Guide de l utilisateur Auteurs

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1 Guide de l utilisateur Auteurs Système de gestion des droits de reproduction en ligne de Copibec

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3 Table des matières Introduction 5 Compte 6 Inscription d un nouveau compte 6 Gestion des comptes 10 Ajouter une collaboration 16 Répertoire 20 Rechercher des documents 20 3

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5 Bienvenue dans Savia, le nouveau système de gestion des droits de reproduction en ligne de Copibec. Ce guide vous aidera à utiliser les fonctionnalités de ce système amélioré. Vous trouverez en vert les principales modifications apportées par rapport à l ancien système, nommé DCF-Web. À partir de la page d accueil, cliquez sur Accéder à mon compte. Les deux parties de votre compte en ligne se définissent comme suit : Compte : accès au compte de l auteur (ses coordonnées, ses redevances, ses œuvres) Répertoire : accès aux documents (livres, revues, journaux, périodiques, cédéroms, etc.) inscrits au répertoire de Copibec 5

6 Compte Un auteur détient un compte sur Savia. À ce compte peuvent se greffer un ou plusieurs comptes d utilisateur. Si vous utilisiez déjà le système en ligne de Copibec, vos informations ont été migrées dans Savia et vous n avez pas besoin de créer un compte. Vous aurez accès à Savia à partir de votre adresse de courriel. Inscription d un nouveau compte Un auteur désirant inscrire un compte sur le site de Copibec doit passer par «Accéder à mon compte» en haut à droite sur la page d accueil. Cliquez ensuite sur le lien Complétez une demande d inscription. 6

7 L inscription d un nouveau compte se fait en 5 étapes : Identification de l utilisateur (individu utilisant le système en ligne) Identification du compte (compte auteur) Coordonnées du compte Révision des informations Conditions Le compte d un auteur ne comportera, la plupart du temps, qu un seul utilisateur, c est-à-dire une personne, identifiée par son courriel (unique dans le système) et son numéro de téléphone, dont on a les coordonnées et qui pourra exercer des actions sur le compte d auteur. La première personne créant un dossier d utilisateur aura la fonction d administrateur du compte. D autres utilisateurs pourront être créés à partir du compte de l administrateur et celui-ci leur fournira les accès qu il souhaite nécessaires, qui peuvent aller de très limités à équivalents au compte administrateur. Lors de l inscription, nous demandons d abord d identifier l utilisateur, soit l individu qui inscrit le compte, puis il devra créer le compte auteur. Nouveauté de Savia : des boutons au bas de l écran permettent de naviguer d une étape à l autre de l inscription. 7

8 Étape 1. Identification de l utilisateur L adresse de courriel devient maintenant l identifiant du compte d utilisateur : elle remplace la combinaison du code postal et du numéro d assurance sociale. L identification de base se fait à l aide de 5 items obligatoires : l adresse de courriel, le prénom, le nom, le numéro de téléphone et le type d utilisateur. Des bulles d aide donnent de l information supplémentaire lorsqu on glisse le curseur sur le point d interrogation. Étape 2. Identification du compte L auteur devra d abord fournir son numéro d assurance sociale, qui est obligatoire pour que nous puissions émettre des chèques et des relevés d impôts. Ensuite, l auteur devra spécifier s il a confié le mandat de gérer ses droits de reproduction à l une des sociétés de gestion énumérées. Il est à noter que dans certains cas, l auteur ne peut mandater deux sociétés de gestion différentes. On lui demande par la suite de choisir au moins une catégorie à laquelle il appartient. Il pourra s identifier comme un artiste en arts visuels, un auteur ou traducteur de livre, ou un collaborateur de revues et journaux. Bien entendu, l auteur peut cocher autant de catégories qui s appliquent à ses activités. Enfin, dans la liste des associations professionnelles fournie, l auteur doit cocher celle ou celles dont il est membre. Un espace a été réservé à l auteur pour qu il puisse y poser une ou des questions. Ces questions seront transmises à un agent de Copibec, qui verra à y répondre le plus rapidement possible. N.-B. S il désire que les chèques de redevances soient émis à une personne morale, l auteur doit communiquer directement avec Copibec afin d obtenir un formulaire papier. Étape 3. Coordonnées du compte La troisième étape consiste à entrer les coordonnées de l auteur. L adresse complète et le numéro de téléphone sont des informations obligatoires. Étape 4. Révision des informations L auteur a accès, à l étape 4, au résumé des informations qu il a entrées dans les trois premières étapes. Il lui est permis d effectuer des modifications sur n importe laquelle des informations fournies. Étape 5. Conditions Le texte présenté à l étape 5 énumère les conditions d utilisation du site de Copibec. L auteur doit accepter ces conditions afin de pouvoir utiliser le site. S il les refuse, le système mettra fin au processus d inscription et les informations ne seront pas sauvegardées. 8

