CONVENTION DE CONSTITUTION D'UN RESTAURANT INTER-ENTREPRISES. dénommées ensemble «les sociétés adhérentes» et individuellement «la société adhérente»

Transcription

1 RIE CONVENTIONNEL ENTRE DES ENTREPRISES DESIGNANT UN MANDATAIRE LES ENTREPRISES SONT CO-GESTIONNAIRES DU RESTAURANT CONVENTION DE CONSTITUTION D'UN RESTAURANT INTER-ENTREPRISES ENTRE LES ENTREPRISES dont l'identité et la apparaissent en fin d'acte dénommées ensemble «les sociétés adhérentes» et individuellement «la société adhérente» EXPOSE PREALABLE La société. propriétaire des installations sises à.. a réalisé l aménagement du restaurant selon les normes en vigueur et le met à disposition des sociétés adhérentes dans le cadre d une convention spécifique. Les sociétés implantées sur le site.. désireuses de permettre à leur personnel de prendre leur repas à proximité de leur lieu de travail se sont rapprochées en vue de créer un restaurant inter-entreprises, dont les modalités de fonctionnement font l'objet des. SYNDICAT NATIONAL DE LA RESTAURATION COLLECTIVE 9 rue de la Trémoille PARIS Tél. : Fax : info@snrc.fr

2 CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT : ARTICLE 1 - OBJET La présente convention régit le fonctionnement du restaurant inter-entreprises constitué entre les sociétés adhérentes et situé (. adresse..). ARTICLE 2 - DROIT D'ACCES AU RESTAURANT La société.. (1). propriétaire [ou locataire] des installations du restaurant, intervenante aux, a mis à la disposition des sociétés adhérentes lesdites installations dans le cadre du bail de leurs locaux et/ou par convention spécifique conclue avec les sociétés adhérentes. Ces conventions précisent notamment les modalités de renouvellement et d assurances des installations et équipements. La mise à disposition des installations du restaurant permet aux salariés de chaque société adhérente de venir prendre leurs repas sur le restaurant dans les conditions définies ci-après. ARTICLE 3 - DESIGNATION D'UN MANDATAIRE Les sociétés adhérentes conviennent de donner mandat exclusif pendant la durée des à la société. (1) ci-après dénommée «le Mandataire» en vue, d'une part, de signer en leur nom et pour leur compte la convention de prestations de restauration qui sera souscrite avec une société de restauration, ainsi que tous avenants ultérieurs qui viendraient la modifier, et, d'autre part, de les représenter pour tout ce qui concerne le fonctionnement du restaurant interentreprises et spécialement les rapports avec la société de restauration. Le Mandataire accepte le présent mandat et s'engage expressément à rendre compte de sa mission au titre des aux sociétés adhérentes au moins une fois par an. ARTICLE 4 - PRESTATIONS DE RESTAURATION Les sociétés adhérentes retiennent le principe du recours à une société de restauration collective, définie dans le cadre d'un contrat joint aux, dont les sociétés adhérentes déclarent accepter sans réserve les stipulations. Le Mandataire signe ledit contrat au nom et pour le compte des sociétés adhérentes. (1) Dénomination. 2

3 ARTICLE 5 ORGANISATION DU RESTAURANT 5.1 Décisions relatives à la gestion Les décisions relatives à la gestion du restaurant sont prises après concertation entre les adhérents, à la majorité des voix conférées aux signataires, dont le nombre est égal au nombre de leurs convives respectifs. En toute hypothèse, les décisions relatives aux installations du restaurant et au choix du restaurateur sont soumises à l agrément du propriétaire [ou du locataire] de celles-ci. [NOTA : Cette clause est à aménager en fonction de la configuration de chaque restaurant]. 5.2 Rôle du Mandataire Le Mandataire représente l'ensemble des sociétés adhérentes pour tout ce qui concerne le fonctionnement du restaurant. En particulier : il est le seul interlocuteur de la société de restauration et des convives ; il organise la consultation des sociétés adhérentes aussi souvent que nécessaire et dans la forme la plus appropriée ; il assure le secrétariat de la commission de contrôle du restaurant ; et de façon générale, il veille à l'exécution des décisions prises et à la bonne information des sociétés adhérentes et des convives ; il rend compte de ses diligences aux sociétés adhérentes aussi souvent que nécessaire et une fois par trimestre au moins. 5.3 Gestionnaires du restaurant Les sociétés adhérentes sont liées par la présente convention, à l'exclusion de toute structure juridique ad-hoc. Elles se constituent co-gestionnaires du restaurant, chacune pour la part qui la concerne. En conséquence, chaque société adhérente percevra pour son propre compte le prix des repas acquitté par ses convives, qui sera encaissé pour son compte par la société de restauration. 3

