TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE SAINT DENIS DE LA RÉUNION SERVICE DES AFFAIRES FAMILIALES : LE BILAN APRES UN AN

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1 TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE SAINT DENIS DE LA RÉUNION SERVICE DES AFFAIRES FAMILIALES : LE BILAN APRES UN AN En mai 2011, au vu du stock important et des délais d audiencement particulièrement préoccupants en hors divorce, une réorganisation du service des affaires familiales était nécessaire et fut l un des projets de la juridiction. L ensemble des magistrats et fonctionnaires en charge du service ont participé, au sein d un comité de pilotage présidé par M CHATEAUNEUF, à diverses réunions de travail pour identifier les dysfonctionnements et rechercher une organisation performante dans la gestion des dossiers. L analyse de l organisation pré-existante avait montré en effet des faiblesses par le nombre important de magistrats intervenant au sein du service, par le manque de polyvalence du greffe, et la difficulté d adapter l organisation (notamment en nombre d audiences) à la gestion des flux. Pour rappel : En octobre 2011, des moyens ont été mis en oeuvre pour répondre aux objectifs fixés : Le renfort de l effectif magistrat et greffe - l affectation de 3 juges à 90% pour le service soit 2.70 équivalent temps plein travaillé (sans compter le service des tutelles mineurs) - un effectif greffe de 8 fonctionnaires (au lieu de 7) soit 8 équivalent temps plein travaillé : dont 3 greffiers et 5 adjoints administratifs faisant fonction de greffier. La création de 3 cabinets JAF composés chacun d un juge et de deux greffiers (ou faisant fonction de greffier) et répartition égalitaire et numérique des dossiers au sein des cabinets. Caque cabinet étant en charge de la globalité du contentieux des affaires familiales. Soit pour le greffe, des binômes polyvalents et une permanence assurée au sein de chaque cabinet par la présence d au moins un greffier sauf aléas. La création d un secrétariat commun JAF confié à un adjoint administratif en charge du tri du courrier du service, de l enregistrement des requêtes divorce et hors divorce, de l accueil des professionnels (et gestion des dates des assignations des cabinets) et des justiciables convoqués ou dirigés par le service du guichet unique de greffe

2 La création du service des tutelles mineurs en mars 2011, suite aux transferts des 3 tribunaux d instance de l arrondissement judiciaire, puis son intégration au sein du er service des affaires familiales le 1 septembre 20. Le contentieux a été confié et réparti sur le critère alphabétique du nom du mineur à deux ème des magistrats du service. Le 3 magistrat reprenant seul le JAF gracieux et les délégations d autorité parentale. Le greffe est assuré par un greffier à temps plein prenant en charge en sus les audiences dites DAP et Jaf gracieux. La mise en place d une permanence assurée par tour de rôle par les juges aux affaires familiales pour le traitement des urgences : demande d ordonnance de protection, gestion des référés urgents sollicités par les avocats. Un meilleur calibrage des audiences au vu du stock global et des objectifs fixés : * rajout d audiences supplémentaires en matières diverses : En contentieux divorce : la nouvelle organisation du service a prévu des audiences supplémentaires : - audiences mensuelles de tentative de conciliation (de 15 dossiers) contre 8 à 10 dans l organisation pré-existante. - 3 mises en état au lieu de 2 mensuelles. - 3 audiences de dépôts de dossier contre 4 dans l ancienne organisation (mais calibrage à la hausse au niveau du nombre de dossiers par audience - soit 20 dossiers par audience). En hors divorce : l organisation en cabinet a permis la planification de 15 audiences mensuelles de 25 dossiers (en requêtes et assignations en la forme des référés) contre 10 à audiences actuelles. En juge rapporteur (recherche et contestations de paternité / anciennes liquidation de régime matrimonial) l audience mensuelle a été fixé au sein de chaque cabinet et jointe à l audience de dépôt de dossiers en matière de divorce : soit 3 audiences mensuelles. * suppression des audiences dédiées aux divorces par consentement mutuel, ainsi que des audiences de commissions rogatoires qui sont fixées au sein des audiences du cabinet. * maintien de l audience mensuelle en délégation d autorité parentale et de l audience collégiale de la chambre du conseil.

