L avance de voyage SERVICE DES FINANCES

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1 L avance de voyage SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Novembre 2015

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...1 INFORMATIONS GÉNÉRALES... 1 Termes utilisés... 4 Statuts des formulaires... 4 Recherche des données associées au bénéficiaire (fournisseur)... 6 LA SAISIE DU FORMULAIRE EN-TÊTE DU FORMULAIRE Identification et modification du bénéficiaire Modes de paiement Quelle est la différence entre un emplacement et une adresse? Sujet Entité Service Projet Dates et heures Paiement en devise étrangère Commentaire Combinaison comptable DÉTAIL FORMULAIRE Montant Note Répartition d une dépense sur plus d un budget ENREGISTREMENT, SOUMISSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE Enregistrement d un formulaire Soumission d un formulaire Correction d un formulaire Autres boutons d opération du formulaire Approbation au Service des finances L IMPRESSION DU FORMULAIRE À partir de la liste des formulaires courants À partir du formulaire Utilisation du lien Moniteur de traitement Impression d un ou de plusieurs formulaires CONSULTATION DU FORMULAIRE ANNEXES LISTE DES CODES DE NATURE ET CODES DE DÉPENSE ASSOCIÉS FORMULAIRES DE DÉPENSE, AVANCE DE VOYAGE AIDE-MÉMOIRE Saisie d une avance de voyage Impression d une avance de voyage INDEX L avance de voyage page i

3 INTRODUCTION Lorsque l on compléter le formulaire «Avance de voyage», il faut utiliser le module «Gestion formulaire dépense», développé dans PeopleSoft. Une avance de voyage est consentie pour couvrir les frais réels de voyage qu un voyageur doit assumer avant le départ. Ces frais comprennent les frais d inscription à l activité justifiant le voyage ainsi que les frais de déplacement et de subsistance. Habituellement, un bénéficiaire en fait la demande au moins trois semaines avant le départ. Le montant d une avance doit être au minimum de 200$ et ne peut excéder 5000$. Lorsqu une avance est émise, un rapport de dépenses de voyage devra être produit dans les 30 jours suivant la date de retour. Si une avance n est pas utilisée pour une raison ou une autre, elle doit être remboursée dans les plus brefs délais. Dans ce cas, il faut produire un rapport de dépenses de voyage et joindre un chèque. Il ne faut pas compléter une transmission de dépôt. Noter qu un rappel par courriel sera envoyé périodiquement par le Service des finances au bénéficiaire et à la personne ayant saisi une avance qui n est pas encore associée à un rapport de dépenses et dont le délai de 30 jours pour la production du rapport est échu. Un suivi par téléphone peut également être fait au responsable administratif. Tous les employés de l Université Laval peuvent saisir un formulaire de dépenses. Il suffit d avoir en main son IDUL, son NIP et les accès au logiciel financier PeopleSoft. Les employés de l Université Laval qui bénéficient du dépôt direct pour le versement de leur paie bénéficient également du dépôt direct pour le paiement des montants réclamés par formulaire de dépenses. INFORMATIONS GÉNÉRALES Bulles d aide Tout au long de la saisie d un formulaire, que ce soit pour une demande d avance de voyage, un rapport de dépenses de voyage ou une demande de paiement, il existe des accès à des bulles d aide. Ces bulles d aide sont identifiées par l icône. Elles donnent de l information pertinente relative au champ de saisie ou présentent un rappel des normes et règles à respecter. Voici un exemple, pour le lien. L avance de voyage page 1

4 Règles et procédures administratives Petit rappel : le site Internet du Service des finances est l endroit par excellence pour trouver les informations concernant les règles et les procédures administratives en matière de gestion des voyages. Plus particulièrement, consulter le chapitre 8, article 6.2, ainsi que le tableau «Sommaire des dépenses de voyage admissibles (point 6)». Envoi d une copie d un formulaire par Internet Noter qu il est possible d envoyer une copie du formulaire saisi dans le module «Gestion des formulaires dépenses» à partir du menu du navigateur internet, en procédant de la façon suivante : Lancer l impression du formulaire. On obtiendra le formulaire à l écran en format PDF. À partir d Internet Explorer Cliquer sur l icône. Sélectionner «Envoyer une copie». Une boîte de dialogue s ouvrira avec le document attaché. L avance de voyage page 2

