Cahier des charges Chapiteaux et Equipements Carnaval Biarnés 2013

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1 Cahier des charges Chapiteaux et Equipements Carnaval Biarnés 2013 Table des matières Contexte... 2 Présentation des prestations... 2 Contenu... 2 Personnel... 2 Détail des lots... 3 Lot 1 : «Grand chapiteau»... 3 Lot 2 : «Petits chapiteaux»... 3 Lot 2-a : «Petits chapiteaux Verdun»... 3 Lot 2-b : «Chapiteaux Caça a l ors»... 3 Lot 2-c : «Chapiteaux Har Correr»... 4 Lot 3 : «Modules WC»... 4 Lot 4 : «Containers»... 4 Lot 5 : «Bungalows»... 5 Paiement et Pénalités... 5 Paiement... 5 Pénalités... 5 Montage... 5 Démontage... 5 Partenariat... 5 Réponse à ce Cahier des Charges... 6 Signatures... 6 Le représentant de l association Carnaval Pantalonada... 6 Le Prestataire... 6 Document Version 2 Page 1

2 Contexte Le Carnaval Biarnés est l'événement festif majeur de l'hiver dans la région sud-ouest personnes sur 6 jours de fête, plus de 500 musiciens et 400 acteurs bénévoles, tels sont les chiffres qui donnent une idée de la dimension de la manifestation. Un tel événement implique la mise à disposition de structures d accueil du public sécurisées sur tous les lieux de manifestation. Le présent document détaille les chapiteaux, structures et équipements nécessaires à l organisation du Carnaval Biarnés. Contenu Présentation des prestations Pour un (ou plusieurs) lot(s) donné(s), le prestataire retenu devra : Fournir une liste des personnes travaillant sous son autorité (Noms et Prénoms) afin de pouvoir lui fournir les badges d accès (cf. Personnel) Fournir les nom et prénom du référent technique ainsi que son numéro de portable (contact unique) Assurer l installation de la structure (éclairage compté si mentionné) Fournir un certificat de montage Pour les chapiteaux, obligation d effectuer un test à l arrachement et fourniture du document de preuve Exécuter la mise en place sous la direction du coordinateur technique de l association Carnaval Pantalonada Assurer le démontage de la structure Le nombre et la variété des intervenants sur les sites de la manifestation imposent une organisation rigoureuse en terme de planning. Le coordinateur technique du Carnaval Biarnés est chargé de cette synchronisation et il est donc, à ce titre, le donneur d ordres sur ce point particulier. Personnel La quantité et la valeur du matériel entreposé sous le chapiteau ainsi que l activité de nombreux prestataires sont telles que des mesures de sécurité devront être respectées impérativement. Afin d éviter tout risque de vol ou de dégradation, le personnel (liste fournie par le prestataire) devra donc obligatoirement porter un badge d accès fourni par l association pour accéder et circuler sur le site. Document Version 2 Page 2

3 Détail des lots Lot 1 : «Grand chapiteau» 1 Chapiteau principal de 30 m x 70 m 1 Chapiteau secondaire de 10 m x 30 m (lié au chapiteau principal) 1 Plancher partout sauf back stage (cf. plan) Eclairage de sécurité Note de calcul de la puissance de chauffage pour un delta de température (intérieur/extérieur) de 15 C Fourniture des chauffages pré remplis correspondant à la note de calcul Détail d implantation sur le plan C005 et C001 Lieu : Place de Verdun (côté Sud), Pau Date : o Montage : 04 et 05 février 2013 o Démontage : 13 et 14 février 2013 o Assistance (notamment sur le fonctionnement des chauffages) : astreinte de 18h à 04h du matin tous les jours de manifestation, intervention dans les 30 minutes Lot 2 : «Petits chapiteaux» Lot 2-a : «Petits chapiteaux Verdun» 4 Chapiteaux de 5 m x 5 m dont 2 avec plancher 4 Chapiteaux de 3 m x 3 m Eclairage des chapiteaux Détail d implantation sur le plan C005 Lieu : Place de Verdun (côté Sud), Pau Dates : o Montage : 04 et 05 février 2013 o Démontage : 13 et 14 février 2013 Lot 2-b : «Chapiteaux Caça a l ors» 2 Chapiteaux de 10 m x 15 m OU 1 chapiteau de 15 m x 25 m avec plancher 2 Chapiteaux 5 m x 5 m Lestage de la structure aux normes en vigueur Note de calcul (test à l arrachement) Eclairage des chapiteaux Détail d implantation sur le plan C008 Lieu : Place Royale, Pau Document Version 2 Page 3

