Guide de prise en main Utilisateur Zimbra 8

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1 Guide de prise en main Utilisateur Zimbra 8

2 SOMMAIRE. Connexion à la messagerie Zimbra 4..Pré-requis 4..Ecran de connexion à la messagerie 4. Présentation générale de l interface Zimbra 5. Courrier 6.. Présentation de la page courrier 6..Traiter un mail 7... Lire 7... Classer 8... Créer Ajouter une pièce jointe 0..Utilisation des Zimlets... Contacts... Calendrier... Internet.4.Imprimer un mail.5.supprimer un mail 4 4. Carnet d adresses Présentation du carnet d adresses 5 4..Créer un nouveau contact Partager le carnet d adresses Créer un groupe de contacts Créer un carnet d adresses personnalisé Modifier un contact Supprimer un contact, un groupe ou un carnet d adresses 7 5. Calendrier 8 5..Présentation du calendrier 8 5..Créer un nouveau rendez-vous Simple Détaillée 9 5..Partager le calendrier Créer un calendrier personnalisé Vue de divers calendriers Supprimer un calendrier 0 6. Tâches 6..Présentation des tâches 6..Créer une nouvelle tâche 6..Modifier une tâche 6.4.Créer une nouvelle liste de tâches 6.5.Partager une liste de tâches 6.6.Supprimer une liste de tâches

3 7. Porte documents 4 7..Présentation du porte document 4 7..Insérer un nouveau document 5 7..Créer un nouveau document Transférer un document Partage du dossier Supprimer un document 6 8. Préférences 7 8..Présentation des préférences 7 8..Général 7 8..Mail Signature Compte 8.6.Filtres 8.7.Hors du Bureau 8.8.Adresses acceptées 8.9.Carnet d adresses 8.0. Calendrier Partage Notifications Mobiles Importer/Exporter Raccourcis Zimlets 7

4 . CONNEXION A LA MESSAGERIE ZIMBRA.. Pré-requis Afin de se connecter à la messagerie Zimbra, vous devez utiliser un navigateur web. Nous vous conseillons fortement d utiliser Google Chrome ou Mozilla Firefox, car il existe des problèmes de compatibilité avec Internet Explorer. Vous trouverez ces logiciels gratuits sur Internet : ou Une fois, l installation d un des logiciels fait, vous pouvez lancer le lien, qui vous a été transmis par votre administrateur, afin de vous permettre d accéder à votre messagerie (par exemple) : Ecran de connexion à la messagerie Afin d accéder à votre messagerie personnelle, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : - Utilisateur : prenom.nom@entreprise.fr - Mot de passe : xxxxxx - Cliquez sur connexion Lors de votre première connexion, vous pouvez avoir un message vous demandant de bien vouloir personnaliser votre mot de passe, car le mot de passe de référence vous a été fourni par votre administrateur. 4

5 . PRESENTATION GENERALE DE L INTERFACE ZIMBRA Lors de l ouverture de votre messagerie Zimbra, la fenêtre de votre boite mail apparaît automatiquement. ⑥ ① ⑦ ⑨ ② ⑧ ⑩ ③ ④ ⑪ ⑤ Nom : indique le nom du propriétaire de la messagerie et la barre du quota (de couleur verte, sous le nom) ② Dossiers : dossiers de la messagerie où seront stockés vos messages : réception, discussions, envoyé, brouillons, spam et corbeille ③ Tags : indique les tags créés avec leur nom et leur code de couleur correspondant ④ Zimlet : lien vers des informations relatives à des éléments dans le corps du texte (ex : traducteur, téléphone par Skype, etc ) ⑤ Calendrier : permet de visualiser rapidement et d accéder d un clic au calendrier ; affichage des numéros de semaine possible si activé (surligné) ⑥ Barre de recherche : permet de trouver des éléments dans la messagerie ou autre lieu par mot clé ⑦ Aide : en cliquant sur la fleche, vous avez de l aide pour mieux utiliser votre messagerie (aide produit) ⑧ Déconnexion : permet de fermer votre messagerie ⑨ Onglets d exploration : permet d accéder à tous les outils qui composent votre messagerie :mail, carnet d adresses, calendrier, tâches, porte document, préférences ⑩ Fenêtre de visualisation : permet de visualiser la fenêtre, suivant votre sélection au niveau de la barre d exploitation, le détail de votre messagerie, vos contacts, votre calendrier, vos tâches, etc ⑪ Fenêtre de visualisation en détail des messages ① 5

