LES TRUCS ET ASTUCES DANS GESCOF

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1 LES TRUCS ET ASTUCES DANS GESCOF Voici une liste de petits trucs, qui ne sont pas forcément intuitifs dans GesCOF mais qui peuvent faciliter vos recherches ou vos saisies. Astuce N 1 => Rechercher Dans tous les modules de GesCOF, on va trouver un bouton qui permet une recherche rapide. Cliquez sur cette icône, le listing ci-dessous s affiche : Par le biais de ce listing, vous allez pouvoir trier les informations par ordre croissant ou décroissant, et/ou faire une recherche par critères. L utilisation du bandeau jaune : par exemple, si vous cliquez UNE fois dans la partie jaune où vous voyez marqué «intitulé» les informations du listing vont se classer par ordre alphabétique ou inverse. Tri alphabétique Tri Inverse L utilisation du bandeau vert : va vous permettre de faire une recherche par critère et de cumuler les filtres. Il vous suffit de taper dans la zone verte un bout du libellé par exemple et de faire «entrer» avec la touche du clavier pour activer le filtre. 1 seul filtre actif 2 filtres actifs DEFI Informatique 1 / 10

2 Pour supprimer les filtres faits dans les zones vertes, il suffit de double cliquez sur le critère saisi. Le champ se vide et le filtre s annule vous visualisez à nouveau tout le listing : 1 / Double clic 2 / Le champ se vide, vous visualisez à nouveau l ensemble du listing Astuce N 2 => Vider un champ Il existe certains champs dans GesCOF qu il semble impossible de vider, par exemple dans le module des clients le champ du code NAF. Passez du feu rouge au feu vert pour déverrouiller l écran des clients. Cliquez sur la flèche bleue en face du code NAF pour ouvrir le listing. Double cliquez dans la zone noire pour vider le champ. Le listing se ferme seul. Avant Après DEFI Informatique 2 / 10

3 Astuce N 3 => Enregistrer Vous avez sûrement remarqué que dans GesCOF, vous n avez pas de menu «enregistrer sous» ou de bouton d enregistrement symbolisé par une disquette. L enregistrement dans GesCOF se fait en passant d une saisie à l autre ou en sortant des modules comme il faut. Premier exemple : vous avez deux nouveaux produits à enregistrer. Saisissez votre premier produit et en cliquant sur le bouton «nouveau» pour passer à l enregistrement suivant GesCOF va enregistrer la première saisie. En cliquant sur nouveau GesCOF génère un enregistrement vierge et sauvegarde le précèdent. Deuxième exemple : vous n avez qu un seul produit à saisir. Saisissez le produit et sortez du module par la porte située en bas à droite. Au final dans GesCOF, prendre la porte revient à enregistrer. Astuce N 4 => Trouver la fonction d un bouton Si vous ne vous souvenez plus à quoi sert tel ou tel bouton dans GesCOF, il vous suffit de passer la souris dessus pour voir sa fonction s afficher en bas de l écran : Ici dans les sessions, en passant la souris sur le bouton ci-contre pour fonction de supprimer la session sur laquelle nous sommes. on peut voir qu il a DEFI Informatique 3 / 10

4 Astuce N 5 => Afficher un calendrier Dans la plupart des champs contenant des dates, il est possible d afficher un calendrier pour faciliter la saisie. Par exemple dans les sessions, pour entrer les dates butoirs de début et de fin, double cliquez sur le champ pour faire apparaître le calendrier et choisissez une date. Double clic pour faire apparaître le calendrier Cliquez sur la date à sélectionner dans le calendrier. Ce dernier se ferme automatiquement. Autant que possible affichez et sélectionnez vos dates par les calendriers. Astuce N 6 => Trier par ordre alphabétique L alphabet ci-dessus permet de trier les fiches sur les noms ou les raisons sociales. Si vous êtes dans le module des clients et que vous cliquez sur la lettre «D» par exemple, vous n aurez plus à l écran que les fiches clients dont la raison sociale commence par un «D». La première fiche qui apparaît est la première dans l ordre alphabétique. Pour les faire défiler servez vous des flèches. Pour supprimer le filtre actif sur la lettre «D» sans sortir des clients, cliquez sur le dernier bouton à droite de la lettre «Z» => Vous revenez automatiquement sur la première fiche client. DEFI Informatique 4 / 10

