Il est impératif, et de votre responsabilité, de prendre connaissance du document et de bien comprendre son contenu.

Transcription

1 Chers exposants, En guise de préparation au Salon d achats RONA 2016, qui se tiendra du 9 au 11 septembre 2015 au Palais des congrès de Montréal, nous vous invitons à prendre connaissance du Manuel de l exposant. Vous trouverez, dans les pages suivantes, tous les détails concernant la préparation, l installation et le matériel à votre disposition pour votre kiosque promotionnel ainsi que les règlements du salon. Il est impératif, et de votre responsabilité, de prendre connaissance du document et de bien comprendre son contenu. Cette année encore, nous avons le plaisir d avoir GES Canada comme fournisseur officiel de l événement. Nous sommes bien heureux de pouvoir collaborer avec vous pour cette édition du Salon d achats RONA. 159, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 1

2 KIOSQUE PROMOTIONNEL Tous les forfaits incluent un kiosque promotionnel de base. Voici l équipement inclus : > 1 table rectangulaire de 6 pi nappée et jupée noir > > 2 chaises > > Murs rigides blancs > > Tapis gris > > 1 rail d éclairage de 3 ampoules > > 1 poubelle de bureau > > Enseigne générique (nom de l entreprise et numéro non personnalisable du kiosque aux couleurs du salon) > > 1 prise électrique de 120 volts/1 500 watts > > 2 nettoyages : 1 er : après le montage (avant l ouverture du salon) 2 e : après la 1 re journée du salon Il est important de noter que la plomberie n est pas incluse dans les forfaits. Tous les partenaires ayant souscrit à un forfait platine sont invités à communiquer avec la conciergerie afin de finaliser leurs locations à concierge@salonrona.com ou au Veuillez remplir le formulaire correspondant à votre forfait. Le formulaire dûment complété doit être retourné au concierge@salonrona.com avant le 19 juin Tout exposant n ayant pas complété le formulaire verra son kiosque dépourvu de tout équipement. > Forfait bronze > Forfait argent > Forfait or ** Tout kiosque non standard doit obtenir une approbation de RONA. ** Veuillez faire parvenir une photo de votre kiosque à concierge@salonrona.com ou au au plus tard le 19 juin , rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 2

3 KIOSQUE MATÉRIEL COMPLÉMENTAIRE Pour tout complément de matériel ou pour un kiosque sur mesure, veuillez communiquer avec notre fournisseur officiel, il sera en mesure de vous conseiller. Ex. Éclairage supplémentaire, impression sur les murs de votre kiosque, mobilier, fleurs, etc. GES Canada > > Service à la clientèle : > > Télécharger les formulaires Nous vous recommandons de commander avant le 31 juillet 2015 pour bénéficier de tarifs préférentiels. SERVICES D ÉLECTRICITÉ, DE MÉCANIQUE, DE PLOMBERIE ET D ACCROCHAGE Pour tout besoin en électricité supplémentaire, mécanique, plomberie ou accrochage, veuillez communiquer avec le Palais des congrès. > > Service aux exposants : OU > > Accéder aux formulaires en ligne Veuillez noter que la hauteur permise pour l accrochage est la suivante : Forfaits bronze, argent et or : 8 pieds du sol Forfait platine : entre 8 et 12 pieds du sol ** Toutes les commandes faites au Palais des congrès devront être passées avant le 10 août Après cette date, le Palais des congrès pourra vous fournir les mêmes services, mais des frais supplémentaires s appliqueront. ** MONTAGE Périodes de montage : > > Mardi 8 septembre 2015 > > Mercredi 9 septembre 2015 Un horaire de montage précis vous sera communiqué le 21 août afin de prévenir la congestion et de faciliter la logistique au quai de chargement. Il est impératif de respecter cet horaire pour le bon déroulement du salon. Veuillez noter que dès le mercredi 9 septembre à 18 h, les caissons vides seront ramassés et entreposés afin de procéder à l installation du tapis des allées. 159, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 3

4 LIVRAISON D ÉCHANTILLONS Pour toute livraison d échantillons avant le salon, veuillez communiquer avec GES Canada au pour coordonner l entreposage et la livraison à vos frais. ENTREPOSAGE DURANT LE SALON > > Tous les exposants ont un espace d entreposage prévu de 4 pi x 4 pi. > > Cet espace d entreposage n inclut pas le matériel utilisé lors du salon. > > La gestion de l entreposage sera effectuée par GES Canada. > > Pour toute demande d entreposage supplémentaire lors du salon, veuillez communiquer avec la conciergerie à concierge@salonrona.com ou au RÈGLEMENT RELATIF AU PALAIS DES CONGRÈS > > Cigarette : Il est interdit de fumer à l intérieur du Palais des congrès. Vous pouvez fumer à l extérieur du Palais, soit à l entrée ou sur la terrasse attenante au Hall Viger. > > Consommation d alcool pendant le montage et le démontage : Pour réduire au minimum les risques d accident, il sera interdit de consommer de l alcool pendant le montage et le démontage des stands à moins qu une permission vous ait été accordée par le Palais des congrès. > > Animaux: À l exception des animaux d assistance, aucun client ne peut amener d animaux ni n en permettre l entrée dans le Palais des congrès sans autorisation écrite. > > Véhicules motorisés dans la salle d exposition : Les véhicules et les machines à combustion interne utilisés à l intérieur ne doivent pas contenir plus d un quart de réservoir d essence. Les batteries et les systèmes d allumage doivent de plus être déconnectés et les clés, laissées au comptoir de la sécurité. Il faut placer des toiles protectrices imperméables sous les véhicules ainsi que des dispositifs sous les pneus pour empêcher les roues de bouger. Il faut prendre les arrangements nécessaires avant de faire entrer des véhicules à moteur dans le Palais des congrès. 159, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 4