6 . COURRIER.. Présentation de la page courrier ⑭ ②④ ⑥ ⑦ ⑧ ①③⑤ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬ Cases de sélection : permet de sélectionner les mails que vous voulez supprimer, transférer, classer et/ou attribuer un tag. La première case permet de sélectionner tous les mails. ② Flèches de conversation : permet de développer, d un simple clic, les mails qui ont un suivi de conversation et de les visualiser ou non. Zimbra créé lui-même les conversations par la reprise du libellé du sujet. ③ Drapeau rouge : permet de sélectionner d un clic les mails à traiter en urgence (par exemple) ④ Flèche rouge : vous prévient du caractère urgent du contenu du mail reçu ⑤ Tag : attribution d un classement sans créer de dossier (par entreprise, travaux, affaire, etc ). Pour attribuer un tag, sélectionner le mail avec un clic droit, sélectionner «marquer le mail», sélectionner un tag existant ou choisir nouveau tag : donner un nom correspondant et choisir sa couleur. ① ⑦ Expéditeur : nom et prénom de l expéditeur ⑧ Trombone : indique que ce mail est accompagné d au moins une pièce jointe ⑨ Objet : libellé du mail en noir et début du corps du mail en grisé ⑩ Dossier : indique dans quel dossier est le mail ⑪ Taille : indique la taille du mail ⑫ Date & heure : date et heure de la réception du mail ⑬ Fenêtre de prévisualisation du mail : permet de voir le corps du mail sélectionné dans la boite de réception ⑭ Barre d outils : propose différentes fonctions suivant vos besoins (Nouveau, Actualiser, Supprimer, Dossier, Imprimante, etc ) 6

7 .. Traiter un mail... Lire Dès l ouverture de votre messagerie, vos nouveaux mails apparaissent en gras dans votre dossier de réception. Si cette dernière est ouverte depuis un moment, vous pouvez faire en haut à droite. Vous êtes aussi averti dans l onglet correspondant à votre messagerie, quand vous êtes sur une autre page web. Sélectionnez votre mail et visualisez-le dans la fenêtre en-dessous. ① ② ③ ④ ⑤ ①Sélection du mail : affiche le sujet du mail, ainsi ②Rappel du sujet du mail (en gras) ③Rappel de l expéditeur : précise l expéditeur que les caractéristiques de son envoi avec son adresse de messagerie, et le ou les destinataires ④Pièces jointes : détails des différentes pièces jointes avec différentes manières. En mettant la souris sur le nom de la pièce jointe, celle-ci apparaît. ⑤ Corps du mail 7

8 ... Classer Vous pouvez classer vos mails une fois que vous les avez lus : avec un drapeau rouge, des tags, ou dans des dossiers. Pour classer un mail dans les dossiers, cliquez sur le bouton. Vous pouvez sélectionner les dossiers par défaut, ou créer un nouveau dossier : donnez un nom et une couleur. Vous pouvez aussi déplacer un mail ou un groupe de mail par simple drag-n-drop.... Créer Vous avez le choix pour créer un mail par la barre d outils suivante : 4 Nouveau : permet de créer un nouveau mail (page vierge) Répondre : permet de répondre juste à l expéditeur, avec historique du mail de ce dernier Rép. A tous : permet de répondre à l expéditeur, mais aussi aux autres destinataires de ce mail 4 Faire suivre : permet de transférer ce mail à une tierce personne (mail d origine intégré dans le nouveau mail). 8

