Appel à projets : Le voyage responsable Expérimentation de solutions innovantes sur le parcours client

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1 Appel à projets : Le voyage responsable Expérimentation de solutions innovantes sur le parcours client Document non contractuel Appel à projets Voyage Responsable dossier de consultation - octobre 2014

2 Sommaire 1. Objectifs de l appel à projets Thématiques d expérimentation Les territoires d expérimentation 5 2. Conditions générales d expérimentations Description du périmètre d expérimentation Responsabilité, entretien et maintenance Assurance Sécurité Durée de l expérimentation Communication et publicité Conditions financières Vie du contrat Vie du contrat Fin du contrat 7 3. Organisation de la consultation Planning de l appel à projets Dépôts des dossiers de candidatures Demande de renseignements complémentaires et réunion d information Sélection des projets Mise en relation avec les territoires d expérimentation 8 4. Déclaration de candidature Description du porteur de projet L équipe en charge du projet d expérimentation 9 5. Présentation du projet d expérimentation Description détaillée du projet d expérimentation Description de la solution à expérimenter Description de l expérimentation Evaluation de l expérimentation Budget prévisionnel Propositions diverses 11 1

3 Contexte Depuis 80 ans, Air France relie durablement les hommes, les économies et les cultures ; c est un moteur de croissance économique et de développement social. Air France est également reconnue pour ses performances en matière de développement durable. Air France assume ses responsabilités et agit pour concilier croissance et respect de l environnement. Un engagement sociétal et environnemental dont Air France a fait une force, au cœur de sa stratégie. Elle propose aujourd hui de franchir une nouvelle étape de son engagement en «embarquant avec elle» ses clients partenaires partageant les mêmes valeurs, pour construire ensemble, le voyage de demain, plus respectueux de l environnement. C est dans ce cadre qu elle lance aujourd hui l opération «Lab line for the future». Le projet Lab line for the future Air France met en place à partir de Septembre 2014 et pour une durée d un an, sur la ligne Toulouse- Orly une véritable «vitrine de l innovation» : Lab line for the future. La démarche de l opération est novatrice : Air France fédère et associe des partenaires industriels dont les valeurs se rapprochent des siennes pour construire le voyage responsable de demain. Tout au long de l'année seront proposées des innovations sur les thèmes "clés" du Développement Durable (les déchets, les réductions des émissions, le voyage vertueux,...), au cours de "Rendez-vous de l'innovation", tous les 2 mois, environ. Ces rendez-vous seront l occasion pour Air France et ses partenaires de présenter leurs bonnes pratiques et leurs innovations. Mais ils seront également l occasion pour des start-ups et PME de tester et présenter leurs innovations relatives au voyage responsable. Le premier "Rendez-vous de l'innovation du voyage durable" traitera du Biocarburant. En effet, un vol par semaine durant 1 an sera alimenté par un nouveau biocarburant. Air France mobilise son écosystème Dans ce contexte, Air France lance, en partenariat avec Paris Région Lab, un appel à projets d expérimentation, afin de permettre à des start-ups et des PME de tester leurs solutions innovantes sur des thématiques en lien avec ces rendez-vous d innovation. Le projet Lab line sera l occasion pour des PME et Start up en croissance de se faire connaitre auprès du grand public et en particulier auprès des clients Air France de la ligne Toulouse-Orly. A chaque rendez-vous, une communication aura lieu autour de l évènement avec la mise en valeur des innovations présentes. A terme, des innovations pourront éventuellement être choisies afin de faire partie intégrante du catalogue de prestations offertes aux clients Air France. 2

4 En parallèle de cet appel à expérimentation, un guichet de l innovation sera ouvert sur le site de Pacte PME. Ce guichet sera dédié aux PME disposant de produits et services innovants et responsables ne nécessitant pas d expérimentation ( Quelques chiffres L aéroport de Toulouse Blagnac 7,568 millions de Passagers en % de trafic international passagers par jour sur des vols Air France La ligne Toulouse Paris 3,2 millions de passagers en 2013 La 1 ère ligne la plus fréquentée en France, la 2 ème ligne en Europe 31 Vols Air France par jour (Période allant de novembre 2014 à mars 2015) 3

