Guide de prise en main rapide Solutions IR/FP

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1 Guide de prise en main rapide Solutions IR/FP Solutions IR/FP est un logiciel de gestion des déclarations fiscales de patrimoine. Il contient un module administrateur, responsable de l affectation des tâches, qui inscrit les utilisateurs du cabinet, leurs attribue des droits (c'est-à-dire un rôle), distribue les licences et leurs attribue des dossiers à traiter. Les utilisateurs se partagent la tâche d alimenter les données fournies par leurs clients. Ils peuvent travailler en groupes et se partager des dossiers ou avoir leurs propres dossiers privés à gérer. Suivant le rôle que l administrateur leur a attribué, les utilisateurs vont commencer par créer des foyers en se basant sur le référent du foyer (renseignant au passage les fiches de toutes les personnes appartenant au foyer, y compris celle du référent). Cela aboutira à créer une situation fiscale à un instant t. L utilisateur chargé du dossier va ensuite créer des biens et les rattacher au patrimoine du foyer. Il pourra alors préparer des simulations qui seront validées par le responsable et qui permettront d obtenir la meilleure déclaration à envoyer à l administration fiscale. Différents rôles attribuables à un utilisateur Lecteur : Rédacteur : Responsable : Administrateur : (ou invité). Ne peut que consulter. utilisateur pouvant créer, modifier des dossiers, des foyers et des simulations. L utilisateur pourra également supprimer tout ce qu il a créé sauf ce qui a déjà été validé par le responsable. utilisateur ayant accès à toutes les fonctionnalités de l application sauf la partie administration. Il peut archiver/restaurer tous les dossiers / foyers /simulations et supprimer tous les dossiers / foyers / simulations (excepté s il y a une simulation validée). Le rôle de responsable permet de valider les remarques d'une simulation ainsi que de valider une déclaration. Rôle attribué par défaut à l utilisateur qui réalise l installation du produit mais qui pourra ensuite être partagé avec d autres personnes. L administrateur crée/archive les comptes pour ses collaborateur et gère les licences d accès. Il attribue les rôles aux autres utilisateurs. L administrateur bénéficie des droits du responsable. Il a en effet accès à toutes les fonctionnalités, à tous les dossiers et foyers de l application. Gérer les utilisateurs (Les fonctions d administration) Si vous n êtes pas administrateur cette partie ne vous concerne pas. Les fonctions d administrations permettent de répartir le travail au sein de l équipe chargée d effectuer les déclarations de patrimoines auprès des services fiscaux. Entrer dans les fonctions d administration Dans le panneau de contrôle, cliquez sur Administration. (Si cette entrée n apparaît pas c est que vous n êtes pas entré avec un code d administrateur). Pour sortir du module d administration cliquez sur le logo en haut de page :