9 Lors de la création d un nouveau message, une fenêtre dans un nouvel onglet suite de la barre d onglets. apparaît à la Utilisation des options pour créer votre nouveau mail : ⑪ ⑫ ⑥ ⑧ ⑩ ⑩ ① ⑨ ② ⑨ ③ ④ ⑦ ⑤ o ① A : entrez le nom du destinataire ② Cc : entrez le ou les noms des destinataires en copie ③ Cci : Activez la fonction copie cachée, pour l afficher, et entrez le ou les noms des destinataires ④ Sujet : mettre un libellé à votre mail ⑤ Priorité : définir un degré de priorité de votre mail : élevé, normal ou basse (par défaut) Vous pouvez cliquer sur les boutons pour accéder à la liste globale des contacts de votre entreprise et sélectionner directement le(s) destinataire(s) ⑥ Enregistrer le brouillon : permet de mettre en attente un mail (s il manque des éléments, renseignements, etc ), avec message de confirmation et notification dans le dossier Brouillons () ⑦ Joindre : sélectionnez dans vos répertoires les documents que vous voulez joindre ; ou faite un glisser-déposer de votre document d un dossier à votre messagerie(réduire les fenêtres) ⑧ Vérifier l orthographe : sélectionne sur fond jaune les mots ayant des fautes d orthographe ⑨ Signature : ajout d une signature, ou si celle-ci est en automatique, permet de ne pas la mettre ⑩ Options : permet de selectionner le format d ecriture de notre mail, de sélectionner la signature et de demander un accusé de lecture. ⑪ Envoyer : permet d envoyer votre mail une fois celui-ci terminé ⑫ Annuler : sélectionnez ce bouton pour annuler votre mail en cours de création 9

10 ..4. Ajouter une pièce jointe Cliquez sur le bouton, situé sous le champ «Sujet». Vous avez différents choix pour sélectionner le(s) document(s) : - Sur mon ordinateur Cliquez sur la flèche à coté de «Joindre», et sélectionnez «Mon ordinateur» Sélectionnez votre document et cliquez sur. Le récapitulatif du document avec son poids est indiqué : dans le champ «Pièces jointes». - Dans le porte documents de Zimbra Cliquez sur la flèche à coté de «Joindre», et sélectionnez «Porte-Document» Sélectionnez votre document dans votre porte-document puis cliquez sur. - Dans vos contacts Cliquez sur la flèche à coté de «Joindre», et sélectionnez «Contacts» Sélectionnez votre contact dans votre carnet d adresse puis cliquez sur. 0

11 - Dans vos mails Cliquez sur la flèche à coté de «Joindre», et sélectionnez «Mail». Sélectionnez le(s) mail(s) dans vos différents répertoires. Puis sur.. Vous pouvez mettre vos documents dans le corps du mail en cliquant sur ce bouton dans la barre de mise en forme : Sélectionnez les images que vous souhaitez ajouter puis validez votre sélection.

12 .. Utiliser des Zimlets Les Zimlets sont des petits programmes de fonctions complémentaires pour votre messagerie et ils ne sont accessibles que s ils ont été paramétrés par votre administrateur. Donc voici ceux qui sont le plus couramment intégrés à votre messagerie.... Contacts En plaçant la souris sur le nom de l expéditeur, vous pouvez visualiser son adresse mail. Si vous cliquez sur le nom de l expéditeur, une fenêtre d envoi de mail, pré-rempli avec le nom de l expéditeur, va s afficher. Faire un clic droit sur le nom de l expéditeur : Si l expéditeur du mail est déjà répertorié dans votre carnet d adresses, vous pouvez utiliser vous pouvez effectuer des modifications de votre contact S il ne fait pas partie de vos contacts, vous aurez l enregistrer à votre carnet d adresses... Calendrier En plaçant la souris sur la date de création du mail, vous pouvez visualiser en résumé vos rendezvous de ce jour.

