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1 1. Préliminaires Introduction : Comprendre le principe Recommandations Concevoir des synthèses simples en utilisant les filtres et les sous totaux Filtrer une base de données Utiliser le filtre par liste de valeur Utiliser le filtre par critères Utiliser le filtre par format de cellule Filtrer les données à l aide d un filtre complexe Filtrer la liste sur place Copier vers un autre emplacement Utiliser des sous-totaux Conception d un tableau croisé dynamique simple base et méthodologie Première approche Deuxième approche : Modifier la disposition tableau croisé dynamique le mettre en forme Tableaux croisé dynamiques technique de conception : Croiser plus de deux informations Filtrer les donner en insérant un filtre Gestion de l affichage : Développer réduire les informations de synthèse Mettre en forme la TCD : Appliquer modifier des styles de mise en forme Modifier la disposition des entêtes de colonnes Affichez les détails Appliquer un style de mise en forme prédéfini Appliquer une mise en forme conditionnelle Fonctionnalités avancées Statistiques standards Calcul et regroupement Concevoir des graphiques croisés dynamiques Premier graphique Ajouter un filtre à un graphique Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique existant Graphique en secteur avec filtre Transformer un graphique en image Imprimer le graphique Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 1

2 1. Préliminaires Cette formation va vous apprendre à utiliser les outils d analyse fournie par Excel 2007 (Tableaux croisés dynamiques et filtres), au travers d exemples simples vous allez acquérir les bases de conception. Une fois les bases acquises vous pourrez travailler sur des tableaux croisées dynamique plus complexes. Pendant cette formation nous allons alterner entre «explications démonstrations» et «réalisation d exercices pratiques». Les explications et exercices vous sont indiqués par le formateur, vous trouverez également ces informations dans ce document, il nous servira de feuille de route tout au long de la formation. Afin de réaliser les différents exercices de cette formation vous aurez besoin d un ensemble de fichiers. Le nom du fichier à ouvrir pour réaliser l exercice vous sera indiqué par ce document et par le formateur. Ces fichiers sont disponibles sur le cdrom qui vous à été fournie ou sur le bureau de votre ordinateur.cet ensemble de fichier se trouve dans un dossier nommé «Fichiers_Exo_Excel2010 TCD». 2. Introduction : 2.1. Comprendre le principe Un TCD permet d effectuer rapidement une synthèse à partir d une «base de donnée». Sans cet outils il faudrait passer énormément de temps à concevoir des tableaux de synthèses faisant appels à des fonctions de calculs évoluées d Excel. Base de données : Ensemble d informations structurées. Cet ensemble d information constituera notre matière première, c est la source de nos futurs TCD. Ces données sources devront toujours posséder la même structure (Tableau avec des lignes et des colonnes) : Chaque ligne représente un enregistrement de la base de données, chaque enregistrement correspond à une information relative à un élément stocké dans la base de données. Exemple : Toutes les informations relatives à une commande, son numéro, sa date son montant etc. Chaque colonne représente un champ, un champ est une caractéristique précise de l enregistrement. Pour caractériser un enregistrement plusieurs champs sont nécessaires. Exemple pour un salarié prénom, nom, fonction etc. Ci-dessous un exemple de données sources issues d une feuille Excel : la première ligne doit comporter les titres (Nom des champs) Ligne 1 : Nom des champs Pour pouvoir croiser des données la base de données doit comporter au moins deux champs à croiser plus un champ de données numériques Recommandations Pour ne pas rencontrer de problème dans la réalisation de TCD il conviendra de respecter les indications suivantes : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 2

3 Les cellules de la ligne de titre ne doivent pas être fusionnées. Deux champs ne doivent pas avoir le même nom. Un nom de champs ne doit pas être vide. La base de données ne doit pas comporter de ligne ou de colonne vide. Des lignes de sous-totaux ne doivent pas être introduites dans la base Dans les champs de valeur numérique utiliser le zéro pour les cellules vides. Lors de l alimentation de la base de données (saisie) éviter qu une même information soit orthographiée de plusieurs manières. Vous pouvez utiliser des listes déroulantes qui permettent de faciliter la saisie et évitent qu une information soit orthographiée de plusieurs manières. Lors de la conception de la base de données, pensez à intégrer à votre tableau tout les éléments nécessaires à vos futures statistiques. Faire la liste des analyses et des objectifs et mettre en parallèle les données à intégrer Exemple de données à intégrer en fonction des besoins de l analyse : Objectif de l analyse Comparer les ventes N et N-1 par famille de produit sur des mêmes périodes Etablir la liste des cinq meilleurs clients Chiffre d affaire réalisé par commercial et par secteur d activité l exercice en cours Données à intégrer - Date facture - Famille produit - Montant de la facture - Date facture - Code client - Nom du client - Montant de la facture - Date facture - Nom du commercial - Secteur d activité - Montant de la facture 3. Concevoir des synthèses simples en utilisant les filtres et les sous totaux Avant de passer à la réalisation de TCD nous allons dans un premiers temps apprendre les notions suivantes : o o o Filtrer une base de données Utiliser des sous totaux Utiliser le mode plan 3.1. Filtrer une base de données Vous n aurez pas toujours besoin d avoir recours à un TCD, dans certain cas vous souhaiterez filtrer les informations afin d obtenir une liste d enregistrements répondant à un certain nombre de critères. Exemple : Liste des employés pour une tranche d âge. Liste des salariés dont le salaire est compris entre deux montants. Liste des salariés par services. Salaires moyen des femmes et des hommes. Pour mettre en pratique ces notions nous allons travailler sur le fichier EMPLOYES1.XLSX : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 3

