Guide du Portail Famille

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1 Guide du Portail Famille 1

2 Sommaire Présentation du logiciel page 3 Se connecter au Portail Famille page 4 Mon compte page 5 Modifications des informations Les différentes informations demandées Mes enfants page 7 A- Informations sur l enfant Modifier les informations p.7 Inscriptions et absences : Le tableau mensuel p.8 B- Ajouter un enfant p.11 C- Les tarifs en cours p.11 Boîte de réception page 12 Liste des demandes page 13 Relevé de compte page 14 A- Les factures et modes de paiement B- Les règlements effectués Déconnexion du site page 15 2

3 Présentation du logiciel : Portail famille Pourquoi passer au portail famille - Le portail n est pas obligatoire mais conseillé, il facilite la gestion des temps périscolaires avec les différents services. - Il permet à notre service un meilleur suivi des prestations proposées. - Il vous permet de suivre à partir d un ordinateur, toutes les informations concernant votre (vos) enfant(s) : La prise en compte des inscriptions et absences pour tous les services périscolaires (la restauration, la garderie du matin et du soir, la garderie du mercredi, et le centre de loisirs. La prise en compte des évolutions sur le compte famille. Et un meilleur suivi de vos factures, et de votre mode de paiement. - Il rend possible la facture unique pour une famille avec des prestations diverses pour plusieurs enfants : exemple cantine pour l un garderie pour le second : tout serait facturé en même temps. - Il ouvre la possibilité de payer en ligne avec une carte bancaire par voie sécurisée - Il évite les déplacements en mairie pour payer ou pour inscrire un enfant aux services périscolaires Objectif de ce carnet - Vous permettre une meilleure compréhension du logiciel, en vous guidant pas à pas pour l utilisation de chaque partie. - Explications : A partir d images capturées, on a nommé chaque partie de la page, quelle est l utilité pour vous, etc.. En cas de problème avec le portail (panne, accès refusé, etc.) - Le service périscolaire, passe par une société privée pour accéder à ce logiciel, les pannes sont donc indépendantes de notre volonté. - Cependant, vous pouvez contacter le service par le biais de sa boite mail : ou par téléphone :

4 Vous connecter sur votre Portail Famille : 1) Sur votre page de démarrage internet, tapez l adresse du site de la commune : Notre prestataire recommande vivement le système d exploitation Mozilla Firefox. 2) Allez dans la rubrique Service Périscolaires, Compte Famille et saisir votre identifiant et votre mot de passe et cliquez sur Connexion 3) Vous voici sur votre portail famille. En page d accueil vous trouvez les informations sur le responsable, sur les enfants, et sur votre compte. Changer votre mot de passe, si vous le souhaitez Informations sur le responsable 4

5 Mon compte : 1) Sur la page d accueil, cliquez sur l icône Mon compte Icône: Mon compte 2) D ici, vous pouvez avoir toutes les informations sur votre famille. Toutes les informations sur la famille: - Infos responsable - Infos conjoint Infos sur le (la) responsable Infos sur le (la) conjoint(e) - Informations Fiscales - Informations CAF Enfants inscrits - Coordonnées bancaires 3) Pour modifier les informations sur le responsable, cliquez sur l icône suivant : Informations sur le (la) responsable. Elles peuvent être modifiées. En cours de traitement :: Les modifications apportées à votre compte, doivent être validées par le service périscolaire. 5

6 4) Pour modifier les informations sur le conjoint, cliquez sur l icône suivant : Informations sur le (la) conjoint(e). Elles peuvent être modifiées. Modifications en cours 5) De la même manière, il vous est possible de modifier vos informations fiscales, vos informations CAF et vos coordonnées bancaires, en cliquant sur les icônes suivants : Il s agit de remplir le Régime Caf. Si un des deux parents dépend du régime général, il faut choisir ce régime. Sinon, merci de choisir le régime correspondant. Mais aussi la façon dont vous souhaitez recevoir votre facturation : Courrier & ou Courrier ou . Ici, vous devez compléter le nombre d enfant dans votre foyer, votre numéro d allocataire Caf et pour les enfants utilisant le centre de loisirs, le revenu fical (prendre le montant de revenus ligne 25 de votre déclaration d impots 2012 et diviser par 12 pour remettre le montant au mensuel) Vous n avez pas à compléter, puisque le prélèvement automatique n est pas mis en route. «PENSEZ A ENREGISTRER LES INFORMATIONS MODIFIEES» 6