3 Des locaux adaptés à l organisation en cabinets : - la proximité du greffe de chaque cabinet et du juge référent - l affectation des magistrats dans des bureaux permettant la tenue des audiences dans de bonnes conditions - le secrétariat commun du service à proximité directe de la salle d attente du public et de la salle 211 régulièrement utilisée par les avocats. L organisation d actions de formation au profit des fonctionnaires : Juge, Des formations ont été organisées et dispensées en interne : - la compétence du juge aux affaires familiales, formation assurée par Mme SANTORO, - le Juge de la mise en état, formation dispensée par Mme BEHARY, magistrat coordonnateur du service, Une session de formation sur le logiciel WINCITGI initiation et perfectionnement aura de plus lieu sur site du 11 au 17 décembre prochain. Une Communication et des partenariats riches : -L ordre des avocats a été associé à la mise en place de la nouvelle organisation du service, dans la définition des priorités et des délais cibles en matière d audiencement. -Un partenariat a été mis en place en mars 2011 avec la CAF et les associations dont L ARAJUFA pour filtrer les requêtes ne nécessitant pas la saisine du JAF au vu notamment de l impécuniosité du défendeur. Le nombre mensuel de saisines a diminué de façon significative à concurrence de plus de la moitié. - De même, une expérimentation sur la médiation familiale a été menée en partenariat avec différentes associations de médiation : ainsi dans chaque dossier hors divorce, une double convocation est envoyée pour inciter les parties à engager une médiation familiale et proposer au Juge le jour de l audience une demande d homologation d un accord amiable. Un suivi au fil des mois par le Comité de pilotage : - Diverses réunions de travail ont été tenues : Réunions préparatoires les 10/05/11 (mise en place du comité de pilotage) et 19/08/11 (définition du calibrage et l organisation des audiences) Réunions du comité de pilotage les 23/01/ (bilan à ), du 26/04/ (bilan à 6 mois et définition des objectifs cibles en matière d audiencement des dossiers), du 23/10/ (examen du calibrage des audiences du service, suivi et organisation de la permanence JAF) Réunions associant l ordre des avocats les 01/09/11 (présentation de la future organisation) et du 03/05/ (présentation des résultats obtenus et des projets de service)

4 - Un Tableau de bord mensuel a été élaboré : Il a été confié au greffier en chef adjoint la mission d élaborer et alimenter un tableau de bord permettant de suivre l activité, les délais d audiencement et d écoulement des stocks et pouvant servir de base de travail et permettre l adaptation de l organisation en fonction des objectifs définis. Un outil de suivi des dossiers anciens est de plus récemment mis en place - Une organisation ajustée au fil des mois : Organisation systématique des radiations administratives des ONC de plus de 9 mois depuis Mars 20 permettant de réduire le stock en attente d assignation et donc d agir sur les délais de traitement globaux de la juridiction en matière civile. Encourager les avocats dans la saisine par voie de requête en matière de hors divorce : En avril 20, au vu des délais d audiencement similaires entre les requêtes hors divorce et la fixation des assignations en la forme des référés, les avocats ont été invités à modifier leur pratique en hors divorce et ce pour permettre de pallier le retard du bureau d aide juridictionnelle dans la délivrance des décisions d AJ, de maîtriser l audiencement des dossiers et de participer à la maîtrise des frais de justice. Rééquilibrage des audiences et souplesse dans l organisation des audiences : En divorce phase conciliation et phase contentieuse, maintien du nombre d audiences mensuelles et du calibrage, En hors divorce : Du fait de la réduction importante du stock il a été prévu en janvier 20 de réduire le nombre d audience mensuelles de 15 à, puis en septembre 20 de regrouper les audiences requêtes et les audiences assignations et enfin à compter de janvier 2013, le calibrage par audience hors divorce sera réduit à 15 requêtes, 5 assignations et 5 renvois. Ponctuellement, transformation d une audience hors divorce en audience divorce au sein d un cabinet, ou calibrage différent et ce pour pourvoir interagir avec les procédures entrantes du mois et le stock à traiter. Rééquilibrage entre les cabinets en juin 20 : Au vu du stock important du cabinet 1 (36.7% du stock global contre 29% au cabinet 3) 52 procédures entrantes( ONC,10 assignations divorce et 30 requêtes hors divorce) ont été attribuées au cabinet 3. Il convient aujourd hui de faire le bilan à un an.

