INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS

Transcription

1 INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS Congrès de l AQPF 2013, Montréal, du 20 novembre au 22 novembre 2013

2 2 Informations pour les exposants TABLE DES MATIÈRES 1 CONGRÈS DE L AQPF CONTACT À L AQPF LIEU DU CONGRÈS HÉBERGEMENT REPAS DU MIDI REMISE DES PRIX AQPF-ANEL, CONFÉRENCE ET COCKTAIL VISIBILITÉ DANS LE GUIDE DU CONGRESSISTE HEURES D OPÉRATION DE L ÉVÈNEMENT MONTAGE DÉMONTAGE EXPÉDITION ET MANUTENTION DE VOTRE MATÉRIEL ACCÈS AU DÉBARCADÈRE STATIONNEMENT PLAN DU SALON DES EXPOSANTS ESPACE DU STAND COMPAGNIE DE SERVICES D EXPOSITION ÉLECTRICITÉ INTERNET ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL INSCRIPTION TIRAGE RESTRICTIONS GÉNÉRALES Aires communes Consommation de breuvage lors du montage et du démontage Incendie OBLIGATION DE L EXPOSANT Assurances Sécurité... 8

3 3 Informations pour les exposants 1 CONGRÈS DE L AQPF 2013 INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS Nous sommes heureux de vous accueillir à notre 46 e congrès annuel qui se tiendra du 20 novembre au 22 novembre 2013 au Fairmont Reine-Élizabeth à Montréal. Cette année, la thématique du Congrès est «Délier la langue». 2 CONTACT À L AQPF Isabelle Péladeau, directrice générale de l AQPF, responsable des exposants et des commanditaires. Tél. : (450) , Cell. : (514) , sans frais : 1 (800) , courriel : dg@aqpf.qc.ca Chantal Forest, adjointe administrative Tél. : (450) , sans frais : 1 (800) , courriel : info@aqpf.qc.ca 3 LIEU DU CONGRÈS Fairmont Le Reine Élizabeth 900, boulevard René-Lévesque Ouest, Montréal, Québec, H3B 4A5 Tél. : (514) , Sans frais : 1 (800) , Fax : HÉBERGEMENT Un bloc de chambres a été réservé au Reine-Élizabeth pour l AQPF. Vous pouvez réserver une chambre en vous rendant sur le site Internet créé pour l occasion: Vous pouvez aussi réserver par téléphone aux numéros suivants : , Sans frais : en spécifiant que vous réservez dans le cadre du congrès 2013 de l AQPF. 5 REPAS DU MIDI Le cout des repas du midi n est pas inclus dans le tarif pour le stand et la table. De plus, il est important de noter qu il ne nous sera pas possible de vous fournir des boites à lunch. Cependant, il y a plusieurs restaurants à l hôtel et à sa proximité. 6 REMISE DES PRIX AQPF-ANEL, CONFÉRENCE ET COCKTAIL Il nous fait plaisir de vous inviter à la remise des Prix littéraires AQPF-ANEL qui cette année se fera lors de la soirée d ouverture au Salon du livre de Montréal. Si vous souhaitez participer à cet évènement nous vous remettrons un laissez-passer, nous vous demandons de vous présenter au comptoir d inscription de l AQPF, le mercredi 20 novembre entre 16 h et 19 h pour vous le procurer. Nous vous convions également à la conférence pour tous qui sera offerte le jeudi 21 novembre, dès la fermeture du Salon des exposants, à 17 heures. Vous êtes également invités à participer, de 18 h à 20 h, au cocktail qui suivra cette conférence. Nous remettrons aux exposants (2 personnes par stand) intéressés un coupon qui donne droit à une consommation. 7 VISIBILITÉ DANS LE GUIDE DU CONGRESSISTE Tous les exposants et commanditaires seront présentés dans le Guide du congressiste pour cela, nous avons besoin de votre logo (fichier PDF ou JPEG, 300 dpi, grayscale) et d une courte description (250

