Politique/Policy no: LOI CORPORATION de la Cité de / of the City of Clarence- Rockland. Ball diamond Policy

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1 CORPORATION de la Cité de / of the City of Clarence- Rockland Politique/Policy no: LOI Objet/Subject: Service/Department: Location de terrains de balle/ Ball diamond Policy Loisirs/Recreation Date: février / February 2013 Préparé par/prepared by: Thérèse Lefaivre Règlement/By-Law No.: Résolution/Resolution No.: PORTÉE DE CETTE POLITIQUE Cette politique s'adresse aux différentes ligues, organisations ou groupes formés de résidents de la Cité Clarence-Rockland intéressés à utiliser un terrain pour une occasion (0), une saison (S) ou un tournoi (T). 2. PROCÉDURES DE LOCATION Pour louer un terrain de balle, il faut s'adresser au service des loisirs local afin de se procurer une demande. La demande doit être dûment complétée et retournée au même endroit avant le 1er avril (location saisonnière) et avant le 15 juin (tournoi). Dans le cas d'une demande occasionnelle d'utilisation, il faudra communiquer avec le comité de loisir local afin de vérifier la disponibilité des terrains. 3. LES PRIORITÉS 3.1 Location occasionnelle Le principe du "premier arrivé, premier servi" aura l avantage. 3.2 Location saisonnière et pour un tournoi 1. SCOPE OF THIS POLICY This policy applies to different leagues, organizations or groups composed of residents of the City of Clarence-Rockland interested in using the sport fields for an occasional (0), seasonal (S) or tournament (T). 2. RENTAL PROCEDURES To rent the ball field, you must contact the Recreation Department to obtain an application. The application must be duly completed and returned to the same place before April 1 st (seasonal rental) and before June 15 (tournament). In case of an application for occasional use, you will have to communicate with the Recreation Department to verify the availability of the fields. 3. PRIORITIES 3.1 Occasional rental The principle of "first come, first served" will have the advantage. 3.2 Seasonal rental and tournament

2 Les demandes seront traitées selon l'ordre suivant: Programme de sport mineur de la Cité Clarence- Rockland; - Ligue d'adultes (selon l'ancienneté); - Nouvelles demandes. 4. TERRAIN ET TARIFICATION Les frais de locations varient selon la catégorie du locataire et le genre de location. 5. PAIEMENT 5.1 Location Le paiement se fait en argent comptant ou par chèque libellé "Cité Clarence-Rockland". Le paiement se fait comme suit (journées ouvrables): Location occasionnelle: au moins 48 heures avant la journée choisie; Location saisonnière: le paiement se fait avant le début de la saison; un réajustement des coûts sera fait à la fin de la saison. Location pour tournoi: au moins 10 jours ou plus avant le début du tournoi. 5.2 Dépôt Demande de tournoi Pour l'organisation d'un tournoi un montant de 100$ doit accompagner la demande. Ce montant sera remboursé si: - le nettoyage du terrain est effectué - le terrain et les équipements sont laissés en Applications will be processed in the following order: Minor sports program of the City of Clarence- Rockland; - Adult leagues (depending on seniority); - New applications 4. FIELDS AND PRICING Rental fees vary depending on the category and type of rental. 5. PAYMENT 5.1 Rental Payment is made in cash or by cheque payable "City of Clarence-Rockland." Payment is as follows (working days): Occasional rental: at least 48 hours before the appointed day; Seasonal rental: payment is made before the start of the season, a readjustment of costs will be made at the end of the season. Tournament at least 10 days or more before the start of the tournament. 5.2 Deposit Request for tournament For the organization of a tournament a $100 deposit must accompany the request. The deposit will be reimbursed if: - cleaning of the field is carried out - the field and equipment are left in good

3 bon état; - le tournoi n'est pas annulé dans un délai inférieur à dix (10) jours. 5.3 Remboursement Annuler une location occasionnelle: aucun remboursement. Annuler une location saisonnière moins de cinq (5) jours ouvrables avant l'activité: aucun remboursement. Annuler un tournoi moins de dix (10) jours ouvrables avant le début des activités: aucun remboursement. En cas de mauvaise température, il n'y aura aucun frais de location pour les annulations. Le titulaire de la location devra avertir le Service des loisirs la journée de l'annulation ou au plus tard la première journée ouvrable suivant la location. 6. ÉQUIPEMENTS ET MATÉRIELS Pour tout type de location, les équipements tels que buts, machine à lignes et sable blanc ou poudre sont la responsabilité des utilisateurs et non du Service des loisirs. 7. CONDITIONS PARTICULIÈRES 7.1 Tournoi a) Les autorisations de tournois seront valides du vendredi au dimanche et ne pourront être modifiées qu'à la suite d'entente avec les utilisateurs concernés et le Service des loisirs de la Cité Clarence-Rockland. b) Si un aréna, ou un centre communautaire est utilisé pour l'utilisation des toilettes, le locataire doit assumer la surveillance des lieux et s'assurer que l'endroit reste propre. condition; - The tournament is not canceled within less than ten (10) days. 5.3 Reimbursement Cancellation of an occasional rental: no refund. Cancellation of a seasonal rental less than five (5) working days before the event: no refund. Cancellation a tournament less than ten (10) working days before the beginning of activities: no refund. In case of bad weather, there will be no rental fees for cancellations. The rental holder must notify the Recreation Department the day of cancellation or no later than the first business day following the rental. 6. EQUIPMENT AND MATERIALS For all type of rental, equipment such as goals, machine to do the lines and white sand or powder are the responsibility of users and not the Recreation Department. 7. SPECIAL CONDITIONS 7.1 Tournament a) The authorizations for tournaments will be valid from Friday to Sunday and cannot be modified only by agreement with the users and the Recreation Department of the City of Clarence- Rockland. b) If an arena or community center is used for toilet use, the tenant must assume monitoring and ensuring that the site remains clean.

