T-Service. Manuel du module de communication. Multi-OS Informatica S.P.R.L. Siège social : Rue de Mignault, B 7062 NAAST N TVA : BE

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1 T-Service Manuel du module de communication 1

2 Table des matières Configuration du module 3 1. Configuration des utilisateurs 3 2. Configuration des envois de sms 4 3. Configuration des s 4 Gestion de la communication 5 Envoi multiple de SMS 5 Envoi de SMS à un destinataire qui n est pas repris dans T-Service 6 Préparation de modèles de SMS 6 Envoi multiple d s 7 Visualisation des s envoyés à une salariée ou à un client 8 Configuration de SMS et événementiel 9 Envoi des Lettres de rappel via 10 Envoi automatisé de SMS lors d une absence 11 Visualisation des SMS et s envoyés 12 Envoi automatisé des anniversaires par SMS 13 2

3 Configuration du module Le module de communication permet : D envoyer des pour les lettres de rappel, D envoyer des sms. Pour dire que la manne est finie d être repassée, pour donner l adresse du remplacement à la salariée, Pour prévenir le client d un changement d aide-ménagère, Pour souhaiter un bon anniversaire à un de vos clients ou salariés. Pour ce faire il faut configurer le programme de cette façon : 1. Configuration des utilisateurs Dans le menu principal allez dans fichier Mise à jours des groupes de travail Groupes de travail Completez les champs Login et le numéro de GSM associé. Il faut que le login corresponde avec le login au démarrage de T-Service. Cela permet d identifier la personne qui envoie le SMS et inscrire celle-ci en tant qu expéditeur du message. 3

4 2. Configuration des envois de sms Tout d abord il faut entrer un numéro de GSM expéditeur. Ouvrez la fiche société et sélectionner l onglet SMS (Fichier Mise à jour de la société Modifier Onglet Téléphone/SMS Onglet SMS) Il est obligatoire de renseigner le GSM principal qui est utilisé comme numéro de GSM par défaut. L option Toujours sauf pour les utilisateurs suivants permet d envoyer des SMS par rapport à l utilisateur qui se connecte à T-Service. Il faut donc que les utilisateurs aient un numéro de GSM associé. Lorsqu un utilisateur connecté n est pas repris dans la liste, c est le GSM principal qui lui est assigné défaut. 3. Configuration des s Il faut renseigner l de l expéditeur : 4

5 Gestion de la communication Envoi multiple de SMS Dans le Menu principal Communication SMS Gestion des SMS L envoi multiple vous permet d adresser un ou des SMS aux clients, salariés et utilisateurs. Vous pouvez choisir à qui expédier le message en cochant les cases correspondantes. Les utilisateurs (Users) correspondent aux différents utilisateurs inscrits dans T-Service. Une fois la selection des destinataires établie, appuyer sur Envoyer. T-Service affichera alors le nombre total de SMS envoyés. 5

6 Envoi de SMS à un destinataire qui n est pas repris dans T-Service Dans la fiche gestion des SMS onglet personnalisé Cette fonction vous permet d envoyer un ou plusieurs SMS à un destinataire qui n est pas enregistré dans T-Service. Il est impératif de remplir le champ GSM du destinataire pour effectuer l envoi. Préparation de modèles de SMS Cette fonction du module vous permet de préparer les SMS réccurents. Ils seront donc enregistrés pour une utilisation ultérieure. Lorsque vous devrez adresser un ou plusieurs SMS, les flèches de la bibliothèque vous permettront de sélectionner le modèle de SMS adéquat. Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur Nouveau, remplissez les champs adéquat et faites Appliquez. 6

7 Envoi multiple d s Le même principe que l envoi multiple de SMS s applique pour les s avec possibilité de pièce jointe L envoi d vous permet de contacter également vos fournisseurs, ce qui n est pas possible pour l envoi de SMS. La marche à suivre pour envoyer un message électronique est la suivante : 1. Sélectionner un ou plusieurs destinataires en cochant les cases correspondantes. Cliquez sur les champs Clients, Salariés, Users et Fournisseurs pour afficher la liste complète des destinataires disponibles; 2. Saisissez l objet du message dans le champ Objet; 3. Ajouter un ou plusieurs fichiers attachés. La capacité des boîtes de messagerie est variable, il est donc préférable d avoir un poids total de pièce(s) jointe(s) de maximum 5 Mo. Cela vous assurera un transfert correct de tous les fichiers joints; 4. Ajouter le corps du message via le champs textuel prévu à cet effet. Vous avez la possibilité de préformater votre texte pour obtenir une configuration personnalisée; 5. Envoyer votre message en cliquant sur le bouton Envoyer. 7

8 Visualisation des s envoyés à une salariée ou à un client La visualisation des s envoyés est disponible pour une salariée ou un client. Directement via la table client et la table salarié dans l onglet document, cliquez sur l icône représentant une lettre. La fiche ing apparaît, en cliquant sur le bouton Voir s, T-Service vous listera les s envoyés. La liste de tous les s envoyés au client ou au salarié sélectionné s affiche dans le cadre ci-contre. 8

9 Configuration de SMS et événementiel La première étape pour pouvoir utiliser des SMS et s événementiels est de configurer les relations possibles. Par exemple, pour les Clients, l activation des lettres de rappel vous permettra d envoyer directement les lettres de rappel par . Pour chaque client, il est impératif de remplir correctement les champs GSM et pour pouvoir communiquer via ces canaux. Pour envoyer les lettres de rappel aux clients par , il faut activer les lettres de rappel en cochant la case et la case Activation. Automatiquement, l envoi des lettres de rappel sera effectué par . 9

10 La même procédure s applique pour les SMS et événementiels au niveau des salariés. Allez dans la Fiche Salarié, dans l onglet communication et cochez les cases correspondantes aux événements voulus. Envoi des Lettres de rappel via Une fois la configuration des SMS et s événementiels, vous pouvez utiliser ces nouvelles fonctionalités. Après avoir généré les lettres de rappel. Il vous suffit de cliquer sur le bouton lettres, T-Service envoie alors les s et imprime les lettres de rappel lorsque le client ne désire pas recevoir les lettres de rappel par mail 10

11 Envoi automatisé de SMS lors d une absence Dans la Table Absence (table Salarié Bouton Absence) Grâce au module de communication vous savez directement envoyer un message aux client dont l aideménagère est absente. Cliquez sur la période de congé de votre salarié et ensuite sur le bouton envoi SMS. Une nouvelle fenêtre apparaît, vérifiez le texte à envoyer au client et cliquez sur le bouton envoyer. 11

12 Visualisation des SMS et s envoyés Pour voir la liste des SMS envoyés, allez dans le menu Communication SMS Liste SMS. Pour voir la liste des s envoyés, allez dans le menu Communication ing État des s. 12

13 Envoi automatisé des anniversaires par SMS Pour envoyer un SMS lors de l anniversaire d un de vos clients ou salariés, allez dans la table Message SMS différé à envoyer (communication SMS Message différé à envoyer) Il vous est possible de modifier le contenu du SMS avant de l envoyer. Pour ce faire, double-cliquez sur le champs contenu SMS. Une fois les SMS prêts, cochez les cases associées aux SMS que vous désirez envoyer et cliquez sur le bouton envoyer. 13

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