4 o o Montage : 06 février 2013, prêt pour 15h Démontage : 07 février 2013, terminé pour 12h Lot 2-c : «Chapiteaux Har Correr» 3 Chapiteaux de 5 m x 5 m Lestage des structures aux normes en vigueur Détail d implantation sur le plan C011 Lieu : Place de Clémenceau, Pau o Montage : Soit le 08 février 2013, prêt pour 18h Soit le 09 février 2013, prêt pour 10h o Démontage : Soit le 10 février 2013, à partir de 19h Soit le 11 février 2013, terminé pour 10h Lot 3 : «Modules WC» 2 Bungalows sanitaire surface 15.00m2 dim. 6.05*2.45*2.75 équipé de WC, lavabos, urinoirs, cumulus, raccordable Eclairage intérieur Accès handicapés : plateforme et plan incliné pour P.M.R. Détail d implantation sur le plan C001 Fourniture du papier WC et savon liquide sur l ensemble de la manifestation Nettoyage des WC (renouvellement du papier, savon, changement poubelles) tous les jours suivants avant 11h : o le jeudi 07 février 2013 o le vendredi 08 février 2013 o le samedi 09 février 2013 o le lundi 11 février 2013 Lieu : Place de Verdun (côté Sud), Pau o Montage : 05 février 2013, prêt pour 20h o Démontage : 14 février 2013, terminé pour 12h Lot 4 : «Containers» 3 containers de 10 pieds 2 rampes d accès Détail d implantation sur le plan C005 Lieu : Place de Verdun (côté Sud), Pau Document Version 2 Page 4

5 o Montage : 06 février 2013, prêt pour 12h o Démontage : 13 février 2013, terminé pour 12h Fourniture d'un cadenas + 3 clefs par container Lot 5 : «Bungalows» 2 Bungalows surface 15.00m2 dim x 2.44 x Bungalows surface 6.50m2 dim x 2.45 x 2.60 Cf. coordinateur technique pour l agencement (positionnement des fenêtres et portes) Eclairage intérieur Détail d implantation sur le plan C005 Lieu : Place de Verdun (côté Sud), Pau o Montage : 06 février 2013, prêt pour 12h o Démontage : 13 février 2013, terminé pour 12h o Fourniture d un jeu de 3 clefs par bungalow Paiement et Pénalités Paiement Quel que soit le lot, le paiement s échelonnera selon le planning suivant : 30 % à la commande 70 % au 28 février 2013 Pénalités - Montage Tout retard d une journée sur le montage impacterait fortement le bon déroulement de la manifestation et fera l objet d une pénalité de 20% du montant total du prestataire concerné. - Démontage Tout retard d une journée sur le démontage ou tout non suivi des consignes du coordinateur technique du Carnaval Biarnés concernant le planning entrainera une pénalité de 10% du montant total de la commande du prestataire concerné. Partenariat Afin de soutenir la manifestation, le prestataire pourra faire apparaitre sur son devis initial son désir de prendre un encart dans le programme du Carnaval Biarnés (distribué à exemplaires). Les formats et prix des encarts possibles sont disponibles dans la rubrique téléchargement du site web : Format de l encart :.. Montant de l encart :.. euros Document Version 2 Page 5

6 Le prestataire qui fera un effort financier sera évidemment privilégié. Réponse à ce Cahier des Charges Retours des devis détaillés avant le 09 Novembre 2012 Retours par: o en pdf sur contact@carnavalbiarnes.fr o ET PAR courrier: à l'adresse suivante : Association Carnaval Pantalonada Consultations , boulevard Alsace Lorraine Pau Toute ristourne faite sur les prix standards pratiqués devra clairement apparaitre sur votre devis. Signatures Le présent contrat est établi en deux exemplaires Le représentant de l association Carnaval Pantalonada Nom / Prénom / Fonction : MONIN Claudie Présidente de Carnaval Pantalonada Fait le : à Signature précédée de la mention «Lu et approuvé» et cachet Le Prestataire Nom / Prénom / Fonction : Fait le : à Signature précédée de la mention «Lu et approuvé» et cachet *** Association Carnaval Pantalonada, 46 bd Alsace-Lorraine PAU Tél : / Mèl : contact@carnavalbiarnes.fr Document Version 2 Page 6

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