SOMMAIRE 1. GÉNÉRALITÉS ET DÉFINITIONS...1

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1 SOMMAIRE 1. GÉNÉRALITÉS ET DÉFINITIONS PRINCIPES DE BASE VOCABULAIRE CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES...4 Base de données...4 Tables...4 Requêtes...4 Formulaires et Etats...4 Macros DEMARRAGE D ACCESS LA BASE DE DONNÉES CRÉATION D'UNE NOUVELLE BASE OUVRIR UNE BASE DE DONNEES...7 Boîte de dialogue «Microsoft Access»...7 Menu Fichier COMPACTER ET RÉPARER UNE BASE...9 Base de données fermée...9 Base de données ouverte...9 Compacter automatiquement lors de la fermeture de la base de données CONVERTIR UNE BASE...10 De Access 97 vers Access De Access 2000 vers Access OBJETS ET GROUPES LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES...12 Barre d accès aux objets et aux groupes...12 Afficher, masquer la fenêtre...13 La barre d outils OBJETS...13 Accéder à un objet...13 Paramétrer l ouverture par simple clic...13 Modifier l affichage des objets GROUPES...14 Création d un groupe...14 Supprimer un groupe...15 Création d un raccourci GESTION DES OBJETS...15 Créer un nouvel objet...15 Modifier la structure d un objet...15 Visualiser l apparence ou le contenu d un objet...16 Renommer un objet...16 Dupliquer un objet...16 Supprimer un objet LA BARRE D'OUTILS ASSOCIEE A LA BASE DE DONNEES LES TABLES DEFINITION CREATION D'UNE TABLE MODE CRÉATION...20 Barre d outils NOM, TYPE ET DESCRIPTION DES CHAMPS...20

2 Nom...20 Type de données LES PROPRIETES DE CHAMPS...21 Les différentes propriétés...22 La taille du champ...22 Les formats d'affichage...23 Valeur par défaut...23 Règles de validation INDEX ET CLE PRIMAIRE...25 Index...25 Définition d'une clé primaire...25 Visualiser et modifier les index et la clé primaire MODIFICATION DES CHAMPS...27 Insérer un nouveau champ...27 Supprimer un champ...27 Modifier un nom de champ...27 Déplacer un champ...27 Modifier un type de données LE GENERATEUR DE CHAMP CREATION DE LISTES DE CHOIX...28 Liste de valeurs saisies...29 Création d une liste à partir des valeurs d une autre table AUTRES METHODES DE CREATION DE TABLES...31 Mode feuille de données...31 Création à l aide de l Assistant RELATIONS ENTRE LES TABLES...34 Type de relations...34 L'intégrité référentielle...35 Mise en place de relations...36 Ajouter une table...37 La barre d outils associée aux relations...37 Afficher les relations...37 Imprimer...37 Remarques MODE FEUILLE DE DONNEES...38 Visualiser le contenu d une table...38 Travailler sur les enregistrements...39 Barre d outils du mode Feuille de Données PERSONNALISATION DES FEUILLES DE DONNEES...41 Sélection de colonnes et de lignes...41 Largeur des colonnes...42 Position des colonnes...42 Masquer et afficher des colonnes...42 Figer et libérer des colonnes...43 Modifier la police d affichage...43 Modifier l apparence des cellules...43 Modifier la hauteur des lignes...44 Sous-feuilles de données LES REQUETES PRESENTATION MODE CREATION AJOUT, SUPPRESSION DE TABLES ET DE JOINTURES...47 Ajouter une table...47 Jointure des tables...47 Activer/Désactiver les jointures automatiques...48 Supprimer une table...48 Supprimer une jointure...48 Ajout de champ...49 Ajout de tous les champs...49

3 Gestion des champs dans la grille BARRE D'OUTILS ASSOCIEE AUX REQUETES MISE EN PLACE D UNE REQUÊTE...50 Spécification du tri...50 L'afficheur...50 Les critères...50 Les opérateurs ENREGISTRER UNE REQUETE EXECUTER UNE REQUETE LA FEUILLE DE REPONSES...53 Modifier les en-têtes de colonnes...53 Modifier les formats d'affichage...54 Imprimer une requête LES OPERATIONS DANS LES REQUETES...54 Liste des fonctions disponibles...54 Calcul de somme...55 Calcul du nombre d'enregistrements...55 Utilisation de l'opération OU CHAMPS CALCULES LES REQUETES PARAMETREES...57 Type de données des paramètres LES REQUÊTES D'ANALYSE CROISEE LES REQUÊTES ACTION...59 Changer le type de la requête...60 Création de Tables...60 Requête de mise à jour...60 Requête de suppression ASSISTANT DE CREATION DE REQUETE...61 Exemple de requête simple LES FORMULAIRES PRESENTATION CREATION D UN FORMULAIRE...64 Assistant formulaire...65 Formulaires instantanés...68 Formulaire graphique FORMAT AUTOMATIQUE LES BARRES D'OUTILS ASSOCIEES AUX FORMULAIRES...71 Barre d outils du mode Création...71 Barre d outils du mode Formulaire MODE CREATION...71 Mode Création...72 Sélection des contrôles...72 La grille et les règles...73 Déplacement des contrôles...73 Alignement...73 Espacement...74 Taille...74 Copie...74 Suppression...74 Mise en forme AJOUT DE CONTROLES...76 Ajout de contrôle dépendants...76 Ajout de contrôle indépendants ou calculés...76 Insertion de texte...77 Insertion d'objets indépendants...77 Images...77 Groupes, cases et boutons LIENS HYPERTEXTE PAGES ET ONGLETS...80

