ETUDE JURIDIQUE ET FINANCIERE DE L ORGANISATION TOURISTIQUE DE L ALSACE DU NORD

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1 CAHIER DES CHARGES ETUDE JURIDIQUE ET FINANCIERE DE L ORGANISATION TOURISTIQUE DE L ALSACE DU NORD Date limite de réception des offres : 4 mars à 17h Marché à procédure adaptée Marché de prestations intellectuelles Maitre d ouvrage : Association pour le développement de l Alsace du Nord Adéan Président : Denis HOMMEL 84 route de Strasbourg HAGUENAU CEDEX Contact : Anne GLOCK Chargée de mission tourisme

2 Contexte L Adéan, structure porteuse du pays d Alsace du Nord, anime et fédère aujourd hui l action des 13 OTSI de son territoire. Dans le cadre de sa mission de développement de projets stratégiques pertinents à l échelle de l Alsace du Nord, l association a engagé, depuis 2010, une vaste réflexion visant à mutualiser et optimiser l organisation touristique en Alsace du Nord. C est ainsi que plusieurs actions ont été menées dans ce sens. Aujourd hui, pour pouvoir prendre les meilleures décisions, les élus souhaitent une analyse financière précise du coût de ces différents axes stratégiques et des économies d échelle possibles en cas de restructuration des offices. Ils ont donc missionné l Adéan pour mener cette étude. Actions réalisées et à venir : En : - Recrutement d un chargé de mission tourisme dont une des missions est de mener les études d une restructuration touristique en Alsace du Nord - Plusieurs réunions de concertation des élus d Alsace du Nord devant définir les orientations envisagées par les élus et mise en place d un groupe de pilotage - Point sur le fonctionnement du tourisme en Alsace du Nord (moyens humains, financiers, techniques mis en œuvre, ) En 2012 : - Réalisation d une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) : état des lieux avec recensement des emplois, ressources disponibles dans chaque OTSI - Analyse juridique d une restructuration réalisée en interne En 2013 : - Etude juridique et financière - Communication des résultats auprès des communautés de communes - Mis en fonctionnement de la nouvelle structure Alsace du Nord 2

3 Le Pays d Alsace du Nord compte aujourd hui 12 offices de tourisme ou syndicats d initiatives (OTSI) répartis sur 18 communautés de communes. Territoire de compétences Haguenau OT 2 * communal Niederbronn OT 2 * communal OTI Sauer-Pechelbronn OT 2 * intercommunal Wissembourg OT 2 * communal Hattgau OT 2 * intercommunal Lauterbourg OT 1 * intercommunal Hunspach OT 1 * communal Seltz OT 1 * communal Soufflenheim OT 1 * communal Mothern OT 1 * communal Gambsheim SI * intercommunal Soultzerland SI intercommunal Une présentation plus détaillée des structures est disponible dans l annexe 1. La coopération entre OTSI d Alsace du Nord a débuté en 2007 par des rencontres informelles sous forme de groupes de travail. Cette même année, une première réunion a réuni l ensemble des présidents d OTSI qui a abouti à un accord sur un budget commun. Une convention, fixant les modalités techniques et financières de ce regroupement, a été signée en

4 Ce fonctionnement montre aujourd hui ses limites aussi bien juridiquement que dans la mise en œuvre d actions (peu de moyens humains, peu de moyens techniques, ). Accompagnement du Pays Alsace du Nord Convention OTSI d Alsace du Nord Responsables des OTSI, chargée de mission tourisme pays et référent ADT67 Présidents d OTSI 1 réunion plénière par mois Réunions de groupes de travail 1 réunion annuelle Afin d aboutir dans sa réflexion et d orienter son choix, l Adéan souhaite aujourd hui disposer d une analyse juridique et financière complète et des 2 scénarios d organisation envisagés, qui seront l objet de la présente consultation. 4

