Manuel Module caisse

Transcription

1 Manuel Module caisse CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP Osny Cergy Pontoise Cedex T F contact@caryagroup.eu

2 Table des matières 1 Module caisse Introduction Créer nouvel ordre Ajout manuel de pièces de rechange Ajout de pièces de rechange à l'aide d'un lecteur Boutons Fermeture de la fenêtre Sélectionner ordre Liste des ordres Boutons Saisir règlement Enregistrement d'un paiement sans acompte Enregistrement d'un paiement avec acompte Boutons Fermeture de la fenêtre Enregistrement caisse Boutons Fermeture de la fenêtre Paramètres Index 0

3 1 Module caisse 1.1 Introduction Sélectionnez Divers - Caisse - Caisse. La fenêtre suivante apparaît. Module caisse Cette fenêtre affiche dans la partie supérieure gauche les différentes caisses que vous pouvez choisir. 1

4 Sélectionnez la caisse souhaitée et entrez votre mot de passe. Il s'agit du mot de passe défini sous l'onglet Caisse dans la Fiche utilisateur. Module caisse Une fois connecté, vous pouvez cliquer sur l'un des 4 boutons suivants: Créer nouvel ordre Sélectionner ordre Saisir règlement Enregistrement caisse Les fonctions correspondant à chacun de ces boutons sont expliquées dans les chapitres cidessous. Si vous cliquez sur l'un de ces boutons sans vous être connecté au préalable, le message suivant s'affiche. Message 2

5 1.2 Créer nouvel ordre Cliquez sur le bouton Créer nouvel ordre. La fenêtre suivante apparaît. Cette fenêtre vous permet de créer rapidement un ordre de vente pour des pièces de rechange. Créer nouvel ordre La colonne à gauche reprend les informations suivantes: Le numéro de l'ordre de vente. 3

6 Le numéro de client, le nom et l'adresse de facturation de l'ordre. Le champ inférieur contient le numéro de TVA du client concerné. Par défaut, cette fenêtre affiche les informations du client Comptoir. (Voir le chapitre Paramètres - Champ Default customer) Bouton Liste: ce bouton permet de modifier facilement le client auquel l'ordre sera facturé. Appuyez sur ce bouton pour faire apparaître la liste des clients. Sélectionnez un client dans cette liste, puis cliquez sur OK. Le message suivant s'affiche. Message Cliquez sur Yes. Message Cliquez de nouveau sur Yes pour que le client soit modifié dans la fenêtre Créer nouvel ordre. 4

7 Bouton Nouveau: Ce bouton permet de créer facilement un nouveau client auquel l'ordre sera facturé. Appuyez sur ce bouton pour créer un client à l'aide de l'assistant. Une fois le client créé, il est enregistré et le message suivant s'affiche. Message Cliquez sur Yes. Message Cliquez de nouveau sur Yes pour que le client soit modifié dans la fenêtre Créer nouvel ordre. Résumé de l'ordre. Ce résumé reprend le montant total hors TVA, la remise éventuelle sur le montant total, le montant de la TVA et le montant total avec la TVA incluse et la remise déduite. Il mentionne également dans le bas le nombre de pièces de rechange concernées par l'ordre. 5

8 1.2.1 Ajout manuel de pièces de rechange Vous pouvez ajouter des pièces de rechange dans le tableau en les sélectionnant dans la liste. Pour ce faire, utilisez les boutons qui s'affichent lorsque vous cliquez dans la colonne N. Creation d'un ordre 6

9 Lorsque vous avez sélectionné une pièce de rechange dans la liste, les colonnes suivantes sont automatiquement complétées. Creation d'un ordre Vous pouvez modifier manuellement les colonnes suivantes: Désignation Quantité Prix unitaire Montant Montant TTC: Si vous modifiez ce montant, la colonne % remise ligne est automatiquement adaptée. % remise ligne: Vous pouvez spécifier une remise par ligne en indiquant un pourcentage dans la colonne % remise ligne. Si vous souhaitez supprimer une ligne, cliquez sur la croix rouge dans la colonne Supprimer ligne. 7