5 Astuce N 7 => Annuler et ré activer une session Quel est l intérêt d annuler et de ré activer une session? Vous pouvez être amené à annuler une session pour diverses raisons : manque d effectif, formateur malade, client plus disponible etc., annuler une session revient à l archiver temporairement. En la ré activant, vous gardez le bénéfice de tout ce qui a été saisi, il ne vous reste plus qu à modifier dates. Pour annuler une session : Depuis la session à annuler, déroulez le menu «Modules» et cliquez sur l option «Annuler la session». GesCOF vous pose la question ci-dessous à laquelle vous répondez «OUI» : Voici à quoi ressemble votre session annulée : DEFI Informatique 5 / 10

6 Pour ré activer une session : Entrer dans le module des Sessions, mettez vous en mode listing et cliquez sur l onglet «Annulées»pour chercher la session à ré activer : Double clic sur la session à ré activer pour l afficher en plein écran, puis déverrouillez là. Passez du feu rouge au feu vert pour déverrouiller l écran des sessions. Double cliquez sur le rectangle noir situé en bas à droite de l écran : GesCOF vous pose la question ci-dessous à laquelle vous répondez «OUI» : DEFI Informatique 6 / 10

7 Tout ce qui était saisi sur la session est conservé, vous n avez à changer les éléments pour actualiser. Astuce N 8 => Afficher le manuel Le manuel GesCOF est directement accessible depuis votre poste, depuis GesCOF. Il suffit que sur le poste vous ayez un accès à Internet. Vous avez 2 façons de visualiser le manuel : Depuis un module : si vous êtes dans l un des modules de GesCOF, par exemple le module des sessions, vous devez appuyer sur la touche F1 de votre clavier et voici ce qui s affiche : Répondez «OUI» à la question. Une fenêtre Internet s ouvre directement sur le chapitre concernant les sessions : DEFI Informatique 7 / 10

8 Depuis la page d accueil de GesCOF : cliquez simplement sur la touche F1 de votre clavier. GesCOF affiche directement une page Internet «l aide en ligne», sur laquelle vous avez à votre disposition tous les chapitres du manuel GesCOF. Cliquez simplement sur celui que vous voulez consulter pour l ouvrir. Astuce N 9 => Les mémos Un peu partout dans GesCOF vous avez des zones d observation ou des zones de texte. Par exemple dans les sessions vous avez sur la page d accueil une zone d observation. Cette rubrique vous permet de laisser à vos collègues une information en observation. Cette observation ne remonte nulle part et n est visible que par les utilisateurs GesCOF : Si vous demandez l édition d un document depuis la session, avant de basculer en mode visualisation, GesCOF vous affiche une fenêtre avec une zone de texte. Cette rubrique va vous permettre d intégrer dans le corps du texte du document qui va sortir une remarque supplémentaire : Toutes les annotations faites manuellement dans les champs ne sont pas mémorisées. DEFI Informatique 8 / 10

9 Pour certaines formations il est nécessaire de préciser certains points sur les convocations stagiaires. Prenons l exemple des formations CACES pour lesquelles les stagiaires sont invités à amener certains éléments : Plutôt que de taper le même texte avant l édition de chaque convocation, vous pouvez mémoriser dans les zones de texte cette phrase : Déroulez le menu «Documents/stagiaire client/convocations/automatique», la fenêtre suivante s affiche : Dans la zone de texte de l option N 2 (partie rouge zébrée ci-dessus), faites un double clic pour afficher l écran ci-dessous, et suivez les instructions : 1 / Tapez votre texte (maxi 255 caractères) dans le champ mémo 2 / Cliquez sur ce bouton pour mémoriser le texte. DEFI Informatique 9 / 10

10 Votre texte a été mémorisé. Toute les fois que vous réimprimerez les convocations, double cliquez dans la zone de texte pour ouvrir le mémo et récupérer le texte. Double clic sur le texte toute les fois où vous souhaitez le ré utiliser. Vous n êtes pas limité dans la quantité de mémos créés. DEFI Informatique 10 / 10