5 Les scénarii d organisation envisagés Une réflexion sur la structuration juridique a déjà été menée en interne. 2 logiques de structurations sont envisagées : - A. Une création : plusieurs OT de bassins touristiques coordonnés par une structure Alsace du Nord o Création d une nouvelle structure o Délégation de certaines missions à cette structure o Conventionnement entre la structure, les collectivités et les OTSI. - B. Une fusion : un OT de pôle avec transformation des OTSI en association touristique locale o Création d un OT intercommunautaire o Cet OT se substituera à ceux existants avec maintien des bureaux d informations touristiques o Transfert d une partie de la compétence tourisme des communautés de communes vers l OT de pôle. A. Plusieurs OT de bassins touristiques coordonnés par une structure Alsace du Nord. L OT de bassin couvre un territoire identifié pour son offre touristique. Aujourd hui : Adéan Demain : structure Alsace du Nord Convention OT collectivité - structure : missions, mise à disposition de personnel, OT de bassin 1 OT de bassin 2 OT de bassin 3 Point d accueil 1 Point d accueil 2 A conserver si plusieurs points d accueil sur le territoire de compétence Chargé de mission tourisme pour assurer la coordination =OT existants ou Issus de regroupements d OT par fusion d EPCI et/ou de création d OT Aujourd hui, la coordination est assurée par l Adéan. Or, un pays n a pas vocation à installer son action dans du fonctionnement. A l avenir, le pays devra donc se détacher et confier la coordination à une nouvelle structure. 5

6 Le statut de cette structure reste à définir (association, syndicat mixte, ). B. Un OT de pôle avec transformation des OTSI en association touristique locale Créent le syndicat mixte Délèguent la compétence tourisme Crée un OT de pôle Délègue par convention missions à l OT Par convention, va déléguer aux associations la gestion de l accueil+tout autre mission Association touristique locale 1 EPCI* SMAN* OT de pôle Détiennent compétence tourisme Comité syndical Met en place une convention d objectifs et de moyens avec l OT + convention mise à disposition personnel, locaux, Nomme le directeur du syndicat mixte Peut reprendre le personnel de droit privé des OT Peut mettre à disposition des associations du personnel, Association touristique locale 2 Conserve leurs organes exécutifs locaux Peut embaucher du personnel pour des actions (guides, ), peut exercer certaines missions locales (animations, gestion d un équipement, ). Peut mettre à disposition de l OT de pôle du personnel Reprend le personnel de droit public Peut percevoir la taxe *Syndicat mixte d Alsace du Nord * Etablissement public de coopération intercommunale 6

7 Contenu de la mission La mission a pour but de faire une analyse financière et juridique des 2 scénarii d organisation. Elle consiste donc en: - une analyse détaillée et critique des coûts de fonctionnement (réels et cachés) de chacun des scénarii listés ci-dessus, - une analyse détaillée et critique des coûts du passage du scénario 1 au scénario 2 - une analyse des modes de financement possible de ces scénarii (clés de répartition, subventions, autres recettes, ) - l approfondissement des premiers éléments juridiques présentés ci-dessus. Cette analyse devra faire apparaître : - Le coût du fonctionnement de chaque scénario - Le coût du passage du scénario 1 au scénario 2 - Les économies d échelle qui peuvent être réalisées - Des propositions de structuration juridique précises pour les 2 scénarii - Les modalités et délais de prise de décision et de mise en route (actes administratifs à prendre par les collectivités, conventionnement à mettre, ) - Une proposition de clé de répartition par EPCI - Les recettes envisageables - Un comparatif de coûts entre les 2 scénarii - Les points de vigilance Pièces disponibles En téléchargement sur le site rubrique Les actions du pays/tourisme - La convention entre OTSI et Adéan - L étude GPEC - Les différentes études réalisées depuis Le schéma d organisation touristique Organisation de la mission Aucun entretien avec les OTSI, techniciens, élus, présidents n est à prévoir dans le cadre de cette mission. Cette étude doit être un outil décisionnel pour les élus. Plusieurs phases de présentation sont donc prévues : - Une réunion de démarrage avec le président de l Adéan, l élu responsable de la démarche, la directrice de l Adéan et la chargée de mission - Une réunion intermédiaire de présentation au groupe de pilotage et de suivi (composé d élus, de présidents d OTSI, de techniciens des OTSI et de professionnels) 7