5 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE L APPEL A PROJETS 1. Objectifs de l appel à projets Le présent appel à projets a pour objectif de sélectionner et d expérimenter des solutions innovantes sur le parcours client en lien avec le voyage responsable d aujourd hui et de demain. Les solutions proposées devront être innovantes et réversibles (c'est-à-dire permettant de retourner à l état initial du terrain d expérimentation). Les solutions nécessitant des modifications touchant à la structure des avions sont exclues. 1.1 Thématiques d expérimentation La thématique principale est centrée sur des technologies permettant la mise en œuvre de «produits et services responsables et innovants pour le parcours client». Les thématiques explorées couvriront les différentes facettes d'un voyage responsable. Parmi cellesci, la priorité sera mise sur les notions de sobriété dans l usage des ressources, d écomobilité, de tourisme responsable, d aide au voyage, mais des projets relatifs à la santé, au bien-être ou à l ergonomie pourront également être retenus. 4

6 1.2 Les territoires d expérimentation On appelle territoire d expérimentation le lieu physique où est testé le projet, que ce soit un produit déployé physiquement dans ce lieu ou une solution dématérialisée dont l usage est rattachée à ce lieu. Air France, initiateur de l appel à projets offre la possibilité aux entreprises de mener leurs expérimentations sur l ensemble du parcours client de la ligne Toulouse-Orly : avant, pendant et après le vol. Les terrains d expérimentation envisagés sont : - L aéroport de Toulouse, - L agence de ventes Air France à Toulouse, - La ligne Toulouse Orly (*) L accès à des applications ou à des services informatiques sera à définir lors des sélections. (*) Sous réserve de conformité aux législations en vigueur. 2. Conditions générales d expérimentations 2.1 Description du périmètre d expérimentation Chaque expérimentation fera l objet d une convention signée entre Air France et le porteur de projet afin de préciser tous les détails de l opération. La convention portera à minima sur les clauses présentées ci-dessous et pourront faire l objet éventuellement d une négociation entre les parties. 2.2 Responsabilité, entretien et maintenance Les porteurs de projets resteront responsables de l ensemble des dispositifs relevant de leur expérimentation, ils devront en assumer l entretien et la maintenance durant toute la durée de l expérimentation jusqu à son achèvement, puis ils devront en assurer la dépose et/ou désinstallation dans les délais fixés par la convention qui sera signée avec le territoire d accueil de l expérimentation. Aucune partie prenante (Air France ou autre) ne pourra être tenue responsable d aucune forme de dommage causé à ces dispositifs. 2.3 Assurance Les porteurs de projets retenus devront être assurés contre tous types de sinistres qu ils pourraient provoquer (dans les aéroports, à bord de l avion ou tout autre endroit où se déroule l expérimentation). Ils devront par ailleurs être assurés au titre de la responsabilité civile pour les éventuels dommages qu ils pourraient causer au titre de ces expérimentations. 2.4 Sécurité Les porteurs de projets seront tenus de se conformer à toutes les dispositions légales ou réglementaires, aux instructions et consignes relevant des territoires d expérimentation qui les accueilleront. 5

7 Le gestionnaire qui accueillera l expérimentation pourra se réserver le droit d interrompre à tout moment l expérimentation si celle-ci s avère dangereuse pour la sécurité des bâtiments, des avions ou des clients. En particulier, l expérimentation de produits en vol nécessitera que les produits et services concernés soient conformes aux réglementations en vigueur. Dans le cas contraire l expérimentation sera restreinte au sol. 2.5 Durée de l expérimentation Elle sera fixée par la convention qui liera le porteur de projet à Air France. L expérimentation dont la durée sera fixée par les deux parties, ne devra pas excéder 3 mois. 2.6 Communication et publicité Le porteur de projet et ses éventuels partenaires ne pourront apposer aucune publicité, ni aucune forme d enseigne ou de logo dans les aéroports ou dans les avions où auront lieu leur expérimentation, sans l accord d Air France. Le porteur de projet devra fournir au Paris Region Lab et à Air France, les informations techniques concernant son projet, ainsi que des éléments de communication. A partir de ces éléments, et en accord avec le porteur de projet, Paris Region Lab et Air France organiseront la communication sur les projets expérimentés. Le projet Lab line for the future bénéficiera tout au long de l année d une exposition sur différents canaux, dont : - Visibilité en salle d embarquement (Kakemonos, flyers, ), - Articles dans Air France Magazine, - Newsletter pour les passagers flying blue, - Communiqués de presse, - Site internet Air France, - Medias sociaux Air France - Relais de communication par nos partenaires (plus de 10 industriels français) 2.7 Conditions financières Les porteurs de projet devront assurer la gestion économique de leur projet, en particulier toutes les dépenses d investissement, de fonctionnement, d entretien, de réparation ou de construction liées à leurs expérimentations. Les coûts liés à l'évaluation et à la validation de la solution proposée sont également à leur charge. 2.8 Vie du contrat Vie du contrat Les contestations qui pourraient s élever entre les porteurs de projets et Air France relèvent de la compétence du tribunal de commerce. 6

