Guide Storebox Portail des utilisateurs finaux

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1 Guide Storebox Portail des utilisateurs finaux Swisscom SA 1/21

2 Table des matières 1 Introduction A propos du portail Storebox Réalisation de tâches simples avec des fichiers Recherche de fichiers Sélection de fichiers Téléchargement de fichiers Chargement de fichiers Attribution d un nouveau nom à des fichiers Copie / déplacement de fichiers Suppression de fichiers Restauration de fichiers supprimés Affichage de fichiers Modification de fichiers au moyen de Storebox Edit for Chrome Utilisation de l historique des versions Partage de fichiers Utilisation de liens publics Suppression d un lien public Collaboration sur des fichiers Suppression d une collaboration sur des fichiers Configuration de votre profil d utilisateur Gestion de vos appareils /21

3 1 Introduction Bienvenue sur le portail Storebox réservé aux utilisateurs finaux! Vous trouverez dans ce guide toutes les informations dont vous avez besoin pour vous familiariser en quelques minutes avec le portail Storebox. Suivez les étapes décrites ci-après et en un rien de temps, la synchronisation, le partage et la collaboration n auront plus de secrets pour vous: 1. Téléchargez le client Storebox pour ordinateurs de bureau ou portables: vous pourrez ainsi toujours synchroniser les versions les plus récentes de vos fichiers sur votre ordinateur et sauvegarder le contenu de votre ordinateur sur le portail. 2. Téléchargez les applications mobiles Storebox pour vos téléphones mobiles et vos tablettes: vous pourrez ainsi accéder à la dernière version de vos fichiers en tout lieu et à tout moment. 3. Ajoutez des fichiers au dossier My Files. Les fichiers de ce dossier sont en principe synchronisés avec votre compte sur le portail Storebox, ce qui vous permet d y accéder depuis n importe lequel de vos périphériques et sur le Web. Cf. Chargement de fichiers (page 6). 4. Partagez des dossiers ou des fichiers en toute sécurité avec les membres de votre équipe ou des utilisateurs externes en quelques secondes au moyen de la collaboration et des liens publics. Cf. Partage de fichiers (page 12). 5. Utilisez le plug-in Google Chrome pour modifier facilement des fichiers directement dans le portail Storebox. Cf. Modification de fichiers au moyen de Storebox Edit for Chrome (page 10). 2 A propos du portail Storebox Prenons un petit moment pour observer le portail Storebox. L onglet Cloud Drive contient vos fichiers. 3/21

4 Vous pouvez ajouter autant de dossiers que vous le souhaitez à l onglet Cloud Drive, mais les deux dossiers suivants y figurent par défaut: Le dossier My Files est automatiquement synchronisé avec le cloud si le client Storebox est installé sur votre ordinateur. Dans cet exemple, vous pouvez y trouver des documents, des fichiers PDF et des images. Le dossier Shared With Me contient l intégralité du contenu que vous partagez actuellement avec d autres utilisateurs de Storebox. Dans cet exemple, vous y trouvez un projet intitulé «project share 02», qui inclut une présentation sur laquelle «Stefan Lengacher demo», du service Marketing, travaille avec vous. 4/21

5 L onglet Devices répertorie tous vos appareils (stations de travail sur lesquelles le client Storebox est installé, passerelles NAS et terminaux mobiles avec l application CTera) qui sont connectés à votre compte sur le portail Storebox. Sous chaque appareil s affichent la date et la taille de la dernière sauvegarde. 3 Réalisation de tâches simples avec des fichiers 3.1 Recherche de fichiers Vous pouvez rechercher des fichiers dans un dossier. 1. Dans le champ Rechercher ce dossier, saisissez tout ou partie du nom du fichier que vous souhaitez rechercher. Les fichiers correspondants s affichent. 2. Pour supprimer la recherche, cliquez sur en regard du champ Search this folder. 3.2 Sélection de fichiers 5/21

