : Dans le cadre de l AT n 1, l entrepreneur doit élaborer une stratégie de mise en œuvre détaillée qui permettra d améliorer le plan provisoire de l ACIA et d atténuer les risques associés à l échéance de septembre Voir l appendice B pour plus de détails au sujet de la stratégie de mise en œuvre provisoire de la PPES élaborée par l ACIA. Voir la section 4.1 ci-dessous pour obtenir plus de détails au sujet de l AT n 1. INSÉRER : Remarque : Dans le cadre de l AT n 1, l entrepreneur doit élaborer une stratégie de mise en œuvre détaillée qui permettra d améliorer le plan provisoire de l ACIA et d atténuer les risques associés à l échéance de mars Voir l appendice B pour plus de détails au sujet de la stratégie de mise en œuvre provisoire de la PPES élaborée par l ACIA. Voir la section 4.1 ci-dessous pour obtenir plus de détails au sujet de l AT n 1. 4) À l Appendice B de l Annexe A Stratégie de mise en œuvre du projet de la PPES ÉLIMINER : Section B.1 Calendrier et jalons du projet de la PPES (dans son ensemble) 5) À l Appendice B de l Annexe A Stratégie de mise en œuvre du projet de la PPES, section B.3 Jalons du projet de la PPES ÉLIMINER : Jalons et chemin critique de l étape 4 du projet de la PPES Date de début Date de fin Démarrage achevé 1 er avril avril 2015 Analyse achevée 1 er mai juillet 2015 Page 2

5 Conception achevée 1 er août novembre 2015 Construction achevée (version candidate) 1 er décembre mai 2016 Mise à l essai et correction achevées (version complète - prête à mettre en place) Mise en service et préparation de la production achevées (système en service en production) 1 er juin septembre er septembre septembre 2016 Jalons et chemin critique de l étape 5 du projet de la PPES Date de début Date de fin Mise en place achevée 1 er octobre juin 2017 Clôture du projet achevée 1 er juillet septembre 2017 INSÉRER : Jalons et chemin critique de l étape 4 du projet de la PPES Date de début Date de fin Démarrage achevé 1 er octobre octobre 2015 Analyse achevée 1 er novembre janvier 2016 Conception achevée 1 er février mai 2016 Construction achevée (version candidate) 1 er juin novembre 2016 Mise à l essai et correction achevées (version complète - prête à mettre en place) Mise en service et préparation de la production achevées (système en service en production) 1 er décembre février er mars mars 2017 Démarrage achevé 1 er octobre décembre 2017 Jalons et chemin critique de l étape 5 du projet de la PPES Start Date End Date Clôture du projet achevée 1 er janvier mars 2018 Page 3

6 Services d intégration du système de l ACIA DP N DES SPICS Séance d information pour les soumissionnaires éventuels 25 juin 2015 V Her Majesty the Queen in Right of Canada (Canadian Food Inspection Agency), all rights reserved. Use without permission is prohibited.

7 Ordre Programme du jour de de la la séance De 10 h à 10 h 10 : Examen des points à l ordre du jour et des lignes directrices pour la séance Levent Ozmutlu, Directeur principal, TPSGC De 10 h 10 à 10 h 30 : Conclusions d un examen indépendant de la demande de propositions (DP) et de l architecture cible de la plateforme de prestation électronique de services Michel Lessard, Dirigeant principal de l information De 10 h 30 à 10 h 50 : Résumé des modifications apportées aux critères d évaluation (modification n 23 de la DP) Cheryl Morris, Consultante en approvisionnement De 10 h 50 à 11 h 20 : Commentaires et questions (participants de l industrie) i De 11 h 20 à 11 h 30 : Récapitulation Levent Ozmutlu, Directeur principal, TPSGC 2

8 Lignes directrices pour la séance L Agence canadienne de l inspection des aliments (ACIA) fournira des renseignements aux participants à la séance. L information présentée sera publiée en tant que modification apportée à la demande de proposition (DP). Les membres de l industrie i pourront faire leurs commentaires et poser leurs questions à la fin de la séance; les questions seront enregistrées. Il se pourrait que nous ne soyons pas en mesure de répondre à une question aujourd hui, c est pourquoi toutes les réponses aux questions seront publiées dans la semaine qui suit la séance. 3