8 Fin du contrat A l expiration des conventions signées, les porteurs de projets ne bénéficieront d aucun droit à leur renouvellement. Il est également précisé qu Air France ne sera en rien obligé d acquérir la solution testée. 3. Organisation de la consultation 3.1 Planning de l appel à projets Publication de l appel à projets : 2 octobre 2014 Réception des demandes de renseignements adressées par courriel à Sabine ROMON (sabine.romon@parisregionlab.com) et envoi des réponses : octobre 2014 Réunion d information : vendredi 17 octobre 2014 à 9h30 (cf. 3.3) Date limite de candidature : 24 novembre 2014 Analyse des dossiers : décembre 2014 Audition des candidats retenus en pré-sélection sur dossier et sélection des propositions : décembre janvier 2015 Lancement des expérimentations : à partir de février 2015 jusqu en septembre Dépôts des dossiers de candidatures Les candidats sont invités à fournir un dossier comprenant la déclaration de candidature (cf. point 4) et leur proposition avec le descriptif technique de leur solution, ainsi que leur projet d expérimentation et son évaluation (cf. point 5). Pour déposer un dossier, il faudra suivre les 2 étapes suivantes, avant le 24 novembre 2014 : 1. Remplir le formulaire en ligne suivant : wform 2. Envoyer le dossier de candidature par pli recommandé avec accusé de réception postal à l adresse indiquée ci-après. Les propositions écrites seront fournies sous forme de documents sur support papier (1 exemplaire) et devront être accompagnées d un support informatique (CD-R ou clé USB) permettant leur impression et leur reproduction. PARIS REGION LAB (AAP Voyage Responsable) A l attention de Madame Sabine Romon 24 rue de l Est Paris 3.3 Demande de renseignements complémentaires et réunion d information Une demande de renseignements complémentaires pourra être effectuée auprès de : Sabine Romon Paris Region Lab Mail : sabine.romon@parisregionlab.com 7

9 Une réunion d information sur l appel à projets, ouverte à tous les professionnels, sera organisée le vendredi 17 octobre 2014 à 09h30 dans l auditorium du bâtiment Nord-Express, 46 rue René Clair Paris 18 e (Accès par le 110 rue des Poissonniers - Métro Marcadet-Poissonniers). Si vous souhaitez y participer, merci de vous inscrire ici : PFE9J01WMMmfqjubW9HWuro/viewform 3.4 Sélection des projets La sélection des dossiers de candidature admis sera assurée par un comité composé de représentants du Paris Region Lab, d Air France et ses partenaires. Les propositions seront examinées, puis sélectionnées sur le fondement des critères suivants : - La réponse aux thématiques présentées dans le point 1.1 ; - Le caractère innovant de la solution par rapport à l état de l art et des pratiques; - La compatibilité de la solution/ du produit avec les contraintes techniques et réglementaires des lieux d expérimentation, et les informations relatives à sa mise en œuvre ; - Les modalités et facilité d installation et de gestion ; - La description du protocole expérimental (typologie des lieux souhaités, modalités de déploiement, déroulement de l expérimentation, méthode d évaluation retenue) - L évaluation du coût complet de l expérimentation, et la faisabilité financière du projet ; - La faisabilité technique du projet dans les délais impartis. Une phase de pré-sélection se fera par l étude des candidatures sur dossier. Les entreprises retenues à l'issue de cette première étape seront invitées à venir présenter leur projet devant un comité d audition composé de représentants du Paris Region Lab, d Air France et de ses partenaires. Dans le cadre de l examen des dossiers, Paris Region Lab et Air France pourront, s ils le jugent nécessaires, prendre contact avec les candidats afin d'obtenir toute précision utile et ils se réservent le droit de réclamer toute pièce qui leur semblera nécessaire pour l instruction du dossier. Il est précisé qu Air France et Paris Région Lab ne sont tenus par aucun délai pour la désignation des porteurs de projets retenus et qu'ils se réservent, en outre, le droit de ne pas donner suite à cet appel à projets. Aucune indemnisation ne sera versée aux candidats, quelle que soit la suite donnée à leur proposition. 3.5 Mise en relation avec les territoires d expérimentation Pour les projets qui auront été retenus par le comité de sélection, les mises en relation avec Air France seront réalisées par Paris Region Lab. 8

