Appel de manifestations d intérêt. de Rowing Canada Aviron

Transcription

1 Appel de manifestations d intérêt de Rowing Canada Aviron Introduction Rowing Canada Aviron (RCA) souhaite conclure un partenariat avec un fournisseur afin que celui-ci fournisse et héberge un système d inscription en ligne pour les régates et événements sanctionnés par RCA à travers le Canada. Chaque année, RCA sanctionne actuellement plus d une centaine d événements sur l eau qui rassemblent de 20 à personnes chacun. Le système sera entièrement intégré au système d inscription en ligne des membres et sera disponible dans les deux langues officielles (anglais et français). À titre d organisme national de sport (ONS) renommé au Canada, RCA est l'organisme qui régit le sport de l'aviron au Canada et est membre de la Fédération internationale des sociétés d aviron (FISA). RCA est une organisation à but non lucratif axée sur le développement d athlètes de niveau international et grandement reconnue aux Championnats du monde et aux Jeux olympiques. Par l entremise de 10 associations provinciales d aviron, 11 associations spéciales et 140 clubs d aviron à travers le Canada, RCA compte environ rameurs actifs et des milliers d autres qui agissent comme entraîneurs, arbitres et bénévoles. But du projet et principaux objectifs RCA et ses associations provinciales d aviron (APA) partenaires ont entrepris une importante révision de la structure et du programme national d adhésion. Ils ont élaboré un nouveau système considéré comme plus transparent, juste et équitable pour tous les participants. Le système actuel compte deux niveaux de frais d adhésion, rameur sportif et rameur compétitif. Les frais d adhésion du rameur sportif s appliquent au rameur récréatif ou débutant qui ne participe pas aux régates alors que les frais d adhésion du rameur compétitif s appliquent à celui qui y participe. Ce système a été jugé injuste envers le participant qui veut faire un essai ou participer à une seule régate. Le nouveau système, qui a reçu un accord de principe des membres, s appuie sur des frais d adhésion RCA/APA et des honoraires RCA/APA associés à chaque régate sanctionnée par RCA à laquelle un membre participe. Selon ce nouveau modèle, il est envisagé que RCA fournisse aux comités organisateurs des régates un système de sanction d événement et d inscription aux régates que les comités organisateurs utiliseraient sans frais. Les objectifs généraux de ce nouveau système d inscription aux régates sont les suivants : 1. Obtenir des données précises sur la participation : des renseignements précis et vérifiables sur les participants sont nécessaires pour l obtention de financement Page 1 de 7

2 gouvernemental (national et provincial), pour les commanditaires potentiels et pour la compréhension des tendances et des occasions pour la croissance du sport. 2. Atténuer les risques : RCA fournit une couverture-responsabilité à tous les échelons de l association, y compris aux membres et aux participants. Par conséquent, les coordonnées précises, complètes et actuelles des membres sont essentielles pour atténuer les risques. 3. Procurer des avantages aux membres : le système d honoraires est plus étroitement lié aux avantages que reçoivent les membres sportifs et le système permet la sanction et la vérification en ligne par les comités organisateurs. 4. Fonctionner efficacement : le système de cotisation est simple et juste. Les paiements seront automatiquement alloués et transférés à l organisateur de la régate, à RCA et à l APA au moment de l inscription. La préparation de l événement, la vérification des membres et l approbation de la sanction des comités organisateurs locaux seront simplifiées. Exigences fonctionnelles RCA recherche un partenaire/fournisseur qui peut fournir et héberger un système d inscription en ligne conforme aux exigences suivantes : A. Intégrer les procédures de sanction d événements Permettre à un organisateur d événement de mettre en place l inscription en ligne pour son événement et de faire la demande de sanction auprès de l organisme de sanction approprié (APA pour les événements provinciaux; association nationale et APA pour les événements nationaux ou internationaux). Permettre la vérification de l approbation de la sanction et des conditions qui s appliquent. Permettre, pour des événements précis, le paiement de droits de sanction. B. Intégrer les formulaires de renonciation de responsabilité des événements Permettre à un organisateur d événement et aux organismes qui le régissent d intégrer des formulaires de renonciation de responsabilités en ligne personnalisable afin d inclure les éléments juridiques exigés en vertu des règles d'organisation d'événements. C. Vérifier le statut de membre auprès et de l APA des participants canadiens S assurer que les participants (canadiens) inscrits à la régate sont actifs (frais d adhésion payés) et sont membres inscrits de l APA/RCA grâce au système actuel d inscription en ligne. S assurer du statut actif et en règle d un participant auprès au moment de l inscription à un événement sanctionné par RCA. Donner la possibilité d aviser le club d aviron en cas d'adhésion invalide et prévoir 48 heures pour la validation avant de refuser l inscription. D. Gérer les inscriptions et la conformité internationales Gérer les inscriptions non canadiennes en vertu des politiques et règlements établis par les différents organisateurs de régates et RCA. E. Inscriptions aux régates et aux événements Page 2 de 7