4 Ce tableau intègre la liste de tous les salariés d une entreprise il va nous servir de base pour notre exercice. Il existe trois types de filtre simple : o o o Filtre par liste de valeur : liste proposé par Excel en fonction du contenu du champ Filtre par critères : filtre personnalisé en fonctions des critères fournis par l utilisateur. Filtre par format de cellule. A FAIRE Utiliser le filtre par liste de valeur 1 Ouvrir le fichier EMPLOYES1.XLSX 2 Positionner le curseur dans une cellule quelconque A1 par exemple 3 Dans l onglet Données cliquer sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer > Une liste déroulante apparaît à droite de chaque titre de colonnes 4 Dérouler le menu à droite de Service 5 Décocher l option (Sélectionner tout), cocher le service fabrication puis cliquez sur OK > Excel n affiche que les employés du service fabrication, la barre d état (en bas à gauche) affiche le nombre d enregistrement trouvé. > La petite flèche à droite de Service à été remplacée par une icône de filtre filtre à été défini pour ce champ. ce qui indique qu un 6 Afficher les employés du service fabrication et ceux du service expédition : Cliquez sur le bouton du champ Service. Cochez EXPEDITION pour ajouter ce service puis cliquez sur OK 7 Ouvrez la liste associée au champ Sexe et décocher H > On obtient : La liste des femmes qui travaillent dans le service expédition et fabrication A tout moment vous pouvez annuler un filtre en cliquant sur le bouton choisissant l option Effacer le filtre. du champ concerné puis en Utiliser le filtre par critères Nous allons pouvoir ici obtenir la liste des salariés en CDD dont le salaire est compris entre deux valeurs ( ). Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 4

5 A FAIRE : Utiliser le filtre par critères 1 Effacer les filtres utilisés précédemment 2 Ouvrez la liste du champ TypeContrat décochez CDI et cliquez sur OK 3 Ouvrer la liste du champ SalaireActuel puis pointez l option filtre numérique 4 Cliquez sur l option Entre 5 Dans la boite de dialogue saisissez les deux valeurs limites le bouton Et doit être activé cliquez sur OK pour finir Utiliser le filtre par format de cellule Nous souhaitons obtenir la liste des salariés dont le statut est formaté en police bleu. A FAIRE : Utiliser le filtre par format de cellule 1 Effacer les filtres utilisés précédemment 2 Ouvrez la liste du champ Statut et pointez Filtrer par couleur puis choisir couleur bleu > La liste des salariés concernés apparaît (7) Nous souhaitons obtenir la liste des salariés dont le statut contient le mot EMPLOYE. A FAIRE : Liste des salariés dont le statut contient le mot EMPLOYE 1 Effacer les filtres utilisés précédemment 2 Ouvrez la liste du champ Statut et pointez Filtres textuels puis cliquez sur l option Contient 3 Saisissez le texte EMPLOYE puis cliquez sur OK > La liste des salariés concernés apparaît (105) Nous souhaitons obtenir la liste des salariés nés après le 1 er janvier A FAIRE : Liste des salariés nés après le 1 er janvier Effacer les filtres utilisés précédemment 2 Ouvrez la liste du champ DN et pointez Filtres chronologiques puis cliquez sur l option Après 3 Saisissez la date souhaitée puis cliquez sur OK > La liste des salariés concernés apparaît (21) Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 5

6 3.2. Filtrer les données à l aide d un filtre complexe Pour illustrer cette partie nous utiliserons le tableau suivant (correspond au fichier «FiltresComplexes.xlsx» Un filtre complexe passe par l utilisation d une zone de critère qui devra être créé par l utilisateur. Cette zone de critères généralement placée à coté de la liste de donnée (tableau) reprendra les noms des champs utilisés pour l analyse. Il est possible d extraire les données filtrées vers un autre emplacement de la feuille de calcul ou de filtrer la base sur place. Si les critères doivent être vérifiés simultanément, ils devront êtres saisis sur la même ligne (ET). Si l un ou l autre des critères doit être vérifié il faudra le saisir sur des lignes différentes (OU) Exemple de zones de critères : Nous cherchons les fiches du client Ets BRICOUT et les clients de type Restaurant nous devrons construire la zone de critères suivante Nous recherchons les factures des Ets BRICOUT dont le montant est supérieur à 50 : Nous recherchons les factures des Ets BRICOUT et des restaurants dont le montant est supérieur à 50 : Nous recherchons les fiches dont le montant est compris entre 50 et 60 : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 6