9 Mesures prises Depuis l affichage de la DP, le Canada a reçu plusieurs questions de soumissionnaires éventuels et y a répondu. Afin de s assurer que le processus d acquisition soit équitable, transparent et atteint les résultats désirés, TPSGC et l ACIA ont choisi d interrompre le processus et de demander la tenue d un examen indépendant. La firme PPI Consulting Limited a été choisie selon un processus concurrentiel pour mener l examen. L examen est terminé et nous souhaitons informer les soumissionnaires de ses résultats. 4

10 Mandat de l examen indépendant 1) Valider les exigences relatives à l architecture de la PPES en comparaison avec le cadre architectural de l Agence et les normes de l ACIA et du gouvernement du Canada. 2) Analyser les critères d évaluation obligatoires et les critères d évaluation cotés en comparaison avec l architecture de la solution de PPES et la stratégie de mise en œuvre du projet de l ACIA lacia. 3) S assurer que la DP fournit suffisamment de renseignements pour permettre l élaboration d une réponse aux exigences des soumissions technique et financière. 5

11 Examen, résultats et recommandations Architecture de la PPES La DP reflète les produits et services communs du gouvernement du Canada et de l ACIA. Aucun changement à apporter à la DP. Critères d évaluation Les exigences relatives à l expérience avec un logiciel particulier en ce qui a trait aux niveaux de mainlevée de produits et, plus particulièrement, en ce qui touche l expérience avec des produits particuliers restreignent le bassin des soumissionnaires qui seraient autrement envisageables. Les changements recommandés visent à réorienter l expérience demandée avec des produits particuliers vers une expérience avec des technologies de base. Renseignements fournis dans la DP La DP fournit suffisamment de renseignements (documentation produite par les titulaires compris) pour permettre aux répondants de soumettre une soumission concurrentielle pour fournir la gamme requise de services professionnels. Aucun changement à apporter à la DP. 6

12 Architecture de la solution de PPES 7

13 Modification n 23 de la DP Les critères d évaluation ont été modifiés comme suit, en réponse aux conclusions de l examen indépendant Critères d évaluation cotés de l entreprise Accent mis sur l expérience de l entreprise avec des technologies de base à mettre en œuvre en accord avec la PPES (p. ex. bus de service électronique); Diminution de l accent mis sur l expérience de l entreprise avec des produits particuliers et des combinaisons de produits à mettre en œuvre (p. ex. AOS d Oracle avec MS Dynamics). Critères cotés d évaluation des ressources Suppression des exigences cotées qui permettaient d évaluer l expérience avec des technologies et des outils particuliers non pertinents au rôle principal; Remplacement par des critères qui permettent d évaluer l expertise en la matière et qui ont trait au rôle principal. Les critères d évaluation obligatoires demeurent les mêmes, ainsi que les notes minimales de passage. 8

14 Modification n 23 de la DP Exemple n 1 : Expérience de l entreprise (projets 1 à 4) Exigence cotée : c) Intégration ti d un moteur de règles administratives i ti Ancien critère de notation : jusqu à 30 points, comme suit : 10 points : Intégration d un moteur de règles administratives 10 points : Si le moteur de règles administratives était Oracle Policy Automation 10 points : Si Oracle Policy Automation était intégré avec MS Dynamics CRM. Critère de notation modifié : jusqu à 30 points, comme suit : 20 points : Intégration d un moteur de règles administratives 10 points : Si le moteur de règles administratives était Oracle Policy Automation 9

15 Modification n 23 de la DP Exemple n 2 : Expérience de l entreprise (projets 1 à 4) Exigence cotée : e) Intégration ti d un environnement de gestion de documents automatisé Ancien critère de notation ti : jusqu à 15 points, comme suit : 5 points : Intégration avec un dépôt de gestion de documents automatisé 5 points : Intégration d Open Text ou de SharePoint comme dépôt de gestion de documents 5 points : Intégration de MS SharePoint pour permettre la collaboration Ancien critère de notation : jusqu à 15points comme suit : Ancien critère de notation : jusqu à 15 points, comme suit : 10 points : Intégration avec un dépôt de gestion de documents automatisé 5 points : Intégration d Open Text ou de MS SharePoint comme dépôt de gestion de documents 10

