SPECIFICATIONS TECHNIQUES

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1 Annexe 2 du cahier des charges de l appel d offres ouvert N OIB.DR.2/PO/2014/072/636 «FOURNITURE DE GAZ NATUREL POUR LES IMMEUBLES OCCUPÉS ET/OU GÉRÉS PAR LES INSTITUTIONS EUROPÉENNES LOCALISÉS DANS LA RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE ET ENVIRONS» SPECIFICATIONS TECHNIQUES Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 1 / 10

2 SOMMAIRE 1. OBJET DU MARCHE DOCUMENTS DE REFERENCE POINTS DE FOURNITURES ET CONSOMMATIONS AJOUT D'UN POINT DE FOURNITURE (PF) SUPPRESSION D'UN POINT DE FOURNITURE (PF) VARIATION DE CONSOMMATION DE GAZ CALCUL DES LIMITES DE VARIATION DE CONSOMMATION PRIX ETABLISSEMENT DE L'OFFRE CE QUE LES PRIX INCLUENT OU N'INCLUENT PAS LES FORMULES DE REVISION Formule de prix pour les points de fourniture en basse pression Formule de prix pour les points de fourniture en moyenne pression LES INDEMNITES EN CAS DE VARIATION SUPERIEURE A 10% EVALUATION DES PRIX Prix des fournitures Montants des indemnités éventuelles Montant total de l'offre REVISION DES PRIX EN COURS DE CONTRAT MODE DE PAIEMENT... 8 ANNEXES : Annexe 2.1. : Annexe 2.2. : Listes des points de fourniture (PF) par institution et par immeuble. Relevés des consommations 2013 par points de fourniture. Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 2 / 10

3 1. OBJET DU MARCHE L'objet du marché vise la fourniture de gaz naturel pour les immeubles occupés et/ou gérés par les institutions européennes et localisés dans la région de Bruxelles-Capitale et environs. Les immeubles concernés avec leurs points de fourniture (PF) sont repris en annexe 2.1. Il s'agit principalement d'immeubles à usage de bureaux et la consommation de gaz est principalement destinée à la production d'eau chaude de chauffage et sanitaire. Pour les immeubles JL, LEX, EUROPA (EB), BERL, COLE et ORBN, une alimentation de gaz pour l'installation de cogénération est incluse. 2. DOCUMENTS DE REFERENCE Les présentes spécifications techniques et les documents de référence ci-après régissent le marché: L'ensemble de la réglementation applicable : directives européennes, législation et réglementation nationale belge et régionale applicables dans la Région de Bruxelles-Capitale et la Région flamande ou toute autre législation nationale ou régionale à venir. Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services et les modifications ultérieures. Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics et les modifications ultérieures. Loi du 29 avril 1999 relative à l'organisation du marché du gaz et les modifications ultérieures. Ordonnance du 1 er avril 2004 relative à l'organisation du marché du gaz en Région de Bruxelles-Capitale et ses modifications ultérieures. Décret "Het Energiebesluit" de la Région flamande du 19/11/2010 et annexes Toutes les réglementations relatives à la libéralisation et l organisation du marché du gaz. Arrêté royal du 21 décembre 2012 fixant des critères admis pour l'indexation des prix de gaz par les fournisseurs. 3. POINTS DE FOURNITURES ET CONSOMMATIONS Les points de fourniture concernés par le présent marché sont repris, par institution, en annexe 2.1. : nom d'immeuble adresse code EAN Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 3 / 10