9 En cliquant sur soumettre une confirmation de l inscription apparaît : Un courriel est envoyé automatiquement à l auteur, qui devra activer son compte en cliquant sur le lien url fourni. Ceci permet d authentifier l adresse de courriel ayant servi à l inscription. La validité d une adresse de courriel est primordiale car cette dernière permettra à l utilisateur d accéder aux services de Copibec et sera notre principal moyen de communication avec lui. C est à ce moment que l auteur doit choisir un mot de passe lui permettant d utiliser les services de Copibec. 9

10 Gestion des comptes Compte d utilisateur (mon profil) Pour consulter ou modifier votre propre compte d utilisateur, cliquez sur Mon profil, en haut à droite. Les utilisateurs qui ont les permissions requises peuvent modifier les informations personnelles, de même que leur adresse de courriel et leur mot de passe, via le menu de gauche. Ils ne peuvent toutefois modifier les permissions accordées. Sous le nom de l utilisateur en ligne se trouvent 4 choix : 10

11 Profil Il s agit de votre profil d utilisateur, tel que défini ci-dessus. Modifier le mot de passe Permet de choisir un nouveau mot de passe. Celui-ci doit contenir un minimum de 6 caractères, dont au moins un chiffre. Modifier le courriel Si vous avez changé d adresse de courriel, veuillez effectuer la modification à cet endroit. Le courriel est l identifiant de votre compte d utilisateur. Si votre ancienne adresse de courriel est aussi celle enregistrée pour le compte d auteur, il vous faudra aussi la modifier à cet endroit, car il s agira de notre principal moyen de communication avec vous. Compte Permet d accéder au compte d auteur. Compte de l auteur Dans le menu de gauche, sous le mot COMPTE, se trouve le nom du compte auteur. Sous ce nom, dépendamment des permissions qui vous sont conférées, d un à cinq choix s offrent à vous, en terme de consultation et/ou gestion du compte d auteur. Cliquez sur le nom de l auteur si les choix ne sont pas affichés. Profil Donne accès aux coordonnées de l auteur, ainsi qu à son numéro d assurance sociale. Les informations contenues dans les cases qui ne sont pas grisées peuvent être modifiées par l utilisateur. C est ici, dans le profil du compte auteur, qu il faut enregistrer un changement d adresse. Utilisateurs Présente la liste des utilisateurs associés au compte auteur. Les deux colonnes de droite indiquent si l utilisateur est administrateur du compte et s il est actif. L icône à l effigie d un crayon, à gauche, permet d accéder au profil de cet utilisateur et d y faire les modifications souhaitées, soit sur ses informations personnelles, soit ses préférences, soit ses permissions. Elle permet aussi d accéder à la fonction Désactiver, en haut à droite du dossier de l utilisateur. 11