4 4 Informations pour les exposants caractères) de votre organisme. Nous avons besoin de ces éléments au plus tard le 15 septembre Auquel cas, il nous sera impossible d insérer votre logo dans le document. 8 HEURES D OPÉRATION DE L ÉVÈNEMENT Le Salon des exposants se tiendra le jeudi 21 novembre de 8 h à 17 h et le vendredi 22 novembre de 8 h à 13 h 30. Les pauses café et les périodes de diner sont des moments de grande affluence au Salon des exposants. Notez toutefois qu il est toujours ouvert pour les congressistes qui désireraient s y rendre pendant les ateliers. Les pauses café se prendront dans les salles Hochelaga 1 à 4 où seront situés les stands d exposition. Toutes les salles de réunion se situent au premier étage de l hôtel. Les congressistes auront facilement accès au Salon des exposants. En avant-midi, les pauses se tiennent de 10 h 15 à 10 h 45. Les diners auront lieu de 12 h à 13 h 30. Le jeudi après-midi la pause se tient de 14 h 45 à 15 h MONTAGE Voici l horaire pour le montage des stands : Jour Date Heures Mercredi 20 novembre 15 h à 19 h 00 Jeudi 21 novembre 7 h à 8 h 10 DÉMONTAGE Voici l horaire pour le démontage des stands : Jour Date Heures Vendredi 22 novembre 13 h 30 à 17 h Veuillez noter qu à la fin de l heure prévue pour le démontage de l exposition, tout équipement non récupéré par le transporteur ou le courrier de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l évènement et tous les frais encourus seront à la charge de l exposant. 11 EXPÉDITION ET MANUTENTION DE VOTRE MATÉRIEL Le service d expédition et de manutention de la marchandise sera géré par la société GES - Clarkson- Conway. L hôtel ne se chargera pas de la réception, de l entreposage et de la manutention du matériel, même pour celui livré la journée même. Vous avez le choix entre deux types de services d expédition et de manutention auprès de GES-Clarkson- Conway, soit de :

5 5 Informations pour les exposants livrer votre matériel à l hôtel, la journée du montage le 20 novembre de 15 h 00 à 19 h 00, il sera alors transporté jusqu à votre stand; livrer votre matériel à l avance et il sera entreposé puis livré la journée du montage du salon sur les lieux. GES-Clarkson-Conway communiquera avec vous avant la tenue du Congrès afin de vous permettre d exprimer vos besoins pour l expédition, l entreposage avant l évènement et la manutention de votre matériel. Pour toute information, vous pouvez communiquer avec (Ghislain Boucher poste 19 ) Courriel : (gboucher@ges.com) 12 ACCÈS AU DÉBARCADÈRE Si l équipement utilisé est important et nécessite l utilisation du débarcadère, La livraison doit se faire le mercredi 20 novembre entre 15 h et 17 h. Il est impossible de faire livrer à l avance de la marchandise à l hôtel. L hôtel n a pas l espace requis pour entreposer du matériel, elle refusera toute marchandise livrée avant le 20 novembre. Pour livrer de la marchandise à l avance, vous devez faire appel aux services offerts par GES-Clarkson-Conway qui l entreposera et la livrera. On accède au débarcadère par la rue Belmont, qui se situe à l arrière de l entrée principale de l hôtel.

