La connaissance est le pouvoir

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1 La connaissance est le pouvoir Le moment venu de concevoir un programme de carte commerciale, la connaissance est le pouvoir le pouvoir de rendre les dépenses d entreprise les plus efficaces et conviviales qui soient. Un programme de carte VISA Commerciale permet aux organisations de toute taille de mieux connaître leurs modes de dépense où se font les dépenses, qui les fait, qu achète-t-on et pourquoi. Le «pouvoir» est la capacité que nous confère cette information de maintenir le contrôle des dépenses, d améliorer les processus d approvisionnement et d offrir de meilleures économies à l entreprise. Grâce aux cartes commerciales utilisées dans l ensemble de l organisation, en tant que piliers d une stratégie unifiée des dépenses, la direction accède à des données en temps réel et peut agir en conséquence pour améliorer le processus interne d approvisionnement ainsi que les relations avec les fournisseurs externes. La focalisation Les grandes sociétés comprennent que l agrégation de données et la production de rapports sont indispensables à la réalisation des activités clés. Elles savent également que la production de rapports n est aucunement fonction de leur quantité, mais de la capacité d en intégrer et d en analyser les données. Ces entreprises déterminent exactement quels rapports sont requis et les utilisent afin de partager l information dans toute l organisation et de surveiller la progression vers les objectifs. Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l acquisition au paiement, étude 2004 Pour tirer parti du plein potentiel d un programme de carte commerciale, ses objectifs doivent être clairs dès le départ et homogènes dans toute l organisation. Un soutien de la direction centralisé est primordial. Il ne s agit pas simplement de l utilisation obligatoire de la carte par tous les acheteurs dans l entreprise, mais aussi de l élaboration et de l étalonnage continus des politiques relatives aux dépenses, de programmes d approvisionnement stratégique ainsi que de la formation des utilisateurs et des gestionnaires. Les gestionnaires se doivent d être efficaces pour

2 communiquer les plans et les détails des politiques, non seulement au moment de leur entrée en vigueur, mais de façon continue par la suite. Le point de vue de la haute direction est particulièrement crucial lorsque de nouvelles possibilités d économies sont identifiées et qu une action doit être entreprise rapidement. Sa participation s étend également à l élaboration des appels d offres pour de nouveaux fournisseurs et à la renégociation de contrats existants. Enfin, la gestion centralisée d un programme en simplifie grandement la normalisation. Il ne faut toutefois pas réduire la «normalisation» à une approche unique pour tous. Aucun programme, surtout dans les PME, ne se réalisera à son plein potentiel à moins que les restrictions et exigences qu il comporte ne permettent des adaptations «locales» par division ou domaine d activité. À titre d exemple, une entreprise d envergure mondiale, utilisant un programme de carte VISA Commerciale, a établi une série d exigences minimales visant la conformité avec sa politique de dépenses, tout en adaptant celle-ci à chacune des grandes régions. En Amérique du Nord, les chefs de file en matière de finance et d approvisionnement étaient des sociétés directement engagées à donner un caractère «local» à la politique et au programme de carte pour une région donnée. La compréhension des restrictions et exigences locales ou de celles liées à un domaine d activité est indispensable pour obtenir l adhésion de l utilisateur la plus entière possible, sans égard à la mise en application souple ou à l obligation stricte de l utilisation de la carte. Une politique élaborée et appliquée de façon homogène peut entraîner un degré d acceptation de l utilisateur final beaucoup plus élevé. Elle tend en outre à être plus efficace qu une approche prônant une politique variant largement en fonction des divisions, domaines d activité ou des localités. Il importe de renforcer la perception des utilisateurs à l égard de la mise en application équitable des politiques du programme ainsi que de l homogénéité des attentes des gestionnaires envers les utilisateurs de carte, quel que soit leur groupe ou domaine d activité. Une communication assidue avec l ensemble des utilisateurs peut renforcer cette perception et offrir un moyen de récompenser les comportements souhaitables en matière de dépenses. La compréhension des dépenses Un programme de carte commerciale fonctionne avec les données relatives aux dépenses. Une politique homogène et une gestion centralisée permettent de recueillir facilement et instantanément les données, depuis le point de transaction jusqu au dépôt du rapport de