16 Modification n 23 de la DP Exemple n 3 : Gestionnaire de projet, Intégration du système (IS), proposé Exigence cotée : d) expérience en mise en œuvre d une solution d entreprise de gestion des cas de produits commerciaux ou de gestion des relations avec les clients (GRC) Ancien critère de notation : jusqu à 50 points, comme suit : 15 points : Expérience démontrée de la GRC ou de la gestion des cas de produits commerciaux 35 points : Expérience avec MS Dynamics CRM : 35 points : MS Dynamics CRM, version points :MSDynamics CRM, version points : MS Dynamics CRM, version antérieure à la version 2011 Critère de notation modifié : jusqu à 50 points, comme suit : 40 points : Expérience démontrée de la GRC ou de la gestion des cas de produits commerciaux 10 points : Expérience démontrée avec MS Dynamics CRM : 10 points : MS Dynamics CRM, version 2011 ou ultérieure 25 points : MS Dynamics CRM, version antérieure à la version

17 Modification n 23 de la DP Modifications apportées au calendrier de mise en œuvre Étant t donné les retards du processus d approvisionnement, i les soumissionnaires doivent prévoir le 1er octobre 2015 comme date de commencement des travaux En ce qui concerne l exigence obligatoire de fournir un plan de mise en œuvre de la PPES, l échéance pour la mise en service de la PPES est aussi repoussée de septembre 2016 à mars

18 DES COMMENTAIRES? DES QUESTIONS? 13

19 Récapitulation de la séance La date de clôture de la DP a été repoussée au 17 juillet 2015 afin de permettre aux soumissionnaires de prendre connaissance des récentes modifications apportées aux critères d évaluation et, au besoin, de modifier leur réponse en conséquence. La nouvelle date d échéance pour poser une question est le 6 juillet

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21 1. Sommaire de la conférence des soumissionnaires de l ACIA (n o de dossier /A) L Agence canadienne d inspection des aliments (ACIA) a tenu une conférence des soumissionnaires le 25 juin 2015, à Ottawa. Les 45 participants comprenaient sept représentants d entreprises/d associations ainsi que des représentants du gouvernement fédéral. Levent Ozmutlu, directeur principal, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a présenté l exposé (fourni dans la modification 24 de la demande de soumissions). L ordre du jour et le nom des présentateurs sont inclus dans les diapositives de l exposé fourni dans la modification 24 de la demande de soumissions. Les questions soulevées durant la conférence des soumissionnaires ainsi que les réponses correspondantes figurent ci-après.

22 Réponses aux questions soulevées lors de la conférence des soumissionnaires Question 1 Deux questions similaires ont été soulevées concernant l incidence qu auraient les retards par rapport à la date de clôture de la demande de soumissions sur les échéanciers inclus dans les documents de la demande de soumissions. Les soumissionnaires voulaient aussi savoir si les échéanciers avaient été mis à jour afin de tenir compte de cette incidence. Réponse : Les représentants de l ACIA ont mentionné que les échéanciers de la demande de soumissions seront revus en fonction d une date prévue d attribution de contrat en octobre 2015 et d une date de mise en service de la PPES d ici mars Un examen complet des échéanciers fournis dans les documents de la demande de soumissions serait effectué et les changements seront indiqués dans la modification à la demande de soumissions. Question 2 Une question a été soulevée quant à savoir si l ACIA envisagerait d attribuer des points supplémentaires (plus de poids) aux soumissionnaires et/ou ressources ayant une expérience préalable relativement aux licences, aux permis, à l exportation et à tout autre domaine en lien avec la nature des activités de l ACIA. Réponse : Aucun changement ne sera apporté à la pondération. En outre, il a été également constaté qu aucune recommandation n a été faite à cet égard par l examinateur indépendant.