5 Il reste à indiquer l adresse du destinataire et à envoyer le message. L avance de voyage page 3

6 Termes utilisés Ci-dessous, une liste des termes utilisés relatifs aux formulaires de dépenses. Bénéficiaire: personne ou organisme pour qui une avance de voyage, un rapport de dépenses de voyage et de frais de réception ou une demande de paiement est effectué. Catégories de bénéficiaire : Employé étudiant tiers (fournisseur externe) Mandataire: personne déléguée pour saisir un formulaire de dépenses pour une unité administrative, pour une ou pour plusieurs personnes. Gestionnaire des mandataires : personne responsable de la gestion des mandataires soit pour l ajout ou le retrait des mandataires de son unité. Vérificateur: Approbateur: personne mandatée pour vérifier le respect des règles et des procédures administratives. Cette personne doit s assurer d obtenir la signature appropriée pour l approbation du document. personne autorisée à approuver et à vérifier la pertinence des dépenses. Statuts des formulaires Initial : Enregistré : Soumis : À corriger : Annulé : Approuvé : Budget valide : lors de l ajout d un formulaire. après avoir enregistré le formulaire. après avoir soumis le formulaire au Service des finances. N.B. Un rappel par courriel sera envoyé périodiquement par le Service des finances au bénéficiaire et à la personne ayant saisi un formulaire dont le statut est à «soumis» depuis plus de 30 jours. formulaire pour lequel une correction doit être apportée. ce formulaire ne sera plus disponible pour toute autre modification. lorsque le Service des finances a approuvé la transaction. après que le Service des finances ait approuvé la demande et que celle-ci soit inscrite dans le livre budget de dépense ciblé. Aucune correction ne peut être apportée au formulaire lorsque celui-ci est au statut «Budget valide». Attention : si toutefois une correction devait être apportée par le Service des finances suite à une erreur budgétaire, le statut du formulaire indiquera «Budget valide» et dans livre budget de dépense apparaîtra 0. L avance de voyage page 4

7 Erreur budget : Payé : Ferm. PJ: Supp. PJ: la transaction est refusée due à un solde budgétaire insuffisant ou à une date de projet non valide. la demande a été payée au bénéficiaire. ce qui veut dire que le SF ont reçu ordre de fermer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. ce qui veut dire que le SF ont reçu ordre de supprimer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. Désignation d un mandataire Un mandataire est une personne déléguée pour saisir un formulaire de dépenses pour toutes les personnes d une unité, pour une ou plusieurs personnes de son unité. Il n est pas nécessaire de désigner un ou des mandataires, puisque toute personne ayant les accès au logiciel PeopleSoft peut saisir ses propres formulaires de dépenses. Il faut également savoir que tous les employés sont créés dans le système PeopleSoft et sont donc disponibles comme bénéficiaires. La personne qui désire saisir un formulaire de dépenses pour un autre employé doit avoir dans sa liste mandataire, l IDUL de cet employé. Il est de la responsabilité de chacune des unités administratives de décider de désigner ou non un ou des mandataires. Si une unité administrative décide de désigner un ou des mandataires, la personne responsable des accès dans l unité doit obtenir le rôle «Gestion des mandataires» en complétant le «Formulaire de demande d accès au logiciel de gestion financière» et cocher «Gestion des mandataires». Par la suite, cette personne aura accès au lien «Mandataire» dans PeopleSoft, ce lien lui permettra de consulter qui est mandataire dans son unité administrative et d en ajouter ou de supprimer au besoin. Pour en savoir plus, se référer à la PROCÉDURE CRÉATION MANDATAIRES. L avance de voyage page 5

8 Recherche des données associées au bénéficiaire (fournisseur) Il existe un menu qui permet de vérifier quelles sont les données rattachées au bénéficiaire ou au fournisseur pour qui la transaction doit être effectuée. Il est recommandé de le consulter avant de débuter la saisie de la transaction. Pour accéder à la page de consultation, cibler le menu suivant : Menu de gauche Fournisseurs Données fournisseurs Ajout et mise à jour Données fournisseur L écran de recherche suivant s affichera : L avance de voyage page 6

9 Bénéficiaire considéré «Employé» Pour cet exemple, indiquer soit : le numéro d employé s il est connu, en utilisant le signe = dans la liste des opérateurs logiques, soit le nom du fournisseur «Cantin virgule sans espace Darquise» dans le champ «Nom 1». Cliquer le bouton. L écran suivant apparaîtra : Onglet «Données identification» Sous l onglet «Données identification» on constate que ce fournisseur ou bénéficiaire est considérée comme «employé». L avance de voyage page 7

10 Si on souhaite saisir un formulaire pour cette personne, l IDUL de celle-ci doit apparaître dans la liste de mandataire attitrée à la personne qui effectue la saisie. Se référer à la personne responsable de la gestion des mandataires de l unité. Elle pourra faire ajouter l IDUL de cet employé dans la liste de mandataire. Onglet «Adresses» Sous cet onglet il est possible de vérifier la ou les adresses du bénéficiaire. Utiliser le lien «Afficher tout» pour l affichage de toutes les adresses du bénéficiaire. Suite de l écran à la page suivante. L avance de voyage page 8