4 Contrôle Onglet...80 Contrôle Saut de page SOUS FORMULAIRES ET FORMULAIRES ATTACHÉS...82 Insertion d'un sous formulaire...82 Formulaires attachés LES SECTIONS...85 Travail sur les sections PROPRIETES DU FORMULAIRE ENREGISTREMENT ET IMPRESSION FILTRES...88 Filtrer par sélection...88 Filtre hors sélection...88 Filtrer par formulaire...88 Filtre avancé LES ÉTATS PRESENTATION CREATION D'UN ETAT L'ASSISTANT ÉTAT...91 Etape 1 : Tables et champs...91 Etape 2 : Les regroupements...91 Etape 3 : Tri et Informations de synthèse...93 Etape 4 : Présentation...94 Etape 5 : Style...94 Etape 6 : Titre et ouverture L ASSISTANT ETIQUETTE...95 Etape 1 : Types d étiquettes...95 Etape 2 : Mise en forme du texte...96 Etape 3 : Prototype de l étiquette...96 Etape 4 : Tri...96 Etape 5 : Nom de l état LES BARRES D OUTILS ASSOCIEES AUX ETATS...97 Mode Création...97 Mode Aperçu avant impression LA MODIFICATION D UN ETAT LES SECTIONS DANS UN ETAT...98 Travail sur les sections LES TRIS ET REGROUPEMENTS...99 Tri des données...99 Regrouper des données LA CRÉATION DE SOUS-ÉTATS MISE EN PAGE ET IMPRESSION Aperçu avant impression Ajout de saut de page Mise en page Imprimer LES EXPRESSIONS SAISIE D'UNE EXPRESSION Les opérateurs Les identificateurs Les fonctions LA FENETRE ZOOM LE GENERATEUR D EXPRESSIONS...105

5 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1. GENERALITES ET DEFINITIONS 1.1. PRINCIPES DE BASE Une base de données est en résumé l'équivalent d'une banque d'informations structurées, permettant la collecte, la gestion et la recherche la plus optimum possible. Ces informations peuvent être de plusieurs types : texte, numérique, booléen, son ou image. La conception structurelle d'une base de données représente l étape la plus importante dans la création d une nouvelle base de données. L élaboration d une base de données peut se décomposer en plusieurs étapes : - La définition de l Objectif consiste à préciser les tâches assurées et les informations (données) qui seront traitées. - La définition de la Structure des tables consiste à répartir les différentes informations sous forme d entités distinctes (Tables). La table CLIENTS contiendra toutes les informations relatives à chaque client, La table PRODUITS contiendra toutes les informations relatives au stock. - Dans une table, chaque catégorie d informations correspond à un Champ. La référence du produit, sa désignation, son prix peuvent constituer des champs de la table PRODUITS. Un Enregistrement de la table contiendra les valeurs saisies pour ces champs et ceci pour un produit donné. Détailler au maximum les informations (séparation du nom et du prénom, détail de l adresse en plusieurs champs ) Les champs devant contenir des informations particulières, étudier le type de données qu ils contiendront ainsi que les particularités (longueur, affichage, valeur par défaut ) Les informations pouvant découler de calculs à partir d informations déjà présentes ne seront pas stockées dans des champs mais calculées et affichées au moment voulu. - Chaque table contient une Clé primaire, champ dont la valeur identifie de façon unique un enregistrement de la table (par exemple la référence d un produit). - La définition des Relations permet de spécifier les liens unissant les données de plusieurs tables et l accès aux données connexes (Dans une table COMMANDES, la référence du client permettra d accéder aux informations concernant ce client dans la table stockée dans la table CLIENTS). - La validité de la structure de la base de données sera testée sur un jeu d enregistrements. La saisie de données dans les tables et la mise en place de quelques requêtes permet de vérifier si la structure définie correspond bien à l objectif défini, s il n y a pas de données redondantes (saisie multiple d informations identiques) - Les Requêtes permettent d interroger la base de données et de définir un ensemble de données à visualiser par l intermédiaire de Formulaires (Ecran) ou d Etat (Impression).

6 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.2. VOCABULAIRE Clé primaire Champ de la table qui identifie de façon unique les différents enregistrements. Deux enregistrements de la table ne peuvent avoir la même valeur pour la clé primaire. La clé primaire est utilisée lors de la mise en place des relations dans la base de données. Dans une table FOURNISSEURS, la référence du fournisseur est une clé primaire, deux fournisseurs ne peuvent avoir la même référence. Clé externe Champ de la table qui permet d accéder aux données d une autre table. Dans une table PRODUITS, la référence du fournisseur est une clé externe et permet d accéder aux informations de la table FOURNISSEURS. La clé externe doit avoir le même type de données et la même taille que la clé primaire correspondante. Champ Elément d une table contenant une information spécifique. Dans une feuille de données les différents champs d une table sont représentés en colonne. Contrôle Objet graphique placé sur un formulaire ou un état, et utilisé pour afficher des données d une table, le résultat d'un calcul, améliorer l aspect du formulaire ou de l état par ajout de texte, titre dessin ou une image. Enregistrement Ensemble des valeurs données aux champs d une table (Ensemble d informations concernant un produit, un client particulier). Dans une feuille de données les différents enregistrements d une table sont représentés en ligne. Etat Un état est conçu pour imprimer les données provenant d une table ou d une requête. Evénement Action reconnue par un objet (clic, frappe d une touche...) et pour laquelle on peut définir une réponse sous forme de macro ou de module. Feuille de réponse Ensemble d'enregistrements dynamique répondant à une requête. Formulaire Un formulaire est conçu pour afficher les données provenant d une table ou d une requête de façon personnalisée. Les formulaires peuvent être utilisés pour visualiser, modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements. Index Ensemble de pointeurs triés logiquement selon l'ordre des valeurs d'une clé. Les index créés sur une table permettent un accès plus rapide aux enregistrements lors des requêtes et peuvent obliger l'unicité des enregistrements dans une table. Jointure Association entre deux champs de même type dans des tables ou des requêtes indiquant la façon dont les données sont liées. On distingue les types de jointures interne, externe, reflexive. Macro Une macro est une séquence d actions dont l exécution est déclenchée par un événement survenu dans un formulaire ou un état. Elle permet d automatiser des tâches.