4 5.4 Obligations fiscales En sa qualité de co-gestionnaire du restaurant, chaque société adhérente soumet à la TVA les recettes perçues pour son compte par la société de restauration auprès de ses convives et récupère la TVA grevant la quote-part lui revenant dans les dépenses de fonctionnement du restaurant. Les sociétés adhérentes déclarent bien connaître les conditions et obligations définies par le décret n du 20 mars 2001 et l'instruction du 21 mars A-5-01 pris pour l'application de la TVA aux cantines d'entreprises, dont les textes sont joints en annexe aux. Elles s'engagent, chacune pour ce qui la concerne, à respecter les conditions d'application du régime ainsi défini : l'objet du restaurant inter-entreprises consiste à fournir de façon habituelle des repas au personnel de chaque société adhérente qui doit être en mesure de justifier de son appartenance à ladite société. en particulier, chaque société adhérente s'engage à respecter strictement les conditions relatives à la fourniture de repas à des personnes tierces, qui doit rester marginale. le fonctionnement du restaurant inter-entreprises est soumis au contrôle d'une commission définie à l'article 5.5 ci-après. le prix des repas est sensiblement inférieur à celui pratiqué pour des prestations similaires par les restaurants ouverts au public. les opérations relatives au restaurant inter-entreprises sont retracées dans des comptes distincts. dans le cas où il est fait appel à un prestataire extérieur, un contrat prévoyant les conditions de la fourniture des repas doit être conclu avec ce dernier, qui devra le déposer auprès des services fiscaux. Il est expressément convenu que si l'une des sociétés adhérentes ne respecte pas strictement l'ensemble des conditions ci-dessus stipulées, elle sera responsable directement et définitivement de toutes conséquences directes et indirectes de la mise en cause du régime fiscal ci-dessus visé, tant à l'égard des autres entreprises que de la société de restauration. Chaque société adhérente s'engage à informer le Mandataire de tout changement ou modification intervenant dans sa situation et pouvant avoir des incidences quelconques sur la présente convention, spécialement quant au régime de TVA du restaurant inter-entreprises. 4

5 5.5 Contrôle du fonctionnement Le fonctionnement du restaurant est contrôlé par une Commission comprenant des représentants des employeurs et des représentants des salariés. Un représentant de la société de restauration participe aux réunions pour apporter toute information souhaitée. Chaque entreprise adhérente désigne ses représentants à la Commission. La Commission est compétente pour formuler ses observations et recommandations sur les questions dont elle se saisit. 5.6 Modalités d'organisation Horaires d'ouverture Le restaurant est ouvert aux convives du Lundi au Vendredi, hormis les jours fériés, de heures à heures Accès des convives La fréquentation du restaurant est réservée aux seuls personnels des sociétés signataires des. Par dérogation, l'accès du restaurant peut être autorisé à des tiers, sous réserve que le nombre de ceux-ci demeure marginal. Les convives ne peuvent accéder au restaurant que sur présentation d'un badge fournis par la société de restauration aux sociétés adhérentes ou au Mandataire, selon les modalités et conditions détaillées à l'article du contrat de restauration visé à l'article 4 des. Le Mandataire met en place un système de surveillance mensuel du nombre de tiers afin que leur nombre ne dépasse pas le seuil toléré par l Administration fiscale. Les sociétés adhérentes s'engagent à respecter les modalités pratiques d'accès des convives au restaurant telles que définies par un règlement affiché dans le restaurant Discipline du restaurant Les sociétés adhérentes s'engagent expressément à respecter et à faire respecter en toutes circonstances par leurs salariés et invités les conditions de fonctionnement du restaurant définies par les et dans le contrat de restauration visé à l'article 4 ci-dessus. 5