11 Bénéficiaire considéré «étudiant» ou «tiers» Indiquer le numéro du fournisseur ou du dossier administratif, si on le connait, dans le champ «Fournisseur»; Ou indiquer le nom du fournisseur «Carrier virgule sans espace Étienne» dans le champ «Nom 1». Cliquer le bouton. L écran qui s affiche indique que ce bénéficiaire est considéré comme «étudiant». L avance de voyage page 9

12 Cliquer sur l onglet «Adresses» pour consulter la ou les adresses du bénéficiaire. Notes importantes 1. Si la mention «tiers» apparaît comme catégorie de fournisseurs, c est qu il s agit d une personne qui n a pas de lien avec l Université Laval. 2. Si la recherche demeure infructueuse ou que les données soient manquantes ou erronées quant aux adresses, demander la création du bénéficiaire ou la correction de celles-ci. Se référer à la section «Création d un bénéficiaire» pour connaître la procédure. 3. Il est recommandé d écouter la capsule en ligne «Recherche d un bénéficiaire» afin d en apprendre davantage sur le statut et la recherche des données d un bénéficiaire. L avance de voyage page 10

13 LA SAISIE DU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire «Avance de voyage», cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense Page d accueil formulaire ou le lien Page d accueil formulaire dans le menu principal, situé à droite du «Menu de gauche». OU cibler le lien Gestion formulaire dépense sur la page «Accueil utilisateur». L écran qui s affiche présente la liste des formulaires de dépenses que complétés et les boutons d opération qui permettent différentes actions. L avance de voyage page 11

14 Pour obtenir un nouveau formulaire : Cliquer sur le bouton. Cliquer le lien Avance de voyage. EN-TÊTE DU FORMULAIRE Identification et modification du bénéficiaire Par défaut, l utilisateur saisissant les données est identifié comme le bénéficiaire de l avance de voyage. Si ce dernier n est pas mandaté pour la saisie des avances de voyage pour une autre personne de son unité administrative, il faudra modifier le nom du bénéficiaire. À cet effet, il faut avoir en main le numéro enregistré dans la base de données, correspondant au bénéficiaire. L avance de voyage page 12

15 Si le numéro lié au bénéficiaire est connu, l inscrire directement dans le champ «Bénéficiaire» ; si non, rechercher le bénéficiaire selon une des façons suivantes : cliquer sur le lien Recherche bénéficiaire. Recherche à partir du champ «Nom» saisir le nom et prénom du bénéficiaire dans le champ «Nom» sous le format suivant : «Fournier,Andrée», sans espace entre le prénom et le nom. Ou saisir seulement «Fournier» précédé et suivi du signe %, afin que le système extraie tous les noms de bénéficiaires contenant «Fournier». Dans ce dernier cas, on obtiendra une liste plus volumineuse. Il faudra alors utiliser les chevrons,, pour accéder à l information. Indiquer «Fournier,Andrée» avec ou sans %. Il est recommandé d indiquer la catégorie de bénéficiaire dans le champ «Catégorie» afin de limiter la recherche, par exemple en sélectionnant «E» pour employé. Ainsi, on obtiendra les bénéficiaires ayant le statut d employé seulement. Cliquer sur la loupe et sélectionner employé ou étudiant. Cliquer le bouton. Recherche à partir du champ «Code postal» Utiliser ce champ ou ajouter de l information supplémentaire dans le champ «C.postal» afin de restreindre la recherche, surtout lorsqu il s agit de recherche pour un bénéficiaire qui n a pas le statut d employé. Note : Si la recherche demeure infructueuse, soit que l utilisateur faisant la recherche n est pas mandataire pour cette personne, soit que ce bénéficiaire est rattaché à une autre unité administrative, ou bien que le bénéficiaire n est pas créé dans la base de données. Dans ce cas, se référer à la personne responsable des accès de l unité afin de savoir si l utilisateur est mandataire pour cette personne ou si une demande de création du bénéficiaire doit être effectuée, dans le cas d un bénéficiaire externe. Si l utilisateur est mandaté pour la personne recherchée, on obtiendra l écran suivant : L avance de voyage page 13

16 Vérifier chacune des adresses : sélectionner l adresse ; cliquer sur le lien Adresse OU cliquer sur le bouton pour revenir à l écran précédent. Si cette option est choisie, Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton. Sélectionner l adresse désirée, soit l adresse personnelle ou l adresse interne. L avance de voyage page 14