10 1.2.2 Ajout de pièces de rechange à l'aide d'un lecteur Vous avez également la possibilité d'ajouter des pièces de rechange à l'aide d'un lecteur. Lorsque vous scannez une pièce de rechange, vous pouvez directement renseigner aussi le nombre de pièces et une éventuelle remise. Imaginons que vous souhaitiez ajouter 20 boulons sur l'ordre et que vous vouliez accorder une remise de 1 au client. Vous pouvez alors procéder comme suit avec le lecteur. Dans le champ Ajouter Pièce, indiquez "20+". Cela signifie que vous ajoutez 20 pièces de rechange. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. Dans le champ Ajouter Pièce, indiquez "1-". Cela signifie que vous accordez une réduction de 1. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. Scannez la pièce de rechange. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. 8

11 La ligne suivante apparaît dans le tableau: Creation d'un ordre 9

12 Imaginons cette fois que vous souhaitiez ajouter 20 boulons sur l'ordre et que vous vouliez accorder une remise de 20 % au client. Vous pouvez alors procéder comme suit avec le lecteur. Dans le champ Ajouter Pièce, indiquez "20+". Cela signifie que vous ajoutez 20 pièces de rechange. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. Dans le champ Ajouter Pièce, indiquez "20/". Cela signifie que vous accordez une réduction de 20 %. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. Scannez la pièce de rechange. Cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur la touche [Enter]. La ligne suivante apparaît dans le tableau: Creation d'un ordre 10

13 Pour déterminer le nombre et la remise d'un article scanné, vous avez donc les possibilités suivantes: <nombre>+: Nombre de pièces de rechange <montant>-: Montant de la remise <pourcentage>/: Pourcentage de la remise Vous pouvez stipuler une ou plusieurs de ces valeurs avant de scanner l'article. Seuls les 2 types de remise ne peuvent pas être combinés. 11

14 1.2.3 Boutons Les boutons suivants sont situés dans la partie inférieure droite de la fenêtre. Enregistrer et retour: Ce bouton permet d'enregistrer l'ordre et de revenir à la fenêtre principale du Module caisse. Enregistrer acompte: Ce bouton permet d'enregistrer un acompte pour l'ordre. Création d'un ordre Cliquez sur le bouton Enregistrer acompte. 12

15 La fenêtre suivante apparaît. Valider paiement Cette fenêtre permet de valider le paiement de l'acompte. La colonne de droite affiche les données du client ainsi que le montant total de l'ordre concerné. 13

16 Valider paiement Spécifiez à gauche l'acompte reçu, puis cliquez sur le bouton Cash (ou sur un autre bouton selon le mode de paiement utilisé). 14

17 Valider paiement Vous constatez que le Montant reçu est majoré de l'acompte. Appuyez sur le bouton Valider pour valider le paiement. Valider et imprimer: Ce bouton permet de valider et d'imprimer la facture. Valider: Ce bouton permet de valider la facture. La fenêtre Valider paiement s'ouvre automatiquement pour que vous puissiez immédiatement traiter le paiement. 15

18 1.2.4 Fermeture de la fenêtre Cette fenêtre peut être fermée de différentes manières: Via le bouton Retour dans le bas de la fenêtre Via la petite croix dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Via la touche [Esc]. Si vous tentez de fermer la fenêtre de l'une de ces manières, le message suivant s'affiche: Message Si vous cliquez sur Yes, le document de caisse sélectionné est supprimé et la fenêtre se ferme. Si vous cliquez sur No, la fenêtre se ferme mais le document de caisse sélectionné n'est pas supprimé. 16