6 5.6.4 Délivrance et paiement des repas Les repas sont délivrés aux convives sur présentation de badges individuels servant également de moyen de paiement. Le prix du repas à la charge du convive est acquitté par un débit sur son compte-badge. Tout paiement au comptant ou par titre-restaurant est interdit. ARTICLE 6 RECETTES ENCAISSEES AUPRES DES CONVIVES 6.1. Mandat d'encaissement Dans le cadre du contrat de restauration, les sociétés adhérentes mandatent la société de restauration aux fins d'encaisser auprès des convives le prix du repas mis à la charge de leurs salariés et invités. Chaque fin de mois, la société de restauration mentionne sur sa facture de prestations adressée à chaque société adhérente ou en annexe à celle-ci, le montant HT des recettes encaissées pour son compte auprès des convives et la TVA correspondante. La ventilation des recettes par entreprise est adressée au Mandataire Montant des recettes à percevoir auprès des convives Chaque société adhérente notifie au Mandataire, avec mise à jour dès que nécessaire, le prix du repas qu'elle décide de mettre à la charge de ses convives. Le Mandataire transmet l'information à la société de restauration. ARTICLE 7 - CONTRIBUTIONS FINANCIERES DES SOCIETES ADHERENTES Les sociétés adhérentes s'engagent à acquitter le prix de la restauration de leurs convives, qui se compose des coûts de structures et du coût des prestations facturées par la société de restauration. 7.1 Charges de structures Le Mandataire établit chaque année, conformément aux dispositions de la convention spécifique visée à l article 2, un budget prévisionnel des charges communes relatives aux installations et fixe la contribution prévisionnelle de chaque société proportionnellement à son nombre estimé de convives. Cette contribution est appelée mensuellement par le Mandataire. En fin d'année, une régularisation des contributions est effectuée en fonction des coûts et de la fréquentation réels. Le Mandataire communique les données prévisionnelles et réelles une fois par an aux sociétés adhérentes. 6

7 7.2 Fonds de roulement Toute société adhérant aux verse au Mandataire une avance de trésorerie égale à euros par salarié admis à fréquenter le restaurant. 7.3 Prestations de restauration Les prestations de restauration sont facturées par la société de restauration, dans les conditions définies au contrat de restauration, à chaque société adhérente pour les consommations de ses convives, au début de chaque mois pour les prestations du mois écoulé. Chaque société s'acquitte du règlement de ses factures dans les conditions définies au contrat de restauration. En cas de retard dans le paiement et après en avoir informé le Mandataire, la société de restauration se réserve la possibilité de suspendre sa prestation à l'égard de la société défaillante dans les conditions prévues par le contrat de restauration. ARTICLE 8 - RESPONSABILITES La convention spécifique visée à l article 2 définit les conditions de prise en charge des dommages causés aux installations du restaurant par les salariés ou les invités d'une des sociétés adhérentes. L'indemnité qui serait due à la société de restauration du fait des troubles dans la réalisation des prestations causés par des salariés ou invités d'une des sociétés adhérentes, sera mise à la charge de cette dernière qui devra s'en acquitter à la première demande du Mandataire. ARTICLE 9 - DUREE La présente convention est conclue pour une durée indéterminée et prend effet le ARTICLE 10 - ADMISSION - RETRAIT - EXCLUSION Sous réserve de l'accord des sociétés adhérentes, le Mandataire peut agréer l'adhésion de toute société nouvelle au restaurant inter-entreprises. Dans cette hypothèse, la des par le nouvel adhérent marquera l'adhésion sans exception ni réserve de la société aux termes de la présente convention ainsi qu'à la convention de restauration conclue avec la société de restauration. Toute société adhérente s'engage à informer en temps utile et avec un préavis de trois mois, par lettre recommandée avec accusé de réception, le Mandataire de sa 7

8 décision de se retirer du restaurant inter-entreprises, la présente convention demeurant en vigueur avec les autres sociétés adhérentes. Le Mandataire après en avoir informé les sociétés adhérentes, pourra décider l'exclusion d'une société accueillie pour une raison dûment motivée tel qu'un manquement de cette société aux obligations prévues aux et à celles du contrat de restauration, notamment le non règlement dans les délais des factures du restaurateur. Cette décision sera effective 30 jours après l'envoi d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception. ARTICLE 11 DIFFERENDS En cas de différend entre les entreprises à propos du fonctionnement du restaurant interentreprises, un règlement amiable devra être recherché. La solution retenue devra recueillir l'accord du propriétaire des installations, du Mandataire et de la société de restauration. A défaut, et en dernier ressort, la décision résultera d'un vote des sociétés adhérentes dans les conditions définies à l'article 5.1 ci-dessus. ARTICLE 12 - ELECTION DE DOMICILE Pour l'exécution des, chacune des sociétés signataires élit domicile : Fait à Le en autant d'exemplaires que de parties Bon pour acceptation de mandat Bon pour acceptation de mandat LE MANDATAIRE la SRC 8

9 IDENTITE DES SOUSSIGNES - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, 9

10 - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, - Société au capital de [ Euros], ayant son siège social, 10