17 Attention : S assurer de sélectionner le bon bénéficiaire en prenant soin de vérifier l adresse de celui-ci. Si la mauvaise personne est sélectionnée, le paiement sera effectué à une tierce personne et il pourrait être difficile de se faire rembourser par la suite. Recherche à partir du champ «Code postal» Si la recherche d un bénéficiaire est effectuée avec seulement le nom «Fournier», ajouter le code postal, si possible, afin de limiter la recherche. Le système affichera la liste des bénéficiaires disponibles avec ce code postal et le nom pour un affichage maximum de 300 bénéficiaires. Si nécessaire, utiliser les chevrons pour faire défiler la liste des bénéficiaires. Modes de paiement Pour tout bénéficiaire, est défini une adresse ou des adresses postales, ainsi qu un emplacement auquel on a associé un mode de paiement. En saisissant un numéro de bénéficiaire, on affiche automatiquement un emplacement par défaut qui est lié à une adresse de versement et à un mode de paiement. Très peu de bénéficiaires ont plus d un emplacement relié à différents modes de paiement. L avance de voyage page 15

18 Lors de la sélection du bénéficiaire, un mode de paiement s affiche Les modes de paiements possibles sont: Chèque (Ch. syst.) Dépôt direct (TEF) Transfert bancaire ou traite (Electr.) Le champ «Message paiement» Champ «Message paiement» Inscrire un message à imprimer concernant le paiement (soit sur le talon du chèque ou sur l avis de dépôt direct), en l indiquant dans ce champ. Un maximum de 70 caractères est permis. Un type de message sous un des libellés inscrits ci-dessous apparaîtra, selon le formulaire qui est complété, avant le message inscrit dans ce champ. Par exemple : AVC signifie Avance (AVC - Voyage prévu en avril) DPMT signifie Demande de paiement (DMPT - Contribution annuelle pour un périodique) RDEP signifie Rapport de dépense (RDEP - Voyage au Pérou) PCAI signifie Remboursement de petite caisse (PCAI - Petite caisse de novembre 2012 L avance de voyage page 16

19 Le champ «Emplacement» Indique la façon dont le bénéficiaire sera payé. Cliquer la loupe à droite du champ «Emplacement» pour afficher la liste des emplacements pour ce bénéficiaire avec les modes de paiement possibles. Le nombre de résultats peut varier. Quelle est la différence entre un emplacement et une adresse? Un emplacement de fournisseur n est pas une adresse physique, mais bien un ensemble de règles et d attributs permettant de faire affaire avec un fournisseur. On doit créer un nouvel emplacement dès qu il est possible pour un même fournisseur de diriger un bon de commande à des adresses différentes ou que l on désire payer à des adresses différentes. Les emplacements permettent de créer différents ensembles de règles d affaires pour un même fournisseur lorsque c est nécessaire, ceci incluant les termes de paiement, la devise de paiement, le mode paiement, le mode de transmission, les codes de taxe et autres. Un emplacement n'est pas une adresse, mais en contient plusieurs. Lorsque l on parle d'adresse, on parle nécessairement d'une adresse postale qui permet d'identifier un lieu de distribution et ainsi transmettre du courrier ou un objet au destinataire. L avance de voyage page 17

20 On associe donc, dans un emplacement, des adresses soient de commande, de versement, de facturation, de livraison, de retour, et autres. IMPORTANT En changeant d emplacement, il se peut que l adresse de versement change aussi. Il est préférable de toujours s assurer d avoir la bonne adresse de versement surtout pour tout autre mode de paiement que Dépôt Direct. Comme c'est l adresse de versement par défaut qui s affiche, il est toujours possible de modifier l adresse de versement sans toucher l emplacement et en choisir une nouvelle. Si le mode de paiement ne convient pas, on peut, en tout temps, faire une demande par le formulaire de création/modification de bénéficiaire, en demandant un ajout d emplacement (qui sera bientôt disponible sur le formulaire) avec le mode de paiement désiré. En attendant, mettre une note dans le courriel avec l envoi du formulaire. Certains bénéficiaires sont payables à un autre bénéficiaire, dans ce cas, lors de l enregistrement du formulaire, un message s affichera : Dans ce cas, soumettre notre formulaire sans problème. Sinon, en utilisant la loupe à droite du champ «Emplacement», sélectionner l emplacement associé au mode de paiement désiré. L avance de voyage page 18

21 Création d un bénéficiaire Pour demander la création d un bénéficiaire, ou pour l ajout d une nouvelle adresse, compléter le formulaire «Création/modification d'un Fournisseur / Bénéficiaire». Le lien pour obtenir l écran se trouve au bas de la page «Recherche bénéficiaire». Cliquer sur le lien Formulaire demande de création. L avance de voyage page 19