5 > > Enfants : Pour des raisons de sécurité, il n est pas recommandé de laisser des enfants de 12 ans ou moins dans la salle d exposition et sur le quai de chargement pendant les heures de montage et de démontage. > > Seuil de bruit : Les appareils qui produisent du bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les visiteurs ne seront pas tolérés. Le bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à une distance de 4 pieds de la source. Le Palais des congrès détient l autorité exclusive en la matière. > > Recyclage et gestion des déchets résiduels : L exposant a l obligation d utiliser l équipement mis à sa disposition pour recycler le papier, le carton, le verre et le plastique pour la durée de l événement (soit pour le montage, le démontage et l événement comme tel). D autres matières recyclables peuvent être ajoutées à celles mentionnées ci-dessus. Chaque soir, à la fermeture de l exposition, les poubelles doivent être placées à l extérieur du stand dans l allée. Le Palais de congrès effectuera la collecte des déchets. > > Livraisons : Le Palais des congrès ne peut accepter aucune livraison ni n entreposer de matériel avant les dates d arrivée prévues. À la fin de la période réservée au démontage et au départ, le transporteur officiel de l événement deviendra responsable de tout ce qui reste sur place. Tous les frais seront facturés à l exposant. DURANT L EXPOSITION Il est important de noter que : > > RONA ne sera pas porté responsable d aucun bris ni aucune perte qui se produira lors du Salon d achats RONA > > RONA se réserve le droit de faire déplacer tout marchandise ou équipement obstruant la vue ou le passage, et ce, à vos frais. > > Aucune distribution de nourriture ou de boisson de tout type n est autorisée avant, pendant et après l exposition. > > Un représentant doit être présent en tout temps dans votre kiosque 159, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 5

6 > DÉMONTAGE >. Périodes de démontage : > Vendredi 11 septembre, de 16 h à 23 h > Samedi 12 septembre, de 8 h à 14 h > > Aucun kiosque ne doit être démonté avant la période prévue à cet effet. > > Les chariots pour le démontage seront disponibles 30 minutes après la fermeture du Salon d achats RONA 2016, une fois le tapis des allées retiré. > > Aucun véhicule ne sera autorisé à entrer dans le quai de livraison avant que la marchandise n y ait été livrée. La priorité sera accordée aux voitures et aux camionnettes afin de ne pas bloquer le quai de chargement. > > Tout matériel restant sur le plancher après 14h le samedi 12 septembre sera expédié à vos bureaux et à vos frais par le transporteur officiel du salon. De plus, tout matériel non réclamé ou non identifié sera détruit. > > Tout matériel nécessitant de la destruction, de la manutention ou de la disposition après 14h le samedi 12 septembre sera ajouté à vos frais. Vous pourriez également vous voir imposer une amende de 500 $. > > Il sera également possible de donner du matériel à un organisme humanitaire en l identifiant à l aide des étiquettes prévues à cet effet qui vous seront distribuées sur demande. 159, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 6

7 TÉLÉCOMMUNICATIONS Le Palais des congrès permet l accès aux réseaux de TELUS Mobilité, Rogers Sans- Fil, Fido et Bell Mobilité. La plupart des entreprises américaines de cellulaires ont des ententes d accès avec ces compagnies. Veuillez communiquer avec votre réseau cellulaire pour vous assurer de sa disponibilité au Canada. La connexion Wi-Fi est disponible dans la salle d exposition. Pour tout besoin particulier en télécommunication, veuillez télécharger le formulaire ci-dessous. > Accéder au formulaire en ligne TRANSPORT, MANUTENTION ET ENTREPOSAGE GES Canada est le transporteur officiel du Salon d achats RONA Pour tout besoin de transport, d entreposage ou de manutention, veuillez télécharger le formulaire ci-dessous. GES CANADA > Service à la clientèle : > Télécharger les formulaires Nous vous souhaitons un bon Salon d achats RONA 2016! CONCIERGERIE DU SALON D ACHATS RONA 2016 Pour toute autre question, adressez-vous à un membre de notre équipe du Salon d achats RONA 2016 qui vous aidera avec plaisir! > Par courriel : concierge@salonrona.com > Par téléphone : , rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H2 7