3 dépenses de l employé. Une politique homogène peut réduire la variété aléatoire inutile des données recueillies et permettre aux gestionnaires de programme d établir des critères et catégories de dépenses uniformes. Il est ainsi plus facile de produire des rapports plus simples et mieux compris de la haute direction celle-ci pouvant être directement responsable de la réussite du programme, sans qu il lui soit nécessaire de connaître certains renseignements très détaillés et complexes plus utiles aux cadres hiérarchiques. Une vaste acceptation sur le marché de la carte commerciale d une organisation est une condition préalable. Plus l acceptation et la portée géographique sont grandes sur le marché, plus le programme de carte commerciale peut être souple et adaptable. On peut ajouter plus facilement de nouvelles catégories de dépenses et de marchandises et on peut stimuler une concurrence plus vive entre les fournisseurs désireux de faire affaire avec l organisation, ce qui peut se révéler avantageux pour celle-ci au moment des négociations. Dans le cas de l entreprise d envergure mondiale mentionnée plus haut, une acceptation internationale très large constitue un avantage réel. Enfin, il est plus facile de maintenir l homogénéité du programme même s il permet des variations en fonction de la localité ou du domaine d activité si la carte utilisée est acceptée par le plus grand nombre de fournisseurs, pour la plus grande variété de marchandises et dans le plus grand nombre d endroits possibles. Les actions à prendre Dans le but d optimiser leurs relations avec les fournisseurs, les grandes sociétés analysent les dépenses totales de l entreprise en comparant leurs besoins commerciaux globaux à leurs options d approvisionnement potentielles. Ainsi, elles peuvent identifier les possibilités de rationalisation de leur bassin de fournisseurs et accroître le recours à ceux qu elles préfèrent. Par exemple, elles peuvent identifier les achats pouvant être consolidés en vue d un meilleur pouvoir d achat et déterminer auprès de quels fournisseurs il est plus avantageux d effectuer des achats dont l importance varie. Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l acquisition au paiement, étude 2004 La cueillette efficace et rapide des données relatives aux dépenses qui sont requises s effectue au départ par la saisie automatisée des

4 données au point de transaction et se poursuit ensuite avec celle des rapports de dépenses des utilisateurs de la carte. Un niveau élevé d automatisation à ces deux pôles permet dès l entrée dans le système de conserver des renseignements «précis» : montants, critères d autorisation, catégories de dépenses et autres paramètres qui ainsi enregistrés exactement n auront pas besoin d être validés et peut-être corrigés ultérieurement. Les vérifications financières des modes de dépenses sont généralement grandement simplifiées, ce qui fait qu on peut examiner régulièrement une plus grande portion de l ensemble des dépenses et s assurer que les modes de dépenses suivent la règle. Les données saisies automatiquement sont plus facilement intégrées dans les systèmes de traitement commerciaux de l organisation. Comme le souligne le directeur de l approvisionnement d une grande entreprise qui utilise la carte VISA Commerciale : «Nos employés reçoivent leurs relevés et remplissent leur rapport de dépenses en ligne. Nos gestionnaires revoient ensuite les relevés et les soumettent aux comptes fournisseurs pour le paiement. La division des finances vérifie de 10 % à 20 % des rapports et à l occasion découvre une dépense inadmissible». Des mesures comme le blocage à l aide du code de catégories de marchands (CCM) sont également simples à mettre en application, tout en empêchant les utilisateurs de faire des dépenses contrevenant aux paramètres de la politique en cette matière. Les organisations souhaitant un compte rendu très détaillé des dépenses portées à la carte commerciale, peuvent l obtenir en intégrant des données tirées de plusieurs sources, notamment des systèmes électroniques d approvisionnement, des fournisseurs, des systèmes de traitement TI, par exemple, le logiciel de planification des ressources commerciales ERP ainsi que des programmes de cartes d approvisionnement. En sachant quel genre d information elles peuvent obtenir des comptes fournisseurs, des fournisseurs euxmêmes, des partenaires d affaires et des institutions émettrices de cartes, les entreprises peuvent déterminer les types de données à recueillir et à agréger. De façon élémentaire, les données relatives aux dépenses peuvent être consolidées à l aide des bases de données Access et Excel. Avec une automatisation plus poussée, les outils de production de rapports peuvent être utilisés pour les comptes fournisseurs, les rapports sur le grand livre général et les commandes et finalement, l organisation peut tirer parti des capacités d un centre ou entrepôt de données. Un participant à l Étude sur les pratiques exemplaires liées au processus

5 de l approvisionnement au paiement Visa a instauré son programme de carte commerciale afin de capturer des données impossibles à obtenir par son processus de l approvisionnement au paiement. Un autre a établi des procédures et des systèmes pour tirer des données de différentes sources en vue d obtenir un compte rendu des achats pour toute son entreprise. Un autre avantage Si la haute direction rend obligatoire l utilisation de la carte par tous les employés, le programme peut se révéler une réussite. Les dépenses non conformes peuvent être surveillées et les achats se faire auprès de fournisseurs désignés. Ainsi, le fardeau administratif peut être allégé, tout en simplifiant le fonctionnement du programme. Sans doute le plus grand avantage d une compréhension approfondie et exacte des dépenses d entreprise réside dans l effet de levier qu une telle connaissance peut offrir au moment de former des relations avec de nouveaux fournisseurs ou de renégocier des contrats existants. Cette information peut être mise à profit pour obtenir des rabais sur des achats en grande quantité, pour consolider le bassin de fournisseurs et pour soutenir de nouveaux programmes d approvisionnement stratégiques. Pour les organisations très prévoyantes, cette connaissance peut constituer le fondement de programmes d approvisionnement coopératifs synergiques, entrepris avec des fournisseurs plus avertis.