5 I - Analyse des stocks : situation au 31/10/20 Stock au dernier jour du mois oct-11 nov- 11 déc- 11 janv- févr- mars- avr- mai- juin- juil- aoû t- sept- oct- Divorce Hors divorce Global Réduction du stock à hauteur de 45% en 1 an. On note une importante réduction des stocks en 1 an et dans l ensemble des domaines de procédures : cette diminution a été progressive au fil des mois - En divorce : % (788 dossiers contre 19 au 31/10/11 soit 341 procédures de différence) - En hors divorce : % (619 dossiers contre 1431 au 31/10/11 soit 8 procédures de différence) don t 70 % en matière de contentieux relatif à l autorité parentale (419 dossiers contre 1398 au 31/10/11 soit 979 procédures en moins) Soit au total, une diminution du stock de 45% en 1 an (1407 procédures contre 2560 au 31/10 soit une différence de 1153 procédures) Explications : - La réduction du nombre de saisines? Oui, à hauteur de 15 % (soit 646 dossiers d écart ) et principalement en hors divorce où la diminution est de l ordre de 28 % Saisines Divorce- phase conciliation Divorce- phase contentieuse Divorce par CM Hors divorce Cumul Du 01/09/10 au 30/09/11 Du 01/10/11 au 31/10/ L augmentation du nombre de décisions mettant fin à l instance? Non : différence de 285 décisions mais le ratio décisions / saisines est meilleur (1.3 / 1.1) Décisions mettant fin à l instance Divorce- phase conciliation Divorce- phase contentieuse Divorce par CM Hors divorce Cumul Du 01/09/10 au 30/09/11 Du 01/10/11 au 31/10/ 708 onc autres fin 786 onc+ 164 autres fin

6 - Il convient de préciser que la partenariat avec la CAF a participé à la diminution des saisines en hors divorce et explique en partie seulement la réduction des stocks ; la nouvelle organisation et les efforts conjugués de tous ont permis d atteindre de tels résultats. 2- Autres observations sur le stock -Un stock dorénavant composé en grande partie par les procédures de divorce et ce à la différence de la situation de départ : En effet au 31/10/ : le stock du service des affaires familiales est composé à 56 % de procédures de divorce, de 30 % de procédures en hors divorce pur et de 14 % en autres compétences. Il y a un an, les procédures hors divorce pur représentaient 54.6 % du stock. -Un stock en grande partie audiencé : 59.9% du stock contre 46% en 2011 Explications : impact positif de la mise en place du secrétariat commun. Aujourd hui l objectif du secrétariat commun est de pouvoir enregistrer sous un délai de 15 jours. -Un stock plus récent : Au vu du tableau 10 de WINCITGI, l âge moyen du stock en octobre 2011 était de 10.6 mois en divorce et 6.5 mois en hors divorce ; il est aujourd hui de 7.7 mois en divorce, et de 4,9 mois en hors divorce. Explications : impact de l accélération du traitement des procédures, de la mise en place des mesures de radiations administratives des ordonnances de non conciliation de plus de 9 mois (482 depuis janvier 20), et du suivi des dossiers anciens. -Un stock réparti de manière différente entre les cabinets, mais l écart se réduit depuis quelques mois. Au 31/10/, 36.9% du stock est en cours au cabinet 1, 30.3% au cabinet 2 et 32.8% au cabinet 3 soit 88 dossiers d écart entre le cabinet 1 et le cabinet 2. Si la répartitition entre les cabinets est égalitaire en hors divorce pur, la situation devrait dans les prochains mois être identique en divorce : En effet, l écart entre les cabinets est important dans la phase dépôts dossiers, Le magistrat en charge du cabinet, avec l accord de son greffe, a pris les dispositions pour permettre un écoulement plus fluide du stock en rajoutant 10 délibérés divorce par mois en sus du calibrage habituel.

7 II - Analyse des délais : situation au 31/10/20 1- Des délais de convocation, d audiencement, et de délibéré répondant aux objectifs définis, gage d une bonne administration de la justice Lors de la réunion du comité de pilotage du 26 avril 20, suite aux premiers résultats déjà obtenus, des objectifs qualitatifs ont été définis en matière de délais de convocation et d audiencement.(délai entre le dépôt de la requête divorce et la date d audience). Le tableau de bord mensuel a ainsi permis de suivre de manière progressive la réalisation des objectifs qui sont aujourd hui presque atteints : Les délais de convocation sont d environ d un mois à 1mois et demi (au lieu de 15 jours en phase conciliation divorce) ; ils permettent donc aux justiciables de s organiser pour être présent à l audience. Les délais d audiencement sont d environ : -En divorce, phase de conciliation, l objectif est d audiencer à au lieu de 5 mois avant la mise en place de la nouvelle organisation. Il a été convenu qu il s agissait d un délai idéal permettant au défendeur de constituer avocat et réunir les pièces utiles à l examen du dossier le jour de l audience et ce pour éviter des renvois, rallongeant le délai de traitement des dossiers. Cet objectif est presque atteint il est actuellement de 3.5 mois dans les 3 cabinets. -En divorce, phase contentieuse, l objectif est de fixer à 1 mois en audience dépôt dossiers après la cloture. Le délai actuel de fixation est de. - En divorce par consentement mutuel, phase gracieuse, le délai cible d un mois a été maintenu dans la nouvelle organisation. -En hors divorce, l objectif est d audiencer à contre 11 mois avant la nouvelle organisation. mois Cet objectif a été atteint dès juillet 20 dans les 3 cabinets. Il est actuellement de 2.5 Les délais de délibéré sont courts de 15 jours en conciliation divorce et en hors divorce et d 1 mois en divorce phase contentieuse. Les prorogations sont exceptionnelles et ce à la différence de la situation préexistante.