2 Inscrire les utilisateurs Pour enregistrer un nouvel utilisateur, cliquez sur la rubrique Utilisateurs du module d administration. Cliquez sur le bouton. Vous accédez à une page permettant d inscrire un nouvel utilisateur. C est en l inscrivant que vous allez lui attribuer un rôle, lui attribuer les licences dont il a besoin, choisir la protection par défaut des dossiers sur lesquels il travaillera, et éventuellement l intégrer dans un groupe de travail déjà existant. Attribuer un rôle à un utilisateur Lors de l inscription d un nouvel utilisateur vous devez donner les Caractéristiques de l utilisateur, notamment son Login (pour lui permettre d entrer dans Solutions IR/FP), ses nom et prénom, son adresse mail. Son mot de passe sera généré automatiquement lorsque vous enregistrerez sa fiche et lui sera envoyé automatiquement. Note : le bouton sert à renvoyer un nouveau mot de passe lorsqu un utilisateur l a perdu. Seul un administrateur a accès à cette fonction. Il faudra également lui affecter un rôle : Lecteur, Rédacteur, Responsable ou même Administrateur si vous souhaitez déléguer ce rôle ou le partager. Répartir les licences Il appartient à l administrateur de répartir les licences entre les utilisateurs. Cela se fait normalement lors de l inscription. Après avoir rempli les Caractéristiques de l utilisateur, cochez dans la partie Licences l abonnement que vous voulez lui attribuer. Un utilisateur auquel aucune licence n aura été attribuée pourra tout de même préparer des dossiers mais il ne pourra pas, entre autres, élaborer de simulations. Intégrer un utilisateur dans un groupe de travail Lors de la création de la fiche d un utilisateur, vous avez également la possibilité de l intégrer dans un groupe de travail déjà existant. A la hauteur de l intitulé Groupes cliquez sur le bouton. Dans la boîte de dialogue Groupes de l utilisateur, cochez le ou les groupes de travail auxquels vous voulez intégrer l utilisateur et faites les passer dans la colonne Sélection en cliquant sur le bouton. Cliquez sur pour revenir à votre page Utilisateur. Pour finir l inscription il vous reste à choisir la Protection par défaut des dossiers de votre utilisateur. - privé : seul l utilisateur pourra voir ses dossiers ; - partagé : l utilisateur partage ses dossiers avec un groupe de travail ; - public (choix par défaut) : tout le monde peut accéder aux dossiers de l utilisateur. Ce choix est conseillé car il permet plus facilement de récupérer un dossier sur lequel l utilisateur ne travaille plus. Créer des groupes de travail Pour les cabinets ayant de nombreux collaborateurs, il est conseillé de créer des groupes de travail dès le départ, avant même d inscrire des utilisateurs. Cliquez sur la rubrique Groupe du module d administration. Cliquez sur le bouton.

3 Dans la page Nouveau groupe, saisissez le nom du groupe de travail à créer. Si vous n avez pas encore inscrit d utilisateurs vous pouvez dès à présent enregistrer votre groupe à l aide du bouton qui se trouve en bas d écran. Sinon, cochez les utilisateurs à intégrer au groupe et faites les passer dans la colonne Membre du groupe en cliquant sur le bouton. Cliquez sur. Modifier les fonctions ou les caractéristiques d un utilisateur Cliquez sur la rubrique Utilisateurs du module d administration. Cliquez sur le Login ou le Nom de l utilisateur pour accéder à sa fiche. Vous pouvez la modifier. Cliquez sur vous conviennent. lorsque les modifications Les fonctions utilisateurs Se repérer dans le logiciel Le tableau de bord Solutions IR/FP s ouvre par défaut sur votre tableau de bord. Ce tableau de bord vous permet : - d avoir un regard sur l ensemble de votre base de données fiscales ; - d accéder rapidement à vos dossiers récents. Le tableau se décompose en trois parties (MES SIMULATIONS, MES FOYERS, MES DOSSIERS) qui synthétisent l état de votre travail. Chaque partie, selon les droits dont vous disposez, est dotée d un bouton Ajouter qui vous permet d ajouter une simulation, un foyer ou un dossier. Ce tableau de bord vous permet également de reprendre votre travail en cliquant sur l intitulé de la simulation, du foyer ou du dossier voulu. Seuls les 5 derniers sont accessibles directement mais vous pouvez accéder à la liste complète en cliquant sur Toutes mes simulations, Tous mes foyers ou Tous mes dossiers. Le panneau de commandes Vous pouvez également utiliser le panneau de commande (bandeau de gauche) pour accéder aux mêmes fonctions. Ce panneau contient une rubrique supplémentaire (BIENS) qui est plus pratique lorsque l on veut ajouter des biens au patrimoine d un foyer. Le panneau de commande se plie et se déplie à l aide de la flèche bleu située en haut à droite du panneau. Panneau de commande déplié Panneau de commande replié