3 Permettre aux participants de s inscrire à divers événements sanctionnés sur l eau et autres (p.ex. : aviron en salle, journées portes ouvertes). Permettre aux comités organisateurs locaux de créer l événement et ses catégories d embarcation dans le système aux fins de l inscription en plus de fournir du soutien sur la manière de le faire. Offrir la possibilité à un participant ou un club de s inscrire à un événement sanctionné par RCA dans le système pour toutes les catégories d embarcation offertes lors de la régate. Gérer les exigences personnelles/uniques et les processus de traitement nécessaires pour un vaste éventail de régates et d événements précis dans le cadre d une régate (formulaire d inscription, processus d approbation, plafonnement des inscriptions, listes de participants, programmations, exigences pour les personnes handicapées, etc.) Intégrer des systèmes qui permettent une gestion efficace et efficiente des listes de participants pour les clubs d aviron lors de la création de différentes régates. Gérer les dates limites, les dates limites automatisées et les différents fuseaux horaires. F. Traitement des paiements et flux de paiement Capacité de paiement en ligne pour tous les honoraires connexes. Possibilité de recueillir des honoraires par participant inscrit à un événement sanctionné par RCA et de répartir ce montant dans les comptes des différentes parties prenantes (comités organisateurs, APA et RCA). Possibilité de recueillir des frais de sanction (pour certains événements) du comité organisateur au moment de la création de l événement dans le système de répartir ce montant dans les comptes des différentes parties prenantes (APA et RCA). Processus de paiement sécurisé conforme aux normes PCI-DSS établies par le Conseil des normes de sécurité PCI. Possibilité de tenir compte d un éventail d options de rabais fondées sur le respect de différentes exigences par le requérant (préinscription ou bénévoles) ou d ajouter des frais supplémentaires pour des activités auxiliaires, les inscriptions tardives, la location d embarcations, etc.). Possibilité de gérer les exigences précises et parfois différentes liées aux taxes en fonction des différentes juridictions au Canada. G. Fonctionnalité du système et exigences en matière de rapports Présentation semblable à celle tout en permettant aux comités organisateurs et aux APA d ajouter facilement des logos et d autres éléments personnalisés. Interface uniformisée et cohérente, convivialité. Système fonctionnel avec les différents navigateurs. Centre de notification, lien et processus de vérification liés au site web pour une partie du site web réservée aux membres. Production de rapports uniformisés générés rapidement tout en permettant une personnalisation de base (par ex. : sélection des champs et choix de présentation des résultats). Recherches générales et fonctionnalités d établissement de rapports dans le but d effectuer un suivi, d enregistrer des données et de procéder à des analyses de tendances (actuelles et longitudinales) en fonction d une vaste sélection de variables (géographiques, démographiques, etc.). Possibilité d établir un lien efficace avec d autres bases de données de régates dans le but de déterminer les tirages au sort des événements, des systèmes de course et Page 3 de 7