7 Filtrer la liste sur place A FAIRE : Utiliser un filtre avancé 1 Ouvrir le fichier FiltresComplexes.xlsx 2 Sélectionnez les lignes 1 à 6 puis utilisez le bouton droit de la souris pour insérer les lignes. 3 Dans la première ligne saisissez ou recopier le nom des champs Client et Montant 4 Entrez les données comme suit 5 Cliquez dans la liste de données par exemple en A7 6 A partir du volet «données» cliquez sur le bouton filtre avancé 7 La boite de dialogue Filtre élaboré s ouvre, complétez comme suit 8 12 Fiches correspondent aux critères définis 10 Pour afficher de nouveau toute la liste cliquez sur le bouton du volet «données» Copier vers un autre emplacement Pour extraire les données il vous faudra sur la feuille préparer un emplacement destiné à les recevoir : A coté de votre liste à partir de J7 réalisez le tableau ci-dessous : Répétez les opérations effectuées plus haut mais complétez la boite de dialogue filtre avancé comme suit : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 7

8 Vous pouvez observer le résultat Utiliser des sous-totaux Un sous total est un calcul de synthèse qu Excel va insérer sur une nouvelle ligne à chaque changement de la valeur d un champ trié Exemple de création : calculer le salaire moyen par sexe A FAIRE : Utiliser des sous totaux 1 Effacer les filtres utilisés précédemment 2 Effectuez un tri sur le champ Sexe : Cliquez sur la liste puis activez la commande trier de A à Z ou effectuez un clique droit sur l une des cellules de la colonne Sexe et activez la commande trier de A à Z 3 Dans l onglet Donnée, cliquez sur le bouton Sous-total 4 Paramétrez les options de la boite de dialogue comme suit : A chaque changement de texte = Sexe Utiliser la fonction = Moyenne Ajouter un sous-total à : SalaireActuel Cases : «Remplacer les sous-totaux existant» et «Synthèse sous les donnée» activées 5 Cliquez sur OK pour terminer > Excel est passé automatiquement en mode plan les lignes de sous totaux ont été insérées 4. Conception d un tableau croisé dynamique simple base et méthodologie Nous allons au travers d un exemple simple nous familiariser avec la méthodologie de conception d un TCD nous aborderons : o Conception d un tableau croisé dynamique simple : Première approche et définition. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 8

9 o Modification du rapport 4.1. Première approche Le tableau source est disponible dans la liste des fichiers : TABCROIS1.xlsx Le tableau représente la liste des ventes d un organisateur de séjour à thèmes : 4 types de séjours sont proposés par 5 commerciaux Première synthèse : Calculer le chiffre d affaire réalisé par type de séjour et par commercial A FAIRE 1 Ouvrir le fichier TABCROIS1.xlsx 2 Cliquez dans le tableau en B5 par exemple 3 Dans l onglet «Insertion» cliquez sur le bouton «Tableau croisé dynamique» 4 Dans la boite de dialogue qui apparaît la plage des données à analyser à été automatiquement sélectionnée. Gardez les options proposées et cliquez sur OK 5 Excel crée une nouvelle feuille de calcul, apparaît sur la gauche «La zone de rapport» et sur la droite le volet «Liste de champs de tableau croisé dynamique» 6 En cliquant sur le bouton vous pouvez personnaliser l affichage du volet «Liste de champs de tableau croisé dynamique» 7 Cochez les trois champs pour les inclure dans le rapport TCD 8 Le TCD est instantanément mis à jours dans la feuille : Excel à calculé pour chaque type de séjour le chiffre d affaire réalisé par chacun des commerciaux. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 9

10 A FAIRE 9 Cette première utilisation du TCD nécessite quelques explications : On note qu un nouvel onglet à fait son apparition Définitions concernant le volet «Liste de champs de tableau croisé dynamique» Filtre de rapport : Permet de filtrer les données à afficher en fonction de l élément sélectionné dans le filtre de rapport. Etiquette de lignes : Permet d afficher les champs sous forme de ligne sur le coté gauche du rapport. Il est possible ici de placer plusieurs champs ils seront hiérarchisés en fonction de leur position Etiquette de colonnes : Permet d afficher les champs sous forme de colonnes en haut du rapport Il est possible ici de placer plusieurs champs ils seront hiérarchisés en fonction de leur position Champs de valeurs : Sert à afficher les données de synthèse numérique il est possible d utiliser différentes fonctions de synthèse (Somme, Moyenne, Max, Min, Nombre...). Méthode du glisser déposer : Cette méthode permet de faire glisser à l aide de la souris (cliquez glisser) les champs à utiliser vers les zones souhaitée. Méthode du glisser déposer Type 1 : Cette méthode se pratique via le volet «Liste de champs de tableau croisé dynamique» selon le schéma suivant Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 10

