Microsoft. Office. Manuel. Trier et filtrer des données

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1 Microsoft Office Manuel Trier et filtrer des données

2 Table des matières 1 INTRODUCTION FRACTIONNER SIMPLEMENT LE CONTENU DE DIFFÉRENTES CELLULES DANS DES COLONNES DISTINCTES TRIER RAPIDEMENT ET EFFICACEMENT DES LIGNES FILTRER DES VALEURS SUR LA BASE DE COULEURS RÉSUMÉ I

3 1 Introduction Excel 2007 met à votre disposition des outils pratiques vous facilitant le travail avec vos données. Il vous permet en outre d'accéder rapidement et efficacement à des fonctions étendues pour le tri et le filtrage de données. Dans cette unité d'apprentissage, vous allez fractionner le contenu de différentes cellules sur des colonnes distinctes puis trier les données. Vous apprendrez par ailleurs comment restreindre l'affichage de valeurs à l'aide d'un filtre de couleurs. But Fractionner les contenus de différentes cellules dans des colonnes distinctes Trier rapidement et efficacement des données Filtrer des valeurs sur la base de couleurs 1

4 2 Fractionner simplement le contenu de différentes cellules dans des colonnes distinctes Vous avez devant vous une présentation sur les chiffres de vente de produits obtenus dans les différentes régions suivantes : Allemagne, France et Italie. Les valeurs supérieures à la moyenne sont en vert. Vous allez donner une disposition un peu plus claire aux données. Il faut tout d'abord trier les chiffres de ventes par pays et région. Occupez-vous en maintenant et passez à l'onglet Données. Cliquez sur l onglet. 2

5 Dans l'onglet Données Excel 2007 met à votre disposition une multitude de fonctions avec lesquelles vous pouvez importer, trier, filtrer et organiser des données. Des outils de données pour des cas d'application spécifiques vous permettent d'exploiter au mieux et rapidement les données. Dans notre exemple, pour pouvoir trier les données par pays et par région, il faut les présenter dans des colonnes distinctes. Comme vous le voyez, ce n'est pas encore le cas maintenant. Commencez par insérer une nouvelle colonne dans laquelle les régions seront transférées ultérieurement. Veuillez sélectionner ici la commande Insertion dans le menu contextuel de la colonne B. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l en-tête de colonne. Cliquez sur la rubrique de menu. 3

6 Excel reprend automatiquement les mises en forme de la première colonne pour les nouvelles cellules du tableau. Il vous reste à nommer la nouvelle colonne. Veuillez inscrire région dans la cellule B1. Cliquez sur la cellule B1. Saisissez région dans le champ B1. Vous pourriez maintenant enlever individuellement les régions de la première colonne et les inscrire dans la seconde. Excel 2007 vous offre cependant une possibilité bien plus pratique. Commencez par sélectionner toutes les cellules de la première colonne dans lesquelles des pays et des régions sont mentionnés. Faites pour cela un clic dans la cellule A2 puis, en maintenant la touche Maj enfoncée, dans la cellule A13. 4

7 Cliquez sur la cellule A2. Maintenez enfoncée la touche Maj et cliquez sur la cellule A13. La fonction Convertir vous permet de fractionner le contenu d'une colonne dans des colonnes distinctes. Activez maintenant cette fonction. L'Assistant Conversion vous mène au but en trois étapes. Vous pouvez ainsi définir avec précision la façon dont le texte doit être réparti en colonnes. Dans la première étape, tous les réglages sont corrects. Passez donc directement à l'étape suivante. 5

8 Pour pouvoir fractionner les données d'une cellule, l'assistant doit savoir sur la base de quels séparateurs la séparation doit être effectuée. Dans notre exemple, les pays et les régions sont séparés par un espace. Activez l'option correspondante pour séparer les textes à l'endroit de l'espace. Excel 2007 reconnaît automatiquement que plusieurs espaces successifs pourraient se trouver dans un texte et active donc systématiquement l'option d'évaluer par exemple les double espaces en tant que séparateurs unique. On empêche ainsi, lors de la conversion de texte de sortir des contenus vides car les espaces en double provoqueraient deux séparations. 6