7 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Module Un module contient des procédures et fonctions Visual Basic permettant d'automatiser l utilisation de la base de données. Objet Elément identifiable désignant une table, un formulaire, un état ou un contrôle pouvant être sélectionné et manipulé en tant qu'entité indépendante. Propriété Attribut paramétrable d un contrôle, d un champ ou d un objet d une base de données. Relation Association de champs communs à deux tables. Une relation peut être de type un-à-un ou un-à-plusieurs. Les relations sont utiles pour afficher des données de plusieurs tables. Les relations s effectuent de la clé primaire d une table vers la clé externe de l autre table. Requête Une requête permet d extraire certaines données d une ou de plusieurs tables en fonction d'un ou plusieurs critères. Certaines requêtes permettent d agir directement sur le contenu des tables. (Requêtes d action). Table Elément fondamental de la structure de la base de données. Chaque table contient des données relatives à un sujet spécifique. Une base de données est souvent constituée de plusieurs tables entre lesquelles sont définies des relations. Visual Basic Langage de programmation.

8 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.3. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Base de données Attributs Maximum Tables -Taille d une base de données (.mdb) 2 Go Les tables pouvant être stockées dans des fichiers séparés puis liées, la taille n est pas vraiment limitée, sauf par la capacité du disque de stockage. -Nombre de caractères d'un nom d'objet 64 -Nombre d objets Nombre de caractères d'un nom d'utilisateur ou de groupe 20 -Nombre d'utilisateurs simultanés 255 -Nombre de tables ouvertes 255 Attention des tables cachées sont ouvertes par Access de façon interne -Nombre de caractères d'un nom de table 64 -Nombre de caractères d'un nom de champ 64 -Nombre de champs dans une table 255 -Taille d'une table 1Go -Nombre d'index dans une table 32 -Nombre de champs dans un index 10 Requêtes -Nombre de tables dans une requête 32 -Nombre de champs dans une feuille de réponses 255 -Nombre de niveaux d'emboîtement des requêtes 50 -Taille d'une feuille de réponses 1Go - Nombre de caractères dans une cellule de la grille d interrogation Nombre de caractères d une instruction SQL env Formulaires et Etats Macros -Nombre de caractères dans une étiquette Nombre de caractères dans une zone de texte Largeur d'un formulaire ou d un état 22 pouces - 55,87 cm -Hauteur d'une section 22 pouces - 55,87 cm -Hauteur de toutes les sections en mode création 200 pouces cm -Nombre de niveaux d imbrication de formulaires 3 -Nombre de champs de tri ou de regroupement 10 - Nombre total de contrôles et sections 754 -Nombre d'actions dans une macro 999 -Nombre de caractères d'une condition, commentaire, argument 255

9 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 1.4. DEMARRAGE D ACCESS - vrir le menu DEMARRER, sélectionner le dossier PROGRAMMES puis MICROSOFT ACCESS, - Cliquer sur l icône du programme Access dans la barre d outils Microsoft Office. Il est important de préciser que vous ne pouvez ouvrir qu une seule base de données à la fois. L'ouverture d'une autre base de données entraîne automatiquement la fermeture de la base déjà ouverte. A l'ouverture du logiciel ACCESS, la boîte de dialogue «Microsoft Access» s affiche, Cette boîte de dialogue permet de, - Créer une nouvelle base de données, - Utiliser les assistants de création, - vrir une base de données existante. La partie inférieure de cette boîte de dialogue affiche la liste des bases de données sur lesquelles vous avez travaillé, permettant une ouverture rapide. Vous pouvez annuler l affichage de cette boîte de dialogue, - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l onglet «Affichage», décocher la case Boîte de dialogue de démarrage.

10 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2. LA BASE DE DONNEES Un fichier de base de données ACCESS, contient les tables de données et les différents objets créés en vue de la saisie d informations, l interrogation de la base, l affichage ou l impression des données et de l automatisation. Sept types d objets sont disponibles : - les Tables, - les Requêtes, - les Formulaires, - les Etats, - les Pages Web - les Macros, - les Modules CREATION D'UNE NOUVELLE BASE - Sélectionner l option Nouvelle base de données Access dans la boîte de dialogue «Microsoft Access», - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande NOUVELLE BASE DE DONNEES. Icônes Liste Détail Onglet «Général», - Sélectionner l icône Base de données pour bâtir une base de données de toutes pièces. - Cliquer sur le bouton OK. Onglet «Bases de données», - Sélectionner un modèle de base de données parmi les modèles proposés, - Cliquer sur le bouton OK.

11 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES - La nouvelle base de données doit être enregistrée. La boîte de dialogue «Fichier Nouvelle base de données» s affiche, Dossier de sauvegarde Raccourcis vers des dossiers souvent utilisés Nom de la base de données Format de fichier - Sélectionner le dossier pour la sauvegarde, - Saisir le nom de la base de données, - Cliquer sur le bouton Créer. L'extension du fichier pour les bases de données Access est.mdb OUVRIR UNE BASE DE DONNEES Plusieurs méthodes existent pour ouvrir une base de données existante depuis Access. Boîte de dialogue «Microsoft Access» Au démarrage, la boîte de dialogue «Microsoft Access» s affiche, La liste des derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé apparaît au bas de la boîte de dialogue. Fichier de base de données présent dans la liste, - Sélectionner le fichier de base de données voulu, - Cliquer sur le bouton OK. Fichier de base de données non présent, - Sélectionner l option Autres fichiers pour afficher la boîte de dialogue «vrir» et sélectionner le fichier dans l arborescence, - Cliquer sur le bouton OK.