6 Sélectionnez des fichiers et des dossiers sur lesquels vous souhaitez réaliser des opérations. Vous disposez des options suivantes: Cochez la case en regard du fichier / dossier concerné. Pour sélectionner tous les fichiers et dossiers, cochez la case en haut de la colonne des cases à cocher ou cliquez sur la flèche vers le bas située en haut de la colonne des cases à cocher, puis sur Select All. Pour sélectionner un groupe de fichiers, cliquez sur la flèche vers le bas située en haut de la colonne des cases à cocher, puis sur Select Files. Pour sélectionner un groupe de dossiers, cliquez sur la flèche vers le bas située en haut de la colonne des cases à cocher, puis sur Select Folders. Pour supprimer votre sélection, cliquez sur la flèche vers le bas située en haut de la colonne des cases à cocher, puis sur Select None. 3.3 Téléchargement de fichiers Vous pouvez télécharger des fichiers et des dossiers. La sélection de plusieurs fichiers et/ou dossiers déclenche automatiquement un téléchargement sous forme de fichier.zip. 1. Sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité. Cf. Sélection de fichiers (page 5). 2. Cliquez sur l icône Download. 3.4 Chargement de fichiers Intéressons-nous maintenant à la manière de charger des fichiers dans le dossier My Files. Pour procéder au chargement d un fichier, il vous suffit de naviguer jusqu à ce fichier ou d utiliser la fonction glisserdéposer. 1. Cliquez sur le dossier My Files. La page My Files apparaît. 2. Vous pouvez soit cliquer sur l icône Upload et naviguer vers les fichiers que vous souhaitez charger, soit faire glisser les fichiers de votre PC vers la fenêtre du navigateur. Vous pouvez également faire glisser des dossiers entiers (y compris avec des sous-dossiers). Indication : Elle est partiellement prise en charge par les versions 10 et ultérieures d Internet Explorer, qui supportent uniquement le glisser-déposer des fichiers (mais pas des dossiers) en raison d une restriction du navigateur. Internet Explorer 9 ne prend pas en charge les chargements par glisser-déposer. 6/21

7 3.5 Attribution d un nouveau nom à des fichiers 1. Sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité. Cf. Sélection de fichiers (page 5). 2. Cliquez sur l icône Renommer. Le nom du fichier ou du dossier peut désormais être modifié. 3. Renommez le fichier ou le dossier. 4. Cliquez sur Save. 3.6 Copie / déplacement de fichiers Vous pouvez copier des fichiers ou les déplacer vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité. Cf. Sélection de fichiers (page 5). 2. Cliquez sur l icône Copier/Déplacer. La fenêtre Copier/Déplacer apparaît. 7/21

8 3. Cliquez sur le dossier de destination souhaité. 4. Cliquez sur Copier ou sur Déplacer. 3.7 Suppression de fichiers 1. Sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité. Cf. Sélection de fichiers (page 5). 2. Cliquez sur l icône Supprimer. Un message de confirmation s affiche. 3. Cliquez sur Delete. 3.8 Restauration de fichiers supprimés Vous pouvez afficher et restaurer des fichiers supprimés. 1. Dans le dossier My Files, cliquez sur l icône Show Deleted Items. Tous les fichiers supprimés sont affichés. 2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez restaurer. Cf. Sélection de fichiers (page 5). 8/21

9 3. Cliquez sur l icône Annuler la suppression. 3.9 Affichage de fichiers Il vous suffit de cliquer sur un fichier pour l afficher dans votre visualiseur en ligne. Vous pouvez ensuite l imprimer, le télécharger et effectuer des recherches. Un très grand nombre de types de fichiers sont pris en charge. Si la visualisation en ligne n est pas prise en charge pour votre type de fichier, le portail Storebox vous propose de le télécharger. Des types de fichiers d une grande diversité sont pris en charge, notamment: Formats de documents: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, ODT, ODS, ODP et de nombreux formats de documents plus anciens Formats Web: HTML, SVG Formats d images: TIFF, JPG, JP2, GIF, PNG, RAS, CAL, MIL, DIB, BMP, PSD, PCT, PCX, DCX, PCD, WMF, EMF, TGA, etc. Fichiers d images médicales: DICOM Formats CAO: DGN (support de DGN V7 et V8, y compris V8 XM et V8I), DWG (version 2.5 par 2014), DXF (version 2.5 par 2014) Formats de courrier électronique: EML, MSG Autres formats: txt 9/21