12 Un lien, en haut à droite permet d ajouter un utilisateur. Un auteur désirant donner l accès à son compte à une autre personne peut maintenant ajouter un nouvel utilisateur. Pour créer son profil, l auteur devra obligatoirement entrer une adresse de courriel valide, le nom et le prénom de la personne ainsi que son numéro de téléphone. Il peut aussi ajouter un numéro de téléphone secondaire. L auteur devra par la suite enregistrer ses préférences (langue de communication et inscription au bulletin électronique de Copibec) et décider des permissions qu il lui accordera. 12

13 Détails des permissions 1) Administrateur Cette case cochée donne au nouvel utilisateur tous les droits de consultation et de gestion du compte auteur. L utilisateur peut voir et modifier les données du compte et des autres utilisateurs, peut visionner les chèques qui ont été émis à l auteur, et peut consulter et inscrire des titres pour l auteur. 2) Compte Ces types de permissions concernent le compte d auteur. Si la case «gestion» est cochée, la case «consultation» est cochée aussi par défaut, et l utilisateur pourra et accéder aux données du compte auteur, et les modifier. On peut aussi choisir de ne donner que la possibilité de consulter le compte, sans pouvoir y apporter de changements. Si aucune case n est cochée, l utilisateur ne verra pas les informations du compte auteur. 3) Comptabilité/Chèques Cette case cochée permet la consultation des chèques de redevances émis à l auteur. 4) Document Un accès à la consultation complète des documents permet de voir la liste des documents (livres, périodiques, œuvres dramatiques, etc.) écrits par l auteur ou auxquels il a collaboré. Elle donne accès à tous les détails bibliographiques du document. On peut aussi donner la possibilité, à un utilisateur, d inscrire des titres au nom de l auteur. L inscription d un document sera ensuite soumise à Copibec et, si nécessaire, à l éditeur, qui veillera à l approuver. Si la case d inscription de titres est cochée, l utilisateur a automatiquement des droits de consultation complète des documents. 13

14 Une fois les informations enregistrées, l administrateur pourra activer le nouveau profil d utilisateur à l aide du lien Activer, en haut à droite. L utilisateur recevra un courriel et devra activer son compte en cliquant sur le lien url. C est à ce moment-là qu il doit choisir un mot de passe lui permettant d utiliser les services de Copibec. Un administrateur qui active le compte d un nouvel utilisateur n a pas besoin de cliquer sur le lien «Réinitialiser le mot de passe» apparaissant dans le menu de gauche. Cette fonction ne sert que s il a été avisé par l utilisateur que ce dernier a oublié ou égaré son mot de passe. Lors de l activation du compte, un courriel est déjà envoyé de façon automatique. Pseudonymes Présente la liste des pseudonymes associés au compte auteur. Un lien en haut à droite permet d en ajouter de nouveaux. Mes redevances Ce lien permet d afficher la liste des chèques de redevances émis à l auteur par Copibec. Il est possible de faire une recherche parmi les chèques ou de filtrer les résultats en cliquant sur «Afficher les filtres de recherche». Les résultats affichés comprennent le numéro du chèque, son montant, son statut, ses dates d émission et d encaissement. L icône à gauche permet d accéder aux détails tels qu ils apparaissaient sur le chèque et le talon l accompagnant. 14

15 Mes publications Ce lien permet d afficher une liste des documents (livres, journaux, revues, etc.) associés au compte d auteur. Pour faire une recherche spécifique parmi les documents ou pour pouvoir filtrer les résultats, cliquez sur «Afficher les filtres de recherche». Au-dessus de la liste des documents apparaîtront divers critères de recherche. Il est possible de placer le curseur sur n importe quelle ligne de la liste affichée pour voir, dans une fenêtre verte, les principales informations bibliographiques du document en question. Une icône à l effigie d un crayon permet d aller consulter ou modifier un document accepté ou soumis au répertoire de Copibec (voir section Répertoire ci-dessous). La largeur des différentes colonnes, la hauteur du tableau et l ordre alphabétique de présentation sont modifiables, permettant une meilleure lecture des informations : 15