13 ... Internet En cliquant sur le lien Internet dans votre mail, vous pouvez accéder à la page web du site, via votre navigateur Internet par défaut..4. Imprimer un mail Sélectionnez le mail que vous voulez éditer et cliquez sur le bouton d outils, puis sélectionnez., situé sur la barre Une page affichant votre mail en grand vous proposera le choix de l imprimante sur laquelle vous voulez l éditer. Si vous imprimez avec le bouton de l imprimante de votre navigateur Internet, seule la première page sera éditée..5. Supprimer un mail Sélectionnez le(s) mail(s) à supprimer et cliquez sur le bouton d outils., situé dans la barre Le mail est conservé dans la corbeille, donc il est possible de le récupérer, si vous aviez fait une mauvaise manipulation, pendant mois, par défaut. Si vous videz la corbeille et que vous voulez récupérer un mail qui était dedans, le double fond de la corbeille garde les éléments supprimés pendant 0 jours supplémentaires (par défaut). Le double

14 fond de la corbeille est accessible en faisant un clic-droit sur la corbeille et en sélectionnant «restaurer objets supprimés» 4

15 4. CARNET D ADRESSES 4.. Présentation du carnet d adresses Sélectionnez l onglet, afin d accéder à vos contacts. ② ③ ① ④ ① ② ③ ④ ⑤ ⑤ Présentation des différents carnets d adresses Barre d outils Barre alphanumérique des contacts Présentation en liste des contacts Présentation en détail du contact 4.. Créer un nouveau contact Sélectionnez l onglet contact. dans la barre d outils et informez les champs concernant votre Informez les différents champs concernant votre contact : utilisez les options, afin d affiner vos renseignements insérez une photo correspondante à votre contact Enregistrer votre contact. 5

16 4.. Partager le carnet d adresses Clic droit sur et sélectionnez. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre carnet d adresses. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin Créer un groupe de contacts Cliquez sur la flèche à coté de et sélectionnez. Informez les champs concernant votre groupe. ⑥ ① ② ④ ③ ⑤ ① Donnez un nom à votre groupe ② Sélectionnez les personnes : - Soit part votre carnet d adresses - Soit par une liste générale générée par le serveur Zimbra ③ Cliquez sur ④ Votre contact sera mis automatique dans la liste de distribution 6

17 5 Si un ou plusieurs membres du groupe ne sont ni dans vos contacts ni dans l annuaire, vous pouvez ajouter leurs adresses dans ce champ. 6 Cliquez sur, un message de confirmation apparaît. Le(s) contact(s) sera mis automatiquement dans le carnet d adresse Contact, avec le détail de la liste de diffusion, que vous pourrez corriger à tout moment Créer un carnet d adresses personnalisé Faire un clic sur l icône et choisissez renseignez le nom de ce carnet d adresses, choisissez une couleur et choisir son emplacement Modifier un contact Pour modifier votre contact, vous avec deux façons de procéder : - Soit vous sélectionnez votre contact dans la liste et cliquez sur le bouton de la barre d outils. - Soit vous double cliquez sur votre contact, sa fiche apparaît et vous pouvez procéder aux modifications Supprimer un contact, un groupe ou un carnet d adresses Pour supprimer votre contact, groupe ou carnet d adresse, vous avec deux façons de procéder : - Soit avec le bouton dans la barre d outils. - Soit en faisant un clic droit sur votre contact et sélectionnez. 7

18 5. CALENDRIER 5.. Présentation du calendrier Sélectionnez l onglet calendrier., afin d accéder à votre agenda ou en cliquant sur le mini 4 Présentation des différents calendriers Barre d outils Agenda 4 Mini calendrier 5.. Créer un nouveau rendez-vous 5... Simple Allez à la date votre rendez-vous et glissez la souris dans la tranche horaire correspondante. Une fenêtre d ajout de rendez-vous apparaît, vous pouvez la compléter : sujet, endroit, affichage, etc 8