9 La Destination, dans laquelle les contenus séparés doivent être insérés est automatiquement préréglée. Avec les paramètres présents, la colonne d'origine est écrasée avec la première partie et la colonne voisine avec la deuxième partie du texte. Cela est déterminé en mentionnant la cellule supérieure gauche de la plage cible. En fonction de vos souhaits, vous pourriez aussi insérer le texte fractionné sur un autre endroit du classeur. Lors de la séparation des textes, Excel 2007 n'insère pas de nouvelle colonne, mais écrase les anciens contenus. Dans notre exemple, la colonne d'origine est écrasée avec la première partie et la cellule voisine avec la deuxième partie du texte. Confirmez que l'exécution doit être réalisée comme cela. En quelques étapes, vous avez séparé les pays des régions et ils sont représentés dans des colonnes séparées. Vous avez maintenant sur la base d'un exemple exécuté la fonction Texte en colonnes. Elle 7

10 vous sera également utile dans d'autres cas si vous souhaitez par exemple fractionner le prénom et le nom de personnes chacun dans une colonne. 8

11 3 Trier rapidement et efficacement des lignes Comme les pays et les régions se trouvent maintenant dans des colonnes séparées, il est maintenant possible de trier le tableau selon ces deux colonnes afin d'établir une affectation plus claire des pays, des régions et des chiffres de vente. Pour cela, il faut tout d'abord sélectionner le tableau. Comme vous allez bientôt le voir, il suffit de sélectionner une cellule du tableau. Sélectionnez la cellule A1 puis appelez la fonction Trier. Cliquez sur la cellule A1. La boîte de dialogue "Trier" vous offre la possibilité de trier les données simultanément sur la base de critères multiples. C'est précisément ce dont vous avez besoin dans notre exemple : Les données du tableau doivent être triées tout d'abord par pays puis par région ; c'est-à-dire successivement sur différents niveaux de priorité. Vous allez apprendre maintenant comment cela fonctionne. 9

12 Comme Excel a reconnu que le tableau possède des en-têtes, l'option Mes données ont des en-têtes est automatiquement activée. De ce fait, les en-têtes de colonne sont exclues du tri, conformément à votre souhait. Vous pouvez voir en arrière plan qu'excel a automatiquement sélectionné la plage de tableau souhaitées sans les en-têtes de colonne. Commencez donc directement avec le tri de la première colonne. Ouvrez la liste déroulante du champ Colonne. Il faut en première priorité trier par pays, donc la colonne A. Sélectionnez maintenant cette colonne. Cliquez sur l entrée de liste. À l'aide de la liste déroulante du champ Trier par, vous pouvez opérer un tri par valeurs mais aussi par Couleur de cellule, Couleur de police ou Icône de cellule. Les critères selon lesquels la colonne A doit être triée, donc selon des valeurs et dans l'ordre croissant de A à Z sont pour notre cas déjà corrects. Il n'est donc pas nécessaire de les modifier. En deuxième priorité, il faut après le tri par pays trier par régions. Rajoutez à cet effet un niveau supplémentaire. 10

13 La formulation Puis par avant le deuxième niveau qui vient d'être inséré signalise le tri subordonné de ce niveau : il faut trier tout d'abord selon la colonne A puis selon la colonne B. Sélectionnez donc maintenant la Colonne B (région). Cliquez sur l entrée de liste. Vous avez maintenant indiqué tous les critères nécessaires pour trier le tableau selon deux niveaux de priorité. Laissez maintenant Excel effectuer le tri. Toutes les données sont maintenant triées dans l'ordre alphabétiques par pays. Vous avez ainsi un meilleur aperçu sur les performances des différents pays. Leurs régions sont maintenant affichées dans le même ordre. 11