19 1.3 Sélectionner ordre Appuyez sur le bouton Sélectionner ordre. La fenêtre suivante apparaît. Cette fenêtre permet de consulter les ordres de vente ouverts. Sélectionner ordre La colonne de gauche reprend les informations suivantes: Filtre appliqués: Indique le filtre éventuel appliqué au tableau. Information ordre: Ce résumé reprend les informations de l'ordre sélectionné: l'utilisateur qui l'a créé, le montant total et le nombre de lignes. 17

20 1.3.1 Liste des ordres Sélectionner ordre Par défaut, la liste des ordres reprend les données suivantes: N Date commande N client facturé Nom Adresse Code postal Ville 18

21 Si souhaité, vous pouvez compléter ces colonnes avec les suivantes: N de production N donneur d'ordre Nom du donneur d'ordre Adresse du donneur d'ordre Ville donneur d'ordre Code postal donneur d'ordre Code état Code pays donneur d'ordre Contact donneur d'ordre Code pays Contact Code destinataire Nom du destinataire Code postal destinataire Code pays destinataire Contact destinataire Date comptabilisation Date document Code département Code marque Code magasin Code vendeur Code devise Si vous recherchez un ordre d'un client spécifique, vous pouvez préciser ce dernier dans le bas de la fenêtre. Sélectionner ordre 19

22 Si vous appuyez ensuite sur la touche [Enter], seuls les ordres des clients répondant au critère de sélection s'affichent. Sélectionner ordre 20

23 1.3.2 Boutons Les boutons suivants sont situés dans la partie inférieure droite de la fenêtre. Afficher tout: De bouton permet d'afficher de nouveau tous les ordres ouverts dans la liste. Autrement dit, vous supprimez le filtre. : Ce bouton permet d'accéder à l'ordre précédent. : Ce bouton permet d'accéder à l'ordre suivant. Sélectionner ordre: Ce bouton permet d'ouvrir l'ordre sélectionné. La fenêtre Créer nouvel ordre s'ouvre alors et l'ordre sélectionné s'affiche. 21

24 1.4 Saisir règlement Appuyez sur le bouton Saisir règlement. La fenêtre suivante apparaît. Cette fenêtre permet d'enregistrer le paiement d'une facture validée. Valider paiement Appuyez sur le bouton Liste client. La fenêtre Liste des clients s'affiche. Celle-ci permet de sélectionner le client pour lequel vous souhaitez enregistrer un paiement. Cliquez ensuite sur OK. 22

25 1.4.1 Enregistrement d'un paiement sans acompte La fenêtre suivante apparaît. Valider paiement Vous pouvez constater dans la colonne de droite que les détails client ont été complétés avec les données du client sélectionné. Solde ouvert: Ce champ affiche le montant ouvert total pour le client sélectionné. # Docs ouverts: Ce champ affiche le nombre d'écritures client ouverts pour le client sélectionné. Cliquez sur le bouton Ecritures ouvertes dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. La fenêtre suivante apparaît. Lettrer écritures client 23

26 Sélectionnez les factures que le client va acquitter et cliquez sur Lettrage - Lettrer ou appuyez sur la touche [F9]. Un ID est attribué dans la colonne ID lettrage du tableau. Lettrer écritures client Cliquez sur OK. 24

27 Vous constatez dans la fenêtre ci-dessous que le montant à payer a été adapté. Valider paiement 25

28 Pour enregistrer le paiement, indiquez le montant reçu dans le champ Montant reçu. Imaginons que le client paie 50 en liquide et 140,28 par carte bancaire. Indiquez 50 dans le champ Montant reçu et cliquez sur le bouton CASH. Valider paiement 26

29 Vous constatez que le Montant reçu indique 50 et que le tableau signale également que 50 ont été payés cash. Le champ Monnaie précise que le client doit encore payer 140,28. Valider paiement 27

30 Le client souhaite payer le solde de 140,28 avec sa carte bancaire. Indiquez 140,28 dans le champ Montant reçu et cliquez sur le bouton BC. Valider paiement 28

