MAIRIE DE LORMONT Rue André Dupin BP n LORMONT cedex MISSION D ASSISTANCE TECHNIQUE A MAITRISE D OUVRAGE

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1 MAIRIE DE LORMONT Rue André Dupin BP n LORMONT cedex MISSION D ASSISTANCE TECHNIQUE A MAITRISE D OUVRAGE POUR L EDITION DU MAGAZINE DE LA VILLE DE LORMONT ET DE SON FASCICULE AGENDA / PRATIQUE CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE La procédure de consultation utilisée est une procédure adaptée en application de l article 28 du code des marchés publics (décret n du 1 août 2006) DATE LIMITE DE DEPOT DES PROPOSITIONS : Mercredi 21 janvier

2 PREAMBULE La présente consultation est organisée par la Ville de Lormont. La réponse du candidat à la présente consultation implique automatiquement son accord sur les termes, clauses et garanties au présent cahier des charges, sous réserve des précisions et/ou modifications apportées par écrit. ARTICLE 1 : OBJET ET DUREE DU MARCHE 1.1 Objet Le présent marché porte sur les prestations d édition du magazine bimestriel de la Ville de Lormont «Lormont Actualités» comprenant : - La mise en page créative et le pré presse - La régie publicitaire, l impression, le façonnage, le conditionnement et la livraison Durée La durée du présent marché est de trois ans. Elle porte sur 12 numéros et prend effet au 1 er mars 2009 avec le numéro 61 et se poursuivra jusqu en mars Résiliation Le marché peut-être résilié en cas de non-respect des engagements du titulaire relatifs à ce marché, en cas de défaut de qualité ou de non respect des délais. Le titulaire sera informé, par lettre recommandée, de la résiliation du contrat. ARTICLE 2 : CONTEXTE Tiré à exemplaires, distribué gratuitement à l ensemble des foyers lormontais, le magazine municipal Lormont Actualités constitue un outil d information locale essentiel. Il a acquis une identité forte et bénéficie d un lectorat fidèle. Le magazine a toujours cherché à évoluer et à s adapter à une ville elle aussi en évolution. La toute nouvelle formule adoptée cherche à conforter la place du magazine dans l information des Lormontais. Elle répond aux évolutions éditoriales qui sont d offrir aux lecteurs une publication moins institutionnelle mais plus proche d un magazine d infos locales. Le magazine se doit de véhiculer une image d ouverture. Il donne à voir ce qui se fait dans la commune pour le mieux vivre de tous, il donne à comprendre les enjeux urbains qui se jouent dans la proximité vécue des habitants. Il témoigne d une vie associative riche et dynamique, d initiatives créatives et nombreuses. Il parle de la ville, de la vie de la ville, de ceux et celles qui en font son attractivité. Il se veut proche des habitants, de leurs préoccupations et de leur quotidien. Il tente d aider les habitants à s identifier à leur ville et à se l approprier Caractéristiques techniques du document Magazine - bimestriel d information - 16 pages - quantité : exemplaires - format fermé : 210 x 297 mm, à la française - format ouvert : 420 x 297 mm 2

3 - papier : couché demi mat blanc 135 gr labellisé FSC - impression : quadrichromie recto verso - façonnage : un pli et 2 piqûres métal Cahier central - bimestriel - 16 pages exemplaires encartés façonnés séparément - format fermé : l05 x 297mm - format ouvert : 210 x 297 mm - papier : couché demi mat blanc 135 gr labellisé FSC - impression : quadrichromie recto verso - façonnage : un pli et 2 piqûres métal au centre du magazine Option numéro spécial sur 20 pages Le magazine de la ville de Lormont pourra occasionnellement passer de 16 pages à 20 pages. Dans ce cas, les 5 pages (la page Découverte et 4 pages supplémentaires) seront consacrées à un reportage thématique lié actualité. Ces 5 pages seront à intégrer dans la maquette en page 9 et suivantes. Elles devront être en harmonie avec l ensemble du magazine tout en étant graphiquement repérables comme un additif exceptionnel. Ces pages facultatives seront à concevoir en même temps que le reste du magazine. 2.2 Périodicité Périodicité bimestrielle - Janvier/février : parution début janvier - Mars/avril : parution début mars - Mai/juin : parution début mai - Juillet/août : parution début fin juin - Septembre/octobre : parution début septembre - Novembre/décembre : parution début novembre Principes éditoriaux et graphiques Rubriques par angles journalistiques : P1 - Couverture, intégrant un titre principal et 3 à 4 accroches (pas de sommaire) P2 - Publicité (page fournie intégralement maquettée par la régie) P3 - Rubrique «Entre nous» : trois questions d actualité au maire P4 à 7 - Rubrique «Ensemble» : vie locale / initiatives d habitants / associations / partenaires dont un focus sur une page consacré à un portrait d habitant P8 à 11 Rubrique «Ma Ville» : action et information municipale dont un focus sur une page présentant un service de la collectivité Entre P8 et P9 - Insertion du fascicule agenda/pratique P12 Rubrique «Entreprendre» : économie et emploi P13 Rubrique «Découverte / Insolite» : patrimoine /curiosité locale P14 Rubrique Jeux : jeux et concours à caractère local Coupon Réactions (appel à l avis des lecteurs) et coupon Jeux (participation aux concours) sur une colonne recto verso en p13 et 14 P15 Rubrique «Tribunes» : expression des groupes politiques P16 - Publicité 3

