SUPPORT DE COURS EXCEL BDD

Transcription

1 SOMMAIRE SOMMAIRE... 1 A. METTRE EN FORME LES DONNÉES LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES... 2 A. MISE EN FORME CONDITIONNELLE... 4 B. LES BASES DE DONNEES PRESENTATION DES BASES DE DONNEES LES VOLETS DE TITRE LES TRIS LES FILTRES LES FILTRES ELABORES LES SOUS-TOTAUX LES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES

2 A.. METTRE EN FORME LES DONNÉES Afin de mettre en évidence les chiffres les plus importants et de rendre la présentation esthétique, il est impératif d'affecter aux données un minimum de mise en forme. Cette mise en forme pourra être affectée globalement et donc très rapidement ou bien personnalisée. 1 LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES Un style de tableau prédéfini permet d'affecter en une seule fois l'ensemble des caractéristiques de mise en forme au tableau. Une fois cette première mise en forme effectuée, sa modification devient un jeu d'enfant. A) LE STYLE DE TABLEAU L'affectation du style de tableau est simple et complète. ACTION ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE (5ème bloc) <CLIC G> DANS LE TABLEAU A METTRE EN FORME LE STYLE CHOISI CONFIRMER L'EMPLACEMENT DU TABLEAU CONFIRMER L'EXISTENCE D'ENTETES (OU INFIRMER) 2

3 CONSEIL MARQUE A FAIRE GLISSER Affecter le format automatique de préférence après avoir mis les formules Excel applique en même temps que les caractéristiques de mise en forme un filtre automatique qui peut être désactivé. 3

4 DÉSACTIVER LE FILTRE AUTOMATIQUE ACTION ONGLET "DONNEES" BLOC "TRIER ET FILTRER" (3ème bloc) les marques de filtre automatique en début de colonne disparaissent A.. MIISE EN FORME CONDIITIIONNELLE Excel 2007 offre la possibilité de mettre en forme les données suivant leur contenu. Cette fonctionnalité, existante sur les versions précédentes d Excel, a été fortement enrichie ici. ACTION ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE (5ème bloc) SELECTION DES CELLULES A METTRE EN FORME LA MISE EN FORME SOUHAITEE Il est possible de choisir des modèles de mise en forme conditionnelle prédéfinis, ou de créer ses propres règles. 4

5 Exemple : B.. LES BASES DE DONNEES EXCEL permet de gérer des petites bases de données. Ces bases de données peuvent être triées, filtrées ou analysées simplement. 1 PRESENTATION DES BASES DE DONNEES Les bases de données sont des tableaux particuliers sous Excel. Quelques règles simples permettent de gérer au mieux ces tableaux : 1. Pour être dans les meilleures conditions, il est conseillé de consacrer une feuille pour une base de données. 2. Chaque colonne correspond à un champ de la base de données. 3. La première ligne de la feuille contient le titre des colonnes (les noms de champs). 4. Une ligne (et une seule!) correspond à un enregistrement (ex : un contact, un produit ) 5. Dans la base de données, il n y a ni ligne vide, ni colonne vide. CTRL * (contrôle étoile) sélectionne tout le tableau. 2 LES VOLETS DE TITRE Pour conserver les titres de lignes ou de colonnes à l'écran, il suffit de les figer ; ces titres restent affichés et accessibles quelle que soit la partie affichée du tableau. La plupart du temps, il suffit de figer la première ligne ou la première colonne. ACTION FIGER LA 1 ERE LIGNE ONGLET "AFFICHAGE" FIGER 1 ERE COLONNE ONGLET "AFFICHAGE" 5

6 GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) Sur un tableau plus complexe, l'utilisateur définit les lignes ou colonnes à figer. ACTION FIGER LES VOLETS ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) POSITIONNER LE TABLEAU AVEC LES ASCENSEURS SELECTIONNER LA CELLULE D'ANGLE + 1 LIGNE DESSOUS ET 1 COLONNE A DROITE LIBÉRER LES VOLETS ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) 3 LES TRIS Trier une base de données permet de la «ranger» dans un ordre précis. A) TRI SIMPLE Pour trier une base de données en utilisant une seule clé de tri, il suffit de cliquer dans la colonne qui sert de clé de tri, et ensuite de cliquer sur le bouton de tri correspondant «Données». A) TRI MULTIPLE dans le groupe «Trier et filtrer» de l onglet Pour trier une base de données en utilisant plusieurs clés de tri, il convient dans un premier temps de cliquer dans la base de données (sans sélectionner). Puis de cliquer sur le bouton filtrer» de l onglet «Données». dans le groupe «Trier et 6

