PLAN DE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS

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1 PLAN DE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS SERVICE DE LA RECHERCHE GID GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS 2 février 2016

2 Titre du document Titre du fichier numérique Classement Plan de classification des documents MCQ_Plan_classif_v3_ Plan de classification / 03_221_Plan_classif Suivi des versions Norme ISO N Version Date Auteur Modification V J. Delrieu, L. Bélanger V J. Delrieu, L. Bélanger Ajout des titres des fichiers numériques et de titres dans la série Édition V J. Delrieu, L. Bélanger Ajouts de 2 cotes : , Suppression de 7 cotes : , , , , , , Modifications de 22 titres : , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

3 Liste des séries du plan 01 Administration et gestion Législation et affaires juridiques Ressources informationnelles Relations publiques et communications Ressources humaines Ressources financières Ressources matérielles et immobilières Collections et fonds Expositions Médiation culturelle Médiation éducative Recherche Édition Développement financier et services à la clientèle Évaluation Page 3

4 01 ADMINISTRATION ET GESTION Documents constitutifs et historique des Musées Documents constitutifs Mission et mandats Historique des Musées Organisation administrative Plan d organisation Organigramme Délégation de pouvoirs et de signatures Gestion administrative et gouvernance Conseil d'administration Comité de direction Comités administratifs Comité de vérification Comité de développement des collections Acquisitions soumises au directeur général Comité d éthique et de gouvernance Comité d orientation Comité d intégration du projet culturel Réunion de service Comité interne et groupe de travail Comité externe Correspondance administrative Cadre de gestion Politiques et directives Normes et procédures administratives Planification Plan stratégique Développement durable Accessibilité universelle Contrôle de gestion Rapports administratifs Rapport annuel Rapport d'activités Rapport gouvernemental Vérification administrative Page 4

5 02 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES Législation Lois Règlements Décrets Auto-assurances des objets de collection Licences et permis Avis et conseils juridiques Contentieux Réclamations Litiges Accès à l'information et protection des renseignements personnels et de la vie privée Gestion de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Demandes d'accès à l'information Fichiers de renseignements personnels Droits de consentement Gestion des contrats Attribution de contrats Contrats types Contrats Contrat de services Transfert de propriété d'immeubles Location d'immeubles Contrat d'édition Prêt à usage Séminaire de Québec Évaluation de rendement de contrat Propriété intellectuelle Droits d'auteur Libération de droits d auteur en faveur des Musées Droits de reproduction accordés par les Musées Droits des artistes-interprètes Dépôt légal Page 5

6 03 RESSOURCES INFORMATIONNELLES Technologies de l information Planification TI Plan stratégique TI Plan directeur informatique Plan de remplacement Cadre TI Infrastructure Équipement Réseaux Serveurs Logiciels Sécurité informatique Licences informatiques Dépannage Clients externes TI Bases de connaissances Connaissances Système de gestion Connaissances TI Connaissances Cadre TI Projets informatiques Gestion intégrée des documents Cadre de gestion des documents Outils de gestion des documents Plan de classification Calendrier de conservation Système informatisé de gestion documentaire Médiathèque institutionnelle Cycle de vie des documents Gestion des documents actifs Gestion des documents semi-actifs Gestion des documents inactifs Élimination des documents administratifs Gestion des documents essentiels Formulaires et documents types Consultation et prêts de documents administratifs Reproduction de documents administratifs Assistance en gestion intégrée des documents Page 6

7 04 RELATIONS PUBLIQUES ET COMMUNICATIONS Généralités Identification des Musées Relations avec les organisations Missions internationales et nationales Relations internationales Relations avec les musées québécois Relations avec le milieu de l éducation Relations avec les organismes publics Relations avec les partenaires de la recherche Relations avec les organismes privés Relations avec les associations professionnelles Relations avec les organismes de bienfaisance Relations de presse Dossiers de presse Conférences et entrevues de presse Revues de presse Communications événementielles Règles protocolaires Cérémonies officielles et événements spéciaux Prix et marques de reconnaissance Communications et marketing Plan de communication Campagnes publicitaires Promotion touristique Activités promotionnelles Matériel informationnel et promotionnel Distribution de matériel Page 7