19 5... Détaillée Cliquez sur la et une fenêtre détaillée s affiche Sujet : donnez un titre à votre rendez-vous Participants : invitez des contacts en le renseignant avec les adresses de messagerie de votre carnet d adresses ou tapez directement les adresses mail Endroit : indiquez le lieu du rendez-vous (salle, adresse, ville, etc ) ou sélectionnez dans les ressources existantes du serveur Zimbra. Vous pouvez aussi sélectionner des ressources de type «Equipement» en cliquant sur «afficher l équipement». 4 Début Fin : programmez les pages horaires du rendez-vous (peut être sur plusieurs jours) 5 Toute la journée : mettez votre rendez-vous pour la journée, il suffit de cocher la case correspondante 6 Répéter : programmez des rendez-vous à répétition, que vous pouvez aussi personnaliser 7 Rappel : paramétrez une alarme qui vous rappel votre rendez-vous à venir 8 Affichage : sélectionnez l affichage de votre rendez-vous (libre, occupé, hors de bureau, à confirmer), sur le calendrier de votre choix si vous en possédez plusieurs et de le rendre privé (ne peut se voir même en calendrier partagé) 9Fenêtre de commentaires : vous permet d ajouter des notes pour plus de précision à votre rendezvous 5.. Partager le calendrier Clic droit sur et sélectionnez. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre calendrier. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin Créer un calendrier personnalisé 9

20 Faire un clic sur l icône puis sur, renseignez le nom de ce calendrier, choisissez une couleur Vue des divers calendriers Vous pouvez sélectionner les rendez-vous des calendriers que vous voulez afficher, en cochant juste ceux qui vous intéressent Suppression d un calendrier Pour supprimer votre calendrier, il faut faire un clic droit dessus et sélectionnez Seul votre propre calendrier est impossible à supprimer. 0

21 6. TACHES 6.. Présentation des tâches Sélectionnez l onglet, afin d accéder à votre liste de tâche. Liste des tâches Barre d outils Liste des tâches 6.. Créer une nouvelle tâche Cliquez sur et la fenêtre de création d une nouvelle tâche apparaît. Détail : donnez un nom à votre tâche, précisez son lieu, son degré d importance, sa priorité et à quelle liste de tâche vous voulez la rattacher Progression : définissez son état (manuellement) avec son pourcentage d avancement, sa date de création, sa date d échéance et un rappel (alarme qui vous permet Fenêtre de description de la tâche : détails et/ou description de la tâche

22 6.. Modifier une tâche Vous pouvez à tout moment modifier votre tâche, car cette dernière évolue suivant le travail accompli. Vous pouvez mettre à jour : sa progression, sa date d échéance, etc Créer une nouvelle liste de tâches Faire un clic sur l icône puis choisissez tâche, choisissez une couleur., renseignez le nom de cette 6.5. Partager une liste de tâches Clic droit sur et sélectionnez. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre liste de tâches. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin.

23 6.6. Suppression d une liste de tâches Pour supprimer votre liste de tâches, faites un clic droit sur votre liste et sélectionnez.

24 7. PORTE DOCUMENTS 7.. Présentation du porte documents Sélectionnez l onglet, afin d accéder à votre porte-document. Il existe types d affichages concernant la fenêtre du porte-documents, à choisir dans : - Panneau d aperçu en bas 4 - Panneau d aperçu à droite 4 - Panneau d aperçu désactivé 4 Dossier porte documents Barre d outils Affichage du document, pour les formats image 4 Détails du document (taille, date de modification, auteur, etc ) NB : cette manipulation est aussi disponible pour les onglets Mail et Tâches. 4

25 7.. Insérer un nouveau document Pour insérer un nouveau document, vous avec deux façons de procéder : - Soit avec Vous pouvez créer un document texte et/ou insérer un document existant (une image, fichier texte, etc ). Le nouveau document s ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Une fois votre document sélectionné, cliquez sur ou. - Soit avec Vous pouvez insérer un document existant (une image, fichier texte, etc ). Une fois votre document sélectionné, cliquez sur ou. 7.. Créer un nouveau porte-documents Faire un clic sur l icône puis choisissez, renseignez le nom du porte document, choisissez une couleur. 5