10 Les fichiers s affichent au moyen d un visualiseur natif HTML5 et aucun plug-in de navigateur n est requis. Les recherches au sein d un fichier ainsi que le copier-coller de texte sont pris en charge. Remarque: Les fichiers protégés par mot de passe ne peuvent pas être prévisualisés. La taille de fichier maximale pour la prévisualisation est 5 Mo Modification de fichiers au moyen de Storebox Edit for Chrome Vous pouvez modifier des fichiers localement. Les changements sont alors automatiquement répercutés sur le portail. A l heure actuelle, cette fonctionnalité est uniquement disponible avec Google Chrome on Windows (les futurs releases seront compatibles avec davantage de navigateurs et de systèmes d exploitation). Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez installer le client Storebox et le connecter à votre compte sur le portail. Le plug-in Edit doit également être activé dans Google Chrome. 1. Sélectionnez un fichier dans le dossier My Files ou Shared with Me, puis cliquez sur l icône Edit. Le fichier est téléchargé sur votre PC et s ouvre dans le programme associé à ce type de fichier. 2. Apportez-y les changements souhaités, puis enregistrez-le. Le fichier chargé est automatiquement synchronisé avec le portail. 3. La dernière version du fichier est désormais disponible et vous pouvez l afficher dans le visualiseur en ligne Utilisation de l historique des versions Vous pouvez afficher, télécharger et restaurer des versions antérieures d un fichier. 1. Sélectionnez un fichier dans le dossier My Files, puis cliquez sur l icône Historique de Version. La boîte de dialogue Versions liste les différentes versions existantes du fichier. 10/21

11 2. Cliquez sur la version que vous souhaitez utiliser. 3. Procédez alors de l une des façons suivantes: 11/21

12 Pour afficher la version, cliquez sur Aperçu. Pour télécharger la version, cliquez sur Télécharger. Pour copier la version, cliquez sur Copier vers, naviguez vers l emplacement où vous souhaitez copier la version, puis cliquez sur Copier. Pour restaurer la version en remplaçant la version actuelle par l ancienne, cliquez sur Restaurer. 4 Partage de fichiers Vous avez le choix entre deux méthodes pour partager des fichiers situés sur votre lecteur Cloud avec d autres personnes: Pour partager rapidement vos fichiers avec un large panel de destinataires non définis ou sur des réseaux publics, tels que Facebook ou WhatsApp, utilisez Public Links. Vous pouvez définir si les destinataires du lien sont autorisés à répondre en rechargeant les fichiers modifiés dans le dossier partagé. Cf. Utilisation de liens publics (page 12). Pour partager des fichiers en toute sécurité avec les membres d une équipe, des utilisateurs externes ou des groupes entiers, utilisez la fonction de collaboration. Cf. Collaboration sur des fichiers (page 14). 4.1 Utilisation de liens publics Vous pouvez partager un lien public vers n importe quel fichier ou dossier dans le lecteur Cloud. 12/21

13 1. Sélectionnez un fichier ou un dossier dans votre lecteur Cloud, puis cliquez sur l icône Link. La boîte de dialogue Public Links to apparaît. 2. Cliquez sur Créer un lien. Un lien vers le fichier est affiché. 3. A présent, vous pouvez effectuer l une des actions suivantes: Copiez le lien vers votre Presse-papiers en cliquant sur Copier, puis envoyez-le par e- mail aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager ce fichier. Configurez les autorisations du fichier sur Lecture seule ou Lecture / écriture en cliquant sur. Définissez une date d expiration pour le lien en cliquant sur. 13/21

14 Supprimez un lien existant en cliquant sur, puis sur Supprimer. Créez des liens supplémentaires vers le fichier en cliquant sur Créer un lien. 4. Cliquez sur Fermer. L icône du lien en regard du fichier / dossier devient bleue Suppression d un lien public 5. Cliquez sur l icône bleue du lien en regard du fichier ou du dossier. 6. Supprimez le lien existant en cliquant sur, puis sur Supprimer. 4.2 Collaboration sur des fichiers Vous pouvez inviter des collègues, des utilisateurs externes ou des groupes d utilisateurs à collaborer sur un fichier ou un dossier avec vous. Une notification sera envoyée par aux collaborateurs concernés afin de les inviter à collaborer sur le projet. Ils peuvent ensuite afficher ou modifier des fichiers au sein du projet et/ou ajouter des fichiers et des dossiers au projet en fonction des autorisations dont ils disposent. 1. Sélectionnez un fichier ou un dossier dans votre lecteur Cloud, puis cliquez sur l icône Collaborators. La boîte de dialogue Partager le dossier apparaît. 14/21