12 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Menu Fichier - Sélectionner le fichier de base de données s il apparaît dans la liste des derniers fichiers ouverts en bas des commandes du menu. - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR, La boîte de dialogue «vrir» s affiche, - Sélectionner le dossier puis le fichier de base de données voulu, - Cocher la case Mode exclusif pour empêcher que d autres utilisateurs puissent aussi ouvrir la base de données. - Cliquer sur le bouton vrir. La liste associée au bouton vrir : - vrir, l utilisateur peut modifier les objets de la base de données, en créer, en supprimer et enregistrer les modifications. En cas de travail en environnement multi-utilisateurs, plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à la base de données. - vrir en lecture seule, l utilisateur ne peut ni ajouter de nouveaux objets, ni modifier ceux existants. Il ne peut que consulter la base de données. - vrir en exclusif, un seul utilisateur peut accéder à la base de données à la fois. La fenêtre «Base de données» s affiche contenant les différents objets créés.

13 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2.3. COMPACTER ET REPARER UNE BASE Microsoft Access combine les opérations de compactage et de réparation de base de données en une seule opération. Au fur et à mesure de l'utilisation de la base (ouverture, création, modification, saisie, suppression que ce soit des données ou des objets), la taille du fichier augmente et le fichier se fragmente sur le disque ce qui ralentit les opérations de lecture. Le compactage consiste à défragmenter le fichier en rassemblant les différents morceaux, ce qui libère aussi de l espace disque. La réparation consiste à reconstruire les index. Cette opération crée une copie temporaire de la base d'origine et l espace disponible sur le disque doit donc être suffisant pour que le traitement s effectue correctement. Dans un environnement multi-utilisateurs, veiller à ce que personne n utilise la base de données. Base de données fermée - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner la commande COMPACTER UNE BASE DE DONNEES, Dans la boîte de dialogue «Compacter une base de données», - Sélectionner le dossier puis la base de données à compacter, - Cliquer sur le bouton, Dans la boîte de dialogue «Compacter la base de données sous», - Sélectionner le dossier de stockage, - Spécifier un nom pour la base compactée, - Cliquer sur le bouton. - Si vous spécifiez un nouveau nom, le compactage terminé, deux fichiers sont présents, le fichier de base de données original et la copie compactée. - Si vous spécifiez le même nom, la base de données compactée remplace le fichier original. Base de données ouverte - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner la commande COMPACTER UNE BASE DE DONNEES, La base de données est compactée et réparée sous le même nom, aucune boîte de dialogue ne s affiche. Compacter automatiquement lors de la fermeture de la base de données - vrir la base de données concernée, - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Cliquer sur l onglet «Général», - Activer la case Compacter lors de la fermeture. En environnement multi-utilisateurs, la fermeture de la base de données par un utilisateur ne déclenche pas le compactage si la base est ouverte par un autre utilisateur.

14 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES 2.4. CONVERTIR UNE BASE De Access 97 vers Access 2000 Une base de données créée dans une version antérieure peut être ouverte dans Access Valider une base de données L ouverture s effectue en lecture seule. Vous pourrez donc ajouter, supprimer ou modifier des enregistrements mais vous ne pourrez modifier la structure des objets existants ni en ajouter de nouveaux. - Convertir une base de données Les objets sont convertis au format Access 2000 et la base de données ne pourra plus être utilisée avec la version native. - Sélectionner un dossier et donner un nom à la base de données au format Access 2000 qui sera générée, - Cliquer sur le bouton Enregistrer.

15 Initiation à Access2000 : LA BASE DE DONNEES Certains objets ou éléments de code devront être recréés ou réécrits du fait de la non compatibilité entre les versions. De Access 2000 vers Access 97 - vrir la base de données Access 2000, - Sélectionner le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES dans le menu OUTILS, - Sélectionner le sous-menu CONVERTIR UNE BASE DE DONNEES, - Sélectionner la commande CONVERTIR A LA VERSION PRECEDENTE DE LA BASE ACCESS, - Sélectionner la commande CONVERTIR UNE BASE DE DONNEES, La boîte de dialogue «Convertir la base de données sous» s affiche, - Sélectionner le dossier de destination et donner un nom pour la nouvelle base de données qui sera générée, - Cliquer sur le bouton Enregistrer.

16 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES 3. OBJETS ET GROUPES Tous les objets stockés dans une base de données sont affichés dans la fenêtre «Base de Données». La fermeture de cette boîte de dialogue ferme la base de données active LA FENETRE BASE DE DONNEES Barre d outils Création de nouveaux objets Liste des objets existants Barre d accès aux objets et aux groupes Barre d accès aux objets et aux groupes Affiche ou masque les types d objets et les groupes Largeur de la barre Hauteur de la zone Groupes

17 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Afficher, masquer la fenêtre Lorsqu un objet est ouvert, la fenêtre de base de données peut être affichée de plusieurs façons : - Appuyer sur la touche «F11» du clavier. - Cliquer sur le bouton de la barre d outils. - Cliquer sur le bouton dans la barre des tâches. La barre d outils vre l objet en mode visualisation des données Crée un nouvel objet du type actif Affichage grandes icônes Affichage petites icônes vre l objet en mode modification de la structure Supprime l objet sélectionné Affichage détail Affichage liste 3.2. OBJETS Accéder à un objet L accès aux différents types d objets se fait par l intermédiaire de la barre des objets située à gauche de la fenêtre. - Un double-clic sur l objet ou un clic sur le bouton ouvre l objet dans le mode d affichage correspondant à la visualisation des données. Ce mode d affichage dépend du type de l objet. Par exemple, une table s ouvrira en mode feuille de données, un état s ouvrira en mode aperçu avant impression - Un clic sur le bouton ouvre l objet dans le mode Création qui permet la modification de la structure. Lorsqu un objet est ouvert dans un mode, le passage d un mode à l autre s effectue par le menu AFFICHAGE ou par le premier bouton à gauche de la barre d outils. L aspect de ce bouton dépend du type d objet ouvert et du mode d ouverture. La liste associée propose les différents modes d affichage disponibles pour l objet. Un bouton s affiche sur la barre des tâches pour chaque objet ouvert permettant un accès plus rapide que l ouverture du menu FENETRE. Paramétrer l ouverture par simple clic - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l'onglet «Affichage» - Sélectionner l option voulue. L option verture par simple clic génère des liens hypertexte. Pointer l objet pour le sélectionner et cliquer pour l ouvrir.