22 On obtient la page suivante : L avance de voyage page 20

23 Sujet Inscrire la raison pour laquelle une avance de voyage est complétée dans le champ «Sujet», par exemple «Congrès Oracle à Orlando». Ce champ est obligatoire ; il peut contenir un maximum de 60 caractères. Entité La valeur indiquée dans le champ «Entité» est une valeur qui s inscrit par défaut, elle est liée à l IDUL. Il est possible de modifier cette valeur en inscrivant la valeur manuellement ou en utilisant la loupe de la façon suivante : Cliquer sur la loupe à droite du champ. Ensuite, cliquer sur le bouton. Sélectionner l entité AU pour autre organisme. Par exemple club du Rouge et Or ou UL pour Université Laval. Attention : l entité doit être modifiée avant de faire le premier enregistrement, afin de générer certaines valeurs liées à l entité. Service La valeur indiquée dans le champ «Service» est une valeur qui s inscrit par défaut. Elle est liée à l IDUL. Pour consultation ultérieure, ce champ peut être modifié si l imputation comptable s effectue dans une unité différente de celle indiquée par défaut. Se référer à la section «Consultation du formulaire» pour l information relative à l écran de consultation. Projet Ce champ n est pas obligatoire. Il pourrait par contre être avantageux de le compléter, si une imputation de la dépense est effectuée sur un budget de projet. Ainsi, lors de la consultation du formulaire à partir de l écran de consultation, il sera possible d effectuer une recherche des formulaires pour un projet donné. Se référer à la section «Consultation du formulaire». L avance de voyage page 21

24 Dates et heures Inscrire les dates et heures de départ et de retour. Elles sont obligatoires, car elles déterminent la date de production du rapport de dépenses de voyage ; Le délai de production du rapport de dépenses de voyage est 30 jours après la date de retour. Paiement en devise étrangère Si le remboursement de l avance de voyage doit être fait dans une devise autre que canadienne, il faudra modifier le champ «Devise paiement». Cliquer sur la loupe du champ «Devise paiement», puis sur le bouton. Sélectionner la devise. La devise sélectionnée s inscrira dans le champ «Devise paiement». L avance de voyage page 22

25 Le bénéficiaire recevra son remboursement selon la devise sélectionnée. Il devra par la suite produire son rapport en utilisant la même devise. Attention : lorsqu une demande est faite dans une autre devise que CAD, le montant indiqué dans le livre budget de dépense apparaîtra en devise canadienne. Commentaire Dans le champ «Commentaire» inscrire les informations relatives au paiement ou toute information jugée pertinente. Développer la section «Commentaire» en cliquant sur l icône. Inscrire l information. Combinaison comptable L étape suivante consiste à saisir la combinaison comptable. À noter que l on n a pas à saisir l élément «compte» de la combinaison comptable, car cette valeur est associée à la nature de la dépense inscrite sur la ligne de «Détail formulaire». Si les autres éléments de la combinaison comptable sont inconnus, s adresser à la personne responsable des budgets dans l unité administrative pour les obtenir. Note : le bouton voyage». n est pas utilisé lors de la saisie du formulaire «Avance de DÉTAIL FORMULAIRE Dans la section «Détail formulaire», saisir la nature et le code de dépense liés à la demande d avance. L avance de voyage page 23

26 Pour indiquer la nature de la dépense : Cliquer sur la loupe à droite du champ «Nature». Cliquer sur le bouton pour afficher les natures disponibles. Sélectionner la nature de la dépense, soit «Avance». Puis préciser le code de la dépense : Cliquer sur la loupe à droite du champ «dépense». Cliquer sur le bouton pour afficher les codes de dépenses disponibles. Sélectionner le code, dans ce cas-ci «Avance» également. Montant Indiquer le montant dans le champ «Montant». Note Dans le champ «Note» ventiler les frais couverts par la demande d avance ; par exemple, le billet d avion, les frais d inscription et les frais de séjour. L avance de voyage page 24

27 Répartition d une dépense sur plus d un budget Pour ventiler l avance sur deux combinaisons comptables différentes, Utiliser l icône de distribution à droite du champ «Note». Ajouter une ligne à l aide du bouton. Cliquer sur pour visualiser toutes les lignes. Inscrire la deuxième combinaison comptable. Modifier les montants correspondants à chacune des combinaisons. Cliquer sur. Revenir à l écran précédent en cliquant sur le lien. Pour supprimer une ligne, utiliser le bouton. L avance de voyage page 25

28 ENREGISTREMENT, SOUMISSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE Enregistrement d un formulaire Terminer la saisie du formulaire en enregistrant les données ; Cliquer sur le bouton. Le système alloue un numéro à la demande d avance et le statut de la demande passe de «Initial» à «Enregistré». Si on souhaite annuler la demande à cette étape, cliquer sur l icône passera à «Annulé».. Le statut de la demande L avance de voyage page 26

29 Attention : Lors de l enregistrement, il se peut que le message suivant apparaisse : De plus, la mention «À corriger» apparaîtra à droite du champ «Note». Pour apporter le correctif : Cliquer sur l icône de distribution et corriger le ou les éléments de la combinaison comptable en erreur. Dans cet exemple, c est le champ «fonds» qui doit être corrigé. Modifier la valeur du champ «fonds»soit le fonds 1 au lieu de 2 et enregistrer la modification. Si la correction apportée est valide, la mention «à corriger» disparaîtra. Soumission d un formulaire Soumettre le formulaire au Service des finances en cliquant l icône soumettre. On obtient le message suivant : Cliquer sur le bouton. Le statut du formulaire passera de «Enregistré» à «Soumis». L avance de voyage page 27