8 2- Des délais de traitement satisfaisants Suite à l examen des délais de traitement au vu d un échantillonnage d une audience de novembre 20 par cabinet : phase conciliation divorce : un délai moyen de Cabinet 1- Audience du 23/11/20 N dossier Dépôt requête Enregistrement requête Audience de conciliation Date de l Ordonnance de non conciliation Délivrance copie exécutoire Délai /01850 /2489 /2491 /2624 /2625 /2645 /2650 /2651 /2652 / /05/ 16/07/ 17/07/ 03/08/ 03/08/ 26/07/ 25/07/ 25/07/ 25/07/ 25/07/ 25/05/ 30/07/ 30/07/ 07/08/ 07/08/ 08/08/ 08/08/ 08/08/ 08/08/ 09/08/ 19/09/ /11/ /11/ /11/ /11/ 6 mois Total : 40 mois / 10 dossiers : un délai moyen de. phase contentieuse divorce : un délai moyen de 10 mois Cabinet 2- Audience du N dossier Saisine Enrôlement Clôture MEE Audience de dépôts dossiers Date de la Décision Délivrance copie exécutoire Délai 11/ / / / / /1195 /1642 / /1753 / /2018 / / /09/11 03/02/ 28//11 24/04/ 11/01/ 04/08/10 24/04/ 03/04/ 22/02/ 05/06/ 09/11/11 01/08/ 26/08/11 07/10/11 15/03/ 16/01/ 21/05/ 01/02/ 22/09/10 18/05/ 21/05/ 15/03/ 08/06/ 06//11 17/08/ 21/09/ mois 11 mois 7 mois 10 mois 27 mois 7 mois 7 mois 9 mois 5 mois mois 15 mois Total 136 mois / 13 dossiers : délai moyen de 10,

9 Contentieux hors divorce : un délai moyen de Cabinet 3 - Audience du N dossier Dépôt requête Enregistrement requête Convocation du Audience Date du Jugement au fond Délivranc e copie exécutoire Délai /3356 /2976 /2978 /3018 /3019 /3022 /3162 /3208 /2135 /628 /925 13/09/ 30/08/ 11/09/ 21/08/ 20/08/ 01/08/ /09/ 26/09/ 05/06/ 02/02/ 08/02/ 08/10/ 11/09/ 11/09/ 13/09/ 13/09/ 13/09/ 20/09/ 26/09/ 19/06/ 22/02/ 08/03/ 15/10/ 13/09/ 13/09/ 13/09/ 13/09/ 13/09/ 20/09/ assignation 16/07/ assignation 23/03/ 2 mois 2 mois 2 mois 2 mois 5 mois 9 mois 9 mois Total : 4 / 11 dossiers : un délai moyen de 3.9 mois III - Les perspectives La consolidation du fonctionnement actuel du service Les objectifs en terme de réduction de stock et d amélioration des délais étant acquis, il apparaît opportun de maintenir l organisation actuelle du service en s attachant à maintenir des délais d audiencement moyens, un calibrage plus raisonnable des audiences et en intégrant de la souplesse dans la gestion de chaque cabinet. 2 - La mise en place de la communication électronique avec les avocats Il est convenu de la mise en place progressive de la communication électronique au sein du service des affaires familiales lors du premier trimestre 2013 pour une mise en place er effective au 1 septembre 2013 : la dématérialisation des échanges portera sur les audiences de mise en état, et l envoi des décisions aux avocats. L expérience de la communication électronique avec les avocats au sein de la 1 ère chambre civile sera propice à une mise en place facilitée au sein du service, de même que la future formation sur site du logiciel WINCITGI. Le 28/11/ Ludivine LO BONO Greffier en chef adjoint