7 Mes enfants : SYNDICAT INTERCOMMUNAL DES ECOLES DE COURPALAY / LA CHAPELLE IGER 1) Sur la page d accueil, cliquez sur l icône Mes enfants : 2) Vous accédez alors à toutes les informations concernant vos enfants. Ajouter un enfant Tarifs en cours Information sur l enfant 2-A) Les informations sur l enfant : Après avoir cliqué sur le prénom de votre enfant, vous arrivez sur la page suivante : Informations générales sur l enfant 7

8 Déroulez la page jusqu à apercevoir le tableau mensuel: Avec ce tableau, vous pouvez inscrire, et prévenir d une absence, sans avoir à nous contacter par mail ou par téléphone. Légende du tableau mensuel : a) Les réservations - Réservé = Vous avez réservé le service pour à la date de votre choix. - Réservation en cours de traitement = Votre demande réservation doit d abord être validée par le service. - Réservation refusée = Nous ne sommes pas en mesure de pouvoir accueillir votre enfant car le nombre de place limite a été atteint. (ex : Accueil de loisirs). Ou alors votre demande n a pas été faite dans les temps. Dans tous les cas, vous serez averti de la raison de ce refus. - Fermeture = Aucun service n est disponible à cette date.. - Petites et grandes vacances = Vous ne pouvez inscrire votre enfant que pour le centre de loisirs. C est-àdire pour : journée ALSH, ou demi-journée ALSH. - Jours fériés = Aucun service n est disponible à cette date. 8

9 b) Les absences - Absent facturé = Votre enfant est absent et nous n avons pas été prévenu dans les délais. - Absent excusé = Votre enfant est absent et nous avons été prévenu dans les délais. - Absence en cours de traitement = Votre demande d absence doit d abord être validée par le service. c) Autres : Les thèmes Erreur, congé parental et heure supplémentaire ne nous concernent pas. Ce petit symbole bleu, signifie que l enfant a été présent et que vous serez facturé. Ce petit symbole jaune, signifie que l enfant a été présent sans être inscrit et que vous serez facturé. Comment utiliser le tableau : Faite «clic droit» sur la case de votre choix, pour le service et la date souhaitée. Un volet s ouvre vous proposant deux choix. Demande de réservation : Vous devez avoir cliqué sur une case blanche, et choisir Demande de réservation. Vous voyez alors apparaître un sablier, ce qui veut dire que la demande est en cours de traitement. Déclarer une absence : Vous devez avoir cliqué sur une case orange avec le symbole et choisir Déclarer une absence, puis confirmez la raison de l absence. Vous voyez alors apparaître une horloge, ce qui signifie dire que la demande est en cours de traitement. 9

10 Réservation avant 9h30 Absences / désinscription Le lundi pour le mercredi Garderie matin / soir Le mardi pour le jeudi PERIODE SCOLAIRE Garderie du Mercredi Le mercredi pour le vendredi Restauration Scolaire Le jeudi pour le lundi Le vendredi pour le mardi PERIODE VACANCES Centre de loisirs Garderie matin / soir Les inscriptions sont clôturées 15 jours avant le 1 er jour des vacances. 10