8 04 RELATIONS PUBLIQUES ET COMMUNICATIONS Diffusion numérique Site Web et minisites Coordination Contenu Conception Production Documentation technique Administration du site Web Hébergement du site Web Transactions Web Diffusion numérique mobile Coordination Contenu Conception Production Documentation technique Blogue des Musées Médias sociaux Intranets Coordination Contenu Conception Production Documentation technique Administration des intranets Hébergement des intranets Page 8

9 05 RESSOURCES HUMAINES Gestion des ressources humaines Planification des ressources humaines Classification et description des emplois Égalité en emploi Suivi et contrôle des effectifs Dotation Offres de services Recrutement Accueil et intégration du personnel Reclassification et mobilité Dossier d'employé Stages aux Musées Offres de stage Dossier du stagiaire Conditions de travail Horaires de travail Absences, congés et vacances Équité salariale Conditions de travail des employés non syndiqués Santé et sécurité au travail Prévention SST Programme d'aide aux employés Avantages sociaux Assurances collectives Assurances maladie et invalidité CSST Régimes de retraite Relations de travail Syndicats Conventions collectives Négociations Interprétation des conventions Griefs Grèves et lock-out Développement organisationnel Plan de formation Activités de formation Organisation d'activités de formation Participation à des activités de formation Participation à des colloques, conférences et congrès Appréciation du rendement Activités de reconnaissance Page 9

10 06 RESSOURCES FINANCIÈRES Financement Subventions MCCQ Subvention de fonctionnement Subventions pour le maintien des actifs et les projets spéciaux Contribution de la Fondation des Musées Régime d'emprunt Dette à long terme Budgets Fonds d exploitation Fonds de maintien des actifs Fonds des projets spéciaux Fonds des réserves Comptabilité Structure comptable Registres comptables Revenus Subventions financières pour projets et commandites Autres revenus Dépenses Impôt et taxes Opérations bancaires Analyses comptables Gestion de la paie États financiers et vérification États financiers Vérification financière Page 10

11 07 RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES Ressources matérielles Acquisition de services et de ressources matérielles Appels d'offres Transport Historique des achats de biens durables Dossiers des fournisseurs de biens et de services Utilisation et inventaire des ressources matérielles Courrier et messagerie Télécommunications Aliénation du matériel Ressources immobilières Projets de construction et d aménagement Inventaire des ressources immobilières Plans et devis des bâtiments Informations techniques des locaux et des bâtiments Matériauthèque Entretien et réparation Entretien des biens immobiliers Appareils de transport vertical Composantes architecturales Systèmes de contrôle, d'automation et environnement Appareils mécanisés Électricité et éclairage CVAC Plomberie Équipement de sécurité Utilisation des ressources immobilières Aménagement des espaces Réservation et location des espaces Prévention et sécurité Prévention et mesures de sécurité Accès aux édifices et locaux Interventions en matière de sécurité Assurances Assurance responsabilité civile Assurance responsabilité des administrateurs Assurance automobiles et biens Page 11

12 08 COLLECTIONS ET FONDS Généralités Système d information de gestion des collections et des fonds Développement des collections et des fonds Cadre de développement des collections et des fonds Classement patrimonial des collections et des fonds Évaluateurs-ressources Gestion des acquisitions Proposition d'acquisition Dossier d'acquisition Enregistrement des acquisitions Prises en charge Gestion des aliénations Propositions d'aliénation Dossier d'aliénation Enregistrement des aliénations État des collections et des fonds Cadre du traitement des collections et des fonds Inventaires des collections et des fonds Traitement des collections et des fonds Collections Archives historiques Livres rares et anciens Étude des collections et des fonds Dossier de secteur de collectionnement Dossier d'objet Dossier de créateur Dossier thématique Conservation des collections et des fonds Gestion de la conservation Contrôle environnemental Manipulation des objets et des documents Intervention de préservation Restauration Accès aux collections et aux fonds Gestion de l'accès Consultation et référence Visites et présentations spéciales Page 12

13 08 COLLECTIONS ET FONDS Reproduction des collections et des fonds Gestion de la reproduction Restrictions à la reproduction Demandes de reproduction et de droits d'utilisation Numérisation Prises de vue Micrographie Circulation des collections et des fonds Gestion de la circulation Dossiers de prêt Prêt interne Prêt externe Page 13