14 4 Filtrer des valeurs sur la base de couleurs Pour clôturer cette unité d'apprentissage, vous allez maintenant découvrir comment afficher clairement vos données à l'aide de filtres : dans notre cas avec un filtre de couleurs. Les valeurs en vert sont des chiffres de vente exceptionnellement bons. Pour le produit 1, il faut afficher seulement ceux-ci et masquer tous les autres. Activez tout d'abord la fonction Filtrer. Tout comme pour le tri, il suffit de sélectionner une cellule du tableau pour qu'excel reconnaisse automatiquement la zone totale du tableau et génère automatiquement un filtre pour l'ensemble du tableau. Vous pouvez ouvrir les filtres à l'aide des boutons dans les en-têtes de colonne. Veuillez 12

15 ouvrir le filtre du produit 1. Cliquez sur le bouton de déroulement. Dans le menu déroulant du filtre, vous avez différentes possibilités à votre disposition. Outre les filtres, vous avez accès à des fonctions de tri. En fonction du contenu de la plage à filtrer, des filtres de couleur, de chiffre ou de texte sont proposés. Toutes les valeurs de la colonne correspondante sont mentionnées dans une liste. Avec le filtre, vous pouvez afficher ou masquer les valeurs en partie ou en totalité. Dans Excel 2007, une sélection multiple des différentes valeurs est possible. Dans le dialogue de filtre, vous pouvez accéder aux fonctions de filtre disponibles. Dans notre exemple, il faut trier selon la couleur. Survolez l'option correspondante avec le pointeur de souris. Touchez la rubrique de menu avec la souris. Décidez ici si vous souhaitez effectuer le tri selon la couleur des cellules ou la couleur de police. Dans le cas des chiffres de vente exceptionnels, les deux variantes seraient possibles car les cellules aussi bien que la police sont en vert. Sélectionnez un filtrage selon la couleur de cellule verte. Cliquez sur la rubrique de menu. Vous pouvez de nouveau désactiver tous les filtres de l'ensemble du tableau en cliquant de nouveau sur le bouton Trier. Avec le bouton Effacer, vous enlevez le filtre pour la plage de données actuelle. Lorsque vous apportez des modifications aux données, vous devez le faire savoir à la fonction de filtre. Les données sont refiltrées seulement lorsque vous cliquez sur le bouton Réappliquer pour l'actualisation. Vous pouvez saisir les critères complexes dans un filtre spécial accessible avec le bouton Avancé. 13

16 Vous avez maintenant amélioré l'agencement du tableau et avez ainsi un meilleur aperçu des données filtrées et structurées de manière logique. 14

17 5 Résumé Fractionner le contenu des cellules Pour fractionner le contenu d'une colonne dans des colonnes distinctes, le mieux est d'insérer tout d'abord une nouvelle colonne vide destinée à recevoir les données supplémentaires. Utilisez alors la fonction Convertir dans le groupe Outils de données dans l'onglet Données. Par le biais d'un Assistant de conversion, procédez aux réglages nécessaires. Un aperçu de données vous apporte son aide. Trier rapidement et efficacement des données À l'aide du bouton Trier dans le groupe Trier et filtrer dans l'onglet Données, vous pouvez modifier le tri des cellules en quelques clics. Excel 2007 sélectionne automatiquement la plage de tableau à trier ; des adaptations manuelles restent cependant possibles. Dans la boîte de dialogue Tri, vous pouvez en cas de besoin créer plusieurs niveaux et sélectionner via des zones de liste déroulante les colonnes selon lesquelles il faut trier dans l'ordre défini. Filtrer des valeurs sur la base de couleurs Vous trouverez la fonction Filtrer également dans le groupe Trier et filtrer dans l'onglet Données. Des filtres sont générés automatiquement pour l'ensemble du tableau lorsqu'une cellule est sélectionnée dans le tableau. À l'aide du bouton à liste déroulante de l'en-tête de colonne souhaitée, ouvrez le dialogue de filtre et le menu déroulant qu'il contient pour le filtre de couleurs. Toutes les couleurs utilisées dans le tableau peuvent être sélectionnées. 15