30 Retourner à l écran «Gestion des formulaires de dépenses» en cliquant sur le lien Retour gestion formulaire. La liste des formulaires courants s affiche. Le statut du formulaire est maintenant à «Soumis». Par la suite, la demande doit être : imprimée, vérifiée par le vérificateur, approuvée par la personne autorisée, soit l approbateur dans l unité administrative et acheminée au Service des finances avec l information relative à l événement, s il y a lieu. Attention : il n y a pas de document à joindre au formulaire, sauf pour des frais de séjour payés d avance. Dans ce cas on devra joindre la preuve de paiement. Correction d un formulaire S il advenait que des erreurs soient détectées après que le formulaire ait été soumis, modifier le statut de la demande afin de pouvoir la récupérer et la corriger. Procéder de la façon suivante : Retourner à la page «Gestion des formulaires de dépense». Cliquer sur le lien du formulaire au statut «Soumis» sur lequel on doit apporter un correctif. On obtient le message suivant : Cliquer sur le bouton. On obtient l écran de consultation suivant : L avance de voyage page 28

31 Cliquer sur le lien Demande de correction, le statut de la demande passe de «Soumis» à «À corriger». Apporter les corrections nécessaires. Enregistrer les modifications. Soumettre à nouveau la demande. Cliquer sur le lien Retour gestion formulaire pour retourner à l écran «Gestion des formulaires de dépenses». Note : il est possible pour une personne qui vérifie un formulaire, à titre de mandataire de l utilisateur qui a saisi la demande, de demander la correction d un formulaire saisi par un autre utilisateur, de récupérer un formulaire au statut «à corriger», de le corriger et de le soumettre à nouveau. Pour un formulaire adressé à un bénéficiaire externe, seule la personne qui a saisi le formulaire pourra le corriger et le soumettre. Autres boutons d opération du formulaire C est à partir de la liste des formulaires courants qu il est possible d utiliser les différents boutons d opération disponibles, soit les boutons, «Dupliquer» pour copier une demande existante, «Annuler» pour annuler une demande. Selon le statut du formulaire, les boutons d opération disponibles seront activés. Il faut savoir qu un formulaire peut être annulé ou dupliqué seulement par la personne qui a saisie le formulaire. Dupliquer un formulaire Revenir à la page «Gestion des formulaires de dépenses». Sélectionner le formulaire sur lequel on souhaite poser une action. L avance de voyage page 29

32 Cliquer sur le bouton. Le système a copié la demande, un numéro de formulaire a été octroyé et le statut de celui-ci est à «Initial». Cliquer sur le lien pour récupérer le nouveau formulaire. Modifier les valeurs, entres autres les champs «Date facture» et «Date comptable». Annuler un formulaire Seuls les formulaires au statut «Initial», «Enregistré» ou «À corriger» peuvent être annulés. Si un formulaire au statut «Soumis» doit être annulé, on devra faire une demande de correction. Voir la section «Correction d un formulaire». Pour annuler un formulaire suivre les étapes suivantes : Revenir à la page «Gestion des formulaires de dépenses». Sélectionner le formulaire à annuler. Cliquer sur «Annuler» pour annuler ce formulaire. Le statut du formulaire passera de «Initial» à «Annulé». L avance de voyage page 30

33 Pour récupérer un formulaire au statut «Annulé» suivre les étapes suivantes : Revenir à la page «Gestion des formulaires de dépenses». Rechercher le formulaire à récupérer. Sélectionner le formulaire. Cliquer sur le bouton «Dupliquer», un nouveau numéro de formulaire sera émis. Effectuer les corrections, s il y a lieu Approbation au Service des finances Le Service des finances procédera à la vérification et à l approbation de tous les formulaires. Si toutefois des corrections significatives devaient être apportées aux documents, la personne ayant saisi le formulaire recevra un courriel, contenant les instructions de l approbateur. Les instructions seront inscrites à l intérieur du formulaire, sous le lien «Message approbateur». Le statut du formulaire sera mis à «À corriger». Il faudra alors : récupérer la demande dans la page «Gestion des formulaires de dépenses», modifier le formulaire, enregistrer les modifications, soumettre à nouveau le formulaire. L IMPRESSION DU FORMULAIRE À partir de la liste des formulaires courants À partir de la liste des formulaires courants, sélectionner le formulaire à imprimer, puis cliquer sur le bouton. L avance de voyage page 31

34 Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, pour informer que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est «Réussi», le document en format PDF s affiche. L avance de voyage page 32