10 DEUXIEME PARTIE : DOSSIER A CONSTITUER PAR LE CANDIDAT Pour rappel, pour déposer une candidature, il faut suivre les 2 étapes décrites dans le paragraphe 3.2, avant le 24 novembre Vous trouverez ci-dessous le contenu attendu dans le dossier de candidature. 4. Déclaration de candidature 4.1 Description du porteur de projet Le candidat fournira une déclaration de candidature comprenant : une fiche descriptive indiquant pour la structure : o sa dénomination ; o sa forme juridique ; o son siège social ; o la liste des dirigeants et des personnes ayant qualité pour engager le candidat ; o son effectif ; o la description de ses activités ; ses statuts si le candidat est une association ; un extrait Kbis datant de moins de 3 mois si le candidat est une société ; les comptes sociaux du dernier exercice. Le candidat certifiera que les renseignements fournis sont exacts. Plusieurs entreprises peuvent s associer pour répondre à l appel à projets. Un porteur de projet devra alors être désigné pour les représenter et signer la convention. 4.2 L équipe en charge du projet d expérimentation Noms Fonction/Entreprise Coordonnées : o Adresse o Téléphones fixe et mobile o Courriels Profils (expertise/expériences/ ) 5. Présentation du projet d expérimentation Le candidat présentera son projet de la façon la plus détaillée possible, en se limitant toutefois à 30 pages. Il inclura également un résumé, en une page maximum, de son projet et un visuel le caractérisant. Les renseignements devront suivre le plan ci-après : 9

11 5.1 Description détaillée du projet d expérimentation Description de la solution à expérimenter Présenter de façon synthétique le fonctionnement de la solution proposée (cas d usages, fonctionnement technique, aspects organisationnels) Apporter un support visuel : dessin, photo, croquis, copie d écran si c est une application, etc. ; Préciser comment la solution répond aux thématiques décrites dans le point 1.1 Expliciter l objectif de la solution en termes d innovation en lien avec le voyage responsable ; Montrer le caractère innovant du projet, et décrire l état de l art et les solutions concurrentes ; Préciser si la solution technologique a déjà fait l objet d une expérimentation / d une commercialisation en France ou à l étranger ; Préciser le modèle économique à terme de la solution proposée Description de l expérimentation Expliquer l intérêt pour le projet de pouvoir être expérimenté à bord ou au cours du parcours client ; Indiquer les attentes vis-à-vis du terrain d expérimentation : données requises, implication humaine, mise en relation avec d autres acteurs Indiquer les moyens qui seront mis en œuvre pour le déploiement, l entretien et la maintenance de la solution déployée ; Indiquer quel impact le projet aura sur le terrain d expérimentation. Le cas échéant, indiquer les types de raccordements nécessaires (électricité, eau, etc.) ; Fournir un calendrier prévisionnel incluant la phase de préparation, de mise en place et de déroulement l expérimentation, et préciser le temps homme nécessaire à chaque étape ; Préciser la durée souhaitée de l expérimentation. 5.2 Evaluation de l expérimentation Le candidat devra décrire de manière précise le protocole d évaluation de l expérimentation. Quel est l objectif de l expérimentation? Quels sont les critères d évaluations prévus, et les données à recueillir pendant l expérimentation? Comment sont-ils mesurés, quels sont les moyens mis en œuvre (sondage, enquête )? Comment l évaluation sera-t-elle conduite : par qui? A quelle fréquence? Suivant quel planning? L évaluation devra faire l objet d un rapport à Air France et au Paris Region Lab. 5.3 Budget prévisionnel Le candidat devra fournir le budget prévisionnel du projet d expérimentation, précisant différents coûts : frais de personnel (en lien avec le calendrier prévisionnel et le plan de charges), investissement, prestation, achat de fourniture, formation, communication. Pour rappel, aucun financement n est prévu dans le cadre de cet appel à projets (cf. paragraphe 2.7). 10

12 5.4 Propositions diverses Le candidat est libre de constituer une cinquième partie constitutive de ses propositions dans laquelle il regroupera les éléments qu il jugerait nécessaires d ajouter. 11