4 Accéder à l aide A chaque instant vous pouvez accéder à une aide complète et exhaustive en déroulant le menu d Aide situé en haut d écran. Créer un foyer Avertissement : vous ne pouvez pas créer un foyer si aucun dossier n a été au préalable créé pour accueillir ce foyer. Depuis le tableau de bord, dans la rubrique MES FOYERS, cliquez sur le bouton. Vous accédez à une fiche Nouveau foyer, décomposée en deux parties Foyer et Référent. Vous devez absolument renseigner les champs suivis d un astérisque. Choisissez le dossier qui contiendra votre foyer dans la liste déroulante. Donnez un nom à votre foyer dans le champ Identifiant du foyer. Choisissez un type de protection. - privé = réservé au responsable du foyer. - partagé = plusieurs personnes désignées peuvent participer à l élaboration du foyer. Si vous cochez ce choix un nouveau bouton apparaît vous permettant de sélectionner les utilisateurs qui se partageront le foyer (les utilisateurs doivent être déjà inscrits). - public = tout le monde pourra travailler sur votre foyer. Choisissez un gestionnaire dans la liste des utilisateurs (ce peut être vous). Choisissez un responsable qui sera chargé de valider vos simulations (ce peut être vous si vous avez un profil de responsable). Remplissez la fiche du Référent. Cliquez sur le bouton. Vous pouvez vous arrêter là ou continuer en saisissant la fiche de référent ou en ajoutant un membre au foyer. Saisir la fiche du référent Depuis la page d identification du foyer que vous venez de créer, cliquez sur la rubrique Situations (située en haut de page). Si vous avez quitté la page vous pouvez la retrouver depuis le tableau de bord en cliquant sur nom du foyer que vous venez de créer dans la rubrique MES FOYERS. Vous êtes dans la page Situations de famille. Dans le 2 ème tableau qui s affiche, cliquez sur le Nom du référent. Vous accédez à la fiche de votre référent. Une partie est déjà remplie. Pour la compléter, cliquez sur le bouton en bas de page. Remplissez la fiche. Pour entrer dans la page Création adresse, cliquez sur. Cliquez sur référent. pour enregistrer cette adresse. Vous retournez automatiquement à la fiche du Cliquez sur pour terminer votre fiche. Vous retournez automatiquement à la fiche Situation de famille du foyer.

5 Ajouter un membre au foyer Depuis la page d identification du foyer que vous venez de créer, cliquez sur la rubrique Situations (située en haut de page). Si vous avez quitté la page vous pouvez la retrouver depuis le tableau de bord en cliquant sur nom du foyer que vous venez de créer dans la rubrique MES FOYERS. Vous êtes dans la page Situations de famille. Dans le 1 er tableau qui s affiche, cochez le Référent correspondant à la situation à faire évoluer. Dans le menu déroulant des Actions, situé au dessus des tableaux, sélectionnez le choix Créer un membre et cliquez sur le bouton. Vous accédez à une fiche Nouveau membre qui se remplit de façon similaire à celle du référent du foyer. Changer la situation pour conserver l historique du foyer Depuis le tableau de bord, cliquez sur le nom du foyer que vous voulez modifier dans la rubrique MES FOYERS. Vous accédez à la page de présentation de votre foyer. Cliquez sur le bouton en haut de page. Vous accédez à une fiche permettant de renseigner les Caractéristiques de la Nouvelle situation. A l aide des menus déroulants : - choisissez le membre du foyer dont la situation a changé ; - sélectionnez sa nouvelle situation. Saisissez une date de début ou utilisez le calendrier pour la porter. Eventuellement saisissez une date de fin. Cliquez sur. Créer un bien et lui donner un propriétaire Depuis le panneau de commandes, dans la rubrique BIENS, cliquez sur Ajouter un bien. Vous êtes dans la page Nouveau bien. La fiche comporte 4 parties : - la Description du bien ; - la Liste des propriétaires ; - les Caractéristiques du bien (cette rubrique se développe dès que vous avez sélectionné le type de bien que vous voulez enregistrer) ; - et le Report du bien dans la déclaration que vous allez envoyer (cette rubrique se développe dès que vous avez sélectionné un report). Remplissez la fiche en vous aidant le cas échéant des menus déroulants. Pour avoir accès à la liste des propriétaires dépliez le tableau à l aide du + placé à droite sous le tableau. Vous ouvrez ainsi une boîte de Sélection d un membre qui vous donne accès à tous les membres déjà enregistrés. De retour dans la page Nouveau bien, si plusieurs propriétaires se partagent le bien, cliquez à nouveau sur + pour pouvoir sélectionner un autre membre. Vous pouvez vous arrêter à ce niveau et enregistrer le bien créé, ou continuer en reportant le bien dans la déclaration d un des contribuables dont vous gérez le patrimoine.

6 Reporter un bien dans une déclaration En continuant de remplir la fiche Nouveau bien, vous pouvez reporter le bien dans une déclaration (si une licence vous a été accordée par l administrateur). Si vous avez déjà enregistré la fiche vous pouvez la retrouver depuis le panneau de commande en cliquant sur le lien Mes biens de la rubrique BIENS. Cliquez sur le bien que vous avez déjà créé pour ouvrir sa fiche. Cliquez sur le bouton afin de reporter ce bien dans une déclaration. Vous pouvez maintenant reporter le bien dans la déclaration correspondant à votre licence (déclaration 2044 : abonnement IR ou 2725 : abonnement FP). Cochez la case ou les cases selon le cas. La rubrique se développe et vous pouvez terminer de remplir la fiche. Validez la fiche en cliquant sur le bouton. Créer une simulation Depuis le tableau de bord, dans la rubrique MES SIMULATION, cliquez sur le bouton. Vous accédez à une fiche Nouvelle simulation, décomposée en trois parties Foyer, Caractéristiques et Descriptif. Vous devez renseigner les champs suivis d un astérisque en vous aidant le cas échéant des menus déroulants. Cliquez sur le bouton pour choisir le Foyer sur lequel opèrera la simulation. Dans la partie Caractéristiques choisissez le Module applicable à la simulation (Impôt sur le revenu ou Revenus fonciers). L année de l imposition se porte automatiquement dans le champ Pour. Dans la partie Descriptif le nom de votre simulation se génère automatiquement mais vous pouvez le modifier. Le Commentaire est libre. La Situation de famille se porte également automatiquement mais il est possible de la changer à l aide du menu déroulant. Cochez le ou les Membre(s) de la simulation concernés. Lors de la création d une simulation son Etat prend toujours la valeur par défaut En cours. Vous pouvez vous arrêter à ce niveau en cliquant sur le bouton complète de la simulation en cliquant sur. ou poursuivre la saisie Saisir une simulation Lorsque vous avez fini de remplir la fiche Nouvelle simulation vous accéder directement à la saisie. Si vous avez déjà enregistré la fiche vous pouvez la retrouver dans votre tableau de bord dans la partie MES SIMULATIONS. Cliquez sur la simulation que vous avez déjà créée pour ouvrir sa fiche. Cliquez sur le bouton afin de finir la saisie de la simulation. Vous accédez à un formulaire de déclarations fiscales, selon le module choisi préalablement dans la simulation. Ces formulaires sont conformes à ceux envoyés par l administration fiscale. Ils sont en parties pré remplis à l aide des informations déjà données lorsque vous avez créé le foyer de référence. En-dessous du titre et en bas de page, se trouvent les boutons de navigation qui permettent de parcourir le formulaire :

7 Sur la gauche, le sommaire du formulaire constitué de liens vous permet d accéder plus rapidement aux différentes parties à remplir. Si vous avez modifié un item sur la page en cours, il faudra enregistrer la page avant de passer à la page suivante. Ne vous inquiétez pas : le logiciel saura vous le rappeler! Le bouton sert à annuler la saisie effectuée dans les champs du formulaire sur la page en cours sans effacer les champs déjà enregistrés. En cas de besoin vous pouvez accéder aux notices fiscales de l administration en cliquant sur le bouton situé en haut de page. Le bouton d audit., situé également en haut de page, vous permet d enregistrer des remarques Quitter la saisie Pour sortir du formulaire, cliquez sur le bouton en haut de page à droite. Afficher les résultats d une simulation Depuis le tableau de bord, dans la partie MES SIMULATIONS, cliquez sur le lien Toutes mes simulations. Vous êtes dans la page Mes simulations. Dans le tableau des simulations cochez le nom de la simulations dont vous voulez voir les résultats, puis dans le menu Actions juste au dessus du tableau, choisissez l item Voir les résultats et cliquez sur. Comparer des simulations Depuis le tableau de bord, dans la partie MES SIMULATIONS, cliquez sur le lien Toutes mes simulations. Vous êtes dans la page Mes simulations. Cliquez sur le bouton (en haut de page à droite). Dans le tableau des simulations cochez les simulations que vous voulez comparer. Dans le menu déroulant situé au dessus du tableau sélectionnez le type de déclaration à comparer (Impôt sur le Revenu ou Revenus fonciers) et cliquez sur. Puis cliquez sur le bouton situé en bas du tableau. La Comparaison de simulations demandée s affiche dans une nouvelle page. Pour retourner à la liste des simulations cliquez sur le bouton situé en bas de page. Imprimer vos documents CERFA pré remplis Dans le menu Imprimer situé en haut d écran, cliquez sur la rubrique Imprimer par lots. Vous êtes dans la page Impression par lots. Sélectionnez le millésime et cochez les différents états que vous souhaitez imprimer. Vous pouvez directement imprimer toutes les simulations déjà validées du millésime courant en cliquant sur le bouton situé vers le bas de la page, ou sélectionnez plus précisément les foyers en dépliant la liste Foyer et en cochant dans la liste les foyers qui vous intéressent, ou encore en dépliant dans la partie Simulations et en cochant la simulation dans le tableau des simulations. Dans ce dernier cas un bouton apparaît qui vous permet de visualiser au format PDF le document CERFA et de l imprimer déjà rempli.

8 Modifier ou supprimer un élément Modifier un foyer Depuis le tableau de bord sélectionnez le foyer à modifier en cliquant sur son nom dans la rubrique MES FOYERS. Vous accédez à la fiche du foyer voulu. Cliquez sur le bouton en bas de page. Modifier un membre Depuis le tableau de bord sélectionnez le foyer auquel appartient le membre en cliquant sur le nom de son référent dans la rubrique MES FOYERS. Vous accédez à la fiche du foyer voulu. Cliquez sur la rubrique Situations (située en haut de page). Vous êtes dans la page Situations de famille. Dans le deuxième tableau cliquez sur le membre à modifier. Cliquez sur le bouton page. en bas de Modifier un bien Depuis le panneau de commande cliquez sur le lien Mes biens de la rubrique BIENS. Vous êtes dans la page Mes biens. Cliquez sur le bien que vous voulez modifier pour ouvrir sa fiche. Cliquez sur le bouton en bas de page. Modifier un dossier Depuis le tableau de bord sélectionnez le dossier à modifier en cliquant sur son nom dans la rubrique MES DOSSIERS. Vous accédez au dossier voulu. Cliquez sur le bouton en bas de page. Modifier une simulation Depuis le tableau de bord sélectionnez la simulation à modifier en cliquant sur son nom dans la rubrique MES SIMULATIONS. Vous accédez à la simulation voulue. Cliquez sur le bouton en bas de page. Supprimer un foyer Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes foyers dans la rubrique FOYERS. Vous êtes sur la page Mes foyers. Dans le tableau des foyers, cochez le foyer à supprimer, puis dans le menu Actions situé au dessus du tableau choisissez l item Supprimer et cliquez sur. Confirmez la suppression de ce foyer. Supprimer un membre Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes foyers dans la rubrique FOYERS. Vous êtes sur la page Mes foyers. Dans le tableau des foyers, cliquez sur le foyer qui contient le membre à supprimer. Vous accédez à la fiche du foyer. Cliquez sur la rubrique Situations (située en haut de page). Vous êtes dans la page Situations de famille.

9 Dans le premier tableau choisissez une situation en cochant le nom du référent correspondant à cette situation, puis dans le deuxième tableau cochez le membre à supprimer. Dans le menu Actions situé au dessus des tableaux choisissez l item Supprimer et cliquez sur. Confirmez la suppression du membre. Supprimer un bien Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes biens dans la rubrique BIENS. Vous êtes sur la page Mes biens. Dans le tableau des biens, cochez le bien à supprimer, puis dans le menu Actions situé au dessus du tableau choisissez l item Supprimer et cliquez sur. Confirmez la suppression de ce bien. Supprimer un dossier Avertissement : on ne peut pas supprimer un dossier contenant des foyers actifs ou archivés. Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes dossiers dans la rubrique DOSSIERS. Vous êtes sur la page Mes dossiers. Dans le tableau des dossiers, cochez le dossier à supprimer, puis dans le menu Actions situé au dessus du tableau choisissez l item Supprimer et cliquez sur. Confirmez la suppression de ce dossier. Supprimer une simulation Avertissement : on ne peut pas supprimer une simulation déjà validée. Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes simulations dans la rubrique SIMULATIONS. Vous êtes sur la page Mes simulations. Dans le tableau des simulations, cochez la simulations à supprimer, puis dans le menu Actions situé au dessus du tableau choisissez l item Supprimer et cliquez sur. Confirmez la suppression de cette simulation. Gérer vos données Vos dossiers vous aident à organiser votre travail et surtout à le partager avec d autres collaborateurs. Une fois le dossier créé vous allez pouvoir l alimenter avec des nouveaux foyers qui vous seront confiés et même récupérer des foyers déjà existants qui sont dans d autres dossiers. Organiser vos données en créant des dossiers Depuis le tableau de bord cliquez sur le bouton dans la rubrique MES DOSSIERS. Vous accédez à la page Nouveau dossier qui vous permet d entrer les Caractéristiques de votre dossier : - Nom du dossier : saisissez un nom à votre convenance. - Protection : le bouton public est coché par défaut. C est le choix qu il est conseillé de faire car en cas de problème n importe qui pourra récupérer vos dossiers et les traiter. Vous pouvez également les partager avec d autres collaborateurs en cochant le bouton partagé. Dans ce cas un nouveau bouton apparaît qui vous permet de choisir dans une liste les personnes avec lesquelles vous voulez partager votre dossier. Un dossier privé n est visible que par vous-même. - Par défaut le Gestionnaire est vous-même, mais vous pouvez choisir un autre gestionnaire dans la liste. - Si vous n êtes pas vous-même responsable, il faudra choisir ce Responsable (par exemple pour valider vos simulations) en cliquant sur le bouton. Prenez garde à ce que ce responsable puisse intervenir dans vos dossiers, en veillant notamment à ce que le niveau de protection (partagé) le lui permette. - La zone Commentaire est libre. Validez la fiche en cliquant sur le bouton.

10 Récupérer un foyer pour le placer dans le dossier créé Depuis le tableau de bord sélectionnez le foyer à intégrer dans votre dossier en cliquant sur son nom dans la rubrique MES FOYERS. Vous accédez à la fiche du foyer voulu. Cliquez sur le bouton en bas de page. Dans la première rubrique Dossier, vous avez la possibilité de traiter ce foyer dans le dossier de votre choix. Cliquez sur le bouton. Retrouver les données archivées Retrouver les foyers archivés Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes foyers dans la rubrique FOYERS. Vous êtes sur la page Mes foyers. Cliquez sur le lien Archivés, juste sous le titre. Vous voyez apparaître les foyers archivés. En cliquant sur leur nom vous accédez à leur fiche. En les cochant et en cliquant sur le bouton situé au dessus du tableau vous pouvez les restaurer définitivement. Retrouver les dossiers archivés Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes dossiers dans la rubrique DOSSIERS. Vous êtes sur la page Mes dossiers. Cliquez sur le lien Archivés, juste sous le titre. Vous voyez apparaître les dossiers archivés. En cliquant sur leur nom vous accédez à leur fiche. En les cochant et en cliquant sur le bouton situé au dessus du tableau vous pouvez les restaurer définitivement. Retrouver les biens archivés Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes biens dans la rubrique BIENS. Vous êtes sur la page Mes biens. Cliquez sur le lien Archivés, juste sous le titre. Vous voyez apparaître les biens archivés. En cliquant sur leur nom vous accédez à leur fiche. En les cochant et en cliquant sur le bouton situé au dessus du tableau vous pouvez les restaurer définitivement. Retrouver les simulations archivées Depuis le panneau de commande cliquez sur Mes simulations dans la rubrique SIMULATIONS. Vous êtes sur la page Mes simulations. Cliquez sur le lien Archivées, juste sous le titre. Vous voyez apparaître les simulations archivées. En cliquant sur leur nom vous accédez à leur fiche. En les cochant et en cliquant sur le bouton situé au dessus du tableau vous pouvez les restaurer définitivement.

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