35 Le document s affiche; il suffit de cliquer sur l icône de l imprimante pour imprimer le document. Si on n obtient pas le document, vérifier les éléments suivants ou demander l aide du responsable réseau. Désactiver le «Bloqueur de fenêtres intempestives». Autoriser l adresse comme site de confiance. Mettre à jour la version d Acrobat Reader. La demande d avance de voyage doit être signée par le bénéficiaire, le vérificateur et l approbateur, puis acheminée au Service des finances. Note : les formulaires au statut autre que «soumis» seront imprimés avec la mention «NON - OFFICIEL» À partir du formulaire Cliquer sur le bouton à l en-tête du formulaire. L avance de voyage page 33

36 Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, pour informer que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est «Réussi», le document en format PDF s affiche. L avance de voyage page 34

37 Utilisation du lien Moniteur de traitement Ce lien est utilisé lorsque l on souhaite imprimer à nouveau un formulaire déjà traité par le système. Il peut également être utilisé s il advenait de n obtenir aucun résultat suite à la demande d impression. En effet, dû à un problème quelconque, le traitement d impression a réussi, mais que l on n obtienne pas le document en format PDF. Dans ce cas, utiliser le lien Moniteur de traitements pour en faire la vérification de la façon suivante : Cliquer sur le lien Moniteur traitements. Afficher les documents imprimés depuis les 10 derniers jours en modifiant le chiffre du champ «Depuis», en inscrivant par exemple 10 jours. Cibler le formulaire désiré, par exemple le formulaire imprimé le 31 octobre à 15:00. Cliquer sur le lien Détails. L avance de voyage page 35

38 Cliquer sur le lien Journal/trace. Puis, cliquer sur le lien PDF «ULAPFORM PDF» pour afficher le document. L avance de voyage page 36

39 Impression d un ou de plusieurs formulaires Il existe un autre menu d impression qui permet de lancer l impression d un ou de plusieurs formulaires de dépenses en même temps. Pour accéder au menu d impression, cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense Impression formulaire On obtient l écran suivant : Cliquer sur le bouton afin de vérifier si un contrôle d exécution existe déjà. Si la requête ne produit aucun résultat, cliquer sur l onglet pour ajouter le contrôle d exécution. Qu est-ce qu un contrôle d exécution? Si on utilise ce menu d impression pour la première fois, on devra se créer un contrôle d exécution. Il s agit en quelque sorte de définir un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. Procéder de la façon suivante pour créer un contrôle d exécution : Cliquer sur l onglet «Ajout valeur». L avance de voyage page 37

40 Dans le champ «Contrôle exécution» : Inscrire un nom au contrôle par exemple, IMPRESSION. Cliquer sur le bouton pour obtenir l écran. Indiquer l entité AU ou UL. Cliquer sur le bouton. Utiliser les différents champs pour indiquer les critères nécessaires afin d obtenir les formulaires ciblés. Selon le cas, compléter un ou plusieurs champs. Formulaire : Fournisseur : Service : Projet : Date début et fin : Saisie par : un numéro de formulaire unique ou plusieurs formulaires compris entre deux numéros. le numéro identifiant le bénéficiaire. le numéro d unité administrative. le numéro de projet, si un numéro de projet a été indiqué lors de la saisie du formulaire. les formulaires compris entre deux dates. à compléter si on souhaite obtenir seulement les formulaires saisis par un utilisateur de l unité. Par exemple, si on désire imprimer les formulaires saisis par DACAN entre le 20 et le 31 octobre pour l unité L avance de voyage page 38

41 Attention : un des champs suivants est obligatoire avant de lancer l impression : numéro du formulaire, fournisseur, service et projet. Cliquer sur le bouton pour lancer le traitement. S assurer que le champ «Type de sortie» indique «Fenêtre». Cliquer sur le bouton pour lancer le traitement. On reviendra à la page «Impression formulaire». L avance de voyage page 39

42 Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, pour informer que le traitement est lancé. Apparaît également un numéro d instance de traitement. Lorsque le traitement est «Réussi», les documents en format PDF s affichent. Le résultat de la requête contient quatre formulaires. Utiliser les chevrons pour afficher successivement les trois autres formulaires ou la barre de défilement. L avance de voyage page 40

43 Lorsque l on devra imprimer des formulaires à nouveau, utiliser le contrôle défini précédemment, soit IMPRESSION. Pour le retrouver, retourner au menu d impression dans le menu de gauche et sélectionner le lien «Impression formulaire». Impression formulaire Cliquer sur le bouton. Puis, sur le lien IMPRESSION. L écran «impression formulaire» définit précédemment apparaîtra. L avance de voyage page 41