18 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Lorsque vous tapez une lettre, Access sélectionne le premier objet commençant par cette lettre. Modifier l affichage des objets Modifier l affichage - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande voulue ou cliquer sur un bouton de la barre d outils : - ICONES GRAND FORMAT, - ICONES PETIT FORMAT, - LISTE, - DETAILS. Pour ranger les objets dans la fenêtre, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande ALIGNER LES ICONES. Trier les objets - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE le sous-menu REORGANISER LES ICONES, - Sélectionner la commande voulue, - PAR NOM trie les objets par ordre alphabétique, - PAR TYPE trie les objets suivant leur type, - PAR DATE DE CREATION trie les objets du plus récent au plus ancien, - PAR DATE DE MODIFICATION trie les objets suivant la date de dernière modification. Afficher/Masquer les raccourcis de création de nouveaux objets - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, - Dans l'onglet «Affichage» et dans la zone «Afficher», - Cocher ou décocher la case Raccourcis vers de nouveaux objets GROUPES Les groupes permettent de réunir des raccourcis vers des objets particuliers. Par exemple, un formulaire et les sous-formulaires et/ou requêtes associés. Création d un groupe - Dans la fenêtre «Base de données», - vrir le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit sous la barre Groupes, - Sélectionner la commande NOUVEAU GROUPE, - Saisir le nom du nouveau groupe.

19 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Supprimer un groupe Création d un raccourci - Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le groupe à supprimer dans la barre d accès aux objets, - Sélectionner la commande SUPPRIMER UN GROUPE du menu contextuel. 1. Cliquer sur le type d objet 2. Faire glisser l objet vers le groupe voulu 3.4. GESTION DES OBJETS Pour toutes les manipulations décrites, vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel en effectuant un clic droit sur l objet. Créer un nouvel objet - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande portant le nom de l objet à créer. - Activer le type d objet correspondant au nouvel objet à créer, - Cliquer sur le bouton Nouveau de la barre d outils Base de données. - Sélectionner le type d objet voulu dans la boîte de dialogue «Base de données», - Sélectionner dans la liste un des objets précédés de l icône suivante en fonction du mode de création voulu. (Les différents modes de création sont décrits dans les chapitres concernant chaque type d objets). Modifier la structure d un objet Pour modifier un objet, il faut ouvrir ce dernier en mode Création. - Sélectionner le type d objets, - Sélectionner l objet à modifier dans la liste, - Cliquer sur le bouton.

20 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES Visualiser l apparence ou le contenu d un objet Pour visualiser l apparence finale d un objet ou son contenu, il faut l ouvrir en mode Utilisation. - Sélectionner la catégorie d objets, - Sélectionner l objet à visualiser dans la liste, Renommer un objet Dupliquer un objet - Cliquer sur le bouton, - Double-cliquer sur l icône de l'objet. - Sélectionner l objet, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande RENOMMER, - Cliquer dans la zone contenant le nom pour faire apparaître le curseur, - Taper le nouveau nom ou modifier l ancien, - Valider avec la touche «ENTREE» ou cliquer n importe où dans la fenêtre. Vous pouvez dupliquer un objet pour servir de base à un objet de même type dans la base de données courante ou générer un objet de type différent (par exemple, créer un état à partir d un formulaire existant). - Sélectionner l objet à dupliquer, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande COPIER, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande COLLER, - Spécifier un nom pour le nouvel objet. - Sélectionner l objet dont on veut réaliser une copie, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER SOUS, La boîte de dialogue «Enregistrer sous» s affiche, Cette boîte de dialogue diffère suivant le type d'objet dupliqué. Dans la zone du haut : - Saisir le nom du nouvel objet, Dans la zone «Comme» : - Sélectionner le type d objet qu Access doit générer. Supprimer un objet - Sélectionner l objet à supprimer, - Sélectionner dans le menu EDITION la commande SUPPRIMER, - Appuyer sur la touche «SUPPR». La suppression de certains objets (TABLES par exemple) peut entraîner la perte des données associées. Certains objets sont utilisés par d autres objets et leur suppression peut entraîner ensuite des erreurs.

21 Initiation à Access2000 : OBJETS ET GROUPES 3.5. LA BARRE D'OUTILS ASSOCIEE A LA BASE DE DONNEES Nouvelle base de données Couper Code vrir une base de données Enregistrer Copier Coller Annuler Propriétés Relations Organiser les boutons Imprimer Vérifier l orthographe Aperçu avant impression tils d analyse Liaison avec Office Reproduire la mise en forme Nouvel objet Compagnon Office

22 Initiation à Access2000 : LES TABLES 4. LES TABLES 4.1. DEFINITION Une table permet de regrouper des informations relatives à un même thème (Personnel, clients, facture...). Chaque enregistrement (Fiche) de la table contient les données spécifiques à un élément de la table (un membre du personnel, un client, un produit,...) stockées dans des champs. Chaque champ contient l'information de base (Nom, Prénom, Code, Libellé,...). L illustration ci-dessous représente une table en mode CREATION. Ce mode permet de définir la structure de la table, la définition des différents champs de la table et de leurs propriétés. Champs de la table Propriétés du champ actif L illustration ci-dessous montre une table en mode FEUILLE DE DONNEES. Ce mode permet de visualiser les données contenues dans une table, de les modifier, d ajouter de nouveaux enregistrements ou d en supprimer. Nom et type d objet Sélection de tous les enregistrement Sélecteur d enregistrement Noms des champs Enregistrements Sous feuille de données (Données liées) Déplacement sur les enregistrements montre l enregistrement actif signale un nouvel enregistrement montre un enregistrement en cours de saisie donc non enregistré

