GUIDE DE PRÉSENTATION DES DEMANDES DE SUBVENTION

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1 GUIDE DE PRÉSENTATION DES DEMANDES DE SUBVENTION Programme de promotion de la santé et de prévention de l alcoolisme, de la toxicomanie et du jeu Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable Septembre 2005 (Révisé mars 2012) (Mis à jour novembre 2013) (Mis à jour février 2014)

2 CONTEXTE La concertation des partenaires dans le but de prévenir la toxicomanie est une réalité dans les Bois-Francs depuis 1996 pour les jeunes et depuis 1999 pour les adultes. En janvier 2003, la Table de concertation en alcoolisme et toxicomanie adulte d Arthabaska et de l Érable et le comité toxicomanie jeunesse des Bois-Francs se sont réunis pour former la Table de concertation en alcoolisme, toxicomanie et jeu Arthabaska-Érable. Depuis mai 2005, la nouvelle dénomination est Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable. Cette Table s est vue confier, entre autres, la responsabilité du programme de subvention en promotion de la santé et en prévention des toxicomanies et du jeu pathologique pour la clientèle ans du territoire du Centre de santé et de services sociaux d Arthabaska-etde-l Érable (CSSSAE). Ce budget est géré par le CSSSAE en concertation avec les partenaires du milieu. Il vise à favoriser la mise en place de projets novateurs en cohérence avec les meilleures pratiques LES BALISES DU PROGRAMME EN PROMOTION/PRÉVENTION DES TOXICOMANIES 1.1 Les organismes admissibles Les organismes admissibles pour présenter une demande de subvention sont : Les organismes communautaires sans but lucratif incorporés en vertu de la Loi sur les compagnies; Les établissements publics en partenariat avec les organismes communautaires. 1.2 Critères d admissibilité des projets Pour être admissibles, les projets doivent répondre à certains critères d admissibilité : Rejoindre la clientèle cible et selon les priorités retenues par la Table (plan d action). Être suffisamment structurés de façon à définir clairement les objectifs, les moyens et les stratégies privilégiés, les résultats escomptés, les mesures d évaluation et de contrôle, ainsi que les coûts afférents et les ressources requises. 1 Structure de concertation Arthabaska-et-de-l Érable Dépendances, adopté par les membres de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable, 26 mars

3 Faire l objet d une concertation avec les partenaires membres de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable. Viser le maximum d effets multiplicateurs et susciter une participation optimale des gens de la communauté locale ou régionale. Dans la mesure du possible, prévoir des moyens réalistes d assurer la poursuite des actions et une prise en charge par le milieu après la cessation des subventions, si les besoins sont toujours présents. Être réalisables sur une période maximale d un an. Toutefois, il est possible qu un projet puisse être financé pour plus d un an (maximum 3 ans). À ce moment, la demande doit inclure un plan d action et un budget pour chacune de ces années. Après trois ans, être réévalué par la consultation des membres de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable afin de convenir de la pertinence de le poursuivre. Maximiser l utilisation des ressources humaines, financières et matérielles déjà disponibles dans le milieu. Être financés dans une perspective d utilisation rationnelle et complémentaire des autres sources ou programmes de financement fédéraux ou provinciaux existants. En ce sens, les dédoublements de services ou d outils existants ne seront pas subventionnés. Être dédiés à la population des territoires des MRC d Arthabaska et de l Érable. Les frais accordés pour l établissement ou l organisme demandeur sont les suivants : - Le salaire des intervenants affectés au projet sera calculé selon le taux qui est accordé dans l organisme. - Les frais d administration sont fixés à 6 % du montant total du projet. 1.3 Activités non admissibles Les activités suivantes ne peuvent en aucun cas être admissibles pour un financement dans le cadre de ce programme : Les projets de recherche fondamentale et organisationnelle; Les sondages ou collectes de données, sauf celles s intégrant à la structuration des activités; Les coûts d exploitation et d administration des organismes; L acquisition ou la location de biens immobiliers sauf avis contraire des membres de la Table de concertation en dépendance d Arthabaska-Érable; Toute activité à but lucratif; Le matériel promotionnel pour un organisme ou une institution. 2