26 7.4. Transfert d un document Sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton, puis sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez le transférer. Vous pouvez aussi créer directement un nouveau dossier dans lequel vous transférerez votre fichier Partage du dossier Clic droit sur et sélectionnez. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre liste de tâches. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin Supprimer un document Pour supprimer votre document, vous avec deux façons de procéder : - Soit avec le bouton dans la barre d outils. - Soit en faisant un clic droit sur votre document et sélectionnez. 6

27 8. PREFERENCES La partie Préférences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra et pour cela il se présente sous forme d onglets correspondants à chaque fonction que nous venons de voir en détail. 8.. Présentation des préférences Sélectionnez l onglet, afin d accéder à votre liste de tâche. 4 Panneau d aperçu des dossiers Description du contenu de chaque dossier Enregistrement ou annulation des modifications 4 Annulation des modifications en cours 8.. Général - Options de connexion Il permet de changer : le mot de passe le mode de connexion (le mode Ajax permet d avoir toutes les options) le thème (couleur de votre Zimbra) la langue le fuseau horaire la police d écriture la direction de la composition 7

28 - Recherches Il permet d inclure : le dossier Spam dans les recherches le dossier Corbeille dans les recherches les éléments partagés dans les recherches La recherche avancée est accessible en effectuant un première recherche dans la barre de recherche. Choisissez dans quel dossier vous voulez effectuer votre recherche, puis saisissez vos mots clés : Vous aurez ensuite la possibilité d affiner votre recherche grâce à de nombreux filtres : - Autres Il permet de changer : L affichage du nombre de conversations L affichage de la case de sélection Case cochée Case décochée La taille de caractères des mails reçus (par défaut à pt) 8

29 8.. Mail L affichage de l adresse mail avec le nom L affichage des adresses mal dans des bulles - Affichage des mails Il permet de changer : Le temps de présence de nouveau mail L affichage du mail (en HTML, vous avez toutes les options) L aperçu du mail (sujet en noir et début du mail en gris) Ouvrir le mail dans une nouvelle fenêtre L aperçu des images dans le mail Marquer le mail comme Lu ou non La sélection du mail suivant son déplacement ou sa suppression La recherche de mail par défaut : boite de réception A partir de la version 8.0., vous avez la possibilité de surligner toute la ligne d un mail tagué : - Réception des mails Il permet de paramétrer : Différentes actions lors de l arrivée d un mail : son, activation de l onglet, faire suivre une copie à une autre adresse mail envoyer une notification à une autre adresse mail L action lors d une demande d accusé Le paramétrage lors d un envoi de mail à soi-même 9

30 - Création de mail Il permet : Choisir le format : texte ou HTML (options) Personnaliser votre mail : styles, taille et couleur des caractères Paramétrer des actions automatiques durant la création du mail : enregistrement automatique d un brouillon, vérification de l orthographe, etc Conditionner le mail de réponse : inclure le mail original ou non Choisir le préfixe - Options Spam Il permet de bloquer des mails intempestifs via leur adresse. Certaines sociétés utilisent différents adresses mail d envoi afin d envahir votre boite de réception. A l inverse, vous pouvez autoriser des adresses ou domaines dont les mails sont désirables mais que Zimbra placerait en Spam. - Accès à partir d autres clients de messagerie Il permet d autoriser au téléchargement de mails d un compte POP et de gérer le comportement des messages entrants supprimés Signature - Signature Vous pouvez créer une signature automatique dans vos mails. 0

31 Donnez un nom, puis rédiger votre texte de signature comme une carte de visite. Ou basculez du format simple en format HTML et importez une carte de visite ou une image en plus de votre texte. Positionnement de votre signature dans votre mail : au-dessus ou au-dessous Ajout de la signature suivant le type mail : nouveau ou réponse et transfert 8.5. Compte Il permet de visualiser les renseignements concernant votre compte Zimbra et des différents comptes POP de votre messagerie. Information de votre compte principal. Dans la version 8 de Zimbra, vous pouvez gérer vous même les délégations de compte. Il vous suffit d ajouter un délégué, de définir ses droits et cette personne pourra envoyer des messages en votre nom.

32 8.6. Filtres Sélectionnez la condition correspondante à votre critère, avec sa contenance et indiquez le(s) mot(s) clé ou l adresse mail. Vous pouvez créer des filtres pour les messages entrant et sortant. Sélectionnez l onglet correspondant de votre nouveau filtre et cliquez sur le bouton Définir un nom au filtre Définir les conditions : mot(s) clé ou adresse mail Définir l action du filtre Choisir les conditions Choisir les actions

33 Quand vous sélectionnez Ranger dans un dossier le bouton apparaît et vous pouvez sélectionner ou créer votre dossier. Attention : si un mail est rangé directement dans un dossier, les notifications paramétrés dans les préférences ne seront pas activés Hors du bureau Vous avez dans Zimbra la possibilité de paramétrer un répondeur lors de vos absences du bureau : Vous pouvez paramétrer deux messages différent en fonction des expéditeurs : interne ou externe à votre organisation Adresses acceptées Si le message de votre expéditeur contient trop d images, comme c est souvant le cas pour les mails publicitaire, Zimbra bloquera l affichage de ces images. Si vous avez un contact qui vous fait parvenir des mails avec des images régulièrement et que ces images sont bloqués, vous pouvez entrer son adresse mail afin de Zimbra affiche les images du mail automatiquement Carnet d adresses - Option

34 Lorsque vous tapez une nouvelle adresse mail, cette dernière est sauvegardée par défaut dans le carnet d adresses «personnes contactées par mail». Lors d une recherche de contact avec le bouton A, la liste générale sera affichée - Saisie automatique Propose les adresses mails correspondantes aux caractères tapés de votre adresse mail. Inclure les contacts que l on nous a partagés dans la saisie automatique. Exécution de la saisie automatique qui sépare les différents contacts entre chaque virgule de séparation 8.0. Calendrier - Général Affichage du calendrier par défaut Jour de début de semaine (lundi) Visibilité des rendez-vous, par défaut (Public) Affichage du mini calendrier Affichage du numéro de semaine Ajout automatique des rendez-vous Supprimer le mail de réponse, après acceptation d une invitation Transfert des invitations (ajoutez une adresse mail) Affichage des rappels Durée d un RDV par défaut - Travail semaine et heures Affichage des jours travaillés dans le calendrier Affichage des heures de travail Possibilité de personnaliser les horaires de travail jour par jour 4

35 - Création des rendez-vous Ajout rapide de rendez-vous Affichage du fuseau horaire dans le calendrier - Autorisations Libre/occupé Invitations autorisation aux utilisateurs autorisation aux utilisateurs - Apple ical Permet d autoriser ical (iphone, ipad et Mac) d accéder à votre calendrier via le protocole CalDav. Ce protocole, au contraire de l ActiveSync, permet d afficher les calendriers partagés. 8.. Partage Résumé des partages effectué avec mon compte Zimbra : - Dossiers partagés avec moi mais que je n ai pas encore acceptés - Dossiers partagés avec moi et que j ai acceptés - Dossiers partagés par moi 5

36 8.. Notification Envoi de mail de notification. 8.. Mobiles Liste des téléphones et tablettes synchronisés sur votre compte Zimbra 8.4. Importer/Exporter - Importer Importer un compte, calendrier ou carnet de contact. - Exporter Exportation du compte, du calendrier ou des contacts Raccourcis Raccourcis de l application Toutes les applications Mail Affichage de la liste de conversations Ecrire Adresser bulle Affichage de la conversation Carnet d adresses Modifier le contact 6

37 Calendrier Modifier le rendez-vous Préférences Tâches Modifier la tâche Porte documents Raccourcis du système Boutons Menus contextuels Listes Arbres Boites de dialogues Barres d outils Barres d outils verticales Raccourcis dans un éditeur HTML Afficher les onglets 8.6. Zimlets Liste de Zimlets intégrés dans votre messagerie. Vous pouvez décocher ceux qui ne vous intéressent pas. Les Zimlets sont installés par les administrateurs directement au niveau du serveur. 7