4 de produire l information relative au classement général destinée aux participants de la régate et aux organismes responsables des sanctions. Application/API qui active des liens ou l intégration à un éventail de systèmes de gestion/chronométrage/résultats et d autres bases de données de régates (p. ex. athlètes, entraîneurs, arbitres) selon les besoins. Applications mobiles qui permettent l inscription, le traitement des paiements, les avis de résultats des régates, etc. H. Soutien, hébergement et capacité de reprise du système Capacité bien définie et solide d hébergement, de soutien et d entretien l hébergeur est fiable et a une excellente réputation en plus d avoir assez de personnel et de ressources pour fournir un soutien efficace et dans les délais aux organisateurs et aux participants des régates. Équipe de développement de système qualifiée qui répond aux demandes de changements dans un délai convenable. Capacité à effectuer une maintenance et une mise à jour en continu du système et dans les délais. Planification et système suffisants pour s assurer de répondre aux besoins en hébergement, de minimiser les interruptions du système et de fournir une reprise sur sinistre et une rétention des données à sécurité intégrée. La facilité d utilisation et une documentation de soutien sont nécessaires afin de s assurer que les personnes dont les capacités et l expérience sont limitées puissent apprendre facilement à utiliser le système. I. Exigences linguistiques Entièrement fonctionnel dans les deux langues officielles (français et anglais). Interface du système actuel d inscription RCA possède actuellement un système d inscription des membres et des participants qui est en fonction depuis quatre ans. Le modèle de données sous-jacent utilisé est le modèle relationnel et respecte dans la mesure du possible les modèles de données établis. Le système d'inscription en ligne actuel fonctionne sur des serveurs Windows avec des bases de données MS SQL Server et est hébergé à l extérieur. Le renouvellement des certificats numériques et des licences d utilisation des logiciels est géré par RCA, en grande partie. Les avantages d un partenariat avec RCA peuvent inclure : L exclusivité comme fournisseur lors de l ensemble des régates et événements canadiens sanctionnés par RCA. Le soutien de l organisme national de sport (ONS) de l aviron au Canada. L association à l un des sports qui connaît le plus de succès aux Jeux olympiques d été avec une désignation qui peut être personnalisée. Des possibilités d association comme commanditaire. Un accès sans précédent à la communauté grâce à ses nombreux canaux de communication. Implémentation du système RCA souhaite que le partenaire choisi commence à travailler sur la création du programme en février 2016 avec l objectif que le système soit entièrement fonctionnel au début de Page 4 de 7

5 l année d adhésion 2017 (1 er avril 2017). 1. Appel de manifestations d intérêt Nous procédons à un appel de manifestations d intérêt de la part de partenaires qui peuvent fournir un système d inscription à des événements sanctionnés qui répond aux besoins de RCA comme susmentionné. Idéalement, le partenariat s étendrait sur une période de cinq ans à partir de de l implémentation (2017 à 2022) avec des clauses de performance). Pour répondre à cet appel de manifestations d intérêt, veuillez transmettre une réponse écrite, incluant le coût proposé, par voie électronique en format PDF. Celle-ci doit préciser comment votre organisation vise à devenir le fournisseur du système d inscription aux événements sanctionnés par RCA comme décrit dans le présent appel de manifestations d intérêt. Votre réponse écrite doit parvenir à RCA au plus tard à 16 h (HNP) le 14th janvier Les réponses à cet appel de manifestations d intérêt doivent comporter les éléments suivants : 1.1. Profil de l entreprise Un profil de l entreprise, dont des détails quant à l organisation, les secteurs d'activité, les dispositions relatives aux assurances et à la responsabilité, l expérience en matière d inscription en ligne, les systèmes de gestion d événements ou de régates, les systèmes de paiement, etc. Une liste de clients et au moins deux références en mesure d attester de votre travail de même que les coordonnées des personnes qui gèrent le processus des appels de manifestations d intérêt Votre équipe Le ou les agents de liaison désignés qui travailleraient avec RCA à la création et l implémentation du partenariat et les coordonnées de votre organisation. Les membres de l équipe de soutien disponible, y compris leurs aptitudes, leur rapidité de réaction et leur expérience. Les membres de l équipe de développement disponible, y compris leurs qualifications et leur expérience/expertise Étendue des travaux Renseignements relatifs à l étendue des travaux afin de répondre aux besoins de nos utilisateurs de même que les détails qui prennent en compte les attributs critiques comme susmentionnés, y compris : Intégration des procédures de sanction d événements et du paiement d honoraires. Intégration de formulaires de renonciation de responsabilités personnalisés Vérification du statut de membre auprès et de l APA pour les participants canadiens, y compris les avis et les dispositions relatives au paiement de l adhésion. Page 5 de 7