31 Vous constatez que le Montant reçu indique maintenant 190,28 et que le tableau signale également que 140,28 ont été payés par carte bancaire. La totalité du montant ouvert a été payée. Valider paiement Vous pouvez demander à ce que le tiroir caisse s'ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton ci-dessous. Le message suivant apparaît. Message Si vous cliquez sur Yes, le tiroir s'ouvre. 29

32 1.4.2 Enregistrement d'un paiement avec acompte La fenêtre suivante apparaît. Valider paiement Vous pouvez constater dans la colonne de droite que les détails client ont été complétés avec les données du client sélectionné. Solde ouvert: Ce champ affiche le montant ouvert total pour le client sélectionné. # Docs ouverts: Ce champ affiche le nombre d'écritures client ouverts pour le client sélectionné. Cliquez sur le bouton Ecritures ouvertes dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. La fenêtre suivante apparaît. Klantenposten vereffenen 30

33 Sélectionnez la facture ainsi que l'acompte et cliquez sur Lettrage - Lettrer ou appuyez sur la touche [F9]. Pour valider ce paiement, cliquez sur Lettrage - Lettrer ou appuyez sur la touche [F11]. Le message suivant apparaît. Message Cliquez sur Yes. 31

34 Le message suivant apparaît. Message Cliquez sur OK. Vous constatez que l'acompte a été réglé. Pour pouvoir enregistrer le paiement, sélectionnez la facture que le client va acquitter et cliquez sur Lettrage - Lettrer ou appuyez sur la touche [F9]. Un ID est attribué dans la colonne ID lettrage du tableau. Lettrer écritures client Cliquez sur OK. 32

35 Vous constatez dans la fenêtre ci-dessous que le montant à payer a été adapté. Valider paiement 33

36 Pour enregistrer le paiement, indiquez le montant reçu dans le champ Montant reçu. Imaginons que le client règle le solde en liquide. Indiquez 34,70 dans le champ Montant reçu et cliquez sur le bouton CASH. Valider paiement 34

37 Vous constatez que le Montant reçu indique maintenant 34,70 et que le tableau signale également que 34,70 ont été payés cash. La totalité du montant ouvert a été payée. Valider paiement Vous pouvez demander à ce que le tiroir caisse s'ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton ci-dessous. Le message suivant apparaît. Message Si vous cliquez sur Yes, le tiroir s'ouvre. 35

38 1.4.3 Boutons Les boutons suivants sont situés dans la partie inférieure droite de la fenêtre. Valider et Ticket: Ce bouton permet de valider le paiement et d'imprimer un ticket de caisse. Valider: Ce bouton permet de valider le paiement sans imprimer de ticket de caisse. 36

39 1.4.4 Fermeture de la fenêtre Cette fenêtre peut être fermée de différentes manières: Via le bouton Supprimer et Retour dans le bas de la fenêtre: Dans ce cas, le document de caisse est directement supprimé et la fenêtre se ferme automatiquement. Via la petite croix dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Via la touche [Esc]. Si vous tentez de fermer la fenêtre de l'une de ces manières, le message suivant s'affiche: Message Si vous cliquez sur Yes, le document de caisse sélectionné est supprimé et la fenêtre se ferme. Si vous cliquez sur No, la fenêtre se ferme mais le document de caisse sélectionné n'est pas supprimé. 37

40 1.5 Enregistrement caisse Cliquez sur le bouton Enregistrement caisse. La fenêtre suivante apparaît. Cette fenêtre permet d'enregistrer le paiement d'un traitement. Valider paiement Appuyez sur le bouton Traitement. La fenêtre Process matrix look s'affiche. Celle-ci permet de sélectionner le processus pour lequel vous souhaitez enregistrer un paiement. Cliquez ensuite sur OK. Dans l'exemple, nous allons enregistrer un paiement pour de l'essence. 38

41 Valider paiement Vous pouvez constater dans la colonne de droite que les détails traitement ont été renseignés. Vous pouvez éventuellement cocher la case Réception s'il s'agit effectivement d'une réception. 39