11 1 Pointez et cliquez le champ à intégrer sans relâcher le bouton gauche de la souris 2- Déplacez vers les zones indiquées. Tableau obtenu Méthode du glisser déposer Type 2 : Cette méthode consiste à faire glisser les champs directement vers la zone rapport. Par défaut le rapport s affiche comme suit (On ne peut rien y déposer): Pour modifier cela, nous allons modifier les options du TCD en opérant comme suit : > Cliquez droit sur le rapport > Cliquez sur la commande Option du tableau croisé dynamique Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 11

12 > Choisir l onglet Affichage de la boite de dialogue. > Cochez l option Disposition classique du tableau croisé dynamique. Nous obtenons ce qui suit : Ce qui nous permet de visualiser plus facilement les endroits du rapport ou il faut déposer les champs. «Champ de page» correspond au filtre du rapport. «Déposer les Données ici» = Champs de valeur. Sert à afficher les données de synthèse numérique il est possible d utiliser différentes fonctions de synthèse (Somme, Moyenne, Max, Min, Nombre...). Champs de ligne = Etiquette de lignes, Il est préférable de placer ici les données les plus nombreuses ceci pour faciliter l impression du rapport en mode portrait. Dans notre exemple nous avons plus de commerciaux que de type de séjour, nous placerons ici le champ «commercial» Champs de colonne = Etiquette de colonne (ici nous placerons le champ «séjours») 4.2. Deuxième approche : Modifier la disposition du tableau croisé dynamique le mettre en forme Le tableau que nous avons précédemment généré à partir des données du fichier TABCROIS1.xlsx présente l inconvénient de dupliquer le nom de chaque commercial autant de fois qu il y à de type de séjours, nous allons modifier la disposition de notre TCD. Nous souhaiterons également apporter quelques modifications à notre TCD comme, modifier le titre du tableau, modifier le format des nombres. Nous modifierons notre tableau des ventes et nous verrons comment actualiser notre TCD Nous verrons comment trier les champs Nous souhaiterons calculer et afficher les valeurs en pourcentages du total A FAIRE : Modifier la disposition de notre TCD 1 Méthode 1 : Faites un clic droit sur le champ Type de séjour visible dans le Liste de champs de tableau croisé dynamique, cliquez sur l option ajouter aux étiquette de données 2 Méthode 2 : Faites glisser le champ Type de séjour vers la case étiquettes de colonne 3 Méthode 3 : Pour utiliser cette méthode vous devez activer l option disposition classique du tableau croisé dynamique. A partir du tableau croisé dynamique déplacer la cellule contenant type de séjour au dessus de la cellule total, ce qui correspond à la placer dans la zone champs de colonne. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 12

13 A FAIRE : Modifier la disposition de notre TCD > A FAIRE : Modifier le titre du tableau 1 Dans la zone valeurs ouvrez la liste associée au champ Somme de ventes HT cliquez sur l option Paramètres des champs de valeurs 2 Saisissez Chiffres d affaire HT dans la zone Nom personnalisé 3 Cliquez sur le bouton OK. A FAIRE : Modifier le format des nombres 1 Faites un clic droit sur une des valeurs du tableau et cliquez sur l option Format de nombre 2 Choisir le format monétaire euro 3 Cliquez sur le bouton OK. A FAIRE : Calculer le nombre de vente méthode 1 création d un deuxième tableau 1 Sélectionner les cellules constituant l ensemble du tableau 2 Copier puis coller l ensemble du tableau sous le premier tableau en laissant une ligne vierge entre les deux tableaux 3 Cliquez dans le deuxième tableau Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 13

14 A FAIRE : Calculer le nombre de vente méthode 1 création d un deuxième tableau 4 Dans la zone valeurs ouvrez la liste associée au champ Chiffre d affaires HT cliquez sur l option Paramètres des champs de valeurs modifier le nom personnalisé pour «Nombre de vente» et sélectionnez la fonction nombre. A FAIRE : Calculer le nombre de vente méthode 2 Insertion dans le même tableau 1 Faire un clic sur l un des deux tableaux TCD 2 A partir du volet liste de champs, faire glisser le champ Ventes HT vers la zone valeurs. Modifier le nom pour nombre de ventes et choisir la fonction nombre. 3 4 Les nouveaux chiffres sont intégrés dans le tableau. On constate l apparition d un nouveau champ valeurs dans la zone étiquettes de colonne. Déplacez valeurs vers la zone étiquettes de ligne et constatez le résultat 5 Dans la zone étiquettes de ligne placez valeurs au dessus de commercial et constatez le résultat A FAIRE : Afficher les valeurs en pourcentage du total 1 Dans la zone valeurs ouvrez la liste associée au champ Chiffre d affaires HT cliquez sur l option Paramètres des champs de valeurs dans l onglet afficher les valeurs choisissez % du total 2 Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 14