7 Il suffit ensuite de renseigner cette boîte de dialogue suivant vos critères, avant de cliquer sur le bouton OK. 4 LES FILTRES Filtrer une base de données consiste à sélectionner les données suivant des critères à définir. Pour activer le filtre automatique, cliquer sur dans le Groupe Trier et filtrer de l onglet Données. Des zones de liste apparaissent dans les cellules des noms de champ (1 ère ligne de la base). Il est possible de choisir les critères par simple clic. Le filtre personnalisé permet d affiner la requête. 7

8 Seule les données filtrées sont affichées (le nombre d enregistrements trouvés s inscrit dans la barre d état). Pour réafficher toutes les données, il suffit de cliquer sur Groupe Trier et filtrer de l onglet Données. dans le 5 LES FILTRES ELABORES Excel propose un système de filtres élaborés pour vos requêtes plus complexes. Pour mettre en place un filtre élaboré vous devez construire une zone de critères. La première ligne de cette zone de critères doit comporter des noms de champs identiques à ceux de la base de données. Les critères seront sur les lignes suivantes. Pour lancer un filtre élaboré (ou avancé) cliquez dans la base de données pour la définir, puis dans l onglet Données, cliquez sur Avancé dans le groupe «Trier et filtrer». En choisissant «copier vers un autre emplacement» vous allez créer un nouveau tableau de résultats. 8

9 6 LES SOUS-TOTAUX Cette fonctionnalité d Excel permet d insérer des sous-totaux par catégorie dans votre base de données. Dans un premier temps, vous devez trier votre base de données. (ex : Dans votre base de données, pour afficher le nombre de contacts par ville, il est indispensable de trier préalablement votre base de données par ville). Vous trouverez ensuite le bouton sous-total dans le groupe «plan» de l onglet «Données». Remarque : ce bouton peut-être inactif si votre tableau n est pas converti en plage (sous les Outils de tableaux, onglet Création, groupe Outils) Avec cet outil, vous pouvez choisir la fonction de regroupement que vous voulez utiliser dans vos sous-totaux : A gauche de la feuille de calcul, une marge apparaît, vous êtes en mode plan : 9

10 En cliquant sur les petits chiffres ou les petits +, vous pouvez choisir le niveau de développement que vous souhaiter afficher. Pour afficher plusieurs niveaux de sous-totaux en même temps, vous devez décocher la case : 10

11 7 LES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES Un rapport de tableau croisé dynamique offre un moyen interactif de synthétiser rapidement de grandes quantités de données. Utilisez un rapport de tableau croisé dynamique pour analyser en profondeur des données numériques et répondre à des questions imprévues sur vos données. Un rapport de tableau croisé dynamique est particulièrement adapté aux opérations suivantes : interroger de grandes quantités de données de différentes manières conviviales ; obtenir des sous-totaux et agréger des données numériques, résumer les données par catégories et sous-catégories, et créer des calculs et des formules personnalisées ; développer et réduire les niveaux de données afin de cibler vos résultats et les analyser en détail à partir des données synthétisées par domaines ; déplacer des lignes dans des colonnes ou des colonnes dans des lignes (par «glissement») afin d'afficher différents résumés des données sources ; filtrer, trier, grouper et mettre conditionnellement en forme le sousensemble de données le plus utile et pertinent afin de vous recentrer sur les informations voulues ; présenter des rapports en ligne ou imprimés concis, annotés et bien organisés. Remarque : il est aussi possible de créer des graphiques dynamiques. Pour créer un tableau croisé dynamique, vous devez vous connecter à une source de données, et entrer l'emplacement du rapport. Sélectionnez une cellule dans une plage de cellules ou placez le point d'insertion dans une table Microsoft Office Excel. Assurez-vous que la plage de cellules contient des en-têtes de colonne. Dans le groupe Tables de l'onglet Insertion, cliquez sur Tableau croisé dynamique, puis sur Tableau croisé dynamique. La boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique s'affiche. 11

12 Les données utilisées pour la création du tableau dynamique, peuvent être externes (non Excel). 12