6 6 Informations pour les exposants 13 STATIONNEMENT Il est possible de se stationner à l hôtel pour 29 $ par jour avec service de valet. Cependant, il est possible d utiliser le stationnement intérieur de la rue Belmont pour 20 $ par jour ou pour 18 $ pour 12 heures de stationnement. 14 PLAN DU SALON DES EXPOSANTS Nous vous fournirons un plan pour le Salon des exposants un mois avant l évènement. 15 ESPACE DU STAND Comme exposant ayant réservé un ou plusieurs stands, voici ce qu inclut votre forfait : 1 stand de 8 X 10; 1 structure tubulaire de rideaux (de 8 pi de haut et murs latéraux de 3 pi de haut); 1 table jupée de 6 pi X 30 po; 2 chaises; 1 affiche d identification par exposant; 1 corbeille à papier. 16 COMPAGNIE DE SERVICES D EXPOSITION La compagnie de services d exposition de notre congrès est GES-Clarkson-Conway. Voici les coordonnées : Ghislain Boucher- Représentant au service à la clientèle GES/Clarkson Conway t #19 f De la Gauchetière O, Suite 1165 Montréal, Qc, H5A 1K6 gboucher@ges.com Le montage et le démontage de votre stand sont inclus dans votre forfait. Cette compagnie offre divers autres services tels : la manutention à l avance ou sur place, l entreposage du matériel, l expédition du matériel, le transport du matériel, la location d ameublements, d accessoires, de panneaux, de stands rigides, de plantes, la signalisation, le nettoyage de stand et un service de main d œuvre. 17 ÉLECTRICITÉ Le service d électricité relève du Fairmont Le Reine Élizabeth. Si vous avez besoin d avoir l électricité à votre stand, vous devez compléter le formulaire qui vous sera acheminé par GES/Clarkson Conway avant le congrès.

7 7 Informations pour les exposants 18 INTERNET La connexion à Internet sans fil est gratuite. Si vous souhaitez une connexion filaire, veuillez communiquer avec nous, nous vous communiquerons le prix exigé par l hôtel pour obtenir ce service. 19 ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL Si vous désirez louer de l équipement audiovisuel tels un rétroprojecteur, un magnétoscope, un lecteur de DVD ou un moniteur pour votre stand, vous devez communiquer avec nous par courriel à l adresse info@aqpf.qc.ca. Nous vous transmettrons alors les couts de location de l appareil. Veuillez faire votre demande au plus tard le 4 novembre 2013 afin que nous puissions acheminer la commande à notre fournisseur de services audiovisuel. Veuillez noter que la location de tableau blanc interactif et de projecteur multimédia s avère très dispendieuse. 20 INSCRIPTION Vous pouvez vous présenter directement dans les salles Hochelaga 1 à 4, où sera situé le Salon des exposants, pour monter vos stands. Un membre de l équipe organisatrice du Congrès 2013 sera présent sur place pour vous accueillir. Si vous ne pouvez pas vous présenter le mercredi, le salon sera ouvert le jeudi matin dès 7 h afin de vous permettre d être prêts pour l ouverture. À votre arrivée, nous vous remettrons le porte-document remis aux congressistes. 21 TIRAGE Si vous organisez un tirage au cours du Congrès, il nous fera plaisir de l annoncer sur les tableaux d affichage. Nous communiquerons au cours du mois d octobre avec vous pour savoir si vous souhaitez ou non organiser un tirage et la nature des prix que vous ferez tirer afin d en organiser la publicité. 22 RESTRICTIONS GÉNÉRALES Veuillez prendre note que les restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon Aires communes L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles de l hôtel Consommation de breuvage lors du montage et du démontage Afin de minimiser les risques d accident, et à moins d une entente particulière, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage Incendie L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Il doit respecter les normes et règlements de sécurité du service des incendies de la ville de Montréal.

8 8 Informations pour les exposants 23 OBLIGATION DE L EXPOSANT 23.1 Assurances L exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité». L AQPF et le Fairmont Reine- Élizabeth n assument aucune responsabilité pour les dommages causés par le feu, l eau, les accidents, le vol, le vandalisme et autres causes dans les lieux loués ou durant les transitions dans l immeuble. Ces restrictions s appliquent aux dommages corporels et aux dommages matériels qui pourraient affecter les produits, stands, équipements ou décorations Sécurité Les salles Hochelaga 1 à 4 où se trouvent les stands d exposition seront fermées à partir de 19 h 00 le mercredi 20 novembre et de 17 h 00 le jeudi 21 novembre. Nous vous remercions sincèrement de votre participation à notre Congrès. Au plaisir de vous rencontrer! Isabelle Péladeau Directrice générale de l AQPF et responsable des commanditaires et exposants