15 A FAIRE : Afficher les valeurs en pourcentage du total 3 Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 15

16 5. Tableaux croisé dynamiques technique de conception : Dans cette partie nous aborderons les sujets suivants : Croiser plus de deux informations Filtrage de des informations Gestion de l affichage : Développer réduire les informations de synthèse Appliquer modifier des styles de mise en forme Appliquer une mise en forme conditionnelle 5.1. Croiser plus de deux informations Nous allons utiliser pour cet exercice le fichier TABCROIS2.XLSX le tableau représente la liste des ventes d un distributeur de produits alimentaires. 4 familles de produits (Biscuits. Boissons. Laitages. Sorbets) sont commercialisés par 3 commerciaux (AUBANALE. DAVIN. MATIS) vers deux types de clients (COMMERCE.GROSSITE) dans 2 départements (13. 84). A FAIRE : Réalisation du TCD 1 Ouvrir le classeur TABCROIS2.XLSX 2 Lancer la procédure pour créer le TCD gardez les options proposées par défaut Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 16

17 A FAIRE : Réalisation du TCD 3 Faite glisser les champs pour obtenir cette disposition : Notre tableau va comporter deux colonnes par commercial chacune correspondant à un département. 4 Faire la première analyse : Que pouvons nous remarquer? 5.2. Filtrer les donner en insérant un filtre Afin d affiner nos résultats nous allons ajouter une dimension à notre TCD en ajoutant un filtre sur le type de client. A FAIRE : Ajouter un filtre 1 Cliquer dans le TCD pour faire apparaître le volet liste de champs si ce dernier n est pas visible. 2 Faire glisser le champ TYPE CLIENT vers la zone Filtre du rapport 3 Une zone de liste déroulante à été ajouté à la feuille. 4 En y sélectionnant un type de client le tableau est mis à jour instantanément Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 17

18 5.3. Gestion de l affichage : Développer réduire les informations de synthèse On peut remarquer la présence d un bouton de réduction visible à gauche de chaque nom de commercial Ce bouton va nous permettre de masquer les détails relatifs à ce commercial. Cliquez sur le bouton associé au commercial DAVIN vous pourrez constatez que le détail est masqué et que le bouton est maintenant marqué d un plus. Notre base de donnée TABCROIS2 ne comprend que 3 commerciaux et quatre familles de produits ceci pour obtenir un tableau relativement simple. En fonction de vos propres données vous aurez parfois à faires des choix sur les informations à afficher ou à imprimer. Imaginons la situation suivante (Secteur France entière): Chaque commercial gère 5 départements, total commerciaux sera égal 20. La même présentation que le tableau que nous venons d effectuer nous donnera plus de 100 colonnes avec autant de ligne que de familles de produits. Un tableau difficilement lisible. Solution : Permuter les champs en ligne et les champs en colonne afin d obtenir un tableau plus haut que large. Règle : Mettre en ligne les champs comportant le plus d information (commerciaux = 20 donc en ligne, Famille produit = 5 donc en colonne). Autre possibilité : Rassembler les secteurs en 4 zones (Nord. Sud. Est. Ouest) ce qui nous permettrait d utiliser ce champs comme filtre et réduire ainsi le nombre d information à afficher. Cette action doit se penser à la réalisation de la base de données. Pour l appliquer à notre exemple il nous faudrait ajouter une colonne à notre liste de départ puis la renseigner. Pour voir apparaître le nouveau champ dans notre liste de champs il nous faudra changer la source de données en mettant à jour la plage de cellule délimitant notre liste (Exemple : remplacer Ventes!$A$1:$F$158 par Ventes!$A$1:$G$158) 5.4. Mettre en forme la TCD : Appliquer modifier des styles de mise en forme Modifier la disposition des entêtes de colonnes A FAIRE : Modifier la disposition des entêtes de colonnes 0 Formatez les nombre en comme déjà vu (Facultatif) 1 Faites un clic droit dans le tableau puis «Option du tableau croisé dynamique» 3 Dans l onglet Disposition et mise en forme cochez l option Fusionner et centrer les cellules avec les étiquettes 4 Cliquez sur OK 5 Observez le résultat Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 18

19 A FAIRE : Modifier la disposition des entêtes de colonnes 6 Vous pouvez faire disparaitre les boutons (+/-) ainsi que les boutons de liste déroulante. Dans l onglet «Options» cliquez sur le bouton «Boutons +/-» pour masquer les boutons (+/-) (il faudra faire un double clic sur un commercial pour afficher/masquer son détail). Cliquez sur le bouton «En-têtes de champs» pour masquer les boutons listes Affichez les détails Si une valeur de synthèse vous semble surprenante, vous pouvez demander à Excel d en afficher les détails. Ces détails extraits de la base de données seront présentés sur une nouvelle feuille automatiquement A FAIRE : Affichez les détails 1 Faite un double clic sur la valeur dont vous souhaitez afficher les détails ou clic droit puis option afficher les détails 2 Une nouvelle feuille est crée contenant les données utilisées pour la synthèse choisie Appliquer un style de mise en forme prédéfini Lorsque vous créez un TCD Excel applique une mise en forme standard, vous disposez d un certain nombre d outils pour modifier la présentation proposée. Ces outils se trouvent dans l onglet «Création» A FAIRE : Appliquer un style de mise en forme prédéfini 1 Cliquez sur le rapport pour faire apparaitre l onglet suivant : 2 Cliquez sur l onglet création 3 Cliquez sur le bouton autre pour voir apparaître la liste des styles disponibles. Pour voir un aperçu sur votre tableau, déplacer (sans cliquer) votre souris sur les différents modèles proposés. Cliquez sur le modèle souhaité. 4 Vous avez la possibilité de créer vos propres styles en activant la commande «Nouveau style de tableau croisé dynamique» Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 19

