Euréka! Résidents Le dossier du Résident, la facturation automatisée, l'aide sociale, vos statistiques et tous vos états spécifiques.

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1 Euréka! Résidents Le dossier du Résident, la facturation automatisée, l'aide sociale, vos statistiques et tous vos états spécifiques. Euréka! Résident intègre dans un environnement intuitif et logique tout le nécessaire à la gestion d un établissement. Partant du dossier complet du résident, il en automatise la facturation : du tableau trimestriel au taux d occupation, de l historique des chambres aux indicateurs, du contrat de séjour et de l attestation de présence à la caution, toutes les statistiques et documents qu on vous demande s ensuivent sans effort supplémentaire!

2 Euréka! Résidents Ce qu en disent nos utilisateurs : rapide, simple, efficace, complet, automatisé, indispensable!

3 LES PRINCIPAUX ECRAN QUI VOUS ACCOMPAGNERONT DANS RESIDENTS Après avoir saisi son nom et son mot de passe pour être authentifié, on accède au module Résident. Selon le niveau et les responsabilités de chacun, les droits d utilisation du logiciel seront différents : de la simple consultation d une partie du Dossier du résident à la modification des factures et à la consultation des états d historique Tout est modulable, notamment dans le cadre d une structure importante. La barre d outils principale : Dossier du Résident Saisie de Pré-Facturation Contrôle de Pré-Facturation Saisie des Factures Edition des Factures Récapitulatifs Statistiques

4 L écran «Dossier du Résident» : En un écran, vous pouvez accéder à toutes les informations relatives aux différents résidents! Toutes les informations les concernant y sont disponibles d un clic. De la fiche de base du résident (en cliquant sur sa photo) aux «répondants» (familles, professionnels de santé, de vie )en passant par les informations administratives (organismes divers, mouvements ) et par les éléments de facturation (préfacturation, factures, règlements ) : tout est à portée immédiate de souris. De même («documents») on peut ici éditer de manière personnalisée tous les documents liés au résident : contrat de séjour, attestation de présence, reçu pour acompte

5 Les saisies de base, ou la mise en place de l environnement du résident Les saisies de base concernent principalement : les fiches des résidents et celui des composants de facture. Une fois ces informations constituées, on pourra commencer à exploiter les dossiers des résidents et la pré-facturation, qui ensuite s automatise au maximum chaque mois. La Fiche du Résident La fiche résident : simple et très complète, elle contient tout le nécessaire à la connaissance du résident. Au-delà de l état civil, la fiche résident contient toutes les informations pertinentes : payeurs, répondants, limite ALD & droits, aide sociale, mutuelles, mode de règlement, organismes sociaux, les caisses de retraite, les ressources, les mouvements... En rouge : les quelques zones qui doivent être renseignées au départ pour créer une fiche

6 Deuxième écran de la fiche du résident Rien ne manque pour réaliser toutes les statistiques qu on vous demande et disposer d une base d information complète, à portée de souris! A noter : Les informations que connaissent les modules Euréka! Soins et Euréka! Comptabilité sont reprises automatiquement. Ce type de zone «ouvre» une fenêtre détaillée permettant de développer toute l information utile, sans limitation de nombre de lignes.

7 +L édition de la Fiche Individuelle du Résident Les éditions sont nombreuses, celle-ci vous permet d avoir les informations essentielles à portée de main, des coordonnées des membres de la famille du résident aux mutuelles, du médecin traitant au compte comptable Une impression de qualité pour des données pratiques!

8 Les composants de factures (exemple de l hébergement) Les composants de facture seront utilisés dans vos factures et sont paramétrés pour une automatisation maximale et une adaptation complète à vos modes de gestion. Ici par exemple, le composant «Hébergement». Il dispose comme tout composant d une quantité et d un prix unitaire par défaut (dans le cercle rouge ). La zone «Reconduite d un mois sur l autre» indique «Nbre de jours mois», car ce composant est reconduit tous les mois avec au passage une quantité qui est automatiquement adaptée et tient compte des jours de chaque mois soit : 28, 29, 30 ou 31 jours. Il vous est possible de renseigner le sens de saisie, le compte comptable lié ainsi que sa ventilation analytique. Chaque élément renseigné vous apportera d autant plus de confort qu il automatisera par la suite tout vos traitements! Le «plan» des composants est entièrement personnalisé lors de la mise en place du logiciel pour que vous y retrouviez toutes vos rubriques habituelles.

9 LA FACTURATION DES RESIDENTS Les dossiers de pré-facturation Tout part du «Dossier» du résident. Ce dossier va servir de base pour la génération des factures et de tous les documents subséquents. Il sera reconduit de mois en mois et actualisé automatiquement selon vos règles, en fonction des composants utilisés : il ne restera à préciser que les quelques variations mensuelles imprévues! Ici un dossier pour le mois en cours. Il est aisé d y rajouter, modifier, supprimer une ligne, le cas échéant. Un assistant gère les absences ( ) afin de simplifier et de fiabiliser cette gestion (nombre de jours GIR correct, etc.).

