Service de dématérialisation de factures

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1 Service de dématérialisation de factures Liste des modifications de la mise à jour du 27/07/2012

2 US1344 Enregistrement - Factures sur Commande: Autoriser la désactivation de la gestion analytique sur les factures sur commande (Affichage et Contrôles) Il est dorénavant possible de désactiver la gestion de l imputation analytique sur les factures typées «Sur commande». Cette désactivation n est pas paramétrable dans Yooz et impose une demande spécifique au support Yooz. Cela fait, le pré-requis est d activer le champ «Type de facture» dans l assistant de paramétrage (Paramétrage / Données) si cela n est déjà fait. Le comportement est alors le suivant : Formulaire d enregistrement Lorsque le document est typé «Hors commande» ou n est pas typé, alors le formulaire propose les axes analytiques paramétrés avec leur caractère obligatoire s ils sont paramétrés ainsi (comportement habituel)

3 Lorsque le document est typé «Sur commande», alors la gestion de l analytique est inhibée (affichage et contrôle du caractère obligatoire). Seuls les champs nécessaires à l imputation comptable sont proposés. Par ailleurs : - Les écritures comptables sont générées sans analytique, quelle que soit l affectation automatique pour le fournisseur du document, - Les affectations automatiques ne sont pas dégradées (les sections analytiques paramétrées précédemment ne sont pas supprimées). Formulaire de validation Lorsque le document est typé «Hors Commande» ou n est pas typé, alors le formulaire de validation propose le volet de ventilation analytique (comportement habituel). Lorsque le document est typé «Sur commande», alors le volet de ventilation analytique n apparaît pas

4 Ecritures comptables En conséquence, les écritures comptables générées pour les documents «Sur commande» le sont sans analytique. Attention de bien vérifier que le logiciel comptable que vous utilisez supporte bien l import des lignes d écriture sans analytique, en fonction du paramétrage que vous avez réalisé. US1144 Paramétrage - Préférences : Gestion de l arrondi de la TVA sur factures d'achat Yooz offre désormais la possibilité de gérer automatiquement les différences de TVA issues de l arrondi sur le calcul de TVA dans l imputation comptable. Cela ne s applique que sur les factures et avoirs d achat. Pour cela, il est nécessaire de paramétrer l écart toléré ainsi que le compte qui sera alimenté en cas d écart. Ce paramétrage se fait au sein du volet «Valeurs par défaut» de l onglet «Préférences». Vous y trouverez une nouvelle section, «Gestion des écarts de TVA sur factures d achat», sous la section «Gestion de la TVA»

5 Remarque : si aucun compte de tolérance n est paramétré, alors la tolérance saisie est ignorée. Formulaire d enregistrement Factures et Avoirs d achat Lorsqu une tolérance a été paramétrée, le formulaire d enregistrement tolère dorénavant un écart de TVA entre entête et imputation (somme de la TVA des lignes d imputation) inférieur ou égal à tolérance. Si l écart est positif (TVA Entête > TVA Imputation), l écart sera versé au débit dans le compte de tolérance paramétré. Si l écart est négatif (TVA Entête < TVA Imputation), l écart sera versé au crédit dans le compte de tolérance paramétré. Remarque : s il s agit d un avoir, le sens d écriture est logiquement inversé. Le comportement est le suivant Lorsqu un écart est détecté, la barre d état de la grille d imputation indique toujours la différence

6 Cependant, si cet écart est en dessous de la tolérance paramétrée, aucun message d alerte n apparaît à l enregistrement, et le compte de tolérance est automatiquement alimenté de la différence, de façon transparente pour l utilisateur. Ecritures comptables Une ligne supplémentaire sera automatiquement générée sur le compte de tolérance pour équilibrer l écriture

7 US807 Recherche avancée - Critères Comptes et Axes analytiques: En recherche par compte et/ou axe analytique, remonter et afficher la ventilation comptable et/ou analytique dans le résultat et dans l'export Lors de vos recherches par compte comptable ou section analytique, Yooz affiche désormais le détail de l imputation dans la grille de résultat. Pré-requis Pour déclencher l obtention du détail de l imputation, il vous suffit de sélectionner parmi vos critères de recherche au moins un compte comptable (Charge, TVA ou Fournisseur) ou un axe analytique. Cela fait, le détail de l imputation sera automatiquement remonté, qu un compte ou une section analytique soient sélectionnés ou non. Il suffit que le critère de sélection soit choisi. Résultats de la recherche Si aucun compte n est sélectionné, la ventilation comptable complète est remontée

8 Par défaut, le résultat est néanmoins présenté comme précédemment (une ligne par document remonté). Pour afficher le détail de l imputation d une ligne, il suffit de cliquer sur le symbole «+» à gauche de la ligne souhaitée. Par ailleurs, il est possible d afficher le détail de l ensemble des documents en cliquant sur l entête de la colonne «+»