4 1.4. Subvention maximale Il n y a pas de limite à l octroi de la subvention. Celle-ci doit correspondre aux critères d admissibilité des projets établis (mentionnés précédemment) ainsi qu à la disponibilité des budgets. 2. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE DE SUBVENTION L organisme demandeur doit remplir le formulaire «Programme de promotion de la santé et de prévention des toxicomanies; formulaire de demande de subvention» (annexe 1). Ces formulaires sont disponibles sur demande en vous adressant au président(e) de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable. Où acheminer votre demande de subvention : Le formulaire de demande de subvention complété doit être envoyé au président de la Table de concertation sur les dépendances par courriel à l adresse suivante : louise_luneau@ssss.gouv.qc.ca ou par la poste au : CLSC Suzor-Coté a/s de Louise Luneau 100, rue de l Ermitage Victoriaville (Québec) G6P 9N2 3. ANALYSE ET SÉLECTION DES PROJETS 3.1 Cheminement d une demande Présentation d une intention de projet et discussion avec les membres de la Table de concertation lors d une rencontre régulière. Les membres de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable peuvent alors poser des questions, suggérer des améliorations et établir les concordances avec les priorités retenues. Un comité tripartite composé de personnes provenant d organisation ne sollicitant pas de subvention est constitué. Ces membres se rencontrent afin d évaluer le projet à l aide d une grille d évaluation (annexe 2), en lien avec les priorités établies par la Table, et décident des budgets accordés. Si les discussions du comité tripartite achoppent sur une quelconque dimension, il doit en référer à la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable. 3

5 3.2 Dates à retenir pour la demande de subvention Entre janvier et mars Avril : Avril et mai : Juin : Présentation de l intention de projet aux membres de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska- Érable lors d une rencontre régulière. Réception de la demande de subvention par le président de la Table avant le 1 er avril de chaque année. Évaluation des projets par le comité tripartite. Présentation pour adoption aux membres de la Table de concertation sur les dépendances des projets retenus par le Comité tripartite. Suite à l attribution du budget en «promotion de la santé et de la prévention de l alcoolisme, de la toxicomanie et du jeu» et selon les montants reçus de l Agence, le CSSSAE attribue les fonds. Une lettre est alors envoyée au demandeur l informant de la décision et du montant accordé. 3.3 Critères d évaluation des demandes de subvention Répondre au plan d action de la Table de concertation; Degré de pertinence de l intervention proposée; Concertation et collaboration entre les partenaires concernés; Cohérence et rigueur du projet; Possibilité de généralisation; Implication du milieu, de la communauté; Impact du projet. 4. OBLIGATION DU DEMANDEUR : Produire un rapport (annexe 3) avant le 1er mai décrivant, selon le cas, l état d avancement du projet ou la fin du projet; Retourner au CSSSAE tout surplus budgétaire du présent projet; Pour plus d informations, vous pouvez communiquer avec le (la) président (e) de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable. 4

6 ANNEXES

7 pour la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable Nom de l organisme : Titre du projet : Date de la demande : (révisé le 3 février 2014)

8 1. Titre du projet, subvention demandée Titre : Montant demandé : 2. Établissement ou organisme demandeur (Nous voulons connaître le responsable du projet qui en assurera la gestion financière) Nom : Adresse : Code postal : Téléphone : ( ) Télécopieur : ( ) Signature du directeur ou de la directrice générale ou du président ou de la présidente du conseil d administration 3. Personne responsable de la coordination du projet (Nous voulons connaître la personne à contacter pour le suivi du dossier. Si cette personne devait être remplacée, veuillez en aviser le président de la table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable) Nom : Fonction : Établissement ou organisme : Adresse : Code postal : Téléphone : ( ) Télécopieur : ( ) 2

9 4. Description du problème : Quel est le problème/besoin sur lequel vous voulez travailler? Quel en est l impact sur la population? Quelles sont vos sources d information? 5. But et objectifs poursuivis Que voulez-vous modifier à l aide de votre projet? À la fin du projet, quels changements souhaitez-vous voir apparaître dans la communauté ou dans la population visée? 3

10 6. Clientèle visée (Nous voulons connaître le nombre de personnes, leurs caractéristiques et le milieu dans lequel vous prévoyez intervenir) 7. Description du projet : approche retenue, activités prévues, plan d action (étapes et échéanciers) 4

11 8. Mesures d évaluation (Nous voulons connaître les moyens de recueillir l information nécessaire pour faire l évaluation du projet) 9. Budget détaillé (Nous voulons connaître votre prévision budgétaire. Détaillez le plus précisément possible l utilisation de la subvention demandée) 5