4 8. MODALITÉS 8.1 En aucun temps, le permis ne peut être transféré. 8.2 Lors d'un tournoi, le Service des loisirs de la Cité Clarence-Rockland peut autoriser une association à gérer la vente de boissons alcoolisées si l'association intéressée rencontre les exigences de la Régie L.L.B.O. et la politique de gestion d alcool. L'association intéressée doit: a) Obtenir l'autorisation du Service des loisirs; b) Obtenir l'autorisation du Service de la greffe de la Cité Clarence-Rockland; c) Se procurer un permis auprès de la Régie (L.L.B.O.) et remettre une copie au Service des loisirs. d) Obtenir une assurance responsabilité ainsi que des serveurs ayant obtenu le certificat «Smart Serve». 8. TERMS 8.1 In no time, the permit cannot be transferred. 8.2 In a tournament, the Recreation Department of the City of Clarence- Rockland may authorize an association to manage the sale of alcoholic beverages if the association meets the requirements of the Board LLBO and the alcohol management policy. The association interested must: a) Obtain approval of the Recreation Department; b) Obtain approval from the Municipal Clerks office of the City of Clarence- Rockland; c) Obtain a permit from the Board (LLBO) and submit a copy to the Recreation Department. d) Obtain liability insurance and certificate server "Smart Serve".

5 9. FRAIS DE LOCATION -5- Occasionnel 1 terrain pour 3 heures (maximum) Saisonnier 1 terrain pour 1 soirée * Tournoi Location de terrain ASSOCIATION SPORTIVES MINEURES CLARENCE-ROCKLAND Terrain de baseball Terrain de soccer LIGUES ADULTES Terrain de baseball (après 18h00) 25$/location 25$/location 70$/jour et soirée 15$/soirée seulement 40$/location 35$/location 140$/jour et soirée 35$/soirée seulement LIGUES ADULTES Terrain de soccer 45$/location 35$/ location de journée 40$/ location de soirée 140$/jour et soirée 40$/soirée seulement La HST est ajoutée à tous les frais * Les clubs sociaux de la Cité bénéficient d un taux préférentiel de 25$ la journée pour la tenue d un tournoi

6 -6-9. RENTAL FEES Occasional 1 field pour 3 hours (maximum) Seasonal 1 field for 1 night * Tournament Field rental MINOR SPORT ASSOCIATION CLARENCE-ROCKLAND Baseball fields Soccer fields ADULT LEAGUES Baseball fields (after 6 :00 p.m.) 25$/rental 25$/rental 70$/day & evening 15$/evening only 40$/rental 35$/rental 140$/day & evening 35$/evening only ADULT LEAGUES Soccer fields 45$/rental 35$/ day rental 40$/ evening rental 140$/day & evening 40$/evening only The h.s.t. is added to every rate. * The social clubs of the City benefit a preferential rate of $25/day to hold a tournament.

7 DEMANDE DE LOCATION D UN TERRAIN SPORTIF GENRE OCCASIONNEL SAISONNIER TOURNOI ENDROIT PRÉFÉRÉ 1er choix 2 e choix 3 e choix ACTIVITÉ JOURNÉE(S): ACTIVITÉ: CLIENTÈLE DATE(S): Début: Heures: Fin: BASEBALL SLOW PITCH AUTRES FOOTBALL AUTRES DAMES HOMMES MIXTE ADULTES JEUNES ENFANTS PERMIS DE BOISSON OUI NON ORGANISATION NOM DE L ORGANISATION : RESPONSABLE NOM: PRÉNOM ADDRESSE: TELEPHONE: JOUR: SOIRÉE: SIGNATURE : DATE:

8 REQUEST RENTAL OF SPORT S FIELD TYPE OCCASIONAL SEASONAL TOURNAMENT PREFERRED PLACE 1st choice 2 nd choice 3rd choice ACTIVITY DAY(S): ACTIVITY: CLIENTELE DATE(S): Start: Hours: End: BASEBALL SLOW PITCH OTHERS FOOTBALL OTHERS WOMEN MEN MIX ADULTS YOUTH CHILDREN LIQUOR LICENSE YES NO ORGANIZATION NAME OF ORGANIZATION : RESPONSABLE NAME: SURNAME ADRESS: TELEPHONE: DAY: EVENING: SIGNATURE : DATE: