Courrier. Nouveau message. Boite de réception

Transcription

1 Courrier Nouveau message Guide de référence rapide pour l utilisation de HORDE Le nouvel outil de courriel, HORDE, est très différent de l ancien outil dans la présentation mais à peu près semblable dans l utilisation. Pour y accéder, vous devez vous connecter avec votre matricule e841 ainsi que votre mot de passe habituel. En page principale, HORDE affiche un menu horizontal et un menu vertical. Ce dernier permet la création d un nouveau message, l accès à la boite de réception ainsi qu aux différents dossiers (Brouillons, Corbeille, Envoyé, Modèles et Pourriel). Dès l ouverture, HORDE affiche la Boite de réception dans la portion droite de l écran. Il est possible de voir le contenu d un message en cliquant sur son titre. Le contenu s affiche dans le bas de l écran. Lorsqu aucun message n est sélectionné, la boite de réception contient un menu horizontal pour Rafraichir la liste des courriels. Un sous-menu Autre (à droite) permet de modifier l affichage (si aucun message n est sélectionné) ou d effectuer une action sur un message (si un message est sélectionné). Le sous-menu Filtre permet de modifier la façon d afficher les courriels. Il est aussi possible de modifier l ordre des messages en cliquant sur le titre d une colonne pour obtenir un ordre croissant ou décroissant. Boite de réception Lorsqu un message est sélectionné, la boite de réception contient aussi l option Rafraichir mais également la possibilité de faire une action sur le ou les messages sélectionnés (cochés). Les sous-menus Autre et Filtre sont aussi disponibles et ont les mêmes options que celles énumérées ci-dessus. Créer un nouveau message 1. Cliquez sur le bouton Nouveau Message. OU sous Courrier, dans le menu horizontal principal, choisir Nouveau Message. 2. Une nouvelle boite apparaît. Dans la boite À, saisir une partie du nom du destinataire. La fonction de recherche devrait afficher les noms associés, via les carnets d adresses de la commission scolaire. Sélectionnez le nom désiré. 3. Dans la boite Objet, saisir le texte souhaité. 4. Dans la boite blanche du bas, saisir le texte souhaité. 5. Cliquez sur Envoyer. Un message Le message a bien été envoyé s affiche en bas de page. Répondre Il existe plusieurs manières de répondre à un message : 1. Double-cliquer directement sur le message. Le bouton Répondre est disponible dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, avec les options de réponse à l émetteur ou à tous (en sélectionnant la pyramide inversée, à droite de Répondre). OU cocher la case à gauche du message dans la boite de réception et choisir l option Répondre dans le menu horizontal. Les options de réponse à l émetteur ou à tous sont également disponibles.

2 ATTENTION : Cette action fait automatiquement un Répondre à tous. Il est possible de modifier cette option directement dans le message ou en choisissant d abord la manière de répondre, en sélectionnant la pyramide inversée, à droite du bouton Répondre. OU en sélectionnant le message, utiliser la touche droite de la souris et choisir l option Répondre dans le menu contextuel. Les options de réponse à l émetteur ou à tous sont également disponibles. Transfert Il existe plusieurs manières de transférer un message : 1. Double-cliquer directement sur le message. Le bouton Transfert est disponible dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, avec plusieurs options de transfert (en sélectionnant la pyramide inversée, à droite de Transfert). OU cocher la case à gauche du message dans la boite de réception et choisir l option Transfert dans le menu horizontal. Les options de transfert sont également disponibles. OU en sélectionnant le message, utiliser la touche droite de la souris et choisir l option Transfert dans le menu contextuel. Les options de transfert sont également disponibles. 1. Cocher la case à gauche du message dans la boite de réception et choisir l option dans le menu horizontal. OU en sélectionnant le message, utiliser la touche droite de la souris et choisir l option dans le menu contextuel. Le menu contextuel utilisé en cliquant sur la touche droite de la souris, lors de la sélection d un message, offre également d autres options que vous pourrez consulter. Brouillons Enregistrer un brouillon 1. Effectuez les étapes 1 à 4 de l action Créer un nouveau message, ci-dessus. 2. Cliquez sur Enregistrer en tant que brouillon. 3. Un message Le message a été enregistré dans le dossier «Brouillons» s affiche en bas de page. 4. En retournant dans le dossier Brouillons, vous pouvez sélectionnez le document désiré et l envoyer de la même manière qu un message conventionnel. Corbeille, Envoyé, etc. Visualiser la corbeille, les messages envoyés, les modèles et les pourriels 1. Le traitement d un message supprimé ou envoyé est identique à celui d un message dans la boite de réception. Voir les options ci-dessus. 2. Pour le remettre dans la Boite de réception, faire un glisser-déposer, de la Corbeille à la Boite de réception. 3. Les Modèles et les Pourriels sont des options à venir. Un message non désiré sera plutôt ajouté à la liste noire, expliquée plus loin dans ce document. Gestion des dossiers La gestion des dossiers permet de créer un nouveau dossier ou de faire une action sur les dossiers existants.

3 Agenda & Tâches Le nouvel Agenda de HORDE permet créer des évènements et des tâches dans l agenda personnel ou dans un agenda partagé. L agenda peut être affichée par jour, semaine, mois et année. Il est également possible de visualiser l agenda en fonction des évènements ou des tâches, en sélectionnant l un ou l autre dans le menu horizontal, sous l entête. L option Ressources (menu vertical de gauche) permet d ajouter du personnel et les ajouter aux évènements. Il est par la suite possible de connaître les disponibilités de ces ressources. L outil Agenda peut intégrer d autres agendas et est associé aux carnets d adresses de la commission scolaire. Nouvel évènement Créer un nouvel évènement 1. Cliquez sur le bouton Nouvel évènement. OU dans le menu d entête, sous Agenda, sélectionnez Nouvel évènement OU cliquer directement sur la journée (directement sur le mini-calendrier de gauche ou le calendrier de droite, si vous êtes en mode Mois, Semaine ou Année) ou la plage horaire de votre évènement (si vous êtes en mode Jour ou Semaine) 2. Ajouter un Titre et les coordonnées de l évènement. 3. Utiliser les onglets pour définir une fonction de rappel, de répétition ou pour ajouter une adresse web associée à l évènement. Vous pouvez également ajouter des participants à l évènement sous l onglet Ressources. Les Ressources doivent d abord être créées et un horaire apparait pour les chacun d eux, permettant de connaître leurs disponibilités, en fonction des évènements de votre agenda. 4. Dans la boite blanche, saisir le texte souhaité. 5. Cliquez sur Enregistrer. L évènement apparait en couleur dans la case-jour de l évènement. S il n apparait pas, s assurer que l agenda est bien sélectionné dans le menu vertical de gauche. Tâches un évènement 1. Cliquez sur l évènement. 2. Cliquez sur le bouton. Confirmer en cliquant à nouveau sur le bouton. OU dans le menu d entête, sous Agenda, sélectionnez Nouvel évènement OU cliquer directement sur la journée (directement sur le mini-calendrier de gauche ou le calendrier de droite, si vous êtes en mode Mois, Semaine ou Année) ou la plage horaire de votre évènement (si vous êtes en mode Jour ou Semaine) Vous pouvez créer des agendas partagés avec d autres personnes. L agenda peut aussi afficher la liste des tâches. Les tâches se créent et se suppriment de la même manière que les évènements. ATTENTION : Il n y pas de message de confirmation lors de la suppression d une tâche.