23 Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.2. CREATION D'UNE TABLE Depuis la fenêtre «Base de données» : - Sélectionner le type d objets Tables, - Double-cliquer sur un des objets suivants : Créer une table en mode Création Définition complète par l utilisateur des différents champs et de leurs propriétés. Créer une table à l aide de l Assistant Choix des champs dans des listes correspondant aux cas les plus courants. Créer une table en entrant des données Saisie directe de données en mode feuille de données, Access interprète les données saisies pour mettre à jour les propriétés des champs. - Cliquer sur le bouton Nouveau, La boîte de dialogue «Nouvelle table» s affiche, - Sélectionner le mode de création voulu. - Les trois premières options correspondent aux choix explicités au dessus. - Importer la table Permet de dupliquer une table d une autre base de données. On peut importer la structure de la table uniquement ou l ensemble, structure et données. - Attacher la table Permet de créer un lien vers une table stockée dans une autre base de données. Cette option permet de créer plusieurs bases de données utilisant les mêmes données ou de favoriser l évolution d une base de données existante en stockant à part les données et les éléments de travail tels que les requêtes, les formulaires et les états.

24 Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.3. MODE CREATION Sélecteur de champ Nom du champ à créer Type de données que contiendra le champ Description littérale du champ qui apparaît sur la barre d état Propriétés du champ du champ actif Les autres méthodes de création sont décrites à partir de la page 31. Barre d outils Mode d affichage Feuille de données Enregistrer Couper Copier Annuler Insérer des lignes Supprimer des lignes Objet instantané Coller Aide Reproduire la mise en forme Clé primaire Index Propriétés Fenêtre Base de données Assistant de création Personnalisation Barre d outils 4.4. NOM, TYPE ET DESCRIPTION DES CHAMPS Nom - Chaque champ est identifié par son nom. - Un nom de champ peut avoir jusqu'à 64 caractères alphanumériques (espaces compris). - Vous pouvez donner des noms très explicites pour mieux identifier les champs concernés (Matricule employé, Quantité livrable, Chiffre d'affaire 93,...). Il est cependant possible de donner des noms abrégés et d utiliser la propriété Légende (voir page 22) pour désigner le champ dans les formulaires ou requêtes.

25 Initiation à Access2000 : LES TABLES Type de données - Chaque champ contient un seul et unique type de données. Il est donc impossible de stocker du texte dans un champ numérique ou logique. - Le type de données est associé à un espace de stockage (taille en octets). - Des opérations ne seront pas possibles pour certains types donnés, (addition d'une valeur numérique avec un texte). - Des champs ne pourront pas être triés s'ils sont définis en mémo ou OLE. - Le type Texte est toujours assigné par défaut à un nouveau champ. Texte Caractères alphanumériques. Jusqu'à 255 caractères Mémo Paragraphes alphanumériques. Jusqu'à caractères Numérique Nombres entiers ou décimaux. 1, 2, 4 ou 8 octets Date/Heure Dates et heures. 8 octets Monétaire Valeurs monétaires. 8 octets NuméroAuto Valeur incrémentée automatiquement. 4 octets i/non Valeurs booléennes. 1 bit (1/8 d'octet) Objet OLE Objets OLE ou graphiques. Jusqu'à 1Go Lien hypertexte Adresse de lien hypertexte Jusqu'à caractères Liste de choix Construction d une liste de valeurs Taille de la clé utilisée pour la recherche - L option Assistant Liste de choix peut être sélectionnée après avoir défini le type de données du champ. Elle n est disponible que pour des champs de type Texte, Numérique, Monétaire ou i/non. - La taille des champs Texte et Numérique peut être définie de façon plus fine en agissant sur la propriété Taille du champ LES PROPRIETES DE CHAMPS En mode Création, la partie inférieure de la boîte de dialogue affiche les propriétés du champ sélectionné. - Sélectionner un champ pour visualiser ses propriétés dans la partie inférieure. L onglet «Général», tre la taille du champ, le format et les conditions qui doivent être satisfaites pour accepter l'introduction des données seront à définir. Dans les formulaires et les états liés à une table, les champs reprendront automatiquement les propriétés définies dans celle-ci.

26 Initiation à Access2000 : LES TABLES Les différentes propriétés Taille du champ Format Décimales Masque de saisie Légende Valeur par défaut Valide si Message si erreur Null interdit Chaîne vide autorisée Indexé Compression unicode Définit la taille du champ. Permet d'afficher les textes, dates et nombres sous une certaine présentation. Permet de fixer le nombre de chiffres à afficher après la virgule. Le masque spécifié est affiché lors de la saisie de données. Spécifie un autre nom pour le champ qui apparaîtra en étiquette lors de la création de formulaires ou états. Donne une valeur par défaut au champ pour chaque nouvel enregistrement de la table. Subordonne la validation des données du champ à un critère conditionnel. Le message spécifié apparaît en cas de saisie non conforme au critère. Fixé à i, force la saisie d une donnée non vide dans le champ. Fixé à i, accepte la non saisie de donnée dans le champ. Permet d'accélérer la recherche des champs fréquemment consultés. Permet de réduire l espace de stockage pour les champs de type Texte, Mémo et Lien hypertexte. (En effet, chaque caractère est stocké sous forme de deux octets pour permettre un affichage fidèle quelle que soit la langue utilisée.) La liste des propriétés diffère en fonction du type de données du champ. La taille du champ Taille d'un champ de type Texte : - Par défaut : 50 caractères. - Peut être comprise entre 1 et 255 caractères. Taille d'un champ de type Numérique : - Par défaut : Entier long Il est recommandé de choisir la plus petite définition possible, afin d'optimiser les temps d'exécution. Plage de valeurs Décimales Stockage (octets) Octet 0 à Entier à Entier long à Réel simple Nombres négatifs entre 3,402823E38 et 1,401298E Nombres positifs entre 1,401298E 45 et 3,402823E38 Réel double Nombres négatifs entre 1, E et 4, E 324 Nombres positifs entre 1, E308 et 4, E 324 Décimal Nombres compris entre -10^28-1 et 10^ La taille Décimal permet des calculs de grande précision.