4 L'annexe 2.2. reprend l'inventaire, par institution et par point de fourniture avec les consommations mensuelles de gaz enregistrées pendant l'année La quantité totale estimée par an et par institution est basée sur la consommation de l'année 2013 des bâtiments qui sont toujours occupés actuellement, à laquelle sont ajoutées les estimations de consommation établies pour les bâtiments dont l'occupation a débuté en 2014 ou qui débutera prochainement. Cette consommation de référence est ci-après dénommée "consommation 2013" AJOUT D'UN POINT DE FOURNITURE (PF) Au cours de l'exécution du contrat, le Pouvoir adjudicateur peut ajouter des points de fourniture, suite notamment à une reprise d'un nouvel immeuble. Le Pouvoir adjudicateur informera le contractant au moins deux mois avant la date d'effet de l'ajout du PF. Pour les nouveaux PF, le prix unitaire applicable est le prix indiqué dans l'offre de base. Le Pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'attribuer la (les) future(s) consommations pour des nouveaux points de fourniture à un autre fournisseur pour des raisons qui rencontrent au mieux ses besoins opérationnels et/ou logistiques et/ou ses moyens budgétaires SUPPRESSION D'UN POINT DE FOURNITURE (PF) Au cours du présent contrat, le Pouvoir adjudicateur peut supprimer, sans devoir indemniser le fournisseur, un ou plusieurs points de fourniture, suite notamment à l'abandon d'un immeuble. Le Pouvoir adjudicateur informera le contractant par lettre au moins deux mois avant la date d'effet de la suppression du PF. Le Pouvoir adjudicateur a le droit d'interrompre temporairement le marché pour un ou plusieurs points de fourniture, sans indemniser le fournisseur, moyennant un préavis écrit de trois mois. La période (date de début et de fin) pendant laquelle le point de prélèvement est temporairement mis hors-service sera indiquée dans la lettre de préavis VARIATION DE CONSOMMATION DE GAZ L'augmentation de consommation annuelle totale de gaz des Institutions au cours du contrat se limite à 20 % des consommations 2013 reprises en annexe 2.2. (en tenant aussi compte des PF supprimés). Au-delà de cette limite de 20%, l'indemnité reprise au bordereau de soumission peut être réclamée par le contractant au pouvoir adjudicateur. Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 4 / 10

5 La diminution de consommation annuelle totale de gaz des Institutions au cours du contrat se limite à 20 % des consommations 2013 reprises en annexe 2.2. (en tenant aussi compte des PF ajoutés). Au-delà de cette limite de 20%, l'indemnité reprise au bordereau de soumission peut être réclamée par le Contractant au Pouvoir adjudicateur. La facturation de l'indemnité est établie à l'issue de chaque année contractuelle sur base de la consommation réelle durant cette période CALCUL DES LIMITES DE VARIATION DE CONSOMMATION La consommation nominale pour 2013 est : Q2013 La consommation maximale est : Qmax = 1,2*Q2013 La consommation minimale est : Qmin = 0,8*Q2013 La consommation pour une année (n) est : Qn En cas de dépassements des limites (inférieures ou supérieures), l'indemnité prévue peut être appliquée, pour les consommations au-delà de Qmax ou pour la partie de la "nonconsommation" en-dessous de la limite inférieure des 20% (Qmin). La définition de "Consommation 2013" ne pourra s'appliquer au futur siège (bâtiment Europa) du Conseil de l'union européenne qui sera occupé progressivement à dater de mi Une pré-estimation pour ce bâtiment basée sur les données existantes d'un bâtiment de surface et volumes comparables a téé donnée à l'annexe 2.1. Cette estimation ne pourra pas être utilisée dans le calcul de variation des consommations tel que défini au point 3.3 Les données de consommation de référence ne pourront donc s'appliquer que sur base des consommations effectives de juillet 2016 à juillet PRIX ETABLISSEMENT DE L'OFFRE Les soumissionnaires tiendront compte des éléments suivants pour compléter leur offre de prix : 4.1. CE QUE LES PRIX INCLUENT OU N'INCLUENT PAS Les prix de fourniture mentionnés dans l offre comprennent le prix de l'energie et du Transport ainsi que tous les frais grevant les fournitures (frais administratifs, marges, bénéfices,...). Les prix ne comprennent pas les éléments de coûts imposés par des tiers et sur lesquels le soumissionnaire n'a aucune prise. Le contractant ne pourra que répercuter lesdits coûts sans y ajouter un quelconque montant supplémentaire. Il s'agit notamment de : La TVA Les coûts du gestionnaire de réseau de distribution Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 5 / 10

