Politique en matière de fraude

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1 Politique en matière de fraude FÉVRIER 2014

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Application de la politique Objectif de la politique Politique en matière de fraude Définition de la fraude Obligations et responsabilités d un employé ou d un entrepreneur... 3 a) Obligations de l employé occupant un poste cadre... 3 b) Obligations de l employé et de l entrepreneur... 4 c) Soupçon de fraude Signalement d une fraude soupçonnée Enquêtes... 5 a) Responsabilité de mener une enquête... 5 b) Accès aux registres Questions à propos des enquêtes Mesures prises à la suite d une enquête Questions et conseils relatifs à la politique... 6 POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 1 FÉVRIER 2014

3 1. Application de la politique La présente politique a pour champ d application les employés, les directeurs, les membres de la haute direction, les agents et les entrepreneurs de Manitoba Telecom Services Inc. et de ses filiales (collectivement appelés la «société»). Toute référence à un titre de poste ou à un rôle faite dans la présente politique s applique à toute personne qui pourrait dans l avenir porter un autre titre ou tenir un autre rôle tout en assumant une fonction similaire en substance à celle du titre de poste ou du rôle mentionné. 2. Objectif de la politique La présente politique a été établie pour promouvoir des comportements organisationnels cohérents et pour faciliter le développement de procédures et de systèmes de contrôle visant à protéger l utilisation des ressources et des actifs de la société et à fournir des lignes directrices pour les enquêtes. La société adhère à des normes juridiques, éthiques et morales très élevées. Il est attendu des employés, des directeurs, des dirigeants et des agents (appelés collectivement «employés» ou individuellement «employé») et des entrepreneurs qu ils respectent aussi un tel engagement. La société a mis en place des procédures qui réduisent les possibilités de fraude, y compris des procédures et des systèmes de contrôle internes et d évaluation des risques. De plus, la société s efforce d instaurer une culture axée sur la sensibilisation au risque dans l ensemble de l organisation. 3. Politique en matière de fraude La fraude, sous quelque forme que ce soit, n est pas tolérée. Ceci comprend tout acte frauduleux perpétré contre la société ou contre un tiers dans le but de procurer un avantage à la société. Tout employé qui observe ou soupçonne un acte malhonnête ou frauduleux doit immédiatement le signaler conformément à la section 6 de la présente politique. Toutes les mesures raisonnables seront prises pour protéger la confidentialité de l identité d une personne qui dénonce, de bonne foi, une faute potentielle ou réelle. Cette dénonciation ne portera pas préjudice à l emploi de cette personne. La société s engage à enquêter sur tous les cas de fraude présumée et à prendre les mesures appropriées à la suite de l enquête. Toute enquête sera menée sans égard au nombre d années de service, au titre ou à la relation avec la société de la personne soupçonnée d avoir commis une faute. POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 2 FÉVRIER 2014

4 Les employés et les entrepreneurs qui commettent des actes frauduleux s exposent à des mesures disciplinaires, y compris le congédiement motivé, des poursuites pénales ou les deux. La société prendra les mesures nécessaires pour récupérer toute perte découlant d un acte frauduleux. 4. Définition de la fraude Aux fins de la présente politique, la fraude est définie comme tout acte malhonnête, irrégulier ou illégal, dont l intention délibérée est de dissimuler ou de présenter des renseignements faux entraînant le détournement des ressources de l entreprise, que ce soit ou non pour un gain personnel. Voici des exemples d agissements considérés frauduleux : la falsification ou la modification de tout document ou compte appartenant à la société (p. ex. un chèque, une traite bancaire ou un contrat); la communication frauduleuse de l information financière, y compris la manipulation des résultats et des revenus, l exagération des actifs ou la sous-évaluation du passif; l appropriation illicite de fonds, de valeurs, de fournitures ou d autres actifs; tout acte irrégulier lié à la gestion ou à la signalisation de transactions financières; les gains résultant de renseignements privilégiés sur les activités de la société; la divulgation volontaire de renseignements confidentiels et exclusifs à des personnes non autorisées; l acceptation ou la demande de tout objet ou service possédant une valeur matérielle et provenant d un entrepreneur, d un fournisseur, ou d une personne qui fournit des produits ou des services à la société; la destruction ou la suppression de registres; l enlèvement ou l utilisation inappropriés de meubles, d objets ou de pièces d équipement; et/ou tout acte inapproprié de même nature. 5. Obligations et responsabilités d un employé ou d un entrepreneur Dans le cadre de la présente politique, les obligations et responsabilités suivantes sont celles des employés ou des entrepreneurs : a) Obligations de l employé occupant un poste cadre : Tous les directeurs ont l obligation de se familiariser avec les types d actes irréguliers qui pourraient être commis dans leur secteur de responsabilité et d être à l affût de tout signe POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 3 FÉVRIER 2014