6 Gestion des inscriptions et de la conformité internationales. Inscriptions aux régates et aux événements, y compris la possibilité de gérer un éventail d événements sanctionnés sur l eau et autres; les exigences personnelles et les processus de flux de travaux nécessaires pour un vaste éventail de régates et d événements précis dans le cadre d une régate; les listes de participants; les dates limites, les dates limites automatisées et les fuseaux horaires différents. Traitement des paiements et flux de paiement, y compris un système de paiement en ligne, un processus de paiement sécurisé conforme aux normes PCI, le paiement des frais au moment de l inscription et pour la sanction, la répartition des frais, la capacité de fournir des options de rabais et de gérer les différentes exigences liées aux taxes. Fonctionnalité du système et exigences en matière de rapports, dont l interface du système, l apparence, la convivialité du système, le centre de notifications, les fonctionnalités de production de rapports, la capacité d intégration à un éventail de systèmes de gestion/chronométrage/résultats et d autres bases de données de régates ainsi qu une application mobile. Soutien, hébergement et capacité de reprise du système Exigences linguistiques (capacité de fonctionnement en français et en anglais) Toute autre composante à valeur ajoutée pour le système/capacité que l auteur de la proposition est en mesure d offrir 1.4 Coûts et proposition de structure de coûts 1.5 Déclaration d intérêt Veuillez indiquer vos liens avec toute personne membre du conseil d administration, du personnel, entrepreneur ou organisation membre. 1.6 Évaluation des manifestations d intérêt Les critères essentiels d évaluation des manifestations d intérêt sont les suivants : Profil de l organisation et capacité de développement 15 % Qualité et détails de l étendue des travaux 20 % Capacité d hébergement et niveaux de services définis 15 % Proposition de coûts 30 % Expériences connexes et capacité de fournir les services 20 % 1.7 Soumissions des manifestations d intérêt Les manifestations d intérêt doivent être envoyées par courriel et parvenir à RCA au plus tard à 15h 59 (HNP) le 14 janvier Veuillez soumettre vos propositions à RCA : rca@rowingcanada.org Objet : Appel de manifestions d intérêt système de gestion des événements/régates Page 6 de 7

7 Nous communiquerons avec les organisations présélectionnées qui seront invitées à une entrevue/présentation de portfolio en vidéoconférence la troisième semaine de janvier. 1.8 Conditions Toutes les manifestations d intérêts deviennent la propriété sous réserve des dispositions de la loi qui s'appliquent à la protection et à la divulgation des renseignements personnels. Les entités et organisations qui soumettent une manifestation d intérêt sont responsables des dépenses et frais encourus dans le cadre de leur soumission. RCA n est pas responsable de payer ces dépenses et frais ou de rembourser ou compenser une entité ou une organisation en toutes circonstances. RCA n a aucune obligation d acheter ou d acquérir tout produit ou service compris dans une soumission à la suite d un appel de manifestations d intérêt. RCA, ses employés et agents ne sont pas responsables des erreurs ou omissions dans toute partie d une soumission d une manifestation d intérêt ou d une réponse à toute question d une entité ou organisation. Les entités ou organisations sont entièrement responsables de veiller au respect de toutes les exigences de cet appel de manifestations d intérêt. Les renseignements fournis par RCA dans le cadre de cet appel de manifestations d intérêt sont exclusifs et confidentiels et ne doivent être utilisés que pour la préparation de la soumission d une entité ou organisation. Ils ne doivent pas être reproduits ni divulgués de quelque manière que ce soit, par voie électronique ou de toute autre manière, sauf dans le cadre de la réponse à cet appel de manifestations d intérêt RCA n a aucune obligation ou responsabilité de quelque manière que ce soit envers une entité ou organisation à moins qu une entente écrite ne soit conclue pour la fourniture de biens ou de services envisagée dans cet appel de manifestations d intérêt, dans lequel cas une telle entente régira toutes les obligations et responsabilités. Dans le cadre de cet appel de manifestations d'intérêt, RCA et ses administrateurs, dirigeants, employés, consultants et mandataires respectifs procéderont à la réception et l examen des soumissions et ne peuvent et ne pourront en aucun cas, y compris, mais sans s y limiter, conformément à un contrat, une faute professionnelle, une obligation d'origine législative, une loi, une équité et toute obligation réelle ou implicite d équité ou autre, être tenus responsables des frais, dépenses, réclamations, pertes, obligations ou dommages encourus ou subis par l entité ou organisation dans le cadre de sa participation à une soumission pour cet appel de manifestations d intérêt («réclamations»). En présentant une soumission, une entité ou organisation est réputée de façon concluante renoncer et libérer de toute responsabilité RCA et ses administrateurs, dirigeants, employés, consultants et mandataires respectifs de toute réclamation. Pour plus de renseignements Veuillez communiquer avec Jennifer Parfitt, responsable des services aux membres et du développement des clubs pour RCA au ou à jparfitt@rowingcanada.org. Page 7 de 7