6 Les surcharges ou prélèvements fédéraux Les surcharges ou prélèvements régionaux Les redevances diverses A ce stade, les Institutions sont exemptées du payement de la TVA et des surcharges et prélèvements fédéraux qui ne devront pas être facturés. Pour ce qui concerne les surcharges et prélèvements régionaux, il convient de se référer à l'article I.3.3 du projet de contrat figurant en annexe 4. Les prix unitaires ou prix totaux seront libellés en euro (EUR) avec deux décimales après la virgule pour des prix en EUR/MWh et cinq décimales après la virgule pour des prix en EUR/kWh. Pour faciliter le traitement des différents tableaux de prix, le soumissionnaire est obligé de compléter les bordereaux de soumission en utilisant le fichier informatique. Il joindra à son offre une version papier et une version électronique, la version papier faisant foi LES FORMULES DE REVISION Les prix seront révisables et calculés chaque mois suivant deux formules proposées par le soumissionnaire; une pour la moyenne pression (MP) et une pour la basse pression (BP) sur base des modèles fournis en et ci-après. Les formules proposées doivent être conformes aux règles suivantes : les indices utilisés doivent être reconnus internationalement et publiés mensuellement. Ils sont arrondis à 5 décimales après la virgule. le soumissionnaire reprend dans l'offre la définition détaillée des indices de prix utilisés et les références des adresses de publication de ces indices. les taux de change pour le calcul des indices sont ceux publiés par la Banque Centrale Européenne (moyenne des taux journaliers pour le mois de fourniture), arrondis à 3 décimales. les coefficients a, b, c,..., ensemble avec les termes fixes P BP fix ou P MP fix, sont donnés par le soumissionnaire dans son offre pour les consommations des points de fourniture en basse pression et ceux en moyenne pression. Les coefficients sont arrondis à quatre chiffres après la virgule. Ces paramètres sont fixes pour la durée du contrat. Il est admis une seule formule de révision pour les points de fourniture en basse pression et une seule formule pour les points de fourniture en moyenne pression. Le soumissionnaire définit la manière d'intégrer dans le calcul les indices et les taux (éventuellement moyens) pour la période de consommation en fonction de leurs fréquences et dates de publication. Ce qui signifie que le soumissionnaire décrit une méthodologie valable pour une période de consommation mensuelle susceptible de commencer aussi un autre jour que le 1 er du mois. Elle doit permettre, dans tous les cas, de savoir quels indices sont pris en considération, si un indice varie au cours de la période de consommation de savoir comment calculer sa moyenne, si un indice est publié a une fréquence supérieure à 1 mois (bimensuel, trimestriel, ) de savoir lequel prendre, etc. Cette méthodologie doit être soigneusement décrite dans l'offre Formule de prix pour les points de fourniture en basse pression Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 6 / 10

7 P BP = P BP fix + (a x Indice 1) + (b x Indice 2) + (c x Indice 3) + (d x Indice 4) ANNEXE 2 La formule générale est composée d'une partie fixe (PBPfix), avec un nombre d'indices (Indice 1,...) et leur pondération indiquée par les coefficients a, b, c et d (a+b+c+d étant égal à 1). Il incombe au soumissionnaire de proposer les éléments de sa formule Formule de prix pour les points de fourniture en moyenne pression P MP = P MP fix + (e x Indice 1) + (f x Indice 2) + (g x Indice 3) + (h x Indice 4) La formule générale est composée d'un partie fixe (PMPfix) et d'une partie variable composée d'un certain nombre d'indices (Indice 1,...) et leur pondération indiquée par les coefficients e, f, g et h (e+f+g+h étant égal à 1). Il incombe au soumissionnaire de proposer les éléments de sa formule de révision LES INDEMNITES EN CAS DE VARIATION SUPERIEURE A 20% Remarque importante : ces indemnités sont un surcoût pour les consommations au-delà de Qmax et elles sont un coût pour les non-consommations au-dessous de Qmin. Elles s'ajoutent au prix du kwh de base pour les consommations: il ne faut donc mentionner ici que le surcoût par kwh au-delà de Qmax. Si les limites de variation ne sont pas dépassées, ces indemnités seront nulles. Le soumissionnaire indique dans les bordereaux de soumission l'indemnité en /kwh pour la partie de la consommation qui dépasse la limite supérieure des 20% (Qmax). Le soumissionnaire indique dans les bordereaux de soumission l'indemnité en /kwh pour la partie de la "non-consommation" en-dessous de la limite inférieure des 20% (Qmin). Les éventuelles indemnités seront appliquées par Institution au prorata des surconsommations ou non-consommations EVALUATION DES PRIX L'évaluation des offres financières conformes sera faite de la manière suivante : Prix des fournitures L'évaluation des offres financières est basée sur la consommation 2013 et est faite pour les deux pressions (BP et MP). Le soumissionnaire introduit dans les différents tableaux du bordereau financier en annexe 3 les chiffres constituant les formules de révision BP et MP: le terme fixe, les coefficients, pour chaque mois la valeur des indices Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 7 / 10