4 ARTICLE 3 : DESCRIPTION DES PRESTATIONS 3.1 Mise en page créative du magazine et du fascicule pratique/agenda Nature des prestations - Récupération des textes et illustrations sous forme numérique fournis par nos soins sur CD ou par courriel - Mise en page sous Indesign d après chemin de fer élaboré par nos soins et dans le respect de la charte graphique existante - Recherche d optimisation des éléments remis par un travail d exécution artistique et créatif sur la maquette qui privilégiera une mise en forme dynamique, aéré et rythmée de l information - Présentation d une pré maquette papier en couleur pour première série de corrections - Remaniement de la maquette selon les corrections réalisées et les indications fournies - Vérification orthographique générale du document - Présentation d une maquette papier finalisée en couleur incluant les corrections demandées pour une seconde relecture ainsi que les deux pages de publicité maquettées - Dernière série de corrections à effectuer avant présentation du BAT, pour validation finale avant impression - Préparation du fichier sous forme numérique au format PDF en haute résolution pour impression - Fourniture du fichier sous forme numérique au format PDF en basse résolution pour une utilisation internet. 3.2 Régie publicitaire et impression Nature des prestations - Prospection et vente des espaces publicitaires à insérer dans l édition - Facturation et encaissement des montants des insertions auprès des annonceurs - Conception et mise en page en quadrichromie des annonces selon les conditions définies ciaprès : - Les insertions se répartissent sur les 2 ème et 4 ème de couverture - Aucune insertion ne sera autorisée dans les parties rédactionnelles du magazine - Le directeur de publication se réserve le droit de refuser les annonceurs, le contenu ou les emplacements retenus si cela porte atteinte à l image de la ville ou au message. Il est demandé une copie des textes des annonces mises en page l envoi des fichiers pour le BAT. - Suivi de l impression et de la fabrication dans sa totalité et contrôle de la qualité jusqu à la livraison - Façonnage incluant l encartage du fascicule de 16 pages en cahier central - Livraison en cartons au Centre technique municipal à Lormont. 4

5 ARTICLE 3 : CONDITIONS DU MARCHE 3.1 Calendrier de réalisation Le candidat s engage à respecter les délais impartis pour une parution dans les temps voulus à savoir : - 3 jours ouvrables pour la mise en page du magazine complet (incluant le fascicule), à partir de la réception des éléments fournis (cf. planning de fabrication 2009 joint) - 2 jours ouvrables pour l intégration des corrections et des éléments manquants suite à la prémaquette papier - 1 jour ouvrable pour l intégration de la seconde série de corrections, des éléments de dernière minute, des deux pages de publicité maquettées et pour la fourniture d un BAT complet avant impression. - 3 jours ouvrables après validation du BAT pour la fabrication, le façonnage, le conditionnement et la livraison du magazine. 3.2 Confidentialité La confidentialité des documents remis par la Ville au prestataire devra être assurée à tous les stades de la production. En cas de violation de cette obligation, le marché pourra être résilié de plein droit aux torts exclusifs du titulaire Perte des documents Les documents remis par la ville au prestataire au moment de la passation de la commande restent la propriété de la Ville et lui sont restitués à la livraison de la commande. En cas de perte ou de détérioration des originaux, le titulaire sera astreint à un dédommagement et pourra être privé de toute commande ultérieure Droits Le candidat retenu s engage à céder les droits d utilisation des éléments graphiques du document à la Ville de Lormont. 3.5 Contenu des propositions Chaque candidat devra fournir : - une proposition financière qui fera apparaître distinctement le coût de la prestation pour un numéro et qui devra inclure l intégralité des coûts (incluant la cession des droits), datée et signée par le candidat ; elle sera forfaitaire et à prix ferme pour une durée de trois ans. - l acte d engagement, renseigné daté et signé - un relevé d identité bancaire du candidat ARTICLE 4 : CONDITIONS DE REMISE DES OFFRES Le dossier de présentation des candidats doit nous parvenir pour le mercredi 21 janvier 2009 avant 16 heures, par courrier par pli recommandé à : MAIRIE DE LORMONT Service Communication Rue André Dupin 5

6 B.P. N LORMONT cedex Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. L envoi informatique n est pas autorisé pour cette consultation. Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté. ARTICLE 5 : DELAIS DE PAIEMENT Le délai global de paiement des acomptes, soldes et indemnités est fixé à 45 jours. Le défaut de paiement dans ce délai fait courir de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, des intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration du délai. Le taux applicable est celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires commencent à courir, majoré de deux points. Le point de départ du délai global de paiement est la date de réception par le maître d'ouvrage de la demande de paiement. ARTICLE 6 : RENSEIGNEMENTS DIVERS Les candidats peuvent s'adresser à : Pour les renseignements administratifs : Service Marchés publics: Eric Soubabère Tél Fax Pour les renseignements techniques : Service Communication : Elisabeth Coussot Tél Fax