16 Ajouter une collaboration Si la liste de vos collaborations à des publications telles que des journaux, livres et périodiques est incomplète, cliquez sur Ajouter une collaboration. Des critères de recherche vous permettront d identifier l œuvre manquante et d y ajouter votre collaboration. Choisissez d abord le type d œuvre (livre ou périodique) et effectuez une recherche à l aide du titre et/ou du numéro d identification de l œuvre (ISBN, ISSN ou ISMN). Une liste de documents correspondant aux termes saisis s affiche. Sélectionnez le document voulu. Si le document sélectionné n est pas le bon, cliquez sur Choisir un nouveau document afin de remettre les champs vides. Recommencez la recherche et sélectionnez le bon document. 16

17 Identifiez votre rôle dans l élaboration du document parmi les choix du menu déroulant et sauvegardez l information en cliquant sur Enregistrer. Pour certains rôles (ex. auteur de textes pigiste), vous devez indiquer le nombre de vos collaborations au document. 17

18 Si le document choisi est un périodique, vous devez toujours indiquer le nombre de vos collaborations par année de publication. Cliquez sur «Ajouter» et répétez l opération pour chaque année où vous avez collaboré à la publication. Une fois de détail des collaborations complété, sauvegardez en cliquant sur Enregistrer. 18

19 Document inexistant dans le répertoire de Copibec Si le document n apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Ajouter une œuvre, au bas de la page. Vous devez remplir les cases concernant le nouveau titre et le document sera soumis à Copibec pour approbation. Statuts du document ajouté Le nouveau document que vous aurez créé ne sera pas ajouté au répertoire de Copibec immédiatement. Il sera soumis à l approbation de Copibec. Si nous n avons pas les informations nécessaires ou complètes, notamment en ce qui concerne un partage des redevances, pour pouvoir approuver le document, celui-ci sera soumis à l éditeur. Une fois approuvée par Copibec ou par l éditeur, la nouvelle entrée sera ajoutée au répertoire de Copibec. 19

20 Répertoire Cette section de Savia permet d effectuer une recherche parmi les documents présents dans le répertoire de Copibec. Rechercher des documents La recherche simple sert à effectuer une recherche parmi tous les documents, de quelque type que ce soit, à partir d un ou de plusieurs mots clés. Il est possible de restreindre, à l aide du menu déroulant, sa recherche aux auteurs, aux éditeurs, aux numéros ISN ou aux titres. Par défaut, la recherche s effectue dans tous les champs. Cliquer sur Recherche avancée permet d utiliser davantage de filtres de recherche. Déplacez d abord le curseur sur le lien Recherche avancée. Quatre liens apparaîtront en dessous, permettant d exécuter une recherche plus spécifique dans les livres, dans les périodiques, dans les œuvres dramatiques numérisées ou dans les partitions musicales. 20

21 Cliquez sur Recherche avancée pour une recherche générale à l aide de multiples critères dans l ensemble des documents. Pour restreindre la recherche à un type de document en particulier, cliquez sur le lien correspondant. Au bas de la page, des critères propres au type de document choisi s ajouteront. Sélectionnez et saisissez les critères désirés et cliquez sur Rechercher. Par défaut, les sélections du menu déroulant renvoient tous les résultats. Aucun filtre n y est appliqué. Il est possible de placer le curseur sur n importe quel titre de la liste de résultats pour voir, dans une fenêtre verte, les principales informations bibliographiques du document en question. Une icône à l effigie d un crayon permet d aller consulter un document. La largeur des différentes colonnes, la hauteur du tableau et l ordre alphabétique de présentation sont modifiables, afin de faciliter la lecture des résultats. Pour restreindre les résultats de recherche, cliquez sur Afficher les filtres de recherche et faites les sélections désirées. 21

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24 606, rue Cathcart, bureau 810 Montréal (Québec) H3B 1K9 Téléphone : ou Télécopieur : Pour obtenir de l information : com@copibec.qc.ca Conception graphique :