5 d irrégularité. Ceci comprend l identification des risques auxquels sont exposés les systèmes et les procédures, le développement et le maintien de systèmes de contrôle pour prévenir et déceler la fraude, et la mise en application des règles assurant la conformité à ces systèmes de contrôle. b) Obligations de l employé et de l entrepreneur : Les employés et les entrepreneurs de tout niveau doivent prévenir la fraude en se conformant à toutes les lois et tous les règlements, codes d éthique et politiques professionnelles. Les employés et les entrepreneurs doivent agir correctement dans le cadre de l utilisation des ressources et du traitement des fonds de la société, que leur travail concerne les transactions au comptant ou les systèmes de paiements, les reçus ou les transactions avec les fournisseurs. c) Soupçon de fraude : Les employés et les entrepreneurs qui soupçonnent des agissements frauduleux doivent les signaler conformément à la section 6 de la présente politique. Négliger de signaler une fraude soupçonnée peut entraîner des mesures disciplinaires. Toute personne qui fait de fausses allégations de fraude s expose à des mesures disciplinaires. Un employé ou un entrepreneur ne doit en aucun cas tenter ce qui suit lorsqu il soupçonne une fraude : i. mener personnellement une enquête ou des interrogatoires liés aux soupçons d agissements frauduleux; ou ii. communiquer avec la personne soupçonnée dans le but de préciser les faits ou de demander un dédommagement. 6. Signalement d une fraude soupçonnée Tout employé ou entrepreneur qui observe ou soupçonne un acte malhonnête ou frauduleux doit immédiatement le signaler au directeur principal, Sécurité de l entreprise, au directeur principal, Vérification interne ou au chef des Activités et de la Stratégie de l entreprise et secrétaire général. Si vous préférez ne pas le signaler à l une des personnes ci-dessus, vous pouvez aussi soumettre un rapport écrit au président du comité de vérification. Ce rapport écrit doit fournir une description complète de la fraude soupçonnée. La société fera en sorte que toute enquête nécessaire soit menée, conformément à la section 7 de la présente politique. Au cours d une enquête, le directeur principal, Sécurité de l entreprise peut, s il le juge nécessaire, interagir avec des personnes dans d autres services de la société, comme les Ressources humaines ou les Services juridiques. POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 4 FÉVRIER 2014

6 Toutes les mesures raisonnables seront prises pour protéger la confidentialité de l identité d une personne qui dénonce, de bonne foi, une faute potentielle ou réelle. Cette dénonciation ne portera pas préjudice à l emploi de cette personne. La société a de plus mis sur pied un mécanisme de signalement anonyme et confidentiel par l entremise d une entreprise indépendante, accessible au moyen d une application Web à l adresse ou en appelant au Enquêtes Le processus ci-après est suivi lorsqu une enquête est menée. a) Responsabilité de mener une enquête : Il incombe d abord au service Sécurité de l entreprise de coordonner une enquête pour toute allégation de fraude dont les motifs sont suffisants. À l exception du service Sécurité de l entreprise, personne ne doit tenter de mener une enquête ou des entrevues liées à toute allégation de fraude. Toutes les précautions doivent être prises au cours d une enquête sur des actes irréguliers ou répréhensibles présumés de manière à éviter de porter des accusations erronées ou d avertir les personnes soupçonnées qu une enquête est en cours. b) Accès aux registres : Au cours d une enquête, le service Sécurité de l entreprise jouit d un accès libre à tous les registres et aux locaux de la société, et il dispose de l autorité nécessaire pour examiner, reproduire ou prélever en tout ou en partie le contenu des dossiers, bureaux, armoires et autres installations d entreposage sur place sans obtenir préalablement la permission de toute personne qui utilise ou qui a la garde de ces articles ou de ces installations, lorsque ceux-ci font partie du champ de l enquête. Cet accès n est accordé que dans le cadre d une enquête et il doit être conforme à la législation applicable en matière de protection de la vie privée ainsi qu aux contrats d emplois et aux conventions collectives. 8. Questions à propos des enquêtes Quiconque voulant formuler une requête sur les activités d une personne faisant l objet d une enquête, son avocat ou représentant, ou tout autre agent d enquête, doit s adresser au directeur principal, Sécurité de l entreprise, ou au directeur principal, Vérification interne. Aucun renseignement sur l état de l enquête ne doit être fourni à qui que ce soit sans l autorisation écrite du chef des Activités et de la Stratégie de l entreprise et secrétaire général. La réponse appropriée à toute requête est la suivante : «Je ne suis pas en mesure de discuter de cette question.» POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 5 FÉVRIER 2014

7 Il ne faut jamais faire référence à «l allégation», au «crime», à «la fraude», à «la falsification», à «l appropriation illicite» ni formuler toute autre référence précise. 9. Mesures prises à la suite d une enquête Les résultats de l enquête seront dévoilés dans un rapport écrit préparé par le service Sécurité de l entreprise. Ceux-ci seront ensuite présentés par le directeur principal, Vérification interne, au comité de vérification, puis au conseil d administration. En fonction des résultats de l enquête, la direction décidera des mesures disciplinaires qui seront prises, du renvoi à l organisme d application de la loi responsable et des modifications à apporter aux processus et aux systèmes de contrôle, s il y a lieu. Toute mesure prise en réponse à un acte frauduleux doit être approuvée par le chef des Activités et de la Stratégie de l entreprise et secrétaire général de Manitoba Telecom Services Inc. La société prendra les mesures nécessaires pour récupérer toute perte découlant d un acte frauduleux. La décision d entreprendre des poursuites civiles ou de communiquer les résultats de l enquête à l organisme d application de la loi ou de réglementation approprié, aux fins d enquête indépendante, sera prise de concert par le chef des Activités et de la Stratégie de l entreprise et secrétaire général et par la haute direction. Il en va de même pour les décisions concernant le sort final du cas à l enquête. 10. Questions et conseils relatifs à la politique Votre directeur est généralement la première personne avec qui communiquer si vous avez des questions sur un aspect de la présente politique. Dans certains cas, il se peut que vous préfériez discuter du problème avec quelqu un d autre que votre directeur. Le cas échéant, veuillez consulter la section 6 du Guide d éthique professionnelle. Si un doute subsiste à savoir si une action constitue une fraude, vous êtes prié de communiquer avec le service Sécurité de l entreprise. * * * POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE PAGE 6 FÉVRIER 2014

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