44 CONSULTATION DU FORMULAIRE Lors de l utilisation de l écran de consultation pour les formulaires de dépenses, noter que la recherche sera fructueuse à condition que l IDUL utilisé soit lié à la sécurité budgétaire de l unité pour laquelle on consulte un formulaire d avance. Par exemple, on souhaite consulter un document lié à l unité 03602, mais on ne détient que les droits d accès au budget de l unité On aura donc accès à la consultation des formulaires liés à l unité Aucun résultat ne sera obtenu pour les formulaires de l unité Pour accéder à l écran de consultation du formulaire «Avance de voyage», cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense Page d accueil formulaire Utiliser les différents champs pour consulter un formulaire, par exemple le champ «Num. Formulaire» en indiquant le numéro du formulaire d avance Décocher la case «Inclure historique des 30 derniers jours» pour obtenir tous les formulaires saisis. Utiliser ce champ de recherche uniquement si un numéro de projet a été saisi dans l en-tête du formulaire. Cliquer sur le lien. On obtient l écran suivant : L avance de voyage page 42

45 Cliquer sur le lien On obtient le message suivant : Cliquer sur le bouton pour obtenir l écran de consultation des données et sur le bouton pour annuler la requête. On obtient l écran de consultation suivant : Suite de l écran L avance de voyage page 43

46 Utilisation du champ «Bénéficiaire» dans l écran de consultation Cliquer sur la loupe à droite du champ «Bénéficiaire» pour obtenir l écran de recherche. Recherche par : Bénéficiaire Nom 1 Nom abrégé bénéficiaire Sélectionner l une des trois possibilités dans la liste déroulante, par exemple Nom1. Indiquer le nom désiré, par exemple «Cantin». Cliquer sur. On obtiendra la liste de tous les bénéficiaires débutant par Cantin. sélectionner le bénéficiaire recherché, soit Cantin,Darquise. Lors de l utilisation des champs «Bénéficiaire, Nom 1 et Nom abrégé bénéficiaire», il faut respecter les formats illustrés dans le tableau ci-dessus. L avance de voyage page 44

47 ANNEXES LISTE DES CODES DE NATURE ET CODES DE DÉPENSE ASSOCIÉS FORMULAIRES DE DÉPENSE, AVANCE DE VOYAGE FORMULAIRE NATURE DESCRIPTION DEPENSE COMPTE DESCRIPTION AVANCE DE VOYAGE AVANCE Avance de voyage AVANCE Avance L avance de voyage page 45

48 AIDE-MÉMOIRE Saisie d une avance de voyage Menu de gauche : Gestion formulaire dépense > Page accueil formulaire > Ajouter > Avance de voyage Accueil utilisateur : Gestion formulaire dépense > Ajouter > Avance de voyage 1. Saisie des éléments (EN-TÊTE FORMULAIRE) Le BÉNÉFICIAIRE, si nécessaire Le SUJET L ENTITÉ, si nécessaire Le SERVICE si nécessaire Le PROJET, si nécessaire Les DATES et HEURES de départ et d arrivée La DEVISE paiement, si nécessaire Le COMMENTAIRE La COMBINAISON COMPTABLE 2. Saisie des éléments (DÉTAIL FORMULAIRE) La DATE, ne pas modifier La NATURE de la dépense Le code de la DÉPENSE Le MONTANT, la QUANTITÉ La DEVISE, si nécessaire La NOTE ventiler l avance La RÉPARTITION comptable, si nécessaire Icône de distribution Ajout d une ligne Ajout de la combinaison comptable et ajustement du montant 3. Enregistrement- Soumission L enregistrement de l avance - au bas du formulaire La soumission au Service des finances - coin supérieur droit du formulaire Impression d une avance de voyage À partir de l écran «Gestion formulaire de dépenses» 1. Sélectionner la demande. 2. Cliquer sur. 3. Cliquer sur. L avance de voyage page 46

49 INDEX A à corriger annuler une avance de voyage approbateur, définition d un... 4 avance de voyage, règle générale d une... 1 B bénéficiaire d'une avance de voyage, création bénéficiaire, définition d un... 4 bénéficiaire, modifier un bénéficiaire, rechercher un bulles d aide, utilisation des... 1 C catégorie de bénéficiaire... 4 consultation d une avance de voyage contrôle d exécution, qu est-ce qu un correction d une avance de voyage D désignation d'un mandataire... 5 devise étrangère, paiement en dupliquer une avance de voyage E enregistrement d une avance de voyage envoi d'une copie d'un formulaire par Internet... 2 G gestionnaire des mandataires, qu est-ce qu un... 4 I impression d une avance de voyage Internet, envoi d'une copie d'un formulaire par... 2 M mandataire, désignation d'un... 5 mandataire, qu est-ce qu un... 4 Modes paiement P paiement de l'avance... 1 paiement en devise étrangère R rechercher un bénéficiaire règles et procédures administratives... 2 S soumission d une avance de voyage statuts des formulaires... 4 V vérificateur, définition d un... 4 L avance de voyage page 47