27 Initiation à Access2000 : LES TABLES Les formats d'affichage Plusieurs formats d'affichage sont proposés pour les valeurs de types numérique, date et monétaire. Les formats définis dans une table s'appliquent automatiquement dans tous les nouveaux formulaires et états. Ceux déjà existants ne sont pas modifiés par des modifications de formats. Les règles d'affichages des nombres et des dates sont subordonnées à la définition du pays sélectionné dans la section PARAMETRES NATIONAUX du PANNEAU DE CONFIGURATION de Windows 95. Type Format Exemple Affichage Numérique Nombre général 1234,5 1234,5 Monétaire 1234, ,50 F Euro 1234, ,50 Fixe 1234,5 1234,50 Standard 1234, ,50 Pourcentage 0,123 12,30 % Scientifique 1234,5 1,23 E+03 Date/Heure Date, général 31/01/93 31/10/93 15:30:00 Date, complet 31/01/93 dimanche 31 janvier 1993 Date, réduit 31/01/93 31-jan-93 Date, abrégé 31/01/93 31/01/93 Heure, complet 15:30:00 15:30:00 Heure, réduit 15:30:00 15:30 Heure, abrégé 15:30:00 15:30 i/non Vrai/Faux -1 Vrai i/non 0 Non Actif/Inactif 0 Inactif Lorsque l on utilise un format de date abrégé, Access interprète les dates comme suit : De 1/1/00 à 31/12/29 1/1/2000 à 31/12/2029 De 1/1/30 à 31/12/99 1/1/1930 à 31/12/1999 Les dates comme 1/1/800 ou 31/12/1432 sont reconnues par Access Valeur par défaut Lorsque le champ reçoit très régulièrement la même valeur, il est possible de fixer cette valeur par défaut. La valeur apparaît à la place d'un vide lors de la création d un nouvel enregistrement dans la feuille de données ou dans un formulaire. Cette valeur peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais également une expression qui ne peut dans ce cas contenir de noms de champs ni de fonctions définies par l utilisateur. Exemples : Type de Champ Valeur par défaut Particularité - Numérique, Octet 100 PartDate("m";Date()) Extrait le mois de la date du jour - Numérique, Réel simple 1256,55 - Texte "TOULOUSE" - Date Date() Date système - Heure Maintenant() Date et heure système

28 Initiation à Access2000 : LES TABLES Règles de validation Le type d'un champ est systématiquement vérifié à chaque introduction d'une valeur dans un champ. Ainsi du texte ne pourra pas être accepté pour un champ de type numérique. Il est possible d'éviter des erreurs en vérifiant la validité de la donnée entrée au moment de la saisie au moyen de règles de validation. Validation de champ En complément de ce premier contrôle, il est possible d'ajouter à chaque champ des contrôles plus spécifiques. Avec la propriété Valide si, l'utilisateur spécifie les conditions de validation de la valeur saisie dans un champ. Cette valeur peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais également une expression qui ne peut dans ce cas contenir de noms de champs ni de fonctions définies par l utilisateur. Exemples : Champ Valeur par défaut - Numérique >100 Entre 200 Et 250 >1000 OU Est Null - Texte Dans ("Paris"; "Toulouse"; "Bordeaux") Comme "P?T*" - Date/Heure <=Date() - La règle s'applique lors de l'ajout ou de la modification de données dans ce champ. - L exemple «> 1000 Est Null» permet de laisser le champ vide. Si l expression Est Null ne figure pas dans l expression de validation, l utilisateur est obligé de renseigner le champ. La propriété Message si erreur s'utilise en complément de la précédente. Elle permet de spécifier le texte du message d'erreur qui s'affichera en cas de saisie incorrecte. Le texte du message d'erreur est saisi simplement dans la zone de saisie associée à la propriété. Si aucun message n'est saisi, un message interne d'access apparaît en cas d'erreur, mais ce message peut ne pas être très compréhensible pour l'utilisateur. Validation d'enregistrement Cette règle s'applique au niveau de la validation de l'enregistrement et peut, contrairement à la précédente faire intervenir des champs. En mode Création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande PROPRIETES, - Cliquer sur le bouton Propriétés de la barre d'outils, - Entrer la règle de validation dans la propriété Valide si, - Entrer le texte du message dans la propriété Message si erreur.

29 Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.6. INDEX ET CLE PRIMAIRE Index La création d index pour un ou plusieurs champs d une table permet d'accélérer l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont en fait triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu. Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrements. Différents types d index : Non i - Avec doublons i - Sans doublons Ne pas créer d'index sur le champ spécifié. Créer un index sur le champ spécifié. Plusieurs valeurs identiques peuvent exister dans l index. Créer un index unique sur le champ spécifié. Chaque valeur est unique et la saisie d une valeur déjà existante est refusée. L indexation sans doublons est utilisée pour des champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, la référence fournisseur,... Pour affiner les recherches d'enregistrements, il est parfois utile de créer des index composés de plusieurs champs à la fois. Création d un index - Dans la table en mode création, - Activer le champ à indexer, Dans le cas d un index composé de plusieurs champs, sélectionner les différents champs à l aide du sélecteur de champs. - Dans la propriété Index, sélectionner l option voulue. Définition d'une clé primaire Access est une base de données relationnelles, ce qui permet de trouver et de rassembler rapidement des informations situées dans des tables différentes. Pour ce faire, une table doit toujours contenir un champ ou une combinaison de plusieurs champs qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. Ce champ est appelé Clé primaire. Lors de la saisie de nouveaux enregistrements, la clé primaire devra contenir une valeur obligatoirement et cette valeur devra être différente de toutes les valeurs déjà saisies. Création d'une clé primaire sur un champ - La table est ouverte en mode Création, - Cliquer sur le champ voulu, - Sélectionner les différents champs qui composeront la clé primaire (les touches MAJ et CTRL permettent de sélectionner des champs contigus ou non). - Sélectionner dans le menu EDITION la commande CLE PRIMAIRE, - Cliquer sur le bouton Clé primaire de la barre d outils. Une clé apparaît à gauche du nom de champ.