42 Valider paiement Pour enregistrer le paiement, indiquez le montant payé dans le champ Montant reçu. Imaginons que vous avez payé 47 en liquide. Indiquez 47 dans le champ Montant reçu et appuyez sur le bouton CASH. 40

43 Vous constatez que le Montant reçu indique 47 et que le tableau signale également que 47 ont été payés cash. Vous pouvez demander à ce que le tiroir caisse s'ouvre automatiquement en cliquant sur le bouton ci-dessous. Le message suivant apparaît. Message Si vous cliquez sur Yes, le tiroir s'ouvre. 41

44 1.5.1 Boutons Les boutons suivants sont situés dans la partie inférieure droite de la fenêtre. Valider et Ticket: Ce bouton permet de valider le paiement et d'imprimer un ticket de caisse. Valider: Ce bouton permet de valider le paiement sans imprimer de ticket de caisse Fermeture de la fenêtre Cette fenêtre peut être fermée de différentes manières: Via le bouton Supprimer et Retour dans le bas de la fenêtre: Dans ce cas, le document de caisse est directement supprimé et la fenêtre se ferme automatiquement. Via la petite croix dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Via la touche [Esc]. Si vous tentez de fermer la fenêtre de l'une de ces manières, le message suivant s'affiche: Message Si vous cliquez sur Yes, le document de caisse sélectionné est supprimé et la fenêtre se ferme. Si vous cliquez sur No, la fenêtre se ferme mais le document de caisse sélectionné n'est pas supprimé. 42

45 1.6 Paramètres Allez dans Divers - Caisse - Configuration - Configuration caisse. Ouvrez l'onglet Caisse. Cet onglet a été ajouté. La fenêtre suivante apparaît. Configuration caisse - Caisse L'onglet Caisse permet de configurer les éléments suivants: Default customer: Ce champ permet de définir le client par défaut à afficher lors de la création d'un nouvel ordre. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des clients. Vous pouvez, à partir de cette liste, déterminer un client par défaut à afficher dans le module Caisse. 43

46 Payment button 1: Ce champ permet de définir le 1er des 5 boutons de paiement du module Caisse. Cliquez sur la flèche pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Means of payment Celle-ci permet de sélectionner un mode de paiement. Celui-ci s'affiche sur le premier bouton des fenêtres Saisir règlement et Enregistrement caisse. Payment button 2: Ce champ permet de définir le 2ième des 5 boutons de paiement du module Caisse. Cliquez sur la flèche pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Celle-ci permet de sélectionner un mode de paiement. Celui-ci s'affiche sur le deuxième bouton des fenêtres Saisir règlement et Enregistrement caisse. Payment button 3: Ce champ permet de définir le 3ième des 5 boutons de paiement du module Caisse. Cliquez sur la flèche pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Celle-ci permet de sélectionner un mode de paiement. Celui-ci s'affiche sur le troixième bouton des fenêtres Saisir règlement et Enregistrement caisse. Payment button 4: Ce champ permet de définir le 4ième des 5 boutons de paiement du module Caisse. Cliquez sur la flèche pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Celle-ci permet de sélectionner un mode de paiement. Celui-ci s'affiche sur le quatrième bouton des fenêtres Saisir règlement et Enregistrement caisse. Payment button 5: Ce champ permet de définir le 5ième des 5 boutons de paiement du module Caisse. Cliquez sur la flèche pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Celle-ci permet de sélectionner un mode de paiement. Celui-ci s'affiche sur le cinquième bouton des fenêtres Saisir règlement et Enregistrement caisse. 44

47 Default Prepayment: Ce champ permet de définir un type de traitement par défaut pour les acomptes dans le module Caisse. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des types de traitement. Vous pouvez, à partir de cette liste, déterminer un type de traitement par défaut à afficher dans le module Caisse. Types de déroulement caisse 45