12 10. Contribution des organismes partenaires (Énumérer les partenaires impliqués activement dans le projet, le rôle qu ils entendent jouer et ainsi que leur contribution dans la réalisation du projet. Il peut s agir de ressources humaines, de ressources matérielles ou de ressources financières) 11. Autres subventions demandées (Veuillez nous indiquer les autres demandes de subventions demandées ainsi que les montants demandés) 6

13 12. Autres informations Envoyer votre demande au président de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable 7

14 GRILLE D ÉVALUATION DES PROJETS EN PROMOTION DE LA SANTÉ ET PRÉVENTION DES DÉPENDANCES Titre du projet : Montant demandé : Organisme : Montant accordé : Pertinence de l intervention proposée Le problème/besoin est clairement identifié OUI O NON O Le constat est appuyé (littérature, statistique) OUI O NON O Le problème/besoin est réel, important, fait l objet d un consensus OUI O NON O L intervention proposée rejoint la bonne population-cible OUI O NON O L intervention rejoint un nombre important de personnes OUI O NON O Le projet est en conformité avec le plan d action et les priorités établies OUI O NON O Concertation et collaboration avec les partenaires concernés Le projet fait l objet d une concertation des partenaires concernés OUI O NON O Les partenaires concernés appuient le projet et se sont engagés, s il y a lieu, à collaborer OUI O NON O Cohérence et rigueur du projet Les objectifs sont mesurables (%, nombre, évaluation prévue) OUI O NON O Les objectifs sont réalistes (peuvent être atteints dans le temps, selon les ressources disponibles) OUI O NON O Les liens sont clairs et pertinents entre les objectifs et les activités (les étapes pour atteindre les objectifs sont logiques) OUI O NON O Les objectifs visés sont en lien avec le problème identifié OUI O NON O Des mécanismes d évaluation ont été prévus OUI O NON O Le budget demandé est clairement détaillé OUI O NON O Le budget demandé est réaliste compte tenu des objectifs poursuivis OUI O NON O Possibilité de généralisation Le projet pourrait être exporté dans d autres milieux OUI O NON O Implication du milieu de la communauté Le projet prévoit l implication de ressources humaines, matérielles et financières de la part de la communauté OUI O NON O Impact et possibilité du projet Le projet devrait prévenir la toxicomanie OUI O NON O Le degré d efficience est élevé OUI O NON O Le projet laisse des retombées permanentes dans le milieu OUI O NON O Il y a des moyens réalistes d assurer la poursuite des actions et la prise en charge par le milieu après la cessation des subventions. OUI O NON O Le financement demandé est dans une perspective d utilisation rationnelle et complémentaire des autres sources aux programmes de financement fédéral et provincial existants. OUI O NON O TOTAL Commentaires des évaluateurs : OUI NON

15 Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable Programme de promotion de la santé et de la prévention de l alcoolisme, de la toxicomanie et du jeu Rapport Résumé du projet Titre du projet : Organisme répondant : Montant accordé par la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable : À quelle orientation et à quel(s) élément(s) du plan d action de la Table de concertation sur les dépendances Arthabaska-Érable du plan d action s inscrivait votre projet? Identification des partenaires impliqués dans ce projet et description de leur rôle et de leurs contributions Déroulement du projet Période couverte par le projet : Clientèle visée Nombres de personnes (physiques ou morales) rejointes Type d activités réalisées et nombre Est-ce que vos prévisions budgétaires ont été respectées ou y a-t-il eu des modifications? Si oui, de quel ordre? Avez-vous révisé votre approche, votre stratégie ou vos moyens d action en cours de route? Quelles sont les modifications apportées au projet? Identification des partenaires impliqués dans ce projet et description de leur rôle et de leurs contributions Types de mesures utilisées pour évaluer l impact du projet sur la population visée Évaluation de votre niveau d atteinte de vos résultats Les objectifs poursuivis? Les bons coups? Les embûches? Ce projet aurait-il pu profiter de l apport d autres partenaires? Quels seraient les correctifs que vous apporteriez pour améliorer un pareil projet dans l avenir? Quels sont les moyens envisagés pour en assurer la pérennité de ce projet, si requis? Autres commentaires : Retourner ce rapport avant le 1 er mai au : CLSC Suzor-Coté a/s de Louise Luneau 100, rue de l Ermitage Victoriaville (Québec) G6P 9N2 Louise_luneau@ssss.gouv.qc.ca