8 Pour chaque type de pression, le calcul se fait de mois en mois en multipliant la consommation du mois concerné par le prix de ce mois. On additionne ensuite tous les montants mensuels pour obtenir ainsi le montant annuel en BP et en MP puis on additionne ces deux montants pour obtenir le coût global de la fourniture simulé sur base de la consommation de l'année Montants des indemnités éventuelles en cas de variation Pour tenir compte de la valeur de ces indemnités dans l'évaluation financière, chacune des deux indemnités unitaires sera multipliée par une consommation et une "nonconsommation" correspondant à 5% de la consommation globale de référence Montant total de l'offre Par addition du coût global de la fourniture et du montant des indemnités éventuelles, on obtient le montant final qui servira au classement par ordre de prix croissant des offres financières déclarées conformes. 5. REVISION DES INDICES EN COURS DE CONTRAT Si, en cours de contrat, un des indices n'est plus disponible ou si la définition est modifiée pour une raison non imputable au contractant, le pouvoir adjudicateur et le contractant se concertent pour le remplacer, tout en respectant les intentions de l'indice initial et en visant à refléter les évolutions de cet indice initial. 6. MODE DE PAIEMENT La facturation des points de fourniture en moyenne pression (MP) a lieu mensuellement suivant les index des compteurs, sous la forme d'une facture globale regroupant la consommation réelle de tous les immeubles d'une même Institution. La facturation des points de fourniture en basse pression (BP) a lieu mensuellement, sous la forme d'une facture globale regroupant tous les immeubles d'une même Institution, avec un montant mensuel fixe suivi d'un décompte annuel suivant l'index du compteur. La première année, les montants mensuels correspondront à un douzième de la consommation de l'année civile précédente. Les années suivantes, le montant mensuel correspondra à un douzième de la consommation reprise dans le décompte de l'année écoulée, établi par le contractant. Une facture mensuelle globale regroupant tous les points de fourniture sera établie en un exemplaire. Chaque facture doit comporter les indications suivantes : Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 8 / 10

9 Données générales : le numéro du contrat, la date de la facture, le numéro de la facture, la mention «Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3. du code de la TVA». Coordonnées du contractant: dénomination de la société, raison sociale, son numéro d identification dans le registre du commerce, son numéro de TVA, son adresse, le numéro de compte bancaire, coordonnées d'une personne de contact (nom, , téléphone et fax). Coordonnées de chaque point de fourniture: code EAN, adresse, code immeuble. institution Données de facturation pour un point de fourniture : mois et jours de fourniture couverts par la facture (période de comptage), points de fourniture concernés, index de(s) compteur(s) relevés au début et à la fin de la période de comptage, si disponibles, valeurs des coefficients et des caractéristiques physiques (pouvoir calorique, constant) utilisés pour déterminer la consommation énergétique (kwh). consommation mensuelle en kwh. Ventilation des montants : détail du calcul de tous les termes des formules de prix relatif à la fourniture de gaz naturel, et son transport, frais relatifs à la distribution, tout autre frais. Index mensuel conforme à la méthode de calcul proposée dans l'offre. Les factures doivent être envoyées à : Nom de l'institution, Nom du service, Personne de contact, Adresse. Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/636 9 / 10

10 Dans le cas où une erreur devait être constatée, l'institution concernée paiera la partie incontestée de la facture; la partie contestée devra faire l'objet d'une note de crédit et d'une nouvelle facture. Simultanément à l'envoi des factures, le contractant transmet sous format électronique ("tableur format.xls") toutes les données reprises sur les factures. Le contractant peut proposer une alternative sous forme notamment d'un website sécurisé ou autre alternative informatique/électronique. Au 31 janvier de l'année, le contractant transmet le récapitulatif de l'ensemble des données pour l'année civile écoulée. Appel d'offres n OIB.DR2/PO/2014/072/ / 10