14 09 EXPOSITIONS Généralités Planification des expositions Répertoire des expositions Propositions de thématiques Offres d'expositions Programmation Projets d exposition Orientations Conception Organisation du projet Concept Scénarisation Scénario Recherche iconographique Recherche audiovisuelle Recherche et sélection des objets Réalisation Emprunts Transport des objets Design et fabrication Textes et étiquette Production graphique Production multimédia Éclairage Montage Démontage Suivi de l'exposition Expositions en tournée Promotion de la tournée Outils de promotion Sollicitation Établissement du coût de location Adaptation des produits Circulation de l exposition Lieux hôtes Emballage et transport de l exposition Documents d'accompagnement Calendrier de la tournée Échéancier de projet Entreposage de l exposition Démantèlement de l exposition Bilan de la tournée Seconde vie de l exposition Page 14

15 10 MÉDIATION CULTURELLE Généralités Programmation Élaboration de la programmation culturelle Agenda culturel Projets culturels Activités culturelles reliées aux expositions Activités culturelles non reliées aux expositions Cinéma Les Grandes Séries Activités culturelles récurrentes accueillies Événements spéciaux Services bénévoles Gestion du bénévolat Formation des bénévoles Affectation des bénévoles par projet Activités culturelles réservées aux abonnés Reconnaissance des bénévoles Organismes en résidence au Musée de l Amérique francophone Page 15

16 11 MÉDIATION ÉDUCATIVE Généralités Programmation Élaboration de la programmation éducative Agenda mensuel des activités éducatives Offre Loisirs Jeunes Muséactivités Projets éducatifs Conception de projets éducatifs Produits de médiation pour visite autonome Ateliers éducatifs Visites commentées Visites-ateliers Activités récurrentes Projets spéciaux Outils pédagogiques Jeux Espaces éducatifs Quartier des découvertes Espaces éducatifs dans les expositions Coordination des guides-animateurs Gestion de la coordination des guides Formation des guides Bilans des activités réalisées par les guides Uniformes des guides Réserve éducative Page 16

17 12 RECHERCHE Administration de la recherche Éthique de la recherche Veille sur les programmes de financement de la recherche Bourses et prix institutionnels de recherche Bourses institutionnelles Gestion des dossiers de candidatures Prix Roland-Arpin Projets de recherche Gestion des projets de recherche Rapports de recherches Activités scientifiques et académiques Colloques, séminaires, ateliers Activités académiques Publications scientifiques Ressources documentaires Gestion de la documentation Développement de la documentation Inventaire de la documentation Achats Abonnements Dons Échanges de publications Élagage et aliénation de la documentation Veille documentaire Traitement de la documentation Projet de traitement Catalogage Conservation préventive Circulation de la documentation Page 17

18 13 ÉDITION Développement éditorial Gestion du processus d'édition Relations avec les auteurs Gestion des publications Gestion des ouvrages Évaluation des textes de l'ouvrage Recherche iconographique de l ouvrage Édition de l ouvrage Production de l ouvrage Promotion de l ouvrage Accueil de l ouvrage Gestion des publications en série Évaluation des textes de la publication Recherche iconographique de la publication Édition de la publication Production de la publication Promotion de la publication Accueil de la publication Page 18

19 14 DÉVELOPPEMENT FINANCIER ET SERVICES À LA CLIENTÈLE Développement financier Billetteries Abonnements Commandites Subventions de projets Fondation des MCQ Événements privés Gestion des événements Événements Services alimentaires Restaurant du Musée de la civilisation Machines distributrices Comptoirs de vente ponctuels Boutiques Gestion des boutiques Opérations des boutiques Services à la clientèle Régie des Musées Fonctionnement général Qualité de visite des expositions Qualité de visite des événements saisonniers Support à l'institution Tarification et horaire Renseignements - Téléphonie Réservations de visites et d'activités Visites de groupes Activités culturelles Vestiaires Audioguides Commentaires des visiteurs Page 19

20 15 ÉVALUATION Fréquentation Rapports d achalandage des Musées Rapports à l Office du Tourisme de Québec Rapports à l Institut de la statistique du Québec Évaluation institutionnelle Enquête de publics Enquête générale Enquête auprès de clientèles spécifiques Évaluation d expositions intra-muros Évaluation d activités culturelles et éducatives Évaluation d activités culturelles Enquête auprès des enseignants Évaluation des espaces découvertes Évaluation de projets extra-muros Évaluation de la diffusion numérique Page 20