10 L assistant Absence de vos résidents Cet assistant ( ) va vous aider à renseigner les absences de vos résidents, et à ajouter automatiquement les composants de factures concernant les absences dans sa facture du mois en fonction de son groupe GIR et de la nature de l absence. Quoi de plus simple qu un assistant qui vous automatise la tâche!

11 Il est aussi possible de renseigner une rubrique en une seule fois pour plusieurs résidents (téléphone en chambre, buanderie ). En effet, les situations qui imposent de facturer le même composant à plusieurs résidents ne seront plus synonymes de travail répétitif, la pré-facturation se fait aussi par composant pour tout un groupe! La pré-facturation par Composants Vous désirez contrôler les résidents ayant un même composant de facture en commun, ou leur en saisir un tout de suite? Voici la fenêtre du dossier, vous sélectionnez le composant ( ). Notez que le bas de la fenêtre reste vide : personne n est encore facturé pour «Eurotif» pour le mois de Décembre. En, le bouton «groupe», qui appelle la fenêtre de sélection des résidents.

12 La pression sur le bouton «groupe» vous appelle la fenêtre ci-contre. Le coiffeur «Eurotif» s est rendu dans votre établissement pour 10 de vos résidents sur la même journée. Vous avez choisi le composant concerné sur la page précédente? Alors le logiciel vous présente automatiquement les tarifs propre à ce coiffeur qui ont été enregistrés préalablement ( ). Sélectionnez les résidents concernés, l information en temps réel du nombre de résidents sélectionnés apparait ( ), et validez.

13 L opération est déjà terminée et les dossiers de pré-facturation du mois concernés sont pourvus de cette nouvelle ligne! La fenêtre de saisie des dossiers par composant ci-contre est maintenant renseignée des 10 résidents à facturer pour le coiffeur «Eurotif». Cet écran vous permet par contrecoup de faire le point sur les lignes présentes dans tous les dossiers par composant, avec les totaux en cours.

14 L état de contrôle de pré-facturation : Cette édition vous offre le visuel des éléments qui vont être facturés pour le mois en cours. Il vous est possible d affiner au maximum les filtres de composants ou les résidents qui vont y figurer afin de vous offrir le maximum de clarté. Comme toute édition interactive, un clic sur une ligne particulière appelle automatiquement la fenêtre de modification du dossier avec le composant concerné de sélectionné. Modifiez un élément et de retour dans l édition celle-ci est immédiatement actualisée!

15 L étape suivante : La Génération des factures Les factures du mois ont été contrôlées sur l état de pré-facturation, il ne vous reste plus qu à les générer. Les factures de vos dossiers de pré-facturation seront transformées en facture, prêtes à êtres imprimées et distribuées. Vous conservez le choix dans la mise en place : Vous pouvez choisir les résidents que vous souhaitez facturer plus tard en sélectionnant les dossiers de cette génération, sans les prendre tous. ( ) Générer les factures des résidents payants en premier lieu, et plus tard seulement les factures des résidents sous couverture de l aide sociale. ( ) La date de facture exacte et les dates d échéances. Toute facture générée reste modifiable! Vous aurez de plus accès à l état de contrôle des factures, pour contrôler également les factures que vous aurez modifié.

16 Pourquoi un Dossiers de pré-facturation puis les factures? Un dossier peut entraîner plus d une facture (multipayeurs, «petite facture», etc.)! A partir du Dossier de pré-facturation c est le logiciel qui va générer toutes les factures. En cas de payeurs multiples les frais sont répartis comme convenu avec les payeurs, en pourcentages, forfaits ou soldes. Le dossier permet également de gérer automatiquement vos résidents sous couverture de l aide sociale, y compris avec la «petite facture», le cas échéant. Ici, par exemple : Mr Pierre a 2 enfants, qui sont ses payeurs. Ils sont convenus de payer chacun la moitié de ses factures. La répartition est donc en pourcentage, à 50% chacun. La facture de Mme Artus ( ) s élève donc automatiquement à la moitié du montant renseigné par le dossier de pré-facturation. Il faut tirer profit de l automatisation du logiciel, cela dit vous pouvez toujours revenir si vous le souhaitez sur les factures générées!

17 LES EDITIONS DE FACTURES Plusieurs éditions de factures sont disponibles et vous pourrez créer vos factures personnalisées. Ici à droite le modèle de facture «Les Cheveux Blancs»et à gauche, le modèle préétabli de facture APA : on peut varier à volonté le présentations. Les éléments renseignés dépendent du besoin et du type de facture.

18 L édition de récapitulatif des factures : Cette édition vous montre tout l historique des factures des résidents, vous choisissez la période à éditer, les résidents selon leur classification aux éventuelles aides sociales, selon le type de règlement Cette édition, comme les autres, est interactive et vous propulse sur les factures désirées, quelle que soit la date d un seul clic! Un moyen rapide et pratique pour retrouver des informations de facture passées!

19 L édition de relevé des factures : Cette édition vous offre les mêmes choix de filtrage et de sélection de période.

20 L édition de Synthèse des Factures par Résident : Cette édition vous montre toutes les factures d un résident, sur la totalité de son séjour dans votre établissement ou sur la période choisie. Vous pouvez même décider d imprimer les synthèses de tous vos résidents d un seul clic.

21 L édition des Factures par Composants : Ce récapitulatif vous propose de vous éditer les factures de vos résidents en fonction des composants de facture. Le moyen est idéal pour comparer ces informations selon les résidents et les périodes. Les filtres de l édition vous permettent de la réduire aux types d hébergement (Permanent, Temporaire, Hôtellerie ), ainsi que de n éditer que les cumuls.

22 L édition de détail des factures par payeur : Voilà les éditions concernant les payeurs de vos résidents. Celle-ci vous propose le détail de leurs factures, également sur la période choisie. La particularité de cette édition est la possibilité qui vous est offerte de n éditer qu à partir des composants de factures choisis. Si un payeur a besoin de savoir ce qu il a réglé dans les composants d hébergements uniquement, ou de téléphone, ou autre, vous l éditer en quelques clic!

23 L édition des Factures par Payeur : Cette édition se concentre sur les montants des factures des payeurs de vos résidents. C est l historique de leurs factures par mois. L interactivité de cette édition vous emmène donc sur les factures qui ont été adressées à vos payeurs. Il vous est également possible d éditer ces informations avec le cumul sur une année entière.

24 Cela dit, encore une fois, les factures sont modifiables! Vous conservez la possibilité de revenir en arrière et de modifier certains éléments! Vous pouvez aisément saisir un avoir à un résident ( )! Vos factures ne sont pas statiques, elles évoluent selon vos impondérables.

25 La génération des règlements : Cette étape est la dernière pour générer les règlements de vos pensionnaires. Vous y trouvez encore le choix de ne générer que pour certains résidents, sélectionnés selon vos critères ou bien selon les types de règlements qu eux ou leurs payeurs ont choisis. Une pression sur le bouton générer ( ), et l opération vous est réalisée! L interface vers le module de Comptabilité est simplifiée au maximum, une fois les informations contrôlées par vos soins, elles renseignent vos journaux comptables.

26 LES EDITION UTILES Bon nombre d éditions ont été pensées par vous et vous sont présentées dans ce module, voici une sélection des éditions principales auxquelles vous ferez appel avec satisfaction. LE SUIVI DE L ACTIVITE GIR : L édition des Jours d Hébergement par GIR :

27 L édition de récapitulatif du GIR Hébergement et Absences : Vous permet de connaître vos statistiques de facturation selon le GIR sur l année, le mois, ou la période voulue.

28 L édition du détail de l Hébergement Détaillée par Résident : Bien d autres éditions vous sont proposées, notamment les taux d occupation, les Registres de présences, d entrées et de sorties. Un suivi des décès existe également.

29 Les statistiques : L édition du tableau trimestriel conventionné (EHPAD) : Cette édition conventionnée Etablissement d Hébergement de Personnes Agées Dépendantes vous indique les régimes de cotisations aux organismes de protection, vous pourrez envoyer cette édition chaque trimestre à l organisme concerné.

30 Les statistiques globales des Résidents : Ici, l édition avec tous ses critères de sélections. Les statistiques globales reprennent des données comme les classements par genre, les présences, absences, les indicateurs par GIR ou GMP, et bien d autres encore.

31 Les Statistiques par Tranches d Ages : Cet état vous classe vos résidents en fonction de leur age, selon leur niveau de GIR. Vous pouvez appliquer les filtres désirés afin de les voir apparaître selon vos critères. Vous voyez également les durées de présence dans votre établissement ( ).

32 LA GESTION COMPLETE DE L AIDE SOCIALE Le logiciel prend en charge toute la gestion de l aide sociale à partir des ressources et frais de la personne. L état de contribution du bénéficiaire, le modèle Loire Atlantique : A partir des factures, des ressources et des frais de vos résidents, le logiciel vous calcule automatiquement les «contributions du bénéficiaire», que vous pourrez ensuite adresser à l organisme concerné selon le modèle qui lui échoit. Chaque département est pris en compte selon ses demandes particulières.

33 L édition de Mémoire des Sommes dues, le modèle Deux-Sèvres : Le logiciel vous permet également d éditer l attestation de Mémoire des Sommes Dues, remplissant les critères demandés par les différents Conseils Généraux. Ici le modèle des Deux-Sèvres (79). Le logiciel intègre tous les modèles d attestation.

34 L INTERFACE EN COMPTABILITE Le logiciel peut interfacer toutes les informations de la facturation au module de comptabilité, ou à un autre programme de gestion comptable. Vous générez également les fichiers de prélèvements que vous pourrez expédier aussitôt à votre banque! L interface en comptabilité génère votre journal de vente et de trésorerie, avec lettrage. Vous choisissez d interfacer tout ou partie de vos résident en une fois, indiquez la date d opération préférée Tout est fait pour être Simple et Efficace, avec un objectif : gagner du temps!

35 Et maintenant à vous de jouer! Epsi-Log, votre partenaire informatique.