8 - Une réunion de présentation des résultats aux élus d Alsace du Nord et aux présidents d OTSI. Le prestataire bénéficiera du concours de l Adéan, des OTSI et des collectivités. Il pourra avoir accès aux documents comptables et financiers des organismes concernés. Le prestataire fournira à l Adéan la liste des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. Confidentialité Le prestataire s engage à maintenir strictement confidentiels toutes les informations, documents et résultats produits en exécution de la prestation ainsi que toutes les données et informations qui lui auront été communiquées par le maître d ouvrage. Calendrier prévisionnel et durée de la prestation La prestation devra être réalisée dans un délai maximum de 4 mois à compter de la notification du marché. Calendrier prévisionnel : Réunion de démarrage dès notification du marché début mars Réunion intermédiaire : mi-avril Restitution finale : mi-juin Livrables Le prestataire retenu devra fournir à l issue de son étude un rapport détaillé de son analyse juridique et financière. Il produira également une présentation reprenant les éléments clés de son étude qui servira de supports lors de réunions. Il fournira enfin une proposition du budget de fonctionnement de l année n et n+1. Documents à produire dans l offre Les prestataires établiront leur proposition à partir des éléments décrits dans le présent cahier des charges ainsi qu à partir de leur propre savoir-faire. Les offres seront détaillées, elles présenteront et justifieront les choix méthodologiques. Elles expliciteront : 8

9 - Le phasage des travaux - Le type de méthode et d outils qui sera utilisé pour chacune des phases et leurs rendus - Le calendrier et les délais d exécution de la mission. - Le profil précis de chacun des intervenants de l équipe constituée pour les travaux (CV du chef de projet et des chargés d études qui travailleront effectivement sur l étude). Le devis détaillant les honoraires et le nombre d heures prévisionnelles nécessaires à la mission, incluant les frais de déplacement. Une présentation de l entreprise. Le présent cahier des charges signé. Prix et modalités de paiement Les prix sont forfaitaires, fermes et non révisables. Ils sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales frappant les prestations ainsi que tous les autres frais afférents aux sujétions prévues dans le présent cahier des charges notamment les frais de déplacement des intervenants ainsi que tous les frais matériels liés à ces prestations. Le détail du prix doit être indiqué, pour chaque phase de l étude financière, en faisant apparaître notamment la durée de mission collaborateur retenue pour réaliser la prestation. Paiement en plusieurs fois : - 30 % à la commande - 40 % après la réunion intermédiaire de présentation - 30 % à la fin de la mission Remise des offres La date limite de remise des offres est fixée au 4 mars à 17h. Les offres sont à envoyer ou à remettre à : Association pour le développement de l Alsace du Nord Adéan 84 route de Strasbourg HAGUENAU CEDEX Ou par mail à l adresse En précisant la mention «Etude financière et juridique». Critères de choix des offres Le maitre d ouvrage attribuera le marché au candidat ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères de jugement pondérés suivants : 9

10 Critères de jugement des offres Pondération Valeur technique de l offre selon la méthodologie proposée : 60 % - Méthodologie, compréhension de la demande, détail des prestations - Moyens mis en œuvre & équipe mise à disposition pour cette mission Prix 40 % La valeur technique de l offre est notée sur 20 points selon la décomposition suivante : - Méthodologie, compréhension de la demande, détails des prestations 10 points - Moyens & équipe mis à disposition de cette mission (compétences techniques & professionnelles, disponibilité ) 10 points N = 20 points Le prix est noté sur 20 points selon la formule : N= 20 x (Po/Pn) PO = meilleur prix PN = prix à noter Il est précisé que le candidat ayant le meilleur prix obtiendra la note de 20. A.., le Le prestataire A.., le Le président Denis HOMMEL 10

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