20 A FAIRE : Appliquer un style de mise en forme prédéfini 5 Nous vous proposons d atteindre le résultat ci-dessous : Appliquer une mise en forme conditionnelle Une mise en forme conditionnelle permet d appliquer un format aux données du tableau en fonction d un certain nombre de critères. Cette mise en forme sera indépendante des styles Exemple : Afficher sur fond rouge pour chaque commercial les résultats inférieurs à l objectif de A FAIRE : Afficher sur fond rouge pour chaque commercial les résultats inférieurs à l objectif de Cliquez dans une cellule contenant la valeur du chiffre d affaires d un produit pour un des commerciaux et pour un département ex B6 2 Dans l onglet accueil cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle puis cliquez sur nouvelle règle. 3 Activez l option Toutes les cellules affichant les valeurs «Chiffre d affaires HT»pour «FAMILLE PRODUIT» et «DEPARTEMENT» 4 Sélectionnez le type de règle «Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent» 5 Dans la zone «Modifier la description de la règle» sélectionner «inférieur à» dans la deuxième liste puis saisissez dans la zone de saisie à droite. 5 Cliquez sur le bouton format dans l onglet «Remplissage» choisir rouge dans l onglet Police choisir blanc. Validez par OK > Observez le résultat 6. Fonctionnalités avancées Notions abordées : Fonctions statistiques standards/ Champs calculés / Regroupement / Regroupement chronologique Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 20

21 6.1. Statistiques standards Pour cet exercice nous aurons besoin du fichier EMPLOYE2.XLSX ce fichier contient des informations sur les 116 employés d une société (CDD & CDI). Statistique 1 : Effectif par service et par sexe A FAIRE : Effectif par service et par sexe 1 Insérer le TCD dans une nouvelle feuille selon la procédure déjà vu 2 Faites glisser les champs comme indiqué si dessus : En utilisant le champ NomEmp dans la zone de valeur Excel utilise automatiquement la fonction nombre car ce champ comporte uniquement des données de type texte. Pour obtenir le même résultat nous aurions pu utiliser le champ Nom, Prénom Si nous avions utilisé le champ SalaireActuel nous aurions du modifier les paramètres des champs de valeur pour utiliser la fonction nombre. Pour finir nommer la feuille à votre convenance. Statistique 2 : Salaire mini, maxi et moyenne par statut et par sexe A FAIRE : Salaire mini, maxi et moyenne par statut et par sexe 1 A partir de la liste insérer le TCD dans une nouvelle feuille selon la procédure déjà vu 2 Faites glisser «Statut» vers la zone Etiquette de ligne et «Sexe» vers la zone Etiquette de colonne Pour obtenir les trois informations mini, maxi et moyenne faites glisser trois fois le champ SalaireActuel dans la zone Valeurs 3 Modifier les paramètres de chaque champ «Somme de» pour obtenir mini maxi moyenne. Vous devez arriver au résultat ci-dessous : 4 Formatez les données pour obtenir le format Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 21

22 A FAIRE : Salaire mini, maxi et moyenne par statut et par sexe 5 Modifiez la mise en forme du tableau pour obtenir le résultat suivant : 6.2. Calcul et regroupement Statistique 3 : Effectif par tranche de salaire et par sexe, nous allons apprendre ici à regrouper des données. Notre objectif est de classer nos salariés en cinq tranches de salaires, de 1000 à 6000 par tanche de 1000 A FAIRE : Effectif par tranche de salaire et par sexe 1 En partant de la liste du fichier EMPLOYE2.XLSX insérez un nouveau TCD 2 Ne soyer pas surpris de déposer SalaireActuel dans étiquettes de ligne c est ce qui va nous permettre de faire un regroupement. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 22

23 A FAIRE : Effectif par tranche de salaire et par sexe 3 Effectuez un clique droit sur l un des salaires puis cliquer sur l option «Grouper» saisissez les valeurs comme suit : 4 Valider par OK 5 Résultat : Statistique 4 : Prime par service et par type de contrat Nous allons ici apprendre à insérer un champ calculé : Les employés de l entreprise bénéficient d une prime de 30 par années d ancienneté, notre objectif est de calculer le montant des primes totales pour chaque service et par type de contrat A FAIRE : Calcul totaux prime liée à l ancienneté 1 En partant de la liste du fichier EMPLOYE2.XLSX insérez un nouveau TCD Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 23