11 2-B) Ajouter un enfant : Après avoir cliqué sur l onglet Ajouter un enfant, vous arriverez sur une page avec le tableau d inscription suivant : Vous devez rentrer le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe de votre nouvel enfant. Une fois que toutes les informations ont été notées, vous devez enregistrer. 2-C) Tarifs en cours : Après avoir cliqué sur l onglet tarif en cours, vous arrivez sur une page avec le tableau informatif suivant : Vous retrouvez la liste de l ensemble des services qui vous sont facturés 11

12 Boîte de réception : 1) Sur la page d accueil, cliquez sur l icône Boîte de réception Vous avez alors accès à votre boîte . Celle-ci fonctionne comme une boîte de réception normale, avec les courriers reçus, envoyés et supprimés, et avec la possibilité de nous contacter directement. 2) Vous arrivez alors sur cette page : A B C D 2-A) Mes Messages (encadré bleu) C est la liste de tous les messages que vous avez reçu. 2-B) Nous contacter (encadré rouge) Vous pouvez nous joindre directement (c est comme un mail), pour toute information, inscription, ou question qui concerne le service périscolaire. 2-C) Messages envoyés (encadré rose) C est la liste de tous les messages que vous avez envoyés au service périscolaire. Il faut cliquer sur l onglet Messages envoyés pour la rendre visible. 2-D) Messages supprimés (encadré vert) C est la liste de tous les messages que vous désirez supprimer de votre boîte de réception. Il faut cliquer sur l onglet Messages supprimés pour la rendre visible. 12

13 Liste des demandes 1) Sur la page d accueil, cliquez sur l onglet Liste des demandes Cette page vous permet de suivre toutes les demandes que vous avez effectuées sur votre portail famille, et concernant votre compte ou votre (vos) enfant(s). 2) Vous serez reconduit à la page suivante : Vous avez la possibilité de vérifier les demandes faites pour la modification de votre compte, ou des informations concernant vos enfants. Ces demandes sont triées comme suit, en fonction qu elles sont acceptées ou non: Refusé = Mauve Accepté= Vert Exemple : Pour des réservations qui vous sont refusées Pour des demandes d absences qui vous sont acceptées 13

14 Relevé de compte SYNDICAT INTERCOMMUNAL DES ECOLES DE COURPALAY / LA CHAPELLE IGER 1) Sur la page d accueil, cliquez sur l icône Relevé de compte Vous voyez apparaître un tableau récapitulatif de vos opérations, avec l ensemble de vos factures et la somme totale de vos frais pour l année scolaire en cours. 2) Vous y trouvez toutes les informations concernant vos moyens de paiement, ainsi que l ensemble de vos factures : 2-A) Mes factures Après avoir cliqué sur l icône mes factures, vous arrivez sur une page avec la liste de vos factures. Vous pouvez voir votre facture en format papier en cliquant sur symbole PDF (encadré rouge) - Pour les règlements par chèque (libellé à l ordre du TRESOR PUBLIC), vous pouvez les déposer en mairie pour le service périscolaire. Ils peuvent être déposés dans la boîte aux lettres extérieure. Le talon du règlement doit être joint avec le chèque. - Pour les règlements en espèce, il s'effectue auprès du régisseur de la Mairie à réception de la facture. UNE NOTE D INFORMATION SPECIFIQUE AU REGLEMENT PAR CARTE BANCAIRE VOUS SERA ADRESSEE ULTERIEUREMENT. 14

15 2-B) Mes règlements Après avoir cliqué sur l icône Mes factures, vous arriverez sur une page avec l ensemble de vos règlements : Dates de chaque règlement qui est effectué. Mode de paiement (voir ci-dessous) Numéro de la facture Montant total à l année et pour chaque facture Déconnexion Lorsque vous quittez votre portail famille, il est important de vous déconnecter. Il suffit de cliquer sur l icône (ici, à gauche) Automatiquement vous êtes redirigé sur le site de la Mairie de Courpalay. Dans l onglet «Services Périscolaires», vous trouvez toutes les informations concernant : - Accueil de loisirs (alsh centre de loisirs) - Accueil périscolaire - Restauration scolaire - Espace famille 15

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