9 Export du résultat Dans la version Yooz actuelle, il n est pas possible de choisir d exporter le résultat avec ou sans le détail de l imputation. Si le résultat remonte l imputation, il sera exporté avec cette dernière. Si le résultat ne remonte pas l imputation, il sera exporté sans cette dernière. Cependant, une version corrective sera déployée cette fin de semaine qui vous permettra de sélectionner le mode d export dans la fenêtre de sélection du type d export. Par défaut, l export sera proposé sans le détail, pour conserver le comportement existant. Lorsque l export inclut le détail de l imputation, ce dernier apparaît sous forme de colonnes supplémentaires sous la ligne du document concerné

10 US514 Enregistrement - Affectations Automatiques Avancées - Ventilation analytique: Disposer de la mémorisation de la ventilation analytique effectuée par l'acheteur en premier niveau de validation Il est désormais possible de paramétrer la mémorisation de la partie analytique des affectations automatiques en validation. Cela répond au besoin des sociétés pour lesquelles c est l acheteur ou le valideur qui ont la connaissance de ces informations. C est donc les plus à même d enrichir cette partie de l affectation. Pour déclencher ce comportement, il suffit de le paramétrer dans l assistant de paramétrage (Paramétrage / Généralités / Gestion des affectations automatiques) Si la réponse à la dernière question «Autorisez-vous la modification des affectations automatiques lors des étapes de validation?» est «Oui», alors cette option sera proposée aux étapes de validation avec gestion de l analytique (en règle générale, l étape de validation 1). Par défaut, cette option est à «Non» et le comportement reste le comportement habituel (seuls les comptables sont habilités à créer et modifier les affectations automatiques en étape d enregistrement). Formulaire de validation Lorsque cette option est choisie, si l acheteur (ou valideur) modifie la ventilation analytique pour un document donné, il lui sera proposé de modifier l affectation automatique. Cela impose néanmoins la règle suivante : Une seule section par compte d imputation et par axe analytique, Dans le cas de répartitions complexes (répartition sur plusieurs sections analytiques pour un même axe), la mise à jour de l affectation ne sera pas proposée car trop complexe

11 Dans le cas suivant : L acheteur modifie la section analytique imputée pour le compte Au clic sur le bouton «Valider», il lui est proposé la modification de l affectation. S il choisit cette option avant confirmation, l affectation sera modifiée. Dans le cas contraire (choix par défaut), elle ne sera pas altérée. Dans le second cas suivant : L acheteur répartie la ventilation en deux sections différentes pour l axe «Organisation». Dans ce cas, l option n est pas proposée

12 US1323 document Yooz Box : Alerter les utilisateurs lors d'un problème d'import de Lors de l'import en erreur d'un document depuis la Yooz Box, un mail d'erreur est dorénavant envoyé au propriétaire de la Box ainsi qu'à son utilisateur. Ce mail contient les informations suivantes : - Le PDF d'entrée si le poids < 5 Mo avec dans le nom du PDF, - Le type d'erreur (fonctionnelle, technique etc.), - La date et l'heure d'import, - Le numéro de série de la YB, - Le vboxid. Par ailleurs, il mentionnera qu'il est nécessaire de re-scanner le ou les documents car ils n'ont pu être importés dans Yooz. US1223 Paramétrage - Import de données référentielles - Mode d'import : Import ligne à ligne Le moteur d import de données référentielles a été amélioré pour importer les données ligne à ligne. Auparavant, la moindre erreur sur une quelconque donnée mettait le fichier complet en erreur. Désormais, les données sans erreur sont importées, même si d autres sont en erreur. Les erreurs sont toujours présentées dans l écran d import (si vous restez dans cet écran pendant l opération) ou dans la console d erreur (si vous avez quitté l assistant de paramétrage entretemps)

13 Liste des correctifs fonctionnels et techniques DE1273 Affectations automatiques - Analytique actif : problème de libellé dans l'écran des affectations automatiques DE1069 Général - Déconnexions intempestives de l'application DE1296 Import documents : Problème de découpage et de restitution d images DE1246 Interopérabilité : Export SAP FI (sans commande) DE1284 Interopérabilité - Sage COALA : Le champ n de facture/pièce n'alimente plus la colonne D DE1295 QOPPA - Erreur de construction image : optimisation de la conversion des images au format PDF DE1297 Recherche avancée : Message d'erreur : Null pointer exception DE1290 Validation - Message d'erreur : Null pointer exception lors de la validation avec délégation DE499 Paramétrage - Données - Données personnalisées: L'affichage du format des données personnalisées diffère du format paramétré DE1286 Paramétrage - Organisation: Impossible de supprimer un dossier lorsque le nombre de dossiers est important DE1308 Paramétrage - Préférences - Affectations automatiques: Exception sur chargement des affectations automatiques DE1281 Paramétrage - Préférences - Ecritures comptables - N de pièce : les libellés explicatifs sont tronqués DE1288 Paramétrage - Préférences: Problème de chargement des affectations automatiques sur applications avec un nombre important de dossiers et des données référentielles chargées DE1255 Yooz Box - Eviter l'import multiple de document