24 A FAIRE : Calcul totaux prime liée à l ancienneté 2 Faites glisser les champs comme ci-dessous. Ne rien mettre dans valeurs 3 Dans l onglet «Options» cliquez sur le bouton «Formules» puis sur l option «Champ calculé». Saisissez le nom du champ (PRIMES) puis la formule (=ANCIENNETE*30) 4 Cliquez sur le bouton Ajouter puis Valider par OK 5 Il est possible d ajouter de modifier ou de supprimer les champs calculés Les champs calculés ne font référence qu au champs de synthèse une formule du type «=si(anciennete>10 ; ANCIENNETE*30 ;0)» donne un résultat faux. Synthèse chronologique 1 : Nous aurons besoins pour cet exercice du fichier PANNES.xlsx. Chaque ligne de notre fichier contient l enregistrement d un problème survenu sur une chaine de fabrication A FAIRE : Nombre de panne mensuel par type pour un service 1 Ouvrez le fichier PANNES.xlsx et construisez le TCD comme suit Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 24

25 A FAIRE : Nombre de panne mensuel par type pour un service 2 Cliquez sur une date puis dans l onglet «Option» cliquez sur le bouton «Grouper la sélection» complétez comme suit : 3 Nous obtenons le tableau suivant : 4 En fonction de vos besoins il est possible d effectuer plusieurs niveaux de regroupement. > Pour ajouter un deuxième niveau sélectionnez une date et cliquez à nouveau sur le bouton groupe puis grouper la sélection. 5 En maintenant la tour CTRL enfoncée cliquez sur Trimestre : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 25

26 A FAIRE : Nombre de panne mensuel par type pour un service 6 Nous allons élaborer la statistique Total des durées par service et par type de panne, ce qui nous permettra d aborder le problème des formats horaire A FAIRE : Total des durées par service et par type de panne 1 Insérer un TCD à partir de la feuille panne 2 Modifiez le champ Nombre de durée pour sélectionner la fonction Somme Nous obtenons ainsi la somme des durées par type de panne 3 Le format heure n est pas convenable. Faites un clic droit sur une des cellules contenant une donnée de synthèse EX : B5, activez la commande format de nombre et appliquez le format personnalisé [h] : mm 4 C est terminé : vous obtenez le résultat suivant : Nous allons élaborer la statistique : Total des coûts pièces et main d œuvre par service et par type de panne A FAIRE : Total des durées par service et par type de panne 1 Insérer un TCD à partir de la feuille panne Mettre en Etiquettes de ligne : Type de panne Mettre en étiquette de colonne : Service Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 26

27 A FAIRE : Total des durées par service et par type de panne 2 Afin d obtenir le cout pièces et main d œuvre il nous faudra ajouter un champ calculé 3 Cliquez sur Ajoutez puis OK 4 C est terminé : vous obtenez le résultat suivant : Nous allons élaborer la statistique «Hit parade des opérateurs : Les quatre opérateurs ayant occasionné le plus de panne» A FAIRE : Les quatre opérateurs ayant occasionné le plus de panne 1 Insérer un TCD à partir de la feuille panne Mettre en Etiquettes de ligne : OPERATEUR Mettre en Valeurs : DATE 2 Faites un clic droit sur le nom de l un des opérateurs, pointez sur l option Trier puis sur «Option de tri supplémentaires». Complétez la boite suivante comme suit puis cliquez sur OK Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 27

28 A FAIRE : Les quatre opérateurs ayant occasionné le plus de panne 3 Nous pouvons maintenant appliquer un filtre pour obtenir les 4 premiers : Concevoir des graphiques croisés dynamiques 7.1. Premier graphique Nous utiliserons pour cet exercice le fichier AgenceVoyage.xlsx ce classeur présente la liste de toute les ventes de voyage d une agence. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 28

29 Etape 1 : Se placer dans la feuille vente Etape 2 : Volet insertion puis Graphique croisé dynamique Etape 3 : la plage de donnée étant sélectionnée automatiquement cliquez sur OK dans la boite de dialogue ouverte. Etape 4 : Les éléments de conception apparaissent dans la nouvelle feuille : Etiquettes de lignes est remplacé par Champs Axe (Abscisses). Etiquettes de colonnes est remplacé Champs légendes (Série). La zone du graphique, actuellement vierge, est visible. Un nouveau volet «Volet filtre de graphique» est affiché. Apparition du volet Outils de graphique croisé dynamique. Etape 5 : Faites glisser les champs dans les zones appropriées comme suit : Le graphique se construit automatiquement, le volet filtre de graphique croisé dynamique est directement alimenté. Etape 6 : Ajout du titre pour le graphique Dans l onglet Disposition cliquez sur Titre du graphique et saisissez STATISTIQUE 2008 Etape 7 : Ajout du titre pour les axes, toujours à partir de l onglet Disposition cliquez sur Titres des axes. Ajouter Nombre de personnes pour l axe vertical et Destinations pour l axe horizontal. Redimensionnez le graphique. Résultat : Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 29