4 Carnet d adresses Nouveau contact Le Carnet d adresses de HORDE contient la liste des employés de la commission scolaire et la liste des élèves de votre école. Il est également possible de créer un carnet d adresses personnel. Créer un nouveau contact 1. Cliquez sur le bouton Nouveau contact. OU dans le menu d entête, sous Carnet d adresses, sélectionnez Nouveau contact 2. Choisir un carnet d adresses dans le menu déroulant. Prenez note que les carnets d adresses de la commission scolaire ne sont pas modifiables. 3. Saisir les informations demandées. D autres informations peuvent être ajoutées sous les onglets Lieu, Communications, Organisation et Autre. 4. Cliquez sur Ajouter. Modifier Déplacer Modifier un contact 1. Dans le Carnet d adresses, cliquez sur la lettre correspondant au nom de famille (ou TOUT). 2. Cliquez sur la fiche à modifier et cliquez sur le bouton Modifier, dans le menu horizontal sous l entête. OU cliquez sur le crayon à gauche du nom de la fiche à modifier OU cochez la case de la fiche à modifier et cliquez sur le bouton Modifier. 3. Faire les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer. Déplacer un contact 1. Dans le Carnet d adresses, cliquez sur la lettre correspondant au nom de famille (ou TOUT). Cochez la ou les cases devant les noms à déplacer. 2. Choisir un carnet d adresse dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton Déplacer. Confirmer en cliquant à nouveau sur le bouton OK. un contact 1. Dans le Carnet d adresses, cliquez sur la lettre correspondant au nom de famille (ou TOUT). Cochez la ou les cases devant les noms à supprimer et cliquez sur le bouton. Confirmer en cliquant à nouveau sur le bouton OK. OU ouvrir la fiche du contact et cliquez sur le bouton. Confirmer en cliquant à nouveau sur le bouton. Filtres Pour retourner un message indiquant que vous êtes absent, pour transférer vos messages dans une autre boite de courrier ou pour vous débarrasser de courriels inutiles, vous devez utiliser les Filtres. Il est possible d y accéder de deux façons : 1. Dans le menu horizontal principal, sous Courrier 2. Dans le menu horizontal principal, sous l image d engrenage puis sous Options

5 Dans l option Filtres, quelques règles existent déjà. Absence Transfert Absence 1. Cliquez sur Absence. 2. Choisir les dates de début et de fin de l absence ainsi que les sujets et raison. 3. Cliquez sur Enregistrer. Activer ou désactiver Transfert 1. Cliquez sur Transfert. 2. Cocher la case Garder une copie des messages dans ce compte si cette option s applique. 3. Indiquez l adresse où rediriger votre courrier. 4. Cliquez sur Enregistrer. 5. Pour désactiver cette option, simplement l ouvrir et cliquez sur Sauvegarder et désactiver. Nouvelle règle Créer une nouvelle règle 1. Cliquez sur Nouvelle règle. 2. Dans la nouvelle fenêtre, attribuer un nom à votre nouvelle règle. 3. Valider la règle que doit rencontrer Horde pour entreprendre une action (en fonction du nom de l expéditeur, du texte de l objet, d un mot dans le contenu, etc.) 4. Choisir les options appropriées à l action que doit entreprendre votre règle (supprimer le courriel, le déplacer dans un dossier, le masquer, etc.) 5. Indiquer le statut qu aura le courriel une fois la règle appliquée. 6. Cliquez sur Enregistrer. Liste noire Options Dans l option Filtres, la liste noire est utilisée pour se débarrasser de courriels non souhaités. La liste noire 1. Cliquez sur Liste noire. 2. Cocher les options qui s appliquent au courriel que vous ne voulez plus recevoir. 3. Indiquez l adresse. 4. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les fonctions de HORDE sont modifiables sous Options. Pour y accéder, cliquez sur l engrenage, à droite de Tâches, dans le menu horizontal principal. Les différentes rubriques que nous venons d expliquer sont toutes modifiables à cet endroit. Chacune est modifiable selon ses particularités. Soyez prudents, certaines modifications doivent être bien comprises avant d être effectuées, au risque de perdre des informations.