15 2. Saisissez une adresse , un nom d utilisateur ou un groupe d utilisateurs dans le champ, puis choisissez le contact avec lequel vous souhaitez collaborer. 3. Procédez alors de l une des façons suivantes: Configurez les autorisations du collaborateur sur Lecture seule ou Lecture / écriture en cliquant sur. Définissez une date d expiration pour le lien vers le fichier ou le dossier partagé en cliquant sur. Pour les utilisateurs externes définis par , définissez des paramètres d authentification tels que la vérification par pour plus de sécurité en cliquant sur. Supprimez un collaborateur existant en cliquant sur, puis sur Supprimer. 15/21

16 4. Définissez les paramètres de projet en cliquant sur et en sélectionnant les options de votre choix. Vous pouvez spécifier si le fichier ou le dossier peut être à nouveau partagé (Il s agit d un projet d équipe) et/ou synchronisé localement par d autres membres de l équipe (Autoriser les membres de l équipe à synchroniser ce dossier). 5. Cliquez sur Save. L icône des collaborateurs en regard du fichier / dossier devient bleue. Si vous avez collaboré sur un dossier, son icône devient bleue Suppression d une collaboration sur des fichiers 16/21

17 1. Cliquez à côté de l icône bleue du fichier ou du dossier. 2. Supprimez le(s) collaborateur(s) existant(s) en cliquant sur, puis sur Supprimer. 5 Configuration de votre profil d utilisateur Pour configurer votre profil d utilisateur, procédez comme suit: 1. Cliquez sur l avatar affiché dans l angle supérieur droit. Si vous n avez pas encore configuré d avatar, vos initiales sont affichées à la place. Une fenêtre contextuelle apparaît. 17/21

18 2. Cliquez sur Mon profil. La page Mon profil est affichée. 3. Pour charger un avatar, cliquez sur l icône représentant un appareil photo, naviguez vers le fichier image désiré, puis cliquez sur Ouvrir. 4. Pour modifier votre nom, procédez comme suit: a. Cliquez sur en regard de votre nom. La boîte de dialogue Modifier le nom est ouverte. 18/21

19 b. Renseignez les champs, puis cliquez sur Modifier le nom. 5. Pour modifier votre adresse , procédez comme suit: a. Cliquez sur en regard de votre adresse . La boîte de dialogue Modifier l adresse est ouverte. b. Renseignez les champs, puis cliquez sur Modifier l adresse Pour modifier votre entreprise, cliquez sur dans le champ Société, modifiez le nom de votre entreprise, puis cliquez sur. 7. Pour modifier la langue de l interface, sélectionnez la langue de votre choix dans la liste déroulante Langue. 8. Pour modifier votre mot de passe, procédez comme suit: a. Cliquez sur Modifier le mot de passe. La boîte de dialogue Modifier le mot de passe est ouverte. 19/21

20 b. Renseignez les champs, puis cliquez sur Modifier le mot de passe. 6 Gestion de vos appareils La page Devices affiche tous les appareils actuellement connectés à votre compte, à savoir ordinateurs portables, téléphones mobiles (avec l application Ctera), etc. Depuis cette page, vous pouvez vous connecter à un appareil, afficher les fichiers et les dossiers sauvegardés depuis un terminal, restaurer des sauvegardes et effectuer différentes tâches liées aux fichiers. 1. Cliquez sur l onglet Devices. La page Périphériques affiche alors des informations sur la taille et la date de la dernière sauvegarde. 2. Pour vous connecter à un appareil, cliquez sur l icône Connect. 3. Pour afficher le contenu sauvegardé depuis un appareil, cliquez sur. Le contenu sauvegardé pour l appareil apparaît. 20/21

21 4. Procédez alors de l une des façons suivantes: Pour afficher les sauvegardes antérieures, cliquez sur Plus de versions. Pour restaurer un fichier ou un dossier sauvegardé sur l appareil d origine, sélectionnez le fichier / dossier, puis cliquez sur Restaurer. Pour afficher, télécharger et partager des liens vers des fichiers et des dossiers, suivez les instructions fournies dans les pages précédentes du présent guide. 21/21