30 Initiation à Access2000 : LES TABLES Pour modifier la clé primaire, - Cliquer sur le champ voulu, ou sélectionner les champs qui doivent composer la clé primaire, - Cliquer à nouveau sur le bouton. Lors de l'enregistrement d'une nouvelle table, si aucune clé primaire n a été définie, Access propose d en créer une. En répondant par l'affirmative : - S il existe un champ de type NuméroAuto, il est utilisé pour la clé primaire. - S il n existe pas de champ de type NuméroAuto, Access en crée un, portant le nom N et associé à la clé primaire. Visualiser et modifier les index et la clé primaire - vrir la table en mode création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande INDEX, - Cliquer sur le bouton Index de la barre d outils, La fenêtre des index définis pour la table s affiche, La colonne «Nom de l index» affiche la liste des index définis. Lorsque les index sont créés à l aide de la propriété Index, l index porte le même nom que le champ indexé. L index PrimaryKey correspond à la clé primaire qui est automatiquement indexée sans doublons. - La colonne «Nom du champ» contient le nom du champ indexé. - La colonne «Ordre tri» contient l ordre de classement de l index, celui-ci peut être inversé. Créer un index basé sur plusieurs champs Supprimer un index Propriétés des index - Donner un nom à l index dans la colonne de gauche, - Sur la même ligne et dans la colonne «Nom de champ», sélectionner le premier champ de l index, - Choisir l ordre du tri à affecter à l index (croissant ou décroissant), - Sur les lignes suivantes, dans la colonne «Nom de champ», sélectionner successivement les autres champs de l index. La colonne «Nom de l index» doit rester vide. - Sélectionner les lignes correspondant à l index, - Appuyer sur la touche «SUPPR» du clavier. - Primaire est à i pour une clé primaire, à Non pour un index. - Unique est à i pour un index sans doublons ou une clé primaire, à Non pour un index avec doublons. - Ignorer Nulls à i spécifie que les enregistrements possédant la valeur Null ne sont pas inclus dans l'index. (Seuls ceux possédant une valeur sont présents dans l index).

31 Initiation à Access2000 : LES TABLES 4.7. MODIFICATION DES CHAMPS Les besoins en informatique évoluent sans cesse, et la définition d'une table peut varier avec le temps. Il devient nécessaire à un moment donné de supprimer ou d'ajouter des champs à une table déjà existante. Il est parfois nécessaire de changer également des noms ou des types de champs. La modification de la structure d'une table ne pose aucun problème tant que celle-ci ne contient aucune donnée. Par contre, dès que la table contient des données, les modifications seront subordonnées à un certain nombre de transformations possibles. Nous vous conseillons donc la plus grande vigilance lors de ces manipulations. Insérer un nouveau champ - Cliquer sur le champ libre en fin de liste, - Cliquer sur la case grise à gauche d'un nom de champ existant pour sélectionner la ligne, - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande LIGNES, - Cliquer sur le bouton de la barre d outils. Pour insérer plusieurs nouvelles lignes en une seule opération, sélectionner autant de champs que de lignes à insérer. Les champs ajoutés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. Supprimer un champ - Cliquer sur la case grise à gauche du nom de champ à supprimer, - Appuyer sur la touche «SUPPR». La suppression d un champ entraîne la suppression des données correspondantes dans la table. Les champs supprimés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. Si vous avez défini des relations entre les tables, il faut supprimer la relation avant de pouvoir supprimer un champ intervenant dans cette relation. Modifier un nom de champ Déplacer un champ - Il est facile de saisir un nouveau nom de champ par dessus celui existant. Dans la plupart des cas, Access fera la mise à jour au niveau des formulaires et des requêtes. Seules les étiquettes ne sont pas modifiées. - Sélectionner le champ à déplacer en cliquant sur son sélecteur (pointeur Ł), - Cliquer et faire glisser la souris (pointeur ı) jusqu'au niveau où l'on désire placer le champ.

32 Initiation à Access2000 : LES TABLES Modifier un type de données C'est cette opération qui aura le plus de répercussions sur l'ensemble de la base de données. En effet, il faut tenir compte des champs liés à celui modifié, aux expressions, aux conditions de validation, à la taille des données, aux formulaires, requêtes et états l'utilisant. Le logiciel fait au mieux lors des conversions de type de données, mais en cas d'impossibilité il affiche un message d'avertissement. En répondant par l affirmative, les valeurs non valides sont remplacées par des valeurs Null, entraînant la perte des données initiales. Si des valeurs indexées ne peuvent être converties, l'indexation est perdue LE GENERATEUR DE CHAMP Guidé par le générateur de champ, l utilisateur a accès à une liste de tables et de champs prédéfinis. - Créer une nouvelle table en Mode Création, - vrir la table à compléter en Mode Création, - Sélectionner la ligne dans laquelle on souhaite insérer un nouveau champ, - Cliquer sur le bouton de la barre d outils, La boîte de dialogue «Générateur de champ» s affiche, - Sélectionner un thème, Affaire ou Privé, - Sélectionner une table dans la zone «Tables exemple», - Sélectionner un champ dans la zone «Champs exemples», - Valider en cliquant sur le bouton OK. Le nouveau champ est inséré dans la table, modifier éventuellement ses propriétés CREATION DE LISTES DE CHOIX En mode Création sur une table, Access donne la possibilité de créer des listes de choix constituées de valeurs saisies par l utilisateur ou de données provenant d une autre table. Lors de la saisie de valeur dans ce champ, une liste de propositions s affiche (table en mode feuille de données, formulaire). L affichage de liste de choix n est disponible que pour des champs de type Texte, Numérique, Monétaire ou i/non. - vrir la table en Mode Création, - Taper le nom du champ ou sélectionner un champ existant, - Sélectionner un type de données adéquat, - Sélectionner l option Assistant Liste de choix dans la colonne «Type de données», L assistant de création de liste démarre,

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