30 7.2. Ajouter un filtre à un graphique Les filtres de graphiques croisés dynamiques sont un point fort car ils permettent de définir les éléments à afficher. Etape 1 : A partir du volet Liste de champs tableaux croisé dynamique faites glisser le champ CONSEILLER vers la zone filtre du rapport. Le champ CONSEILLER est maintenant présent dans le volet Filtre de graphique (Si le volet n est plus affiché vous pouvez demander son affichage à partir du volet analyse). Un filtre apparaît également au dessus du TCD. Pour demander l affichage du graphique pour un conseiller vous pouvez utiliser ce filtre. Etape 2 : Ajout d un titre interactif. A chaque fois que vous sélectionnez un conseiller son nom devrait apparaître sur le graphique. Cliquez sur le titre du graphique pour le sélectionner. Cliquez dans la barre de formule. Écrire = puis cliquez sur la cellule B1 la formule est =Feuil1!$B$1 confirmer en cliquant sur Entrée Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique existant Nous allons travaillera à partir du fichier SALARIES.XLSX ce fichier contient déjà un TCD Etape 1 : Conception du graphique Cliquez dans le tableau puis dans l onglet insertion cliquez sur le bouton Colonne puis sur Histogramme groupé. Le graphique est automatiquement inséré, il nécessite quelques modifications car il n est pas directement exploitable. Etape 2 : Appliquer un filtre Visualiser uniquement les informations relatives aux salariés hommes. Appliquer un filtre aux étiquettes de colonne à partir de sa liste déroulante. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 30

31 Le graphique n affiche que «H-SALAIRE MOYEN». «H-ANCIENNETE MOYENNE» est invisible ceci est due à la disproportion des valeurs en très les deux série. Pour palier à ce problème nous allons ajouter au graphique un axe secondaire. confondent. Etape 4 : Modifier le graphique Etape 3 : Ajouter un axe secondaire Cliquez sur le graphique pour le sélectionner. Dans l onglet Disposition ouvrez la liste Éléments de graphique choisissez la série «H-ANCIENNETE MOYENNE». Les points de la série son sélectionnés dans le graphique. Dans l onglet Disposition cliquez sur le bouton Mise en forme de la sélection du groupe Sélection active. Dans la fenêtre Mise en forme des séries de données, sélectionnez Options des séries puis activer l option Axe secondaire Cliquez sur fermez pour finir. Un deuxième axe apparaît à droite mais les deux séries se Afin de dissocier les deux séries, nous allons représenter la série ancienneté par une courbe. La série des anciennetés étant sélectionnée, dans l onglet Création, cliquez sur Modifier le type de graphique du groupe Type, optez pour la première option de présentation Courbe. Vous obtenez le résultat suivant : Etape 5 : Modifier la couleur des axes Faites un clique droit sur l axe de gauche et modifier la couleur de la police à l aide de l outil (Bleu) Faites-la même pour obtenir un axe rouge pour celui de droite. Nous allons utiliser le fichier DEPENSES AVEC TCD.XLSX 7.4. Graphique en secteur avec filtre Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 31

32 Etape 1 : Ouvrir le fichier et réalisez un graphique de type secteur en passant par l onglet Insertion puis le bouton Secteur (Secteur 3D). Le graphique est inséré dans la feuille. Etape 2 : Mise en forme du graphique L affichage des légendes étant incomplet, nous allons les supprimer. Dans l onglet Disposition cliquez sur le bouton Légende puis cliquez sur Aucun. Dans l onglet Disposition cliquez sur le bouton Etiquettes de données puis cliquez sur Autres options d étiquettes de données. Dans la catégorie Options d étiquettes cochez les options Nom de catégorie, Pourcentage et Afficher les lignes d étiquettes. Cliquez sur fermer pour finir. Augmentez la taille du graphique en utilisant les poignées d angle. Effectuez un clic sur l une des étiquettes pour les sélectionner toutes, modifier la taille de la police à 9. Etape 3 : Activation du filtre Dans le volet Filtre de graphique croisé dynamique ouvrez la liste Champs de légende et gardez uniquement coché le service MARKETING. Paramétrez à nouveau l affichage des étiquettes 7.5. Transformer un graphique en image Cette technique vous permettra de transmettre votre graphique par mail sans avoir à joindre tout le fichier. Etape 1 : Cliquez dans le graphique sur une partie zone vierge et copier le graphique (CTRL+C) Etape 2 : Ouvrir un nouveau classeur, faite un clic droit et sélectionnez collage spécial puis choisir le format d image souhaité Imprimer le graphique Sélectionner le graphique puis cliquez sur impression seul le graphique sera imprimé. Cours_TCD_Excel2010.doc